I dag utvikler virksomheten seg raskere. Tid bestemmer penger og omvendt. Jo mer mobile selskapets ansatte er, jo sterkere er markedsposisjonen. Derfor har bilen blitt ikke bare et transportmiddel, men også en måte å tjene penger på og oppnå suksess.
For øyeblikket brukes bruken av en personlig bil til offisielle formål i mange virksomheter der personalet har arbeid av reisende art. Ledere bruker også private kjøretøy for å løse forskjellige arbeidsproblemer på veien.
Måter å registrere forhold til medarbeideren om bruk av transport på
Denne artikkelen vil finne ut hvordan du kan dokumentere dette. Forhold blir opprettet med en ansatt som bruker bilen sin for å utføre offisielle plikter på forskjellige måter.
For det første kan du spesifisere klausulen om utnyttelse av eiendommer i arbeidsavtalen og betale erstatning i henhold til lov.
For det andre kan du også utarbeide og signere en avtale med den ansatte (som kalles sivil lov) som indikerer leie av egen transport med tilbud om ledelsesassistanse og teknisk bruk. Samtidig å overholde normene for bruk av personbil til offisielle formål.
Fordeler og ulemper med hvert alternativ
Hvert alternativ har fordeler og ulemper. La oss vurdere dem mer detaljert.
Forskjellen med andre måter å anskaffe kjøretøy til bruk er at bilen i dette tilfellet kjøres både i arbeidere og i deres egne personlige forhold. Følgelig kan betalingene for bruk av en ansattes bil være mindre enn en leie, noe som er underforstått i samsvar med en bilutleieavtale med en sjåfør. Men som praksis viser, er driften av din egen bil bestemt av bruksområdet: vanligvis er det forretningsreiser, hvor det er lettere å komme til din egen bil, eller dette er steder der offentlig eller annen transport ikke går. Ulike forretningsmøter innebærer ofte bruk av bil. Hvor ellers kan det være behov for personlig transport? For eksempel innebærer en ansattes aktivitet kontinuerlig bevegelse rundt i byen, fra en klient til en annen. Å gjøre dette til fots vil ikke fungere, siden det brukes mye tid. Det er gunstig for et selskap å ansette en person med en maskin. Han vil ha tid til å gå rundt kunder, og selskapet vil kompensere ham for utgifter.
Bruk av din egen bil innenfor rammen av et arbeidsforhold kan også betraktes som en ansattes oppfyllelse av hans offisielle oppgaver. Og erstatning for bruk av en personlig bil til offisielle formål, som skyldes en ansatt, bør ikke beskattes. Men disse kompensasjonene har som regel sine egne nyanser i arbeidslovgivningen. Sivilrett gir partene i et forhold et valg. Dette lar deg vurdere de forskjellige alternativene og betalingsbeløpene som er forbundet med driften av bilen, slik at alle interesserte deltakere er fornøyde. Men dette antyder at skatter og avgifter blir trukket fra kompensasjonsbeløpet.
Personlig bruk av firmabil
Det har ikke noe å si hvilken metode som er valgt, selskapet har det bedre hvis den ansatte reiser med egen transport.Selskapet vil ikke trenge å bære byrden for store utgifter til kjøp eller leie av en bil, henholdsvis vil kostnadene for denne perioden ikke øke. Utgifter til vedlikehold og bruk vil avta: dels betaler selskapet, dels den ansatte (transporteier), som bruker det til egne behov. I tillegg til å redusere avfall, reduserer selskapet dokument- og lønnskostnader for regnskap for bruk av bilen.
Forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver reguleres av arbeidslovgivningens regler, som gir kompensasjonsutbetalinger for avskrivning av kjøretøy, avskrivning og underslag, som er knyttet til at arbeidstakerens egen bil brukes til offisielle behov. Derfor må det gis en ordre om bruk av firmabil til personlige formål.
Som allerede nevnt, er regler for tilbakelevering av kostnader til den ansatte og kompensasjonsbeløpet fastsatt i arbeidslovgivningen, og i mangel av slike regler bestemmes det etter avtale med partene i arbeidskontrakten, som er inngått skriftlig. Så oppstår spørsmålet foran regnskapsføreren: hvordan utarbeide en handling om drift av egen transport av en ansatt på riktig måte?
Betaling for bruk av en personlig bil til offisielle formål
Som et alternativ tas den eksisterende forskriftsdokumentasjonen for kompensasjonsbetalinger for drift av din egen bil som grunnlag, for eksempel godkjent av regjeringen i Den russiske føderasjonen (her refererer den bare til normene for betalinger, men ikke om deres størrelser):
- Personalet i organene for interne anliggender.
- Ansatte i organisasjoner og organer i strafferetssystemene, føderale brannvesen fra Statens brannvesen, narkotikakontrollmyndigheter og tollmyndigheter.
- Forbundsstatsansatt.
Til tross for at dokumentasjonen er adressert til forskjellige underkategorier av personer, er prinsippene for avtaler og kompensasjonsutbetalinger de samme:
- Erstatning utbetales til arbeidere som har arbeid av reisende art.
- Grunnlaget for at den ansatte kan bruke sin egen bil til offisielle behov, er ledelsesrekkefølgen.
- For ansatte som bruker personbiler til offisielle behov ved fullmektig av eieren, påløper kompensasjonsutbetalinger på samme måte.
- For å betale kompensasjon for bruk av personlig bil til offisielle formål, må en ansatt sende inn en søknad som sier hvilke arbeidsforpliktelser som er oppfylt og hvor lenge deres egen bil har blitt brukt.
Hvis alt er riktig formalisert, vil det ikke være noen problemer med å motta en kompensasjonsbetaling. La oss se hvilken pakke med dokumenter den ansatte skal samle inn.
Medarbeider levert dokumentasjon
Med en uttalelse gir den ansatte annen nødvendig dokumentasjon:
- En kopi av attesten for registrering av en personlig bil eller et pass for et kjøretøy (PTS), en fullmakt som gir rett til å kjøre bil.
- Veiposten, de nødvendige detaljene og tidsplanen for innreise som blir vedtatt av myndighetene som implementerer den statlige politikken og forskriftsforordningen på transportområdet.
- Dokumentasjon som bekrefter sløsing med å bruke din egen bil til offisielle behov (drivstoffkontroll, vedlikeholdsbevis).
Regnskapsføreren må også fylle ut en rutepost, da dette er det primære dokumentet som bekrefter bruken av personlig transport av en ansatt til offisielle formål. Formen på dette arket ble godkjent av Resolusjonen fra den russiske føderasjonens statsstatistiske komité. Andre organisasjoner kan bruke en rutekart for deres skjema eller et annet dokument som bekrefter kostnadene for brennbare materialer. Alle opplysninger som er foreskrevet i loven, skal angis:
- dokumentets navn;
- utstedelsesdato;
- organisering av dokumentet;
- forretningsdrift og dens innhold;
- måleenheter;
- stillinger til ansvarlige personer;
- signaturer fra de spesifiserte personene.
I tillegg må du angi kjøretøyets spesifikke plassering. Ellers kan det være vanskelig å betale erstatning. Når en enhetlig form brukes, er det færre konflikter.
All gitt dokumentasjon skal bekrefte driften for bedriftens behov, og ikke for den ansattes behov. Men det må tas i betraktning at beslutningen om å betale for bruk av en personlig bil til offisielle formål tas av hodet i en viss tidsperiode, mens man tar hensyn til:
- Behovet for å betjene bilen for å oppfylle arbeidsforpliktelser som er forbundet med hyppige forretningsreiser.
- Kjøretidens driftstid for offisielle behov.
- Mengden av midler som er avsatt til selskapet for arbeidet.
Bedriftskostnadsøkning
Å bruke en personlig bil til forretningsformål medfører forskjellige kostnader, men ikke alle av dem vil bli refundert av foretaket. I samsvar med praksisen med å bruke din egen transport, skal underslag mellom den ansatte og foretaket fordeles som følger: den ansatte skal visstnok returnere underslaget for kjøp av drivstoff og smøremidler ved bekreftelse av dokumentasjonen (sjekker, kvitteringer osv.). Kompensasjon utbetales separat med refusjon av det listede underslaget.
Erstatning utbetales ikke til en ansatt i følgende situasjoner:
- under ferie;
- under en forretningsreise;
- i en periode med midlertidig uførhet, som bekreftes av sykmeldingen;
- i andre tilfeller når bilen ikke kjører.
Når du betjener ditt eget kjøretøy (etter å ha fylt ut samtykket til å bruke din personlige bil til offisielle formål i henhold til modellen), vil ikke den ansatte motta en egen betaling for assistanse i dets styring og vedlikehold. Selve driften av deres eget kjøretøy utføres innenfor rammene av arbeidsoppgaver, som den ansatte har krav på godtgjørelse, som er lønnen. Beregning av erstatningsutbetalinger for bruk av bil er analog med en leiebetaling, som inkluderer avskrivning på et kjøretøy.
Når en leiebilavtale gir husleie, er den personlig inntektsskatt som hovedregel. Personlig inntektsskatt belastes ikke bare for kompensasjon for drift av en ansattes personbil og utgiftene han pådro seg. Dette vil bli beskrevet mer detaljert nedenfor.
Refleksjon av utgifter i regnskap
Regnskap for erstatningsutbetalinger for drift av eget kjøretøy til offisielle behov og tilbakelevering av underslag tilknyttet bruk av et personlig kjøretøy føres på konto 302 12 “Andre betalinger”.
I regnskap indikerer foretak bare to innlegg når de bruker en personlig bil til offisielle formål:
- Kreditering av erstatningsbeløpet og refusjon av utgifter ved faktum.
- Betaling av kompensasjon til den ansatte i foreskrevet beløp.
I regnskapsavdelingen til en budsjett eller autonom virksomhet av kroppsøving og idrett, blir slike regnskaper for innholdet i operasjonen laget:
- Refleksjon av utgifter til betaling av erstatning.
- Gjennomføringen av spørsmålet om kompensasjon fra kassen på institusjonen.
- Det var overføring til bankkort til en ansatt.
Men hvis bruken av en ansattes personlige bil til offisielle formål utføres under en arbeidsavtale, så bruk konto 302 24 “Rent and Settlements on It”. I kolonnen “Kreditt” på denne kontoen er kreditering av leiebeløpet angitt, og i kolonnen “Debet” - overføring til den ansattes konto eller utstedelse fra kassebanken til foretaket.
I regnskapsavdelingen til en budsjett eller autonom virksomhet av kroppsøving og idrett, blir slike regnskaper for innholdet i operasjonen laget:
- Leiebil.
- Leien ble betalt fra kassen på institusjonen.
- Overført til bankkort til en ansatt.
Men det er verdt å merke seg at det ikke er registreringer av skatteforpliktelser for forenklede transaksjoner. Det skal beskattes og bruk av en personlig bil til offisielle formål.
I hvilke situasjoner blir personlig inntektsskatt pålagt erstatning?
La oss snakke om skatter. Alt overskudd gjort av enkeltpersoner, inkludert ansatte i foretak, beskattes av personlig inntekt. Alle typer kompensasjoner gitt i arbeidsretten er fritatt for beskatning.
Det vil si at det ikke-skattepliktige beløpet er det som er angitt i kontrakten for bruk av en personlig bil til offisielle formål. I dette tilfellet må det foreligge dokumentasjon som bekrefter eierskapet til kjøretøyet som er i bruk av skattyteren. Ved hjelp av dokumenter vil det også være nødvendig å bekrefte den faktiske driften av kjøretøyet av hensyn til foretaket og mengden avfall forbundet med det.
Men verken arbeids- eller skattelovene inneholder:
- En liste over dokumentasjon som kan bekrefte bruken av ditt eget kjøretøy.
- Bestemmelser som forbyr virksomhetslederen å godtgjøre arbeidstakere for underslag som er påført ved utførelsen av arbeidsforpliktelser.
Det følger av at sjefen for foretaket selv kan lage regler for å bestemme skattefrie erstatningsutbetalinger for ansatte som bruker en personlig bil til offisielle formål, og sørger for deres egen størrelse.
Hvis ansatte bruker personbiler for arbeid, beskattes ikke kompensasjon for dette, men under følgende betingelser:
- bruken av transport og kompensasjon er fast skriftlig (det utarbeides en egen avtale eller dette er gitt i en arbeidsavtale)
- ansatte sendte inn dokumenter for bilen (registreringsbevis, tittel);
- organisasjonen utarbeider ruteark.
Forsikringspremier
Ved beregning av forsikringspremier, må det huskes at de pålegges utbetalinger og priser som tilfaller en person innenfor rammen av et arbeidsforhold og en sivilrettslig kontrakt. Periodisering av kompensasjonsutbetalinger for å bruke kjøretøyet til å arbeide innenfor beløpet som er fastsatt av kontrakten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er ikke godtgjørelse, godtgjørelse for oppfyllelse av arbeidskraft eller andre forpliktelser, vesentlig fordel. Følgelig er ikke slik kompensasjon underlagt en forsikringspremie.
Hvis en ansatt i organisasjonen bruker en offisiell bil, mens det ikke er noen veikanter og andre støttedokumenter, vil en slik person ha en økonomisk fordel i det beløpet det anslås til. Denne typen inntekter er underlagt personlig inntektsskatt når du bruker en firmabil til personlige formål.
I tillegg til embetsmannens forklaringer, blir det klart at tilbudet om en bil ved fullmektig ikke har en eieroverføring, og denne bilen kan ikke anses som en bobestyrer. I samsvar med artikkel 185 i den russiske føderasjonens sivilkode, er fullmakten en skriftlig oppgave som utstedes av en person til en annen for representasjon for en tredjepart.
Erstatningsutbetaling i henhold til en arbeidsavtale for drift av eget kjøretøy, som blir gitt den ansatte for styring ved fullmektig, beskattes heller ikke. Det må huskes at sjåføren er ansvarlig for å bruke firmabilen til personlige formål.
Oppgjør i henhold til en leiebilkontrakt med en sjåfør kan ikke tas som kompensasjonsutbetaling til en ansatt som har fått fullmakt til å kjøre kjøretøy.Dermed er emnet for forsikringspremier for ekstrabudsjettmidler fraværende.
Når trengs det en rutepost?
Mange regnskapsførere stiller spørsmålet: “Kreves det en rutepost for kompensasjonsutbetalinger for drift av mitt eget kjøretøy?”. Samtidig vet alle at et slikt ark tvinger deg til å fylle ut føderal lov "Charter of Road Transport and Urban Land Electric Transport", som forbyr transport av bagasje, last, passasjerer med offentlig transport (busser, trolleybusser, trikker), biler og lastebiler uten en ordentlig frakt transport, som for å bruke en firmabil til personlige formål. Veiposten er inkludert i listen over nødvendige dokumenter for drift av en bil som eies av en juridisk enhet.
Hva forteller transportloven oss om dette? Institusjoner og foretak som bruker kjøretøy for å frakte passasjerer og varer vil ikke klare seg uten en kupong. Hvis bilen betjenes av en person etter eget behov, er det ikke nødvendig å tegne et slikt ark, slik det antas i de ovennevnte normative handlingene for juridiske personer og gründere som bruker kjøretøy.
Veikort når du bruker en ansattes personbil
En lignende oppfatning dannes angående bruk av en ansatt av en personlig bil til offisielle formål. Men her er behovet for utførelse det diktert ikke av reglene i transportlovgivningen, men av normene for arbeids- og avgiftslovgivning, som forplikter å bekrefte den offisielle driften av den ansattes eget kjøretøy. For å bekrefte avfallet ved kjøp av drivstoff og smøremidler til behovene for generelt produksjonsarbeid, trenger vi en riktig forberedt sendepost, som indikerer det faktiske drivstofforbruket. Informasjon som ikke tillater kontroll av kostnadene for drivstoff og smøremidler da generell produksjon kan spille inn i kontrollørene.
I sammendraget skal følgende bemerkes. For at betalingene for drift av ansattes eget kjøretøy skal være kompenserende, er det nødvendig å følge fremgangsmåten for bruk av personbil til offisielle formål:
- Driften av bilen er relatert til oppfyllelsen av arbeidsforpliktelsene.
- Kompensasjonsutbetalinger skal utstedes på bakgrunn av en ordre fra arbeidsgiveren. Mengden av refusjon av de angitte kostnadene er forpliktet til å dekke økonomisk begrunnede utgifter.
Hvis ikke disse reglene overholdes, er det verdt å signere en avtale eller en avtale med den ansatte om bruk av en personlig bil til offisielle formål med sjåføren og ta hensyn til alle skatter og avgifter.