Organisering av personaljournaler hos bedriften er ikke en vanskelig, men møysommelig oppgave. Det løses ved sekvensiell lansering av personalprosesser, som er regulert av gjeldende lov.
Generelt sparer ikke korrekt vedlikehold av personaldokumentasjon selskapet bare fra inspeksjoner fra tilsynsmyndigheter, men gjør det også mulig for ansatte å unngå problemer, for eksempel med å skaffe pensjoner eller muligheten for å søke om andre sosiale garantier. Det hender ofte at på grunn av feil journalføring på arbeidsplassen, må folk bruke enormt mye tid, økonomi og nerver for å bevise overfor myndighetene deres rett til å motta fordeler, godtgjørelser og andre utbetalinger. Derfor bør hver leder huske at å opprettholde personaljournaler og riktig organisering av kontorarbeid er en av hovedoppgavene han er ansvarlig overfor sine ansatte og staten.
Denne artikkelen vil snakke om riktigheten av etableringen av denne prosessen, samt om alle dens nyanser. Da vil det være mulig å få svar på spørsmålet om hvordan man organiserer personelljournaler fra bunnen av trinn for trinn og ikke gjør feil.
Konsepter og definisjoner
Før du forstår oppsettet for denne prosessen, bør du definere de grunnleggende konseptene. Så, personaljournaler - dette er prosessen med å organisere regnskap for ansatte, som er assosiert med den offisielle registreringen av ansettelser, flytting fra en stilling til en annen og løslatelse av personell, samt regnskap for arbeidsforholdet til foretaket og dets personell.
HR-journalstyring er en aktivitet som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med HR-dokumenter.
Dermed blir det klart at HR-ledelse og personaljournaler er to sammenhengende fenomener som er rettet mot å implementere foretakets personalpolitikk.
Mål og mål
Formålet med personaljournaler er å etablere et effektivt, fungerende system for personelljournalstyring og riktig registrering av arbeidsforhold mellom arbeidsgiver (virksomhet) og arbeidstaker (personell) direkte.
Men oppgavene som personaljournaler er designet for å løse er følgende - å regulere forholdet mellom arbeidsgiver og ansatte i bedriften og lage de juridiske rammene for arbeidsforhold.
Etter å ha forstått hva personalbokføring er, kan du begynne å vurdere hvordan du organiserer personelljournaler fra bunnen av trinn for trinn.
Faser av organisering av personaljournaler
Så før du begynner å organisere personelljournaler trinn for trinn fra bunnen av, trenger du en klar handlingsplan, delt inn i etapper. Dette vil hjelpe deg med å ikke gå glipp av viktige punkter i denne prosessen.
Organiseringen av personaljournaler innebærer generelt å passere følgende trinn:
- Opprettelse av en personaltjeneste (avdeling) i tilfelle selskapet planlegger å ansette et stort antall ansatte, eller tildele regnskapsoppgaver til en spesifikk spesialist hvis selskapet planlegger å ha et lite antall personell.
- Utvikling av grunnleggende forskriftsdokumentasjon (innen personalstyring av en bedrift).
- Organisering av kontorarbeid (bestemmelse av hvem og hvordan som skal utarbeide dokumentasjon, utvikling av bestillingsskjemaer om personalsaker, vedlikehold av rapporteringstidsskrifter osv.).
- Automatisering av personaljournaler (om nødvendig).
- Identifisering av måter å kontrollere nøyaktigheten av regnskap (regulering og tildeling av myndighet til tjenestemenn som er ansvarlige for korrekt regnskap).
Hver av disse trinnene har visse oppgaver og deloppgaver. Det er nødvendig å vurdere dem alle.
Hvem skal føre journal?
Som nevnt tidligere, er det to måter å bestemme hvem som vil være involvert i å føre personelljournaler i en bedrift. Generelt avhenger det av hvor mange som planlegges å bli ansatt for å oppnå sine mål (som regel er et virksomhets mål å organisere kommersielle aktiviteter for profitt).
For store selskaper anbefales opprettelse av en personaltjeneste eller en fullverdig personalavdeling. For små foretak er det tillatelse av personaloppgaver til en regnskapsfører eller sekretær. Imidlertid er det et tredje alternativ - overføring av regnskap til outsourcing til spesialiserte organisasjoner.
Når du oppretter en tjeneste eller avdeling, må du lage visse forskriftsdokumenter, nemlig bestemmelsen om tjenesten (avdelingen) og stillingsbeskrivelser til ansatte. Ved tildeling av oppgaver til en regnskapsfører eller sekretær, vil det være nødvendig å registrere personalfunksjonene i stillingsbeskrivelsen til den valgte ansatte. Hvis det er et slikt behov, anbefales det at du sender en regnskapsfører eller sekretær til HR-kurs. Dette vil bidra til å forbedre ferdighetene til ansatte som vil bli betrodd oppgaver i personalsaker. Men hvis det ble besluttet å samarbeide med tredjepartsorganisasjoner om overføring av regnskapsplikter til dem, er en kontrakt nødvendig.
Utvikling av obligatorisk personelldokumentasjon
Det er en rekke dokumenter som obligatorisk veileder de som fører personelljournaler og journalhåndtering. Først av alt, et slikt dokument er personallisten. Det er et dokument som viser sammensetning, antall bemanning og lønn til ansatte, samt stillinger. I bemanningstabellen er stillingene til ansatte delt inn i enheter, noe som gjør det mulig å foreta en kvantitativ og kvalitativ analyse av hele foretaket.
Neste trinn er utvikling av en standardform for personalordrer, som vil vise informasjon om opptak, overføring til en annen stilling, sending av permisjon og oppsigelse av ansatte i bedriften.
Det neste obligatoriske dokumentet er det interne arbeidsreglementet. De viser hovedpunktene som regulerer arbeidsaktiviteten til alle ansatte i bedriften. I henhold til dette dokumentet, hvis en ansatt bryter reglene beskrevet i dokumentet, kan han straffes ved å disiplinere ham.
Et annet dokument med personaljournaler er også en modellavtale om inngåelse av arbeidsforhold mellom bedriften og den ansatte. Ansettelseskontrakter kan være av samme type eller utarbeides for hver stilling separat. I tillegg må selskapet ha utviklet et tidsskjema som viser de faktiske timene som den ansatte vil motta lønn for.
Du bør også huske ferieplanen hos bedriften. Dette dokumentet er utviklet senest to uker før utgangen av året. Ferieplanen viser en kalenderplan for sending av folk på obligatoriske helligdager. Når man utarbeider en slik plan, må man huske på at personell skal sendes på ferie på en slik måte at samtidig fravær av visse arbeidere ikke medfører brudd på arbeidsprosessen til foretaket.
Vi skal ikke glemme utviklingen av forskrift om godtgjørelse.Dette dokumentet gjenspeiler prosessen med lønn til ansatte i organisasjonen, og regulerer også beregningen av tilleggsutbetalinger, for eksempel godtgjørelser, insentiver eller bonuser. Den siste fasen er utvikling av forskrifter om enhetene i foretaket og stillingsbeskrivelser til spesialister og arbeidstakere. I tillegg anbefales det å utvikle en forskrift om personopplysninger. Når reguleringsdokumentene var klare, kan du begynne å organisere papirarbeid.
Geistlig arbeid
Papirarbeid inkluderer korrekt vedlikehold av dokumentasjon relatert til mottak, bevegelse og løslatelse av personell.
Obligatorisk er utførelse av personlige filer som er opprettet for hver ansatt i bedriften. Det inkluderer et personelljournalkort, en søknad om opptak, en kopi av pass, kopier av utdannelsesdokumenter, et sertifikat for medisinsk undersøkelse, en kopi av en militær ID (hvis noen) og andre dokumenter som er generert i løpet av en ansattes arbeid . Og også en annen og veldig viktig oppgave er å fylle ut arbeidsbøker.
I tillegg til alt det ovennevnte, kan det også utvikles andre dokumenter som er direkte relatert til detaljene i bedriften, noe som sikrer riktig drift innen personaljournaler.
Hvilke magasiner skal være i HR-ledelse?
Først av alt, må du starte følgende magasiner:
- gjøre seg kjent med reglene i den interne arbeidsplanen;
- registrering av personellordrer;
- registrering av ordrer for ansettelse;
- registrering av ordrer for vanlige ferier;
- registrering av sykefravær;
- registrering av arbeidsavtaler;
- regnskap for utsendte arbeidere;
- tidssporing;
- regnskap for bevegelse av arbeidsbøker;
- regnskap av personlige kort;
- regnskapskontroller.
I tillegg til selve tidsskriftene, som et supplement til dem, kan det utvikles instruksjoner for å fylle dem ut. Og også all dokumentasjon som er registrert i disse tidsskriftene lagres i separate mapper i henhold til den godkjente nomenklaturen.
Regnskapsautomasjon
Som det ble klart av informasjonen ovenfor, er personaljournaler en veldig møysommelig prosess som krever spesiell oppmerksomhet fra ansatte som er ansvarlige for å opprettholde dette problemet. Derfor kan det i dag forenkles ved automatisering.
Det er mange programmer som forenkler arbeidet til personellansatte og reduserer sannsynligheten for å gjøre noen feil. Som regel må et foretak installere lisensierte versjoner av slik programvare. Det er imidlertid verdt å merke seg at kjøp av et slikt program vil betale for seg selv på kort tid og ikke tillater alvorlige feil i arbeidet. Generelt løser slike programmer følgende problemer:
- føre personelljournaler i samsvar med arbeidslovgivningen;
- sammenstilling og rapportering om spørsmål om personell;
- gjøre rettidig godkjenning av alle personalprosesser med faktureringsavdelingen eller regnskap.
Et av de mest populære og etterspurte programmene i dag er 1C med konfigurasjonen av "Human Resource Management".
Hva gjør jeg hvis det er umulig å organisere personelljournaler trinn for trinn fra grunnen av?
Hvis et foretak måtte møte et slikt problem når det ikke er mulig å uavhengig etablere personalprosesser, er det ikke vanskelig å løse en slik situasjon. For disse formålene er det selskaper som er i stand til å tilby en slik tjeneste.
Spesialister fra konsulentselskaper vil utføre en revisjon og utvikle den nødvendige pakken med dokumenter. Generelt blir slike organisasjoner oppfordret til å løse slike problemer:
- Velg det optimale personalstyringssystemet i bedriften.
- Utvikle interne forskriftsdokumenter.
- Utvikle nødvendige instruksjoner og forskrifter.
I tillegg kan slike spesialister om nødvendig lede opprettelsen av en personaladministrasjonstjeneste og en dokumenthåndteringsavdeling. Generelt hjelper involvering av tredjepartsspesialister ledelsen til å etablere arbeid i denne retningen. Dette er veldig nyttig for bedriften som helhet, spesielt når du oppretter den.
konklusjon
For å oppsummere denne artikkelen er det verdt å merke seg at personalregnskap og personalstyring er sammenhengende prosesser der personalpolitikken til foretaket helt vil avhenge av kvaliteten på organisasjonen til den første.
I ingen tilfeller bør man overse personalspørsmål, fordi ikke bare organisasjonens aktiviteter er avhengig av dem, men oftere skjebnen til ansatte. Man må bare forestille seg hvor indignerte de menneskene er som ikke kan motta sin velfortjente pensjon eller annen betaling på grunn av dårlig kvalitetsutførelse av sine oppgaver av en personalsjef.
Etter å ha vurdert spørsmålet om hvordan organisere personelljournaler fra bunnen av trinn for trinn, kan vi begynne å implementere et program for å etablere denne prosessen i bedriften. Det viktigste er ikke å neglisjere anbefalingene fra arbeidskodeloven, beslutningene fra Arbeidsdepartementet, Goskomstat, Rosarkhiv og andre myndigheter.
Etter at alle personalprosesser inne er justert, må du ikke miste synet. Det er viktig å huske at arbeidere som driver med personaljournal, i det minste av og til, skal sendes til kurs i HR-administrasjon for å forbedre ferdighetene. Og bør også gjennomføre en rutinemessig revisjon av regnskapsprosesser innen personalet. Dette vil bidra til å fortsette arbeidet i denne retningen.