Før du samler en melding, må du huske hvordan etiketten til et forretningsbrev og et personlig brev er forskjellig. Det viktigste er å observere nivået av selvtillit i presentasjonen av det valgte emnet. Det er mer sannsynlig at adressaten er gjennomsyret av dette eller det problemet og vil prøve å bli involvert i å løse spørsmålene som stilles hvis han føler live kommunikasjon i brevet. Det er grunnen til at de som kjenner moderne etikette av virksomhetsskriving ikke tar med teksten slike anakronismer, for eksempel "fortsetter fra faktum", "du bør" eller enda mer glemt "Jeg informerer deg herved".
Fremtredende funksjoner
Den forretningsmessige orienteringen og den klare definisjonen av målet, konsistensen i uttalelsen av fakta, detaljene i forslag og forespørsler og informasjonsinnholdet i meldinger om handlinger og gjerninger er bevart. Forretningsbrev begynte å bli samlet på en mer avslappet måte, men de skaffet seg ikke åpne emosjonelle uttrykk, kjennemerker og sammenligninger fra funksjonene i personlig korrespondanse; den gamle etiketten med forretningsskriving fremdeles hersker her. Og bare fordi formålet med en slik melding, som før, er å sende inn et forslag, som et spesifikt svar nødvendigvis må følge, bør påvirkningen fra forfatteren av et forretningsbrev være veldig stor, siden det motiverer adressaten til handlinger av en spesifikk art. Teksten er dessuten samlet på en slik måte at forfatterens synspunkt ikke representerer sin egen holdning til problemet, men gjensidig fordelaktige interesser i løsningen.
Etiketten til et forretningsbrev foreskriver ikke å bruke pronomenet "jeg", slik det er vanlig i personlig korrespondanse, men vektlegging av et annet pronomen - "du" er også passende her. Hvis en forretningsmelding er skrevet uten feil, skrevet ut nøyaktig, blir teksten plassert i samsvar med alle regler og eksisterende krav, og derfor er den ikke bare lett å lese, men også med glede, vil korrespondansen sikkert ha en fortsettelse. Selv om det i dag veldig ofte er nødvendig å dechiffrere finurlige vridde fraser, lete etter emnet og predikatet for å komme til bunns i betydningen. Reglene for virksomhetsskriving endres veldig raskt nå. For en god tone var det å skrive for hånd. Da var det mulig å være sikker på at meldingen ikke ble laget under karbonkopi. Hvor mye personlighet som kunne sees i denne meldingen, og respekt ble alltid lagt til forholdet mellom adressaten og forfatteren. Det er synd at denne skikken er helt utdatert, og nesten alle brev er nå blitt elektroniske.
Moderne regler
Et forretningsbrev, hvorav en prøve vil bli presentert nedenfor, representerer korrespondansen med en moderne sivilisert handling. I dag er det ikke mindre forskjellige regler som må følges. Skjønt, sammenlignet med det offisielle språket som eksisterte i landet for femti år siden, virker disse reglene mer som nyanser eller spesielle finesser. Først av alt, som reglene for forretningsskriving tilsier, må du bruke en hilsen på den personlige adressen til adressaten din før teksten begynner. Selv om selskaper og eventuelle ikke-så-små organisasjoner nå har en intern forbindelse av ISQ-formatet, der svaret følger spørsmålet, er ikke spørsmålet etter svaret og i denne raske korrespondansen adressering med navn ikke nødvendig hver gang. Riktig utførelse av et forretningsbrev innebærer imidlertid et individuelt fokus, og derfor er personlig appell nødvendig.
Emnet for brevet i moderne korrespondanse er vanligvis plassert i et eget felt, og det må fylles ut tilstrekkelig, det vil si i henhold til innholdet.Formater emnet på brevet riktig - få halve suksessen, fordi dette er det første adressaten ser. Den nøyaktige ordlyden vil hjelpe ham til å finjustere på riktig måte og oppfatte den mottatte informasjonen raskt og i sin helhet. Og du må definitivt informere mottakeren om å få svaret hans - dette er en god tone, viser respekt til kolleger og samarbeidspartnere, dette ble gjort for hundre og to hundre år siden, og da hadde du ingen hastverk med å leve og visste nøyaktig hvordan du skulle skrive et forretningsbrev. I dag må du svare raskt på meldingen, noe som hjelper e-post - kommunikasjon skjer veldig raskt. Hvis du ikke umiddelbart kan svare, må du fremdeles sende en melding om mottak av svar, der du angir tidspunktet for neste kommunikasjonsøkt.
Tid og sted
Det må huskes at psykologisk sett er grensen for responsen i tid i dens kritiske verdi førtiåtte timer. Dette er hvis det ikke er noen telefonsvarerfunksjon. Når det har gått to dager, er adressaten allerede full av tillit til at brevet hans ble forlatt uten tilsyn eller i beste fall tapt. Reglene i forretningsbrevet inneholder dette poenget: Forsink aