Hva er de grunnleggende arbeidsflytreglene?

Dokumenthåndtering er et av de viktige områdene i arbeidet med papirer for lederarbeid. Slik at de kan gå den korteste veien og nå den endelige destinasjonen så raskt som mulig, bør arbeidsflyten organiseres riktig i samsvar med de etablerte arbeidsflytreglene.

konsept

Med dokumenthåndtering forstås prosessen, som et resultat av at det er en samling, koordinering, mottak og overføring, deres sending.

På den annen side representerer det bevegelsen og bevegelsen av verdipapirer fra det øyeblikket de inntreffer til de blir sendt til arkivet (eller mottatt).

All dokumentasjon kan være representert i tre kategorier:

• innkommende kommer fra det ytre miljø;
• utgående kommer inn i det ytre miljø;
• intern opprettes i selve virksomheten og forblir innenfor sine grenser.

De presenterte kategoriene bestemmer dokumentstrømmene i selskaper som har forskjellige orienteringer (horisontalt og vertikalt).

Blant hovedformene for arbeidsflyt er følgende mulig.

Grunnleggende prinsipper

Det er fire grunnleggende prinsipper for arbeidsflyt.

Brudd på minst ett av prinsippene fører til ødeleggelse av hele systemet med sirkulasjon av dokumenter.

Hovedregel

Vurder den grunnleggende arbeidsflyten.

Å håndtere det er en vanskelig teknologisk prosess, preget av forskjellige parametere relatert til hele organisasjonens arbeid. Hovedtrekket i arbeidsflyten er bevegelsesveien, som dekker alle situasjoner på dokumentets bevegelsesbane fra øyeblikket det ble opprettet (eller fra mottak) til applikasjonsøyeblikket. Det er veldig viktig tid på å sende papirer på denne veien. Derav hovedregelen for å opprettholde organisasjonens arbeidsflyt: deres faktiske overføring langs den korteste og mest direkte banen med minst mulig tid.

Andre regler

Når du organiserer arbeid, må du følge følgende grunnleggende regler for organisering av arbeidsflyt:

• den største reduksjonen i unødvendige og irrasjonelle tilfeller av dokumentoverføring (på grunn av utelukkelse av teknologiske operasjoner for prosessering av papir og administrasjonsenheter som ikke er en konsekvens av forretningsbehovene til selskapet selv);
• utelukkelse eller begrensning av den største retur av dokumenter (under behandling - utførelse og utstedelse, under utarbeidelse av dem - verifisering og godkjenning osv.);
• den største konsistensen av fokus og behandling av hovedkategoriene av dokumenter, forutsatt at hver bevegelse av den bør bestemmes.

Implementeringen av disse prinsippene lar deg legemliggjøre den viktigste organisasjonsmekanismen til selskapet - spesialisering, muligheten til sentralt å utføre homogene teknologiske operasjoner.

Overholdelse av de generelle reglene for arbeidsflyten gjør det mulig å foreta bedre behandling av papirer fra styringsapparatet ved å:

• vanlig arbeidsflyt, eliminering av sykliske operasjoner som er forbundet med utarbeidelse og behandling av papirer;
• flyt av dokumenter, sikre deres enhetlige bevegelse og fremme proporsjonal arbeidsmengde.

Regel nr. 1 - Sentralisert mottak og utsendelse

Blant reglene for papirarbeid og arbeidsflyt er det viktigste behovet for sentralisering. Med andre ord, ethvert papir fra organisasjonen, både innkommende (uavhengig av leveringsmetode) og utgående (unntatt de som er mottatt eller sendt via faks og e-post og koblet til bestemte utøvere), må behandles i en ansvarlig tjeneste - sekretariatet eller det administrative enhet (kontor). Som et resultat kan du løse flere problemer samtidig:

• å frigjøre de gjenværende tjenestene og avdelingene i organisasjonen fra tekniske handlinger (sjekke innkommende dokumenter, åpne eller forsegle konvolutter, merke post eller faks)
• å øke produktiviteten ved bruk av kontorutstyr på kontoret (kopimaskin, faks, merking og andre maskiner som brukes til behandling av dokumenter).

I en sentralisert form for kontorarbeid er papirbehandling konsentrert i kontortjenesten, og strukturavdelinger er fritatt for kontorfunksjoner (registrering og regnskap, fillagring, etc.).

En desentralisert arbeidsflyt innebærer at det i de strukturelle enhetene i organisasjonen er kontorarbeid med dem. Vanligvis er denne formen berettiget i tilfelle territoriell fragmentering av organisasjonen.

