Hvem er den administrative staben i selskapet?

I dag blir arbeidsaktivitet i den administrative tjenesten til strukturen ofte oppfattet som den innledende fasen av en karriere eller som arbeid for førsteårsstudenter, som som regel ikke krever seriøs forberedelse. Hva menes med konseptet administrativt ansatte? Hvem er i slekt til den aktuelle kategorien? Hvorfor? Svar på disse og andre like viktige spørsmål finner du i prosessen med å lese denne artikkelen.

Fellestrekk

Til tross for at administrativt personale innebærer ofte bare begynnelsen av vekst, mange mennesker bygger en vellykket karriere og får profesjonell anerkjennelse på dette området. Slike ansatte vil ikke kalle dette arbeidet som ikke krever passende kvalifikasjoner og ekstremt enkelt. Hva er ansvaret som en tjeneste vanligvis utfører? Administrativt personale utfører en rekke oppgaver relatert til organisering av grunnleggende forretningsprosesser. Blant dem er følgende elementer:

• Registrering.
• Kontroll når det gjelder utførelse av ordrer og ordrer fra sjefen for forskjellige avdelinger og divisjoner.
• Administrativt personale engasjert i å tilby sosiale, husholdnings-, økonomiske og materielle og tekniske tjenester til strukturen.
• Organisering og etterfølgende reparasjon på kontoret, om nødvendig.
• Organisering av flytting.
• Administrativt ansatte er ansatte som er pålagt å samhandle med driftstjenestene.
• Samhandling med utleiere.
• Organisering og påfølgende avholdelse av firmaarrangementer. Det er viktig å legge til det i dette tilfellet administrativt personale gir bare ekstra hjelp.

Det er viktig å merke seg at denne listen kan konkretiseres og suppleres avhengig av bedriftens behov og oppgaver.

Det praktiske aspektet ved problemstillingen

Som det viste seg, administrativt ansatte er ansatte hvis aktivitetsområde inkluderer implementering av lederfunksjoner eller utførelse av arbeid relatert til organisatoriske ledelsesmessige problemer i tekniske termer.

I regjeringsorganisasjoner er personalavdelingen, som leder personell og velger personell, ofte inkludert i den administrative avdelingen, avdelingen for forretningsadministrasjon og så videre. Imidlertid er en slik praksis med hensyn til store organisasjoner av privat eiendom ikke utbredt - her er administrasjonsavdelingen en selvstendig struktur, selvfølgelig ledet av sjefen. Det er viktig å merke seg at i administrativt personale ofte er ikke personlige assistentledere og avdelingsassistenter inkludert. Så, de forholder seg som regel til personalet i en gitt strukturell enhet og er underordnet det tilsvarende hodet. Deres oppgaver reduseres direkte til å løse problemene med denne enheten. Karakteriserer det samme administrativ personalgruppe kolleger løser problemene i hele organisasjonen.

Det skal bemerkes at antall administrative ansatte i selskapet hovedsakelig avhenger av dets interne struktur, størrelse og aktivitetsområde. For eksempel skiller mange statlige foreninger, administrasjonsselskaper i store selskaper eller store bedrifter administrativt personell i en uavhengig avdeling. Som regel kalles det den administrative avdelingen eller den generelle avdelingen.Avdelingen er en sammensatt organisasjon, lederen organiserer personalledelse og rapporterer til sjefen for selskapet.

Statlige institusjoner

Den administrative avdelingen til en statlig institusjon kan omfatte følgende avdelinger med en uavhengig aktivitetsmåte:

• Dokumentasjonsstøtte.
• Protokoll organisatorisk.
• Kontroll avdeling.
• Husholdningsstøtte.
• Offentlig tjeneste og så videre.

Det er viktig å merke seg at i store kommersielle strukturer arbeid. Administrativt personale i dette tilfellet representerer forretningsavdelingen. Det inkluderer kontorledere, sekretærer, vedlikeholdspersonell (sjåfører, renholdere, kurerer). Leder for den tilsvarende kategorien er fullt ansvarlig for instituttets arbeid.

I selskaper som har en sammensatt struktur som inkluderer flere kontorer, administrativt og teknisk personell, dannes som regel i henhold til en enkelt ordning. Arbeidet hans er under tilsyn av virksomheten til administrativ direktør. Dens oppgaver omfatter styring og koordinering av aktivitetene i den administrative strukturen som helhet. Administrasjonsdirektøren er underordnet lederne for administrative avdelinger, samt kontorsjefer for strukturelle enheter og uavhengige kontorer.

Små selskaper

Administrativt personale i små selskaper med kommersielle mål består som regel av en ansatt. Hans stilling blir referert til som kontorsjef eller sekretær. Hvis dette er fraværende, blir visse administrative funksjoner (for eksempel organisering av papirer, dokumenthåndtering eller bestilling av kontoret) tildelt en viss junioransatt som en ekstra belastning.

tradisjonelt, administrativt personale inkluderer sekretær, assistentavdeling, personlig assistent for sjefen, leder for administrativ avdeling. I tillegg inkluderer denne listen en kontorsjef og administrativ direktør. Det er viktig å merke seg at dette inkluderer et antall ansatte vedlikeholdspersonell (f.eks, administrativt og teknisk personell for elsikkerhet). I påfølgende kapitler vil det være aktuelt å vurdere de vanligste administrative stillingene.

Kontorsjef

Som det viste seg, karakteriserende administrativt personale delt inn i administrative og tekniske sfærer. Kontorsjefen tilhører den første gruppen. På en annen måte kalles han administrativ leder eller senioradministrator. Kontorsjefen rapporterer til rekrutteringsdirektøren eller administrerende direktøren. I kretsen av hans underordnede er det bare ansatte som støtter funksjonen til strukturen. Hovedmålet for senioradministratoren er å sikre en tilstrekkelig funksjon av kontoret og dets smidige drift. Kontorsjef hvordan administrativt støttepersonell utfører følgende funksjoner:

• Gi kontroll over tilgjengeligheten og driften av kontorutstyr.
• Budsjetteringsutgifter til kontorsstøtte.
• Sikre rettidig behandling av både innkommende og sendt korrespondanse, levering av den i samsvar med formålet.
• Deltakelse i varelageret for kontoreiendomskomplekser.
• Utøvelse av kontroll over fristene for gjennomføring av verdipapirer og deres kompetente utførelse.
• Organisering og kontroll av arbeidet til underordnede arbeidere, blant annet som telefonoperatører, sekretærer, sjåfører, renholdere og sikkerhetsvakter.
• Kontroll og støtte av selskapets filsystem.
• Bestilling av billetter, gir visumstøtte og bestilling av rom for ansatte i selskapet.

Følgende krav til erfaring og kvalifikasjoner er relevante for kontorsjefen:

• Passende utdanning (videregående spesial eller høyere).
• Ønsket kunnskap om ett eller flere fremmedspråk.
• Utmerket kunnskap om datateknologi.
• Kunnskap om kontorteknologi.
• Arbeidserfaring på det administrative området i minst et år.
• Omgjengelighet, stressmotstand, evner i organisasjonsspørsmål.

Leder for juridisk avdeling

Lederen for denne avdelingen rapporterer utelukkende til daglig leder. Hans underordnede inkluderer alle ansatte i den juridiske avdelingen. Hensikten med sjefens virksomhet er dannelse og videre styring av den juridiske tjenesten til selskapet. Den aktuelle medarbeideren utfører følgende funksjoner:

• Utvelgelse og videreutdanning av juridiske offiserer.
• Legalisering av virksomhetens organisasjonsstruktur.
• Dannelse av interne selskapsstandarder.
• Oppretting av arbeidsflyt i henhold til utviklede juridiske standarder.
• Organisering av juridisk opplæring for ansatte i selskapet.
• Juridisk ekspertise for prosjekter med forskjellige juridiske dokumenter, hvis utarbeidelse blir utført hos bedriften.
• Organisering av utarbeidelse av konklusjoner i samsvar med juridiske spørsmål som oppstår i løpet av strukturen.
• Representasjon av foretakets interesser i rettsmyndighetene, samt offentlige og statlige foreninger i studiet av juridiske spørsmål.
• Overvåking og iverksette tiltak for å inndrive gjeld i samsvar med tidligere utførte avtaler.

Krav til spesialist når det gjelder kvalifikasjoner og erfaring:

• Juridisk utdanning (helst høyere).
• Erfaring med relevant spesialitet i mer enn fem år.
• Kunnskap om engelsk på et gjennomsnittlig nivå.
• Erfaring med å forhandle om og forhåndssøke avgjørelse av saker.
• Beredskap for turer og forretningsreiser.
• Kunnskap innen følgende juridiske områder: sivile, skattemessige, administrative, foretaks-, voldgifts- og andre rettsgrener.

Administrativt personell for elektrisk sikkerhet

Elektrisk personell som utfører arbeid på elektriske installasjoner er klassifisert i følgende kategorier:

• Administrative og tekniske arbeidere er ledere og spesialister som utfører oppgaver knyttet til organisering av drift og vedlikehold, installasjon, reparasjon og igangkjøring i forhold til elektriske installasjoner.
• Driftsansatte - personell som leverer vedlikehold og operativ ledelse av elektriske installasjoner. Dette inkluderer inspeksjon, klargjøring av arbeidsplassen, driftsomkobling, innleggelse og etterfølgende tilsyn med ansatte, utførelse av arbeid i samsvar med dagens drift.
• Reparasjonspersonell - personell som utfører reparasjon og vedlikehold, igangkjøring, installasjon og utstyrstesting.
• Drifts- og reparasjonspersonell - reparasjonspersonell som er spesialutdannet og opplært til å betjene driftsfokuset i en viss mengde elektriske installasjoner som er tildelt den.

advokat

Ofte blir en advokat kalt en juridisk rådgiver på en annen måte. Han rapporterer til daglig leder eller sjefen for den aktuelle avdelingen. Advokatens underordnede er funksjonærer ved denne avdelingen. Hovedmålet med hans aktiviteter er å gi støtte til arbeidet til den juridiske avdelingen. De viktigste oppgavene til spesialisten er følgende punkter:

• Utvikling av juridisk dokumentasjon.
• Tilveiebringe metodologisk veiledning for den juridiske virksomheten til selskapet.
• Gjennomføring av tiltak for å styrke økonomisk, kontraktsmessig og arbeidsdisiplin.
• Konsultasjon av personalet i strukturen når det gjelder faglige spørsmål, hjelp til utarbeidelse av dokumentasjon og reguleringshandlinger for eiendomsorientering.

Juridisk rådgiver utfører følgende funksjoner:

• Deltakelse i utvikling av juridisk dokumentasjon og kontrakter.
• Deltakelse i juridiske tvister.
• Gi råd til ansatte og ledelse i samsvar med juridiske aspekter.
• Deltakelse i verifisering av leseferdighet av dokumentasjon, samt kontrakter fra et juridisk synspunkt.
• Vedlikeholde filsystemet for kontrakter.
• Gi hjelp til ansatte ved den aktuelle avdelingen i utviklingen av ulike typer prosjekter.

sentralen

Koordinatoren rapporterer direkte til produksjonssjefen, men har ikke underordnede. Hovedmålet med arbeidet hans er operativ regulering av produksjonsprosessen og andre aktiviteter i strukturen. Koordinatoren utfører følgende funksjoner:

• Overvåke tilgjengeligheten av aksjer som er nødvendige for en uavbrutt prosess med produksjon av selskapsdivisjoner (komponenter, materialer, transport, utstyr)
• Organisering av operasjonell kontroll over produksjonsprosessen, levering av det ferdige produktet, ytelse av arbeid eller tjenester i henhold til planen for produksjonsprosessen.
• Gjennomføring av utsendelsesjournal, dannelse av rapporteringsrapporter og annen teknisk dokumentasjon når det gjelder produksjonsprosessen.

Når det gjelder en koordinator, er følgende krav til kvalifikasjoner og erfaring relevante:

• Tilstedeværelsen av videregående yrkesutdanning.
• Kunnskap innen produksjonsplanlegging hos bedriften.
• Stressmotstand, omgjengelighet.

Generalsekretær

På en annen måte kan stillingen bli referert til som en personlig assistent eller sekretærreferent. Den ansatte rapporterer til direktøren for personalressurser eller daglig leder. Det er ingen underordnede av generalsekretæren. Hovedmålet med arbeidet til sekretærreferenten er å gi administrativ støtte av høy kvalitet til direktørstrukturen. En personlig assistent utfører følgende oppgaver:

• Sikre riktig arbeidsflyt.
• Organisering av direktørens dag i arbeidsplanen.

Assisterende sekretær utfører hovedsakelig følgende funksjoner:

• Planlegging for administrerende direktør, organisering av forretningsmøter og forretningsreiser.
• Redigering, oversettelse og utførelse av forretningsbrev og dokumentasjon.
• Gi kontroll over innkommende korrespondanse og telefonsamtaler.
• Utarbeidelse og gjennomføring av forretningsbrev, rapporter, annen dokumentasjon.
• Organisering av samhandling mellom direktør og andre ansatte i strukturen.
• Kvalitetskontroll av forberedelse, korrekt sammenstilling, påfølgende koordinering og godkjenning av dokumentasjon som er sendt for signatur direkte til direktøren for organisasjonen.
• Organisering av arbeidet i resepsjonen til daglig leder.
• Oppfyllelse av individuelle instruksjoner fra hodet.
• Eskorte av hodet på forretningsreiser.

Faktiske krav til erfaring og kvalifikasjoner i dette tilfellet er:

• Tilstedeværelsen av høyere utdanning.
• Kunnskap om et fremmed (helst engelsk) språk.
• Utmerket bruk av PC.
• Høy standard når det gjelder forretningsetikette.
• Minst to års arbeidserfaring.
• Presentabel utseende, omgjengelighet.