I løpet av sin virksomhet utarbeider organisasjonen en lang rekke dokumenter, som hver har sin egen semantiske belastning. Riktig utfylling, detaljer, fullstendighet av indikert informasjon er regulert av lov. Små organisasjoner innen regnskap og rapportering blir gjort konkrete innrømmelser fra skattetjenesten. Større selskaper bærer hele skattetrykket. Hvem kan signere primære dokumenter og andre typer, hvordan du korrekt utarbeider og reflekterer dem i regnskap - disse og andre opplysninger vil bli vurdert i denne artikkelen.
Typer dokumenter i organisasjonen
Selskaper utfører daglig virksomhet som umiddelbart må gjenspeiles i regnskap, styring og skatteregnskap. Hva er hoveddokumenter? Dette er bare en refleksjon av disse operasjonene, og fungerer også som bevis på at de fant sted. Deretter, for analyser, systematisering, kontroll, prognoser og for implementering av andre økonomiske prosedyrer, blir alle transaksjonsdokumenter registrert i spesielle kataloger og tidsskrifter - regnskapsregistre. Og på slutten av rapporteringsperioden, på grunnlag av informasjon om alle operasjoner, utarbeides rapporteringsdokumentasjon, som er den endelige refleksjonen av selskapets aktiviteter i en viss periode.
Hva er hoveddokumentet
Essensen av det primære dokumentet er å fikse faktum for utførte operasjoner. Dokumentet er skrevet ut på tidspunktet for oppdraget eller umiddelbart etter det. Det gjenspeiler en rekke detaljer som er nødvendige for å bekrefte virkeligheten av operasjonen, etablere personene som er involvert i den, og også dens sammensetning. Organisasjonen må overholde alle krav som er stilt av lov og myndigheter med hensyn til den primære dokumentasjonen. Kravene inkluderer spørsmålet om hvem som kan signere de primære dokumentene. Lovgivningen har gitt nok instrukser, forordninger og lover. Den viktigste rettsakten for registrering av primærorganisasjoner anses å være art. 9 402-FZ "On Accounting".
Eksempler på primær dokumentasjon
Hver dag foretar selskapet visse handlinger: det kjøper varer, fakturaer, sender produkter, betaler for kjøp og skatt, kommer og bruker penger i kassen. Alle disse operasjonene er dokumentert i primærdokumenter. Følgende dokumentformer brukes for å gjenspeile disse handlingene nøyaktig:
- TORG-12 eller fraktbrev;
- faktura;
- kontanter til kreditering og debet;
- handlinger og utførte tjenester;
- handlinger med overføring av materielle eiendeler;
- fraktbrev;
- betalingsordrer og kontoutskrifter;
- krav om utstedelse av vesentlige eiendeler.
I denne listen kan du legge til mange eksempler på den primære dokumentasjonen som brukes av selskapet. Den viktigste forskjellen fra regnskapsregistre og rapportering er papirarbeid under operasjonen eller med en liten forsinkelse.
forskrifter
Prøver av primærdokumenter er godkjent av Statens statistikkutvalg, Finansdepartementet og loven om regnskap. Regionale krav og forskrifter kommer også ut. Den viktigste lovgivningen som regulerer en bokførers arbeid er 402-FZ. Art. 9 beskriver reglene for vedlikehold av dokumentasjon.
Lovgivende organer utsteder nesten kvart år regelmessige endringer av eksisterende forskrifter, nye lovgivningsmessige lover og offentliggjør endringer i journalføring og rapportering. Det er grunnen til at regnskapsførere stadig hever sine kvalifikasjoner, abonnerer på spesialiserte temapublikasjoner og prøver å holde seg oppdatert på alle nyhetene om skatt og regnskap. Unnlatelse av å oppfylle kravene kan føre til store bøter, mye endringer i eksisterende rapportering og andre sanksjoner.
Detaljer om dokumenter
Lovgivningen gir obligatoriske detaljer om primærdokumenter, som må angis av organisasjonen. Deres tilstedeværelse avgjør om dokumentene tas i betraktning i de endelige uttalelsene når de trekker beløp fra skattegrunnlaget, om faktum av en forretningstransaksjon er akseptert, om Federal Tax Service hevder at transaksjonene er lovlige.
De obligatoriske detaljene i primærdokumentene inkluderer følgende informasjon:
- Navn på leverandør, kjøper, mottaker og betaler for transport;
- bankinformasjon, TIN, fysisk og juridisk adresse til selskaper;
- dokumentnummer og dato;
- nomenklatur som ble flyttet, kjøpt eller solgt under operasjonen;
- måleenheter, kvantitativ og verdiuttrykk for varen;
- samlet beløp for alle stillinger i dokumentet;
- underskrifter, stillinger, dekryptering av underskrifter fra ansvarlige personer;
- merke, bilnummer, førerdata under transport;
- antall seter, vekt og lastetype;
- grunnlaget for utførelsen av dokumentet, antall og dato for kontrakten, informasjon om spesifikasjonen, attester, eventuelle undersøkelser.
Hvem kan signere de primære dokumentene
Det blir lagt stor vekt på signering av dokumenter. Det er veldig viktig at de som sertifiserer den primære har autorisasjon til å utføre denne handlingen. En annen obligatorisk betingelse for registrering angående signaturer er at alle personer som på en eller annen måte er involvert i prosessen med en forretningstransaksjon og er ansvarlige personer, nødvendigvis må sette sin underskrift i dokumentet. Så hvem kan signere de primære dokumentene:
- Administrerende direktør i selskapet eller individuell gründer;
- sjef regnskapsfører;
- butikkmannen som ga ut varene;
- sjåføren som godtok varene for transport;
- butikken som tok varene med til lageret;
- spesialist som godtok dokumentasjon;
- tredjeparts transportør, hvis han deltok i leveringsprosessen.
Fullmakt for underskrift
Retten til å signere primære dokumenter kan overføres til en autorisert person. Dette er en ganske vanlig praksis i selskaper der det er et stort antall salg og mottak av varer, og direktøren er opptatt med andre ting, reiser og andre aktiviteter relatert til organisasjonens funksjon. For å overlate underskrift av den primære dokumentasjonen til en annen person, må en rekke regler overholdes. Så den ansatte som sertifiserer dokumentene må være offisielt ansatt i selskapet med utførelsen av arbeidsavtalen og en oppføring i arbeidsboka. Bedriften må lagre alle nødvendige data for den ansatte. Naturligvis må han ha en spesialundervisning, forstå betydningen og reglene for papirer. Sist og viktigst - en fullmakt må utføres behørig på den.
Fullmakten utstedes for en spesifikk ansatt med passdataene hans, bostedsstedet, faktisk bostedssted og stilling i organisasjonen. De skriver det ut i en viss periode. Hvis arbeidsavtalen haster - for gyldighetsperioden. Hvis den ansatte jobber uten avtalevilkårene, utstedes fullmakten for et år.
I forrige versjon ble et eksempel vurdert med en operatør av en regnskapsbase eller en regnskapsfører, hvis oppgaver inkluderer å signere de primære organisasjonene i løpet av hele arbeidstiden.Det er situasjoner når fullmakten skrives ut til andre tjenestemenn - sjåføren, speditøren, ingeniøren, mekanikeren. Et eksempel på et slikt tilfelle er henting av sjåføren av de kjøpte varene fra leverandørens territorium. For å utarbeide dokumenter, få rett til å samle inn last og transportere den, skriver organisasjonen ut en fullmakt. Det består av to deler - selve dokumentet og ryggraden. Den første delen gjenstår for leverandøren, ryggraden er tatt av selskapet. En slik fullmakt utstedes for en periode på inntil 10 dager som indikerer selskapet der den ansatte må motta varer og materiell.
Elektronisk signatur
Primæren kan signeres på en annen måte - elektronisk. En betingelse er elektronisk dokumenthåndtering, tilgjengeligheten av passende programvare og maskinvare, og et elektronisk signaturbevis. Det er også nødvendig å utstede en fullmakt for den personen hvis navn vises i sertifikatet. Etter å ha gått gjennom alle prosedyrene for å sette opp og utføre elektronisk dokumenthåndtering og signaturer, vil den ansatte kunne sette sin egen signatur på grunnlag av en fullmakt i stedet for signatur fra sjefrevisor, direktør og andre personer gitt av fullmakten.