I blandet form blir deler av papirene utført av den geistlige tjenesten, og en del av enhetene. Oftest, i blandet form, blir noen dokumenter registrert, overvåket, satt sammen i virksomhet og lagret av kontortjenesten. Dette er hovedsakelig verdipapirer ervervet av ledelsen og går videre fra det. Dokumenter om saker som faller innenfor kompetansen til avdelinger blir registrert, kontrollert, utført og lagret i de strukturelle avdelingene i selskapet.

Regel nr. 2 - Ekskluder urimelige returer

Flyten av dokumenter skal organiseres på en slik måte at de ikke kommer tilbake til tjenesten (avdelingen), som allerede har passert. De eneste unntakene er situasjoner som er berettiget av forretningsmessig nødvendighet. For eksempel passerer et dokument for signatur av en leder uunngåelig gjennom sekretæren hans to ganger, siden han spesifikt er en mellomting mellom lederen og lederne.

Arbeidsflytregel nr. 3 - forstudie av innkommende

I den totale massen av innkomne dokumenter, må du velge det mest grunnleggende og viktige for organisasjonen og studere dem først. Hvis informasjonen i dem kan vurderes av en stedfortreder eller annen kompetent ansatt, er det bedre å sende et dokument direkte til ham ved å omgå lederen. For at overføringsmetoden skal være nøyaktig funnet, må de undersøkes av en kompetent kontorarbeider som har kunnskap om organisasjonsstruktur, enheters funksjoner og ledere og ansattes kompetanse.

Regel nummer 4 - registrering av dokumenter skjer en gang

Hvis han kom inn i avdelingen for virksomhetsledelse (sekretariat), var registrert, og etter å ha studert lederen (eller stedfortreder) var på en av avdelingene, trenger han ikke å være registrert igjen. Hvis papiret, som omgår ledelsen, kom inn i avdelingen, blir det også registrert en gang spesifikt i avdelingen. Med andre ord, ethvert dokument kan bare tilordne det et registreringsnummer enten i regnskapstjenesten eller direkte i enheten.

Regel nr. 5 - dokumentets oppløsning indikerer nøyaktig datoer, utøvere og ansvarlige personer

Til tross for at beslutninger tas av bedriftsledere, må sekretæren holde denne prosessen under kontroll og kan påvirke den til en viss grad.Med andre ord, han bør sørge for at teksten til beslutningen blir presentert så riktig som mulig, med unntak av utøverens sannsynlige spørsmål.

Regel nr. 6. Separering av dokumentstrømmer

En dokumentflyt er en samling av en type eller destinasjon som har samme rute. Vanligvis er tre strømmer delt: innkommende, utgående og interne (ikke opprettet for å gå utenfor organisasjonens grenser). Hver dokumentstrøm har vanligvis delnivåer (andre nivåstrømmer). For eksempel inkluderer strømmen "Innkommende dokumenter" tre typer: papirer fra morselskapet, fra divisjoner og representasjonskontorer, så vel som partnerselskaper, folks appeller, etc.

I arbeidsflyten av utgående og interne dokumenter er delnivåer fordelt på samme måte. Begrensede papirer (Trade Secret, Secret, etc.) er vanligvis plassert separat. Organisasjonens sikkerhetstjeneste kontrollerer arbeidet deres.

Regnskapsprosesser

Vurder de grunnleggende reglene for arbeidsflyt.

Størrelsen uttrykkes av det totale antallet verdipapirer som ble mottatt av organisasjonen og utført av den i en viss periode. Arbeidsflytstørrelse refererer til antall gyldige kopier av interne dokumenter som ankommer. Når du beregner størrelsen på arbeidsflyten, tas det også hensyn til kopier av papirer laget med introduksjon av forskjellige tekniske midler.

Regnskapsindikatorer er laget i form av et sammendrag, referansedata om størrelsen på dokumenter. Formen deres blir utviklet av organisasjonen. For eksempel kan en organisasjon stille inn hvilken som helst frekvens for å telle dokumenter: hver måned, en gang i uken, en gang i året, hvert kvartal. Både kvalitativ og kvantitativ studie av arbeidsprosessen kan brukes.

Indikatorene som er oppnådd i beregningen av arbeidsflytens størrelse, brukes til å bestemme antall ansatte og strukturen til dokumenthåndteringstjenesten. Og også for å studere arbeidsmengden til noen entreprenørsorganisasjoner og strukturelle avdelinger.

I rammen av denne artikkelen ble således de grunnleggende reglene for organisering av arbeidsflyten som blir brukt av selskaper vurdert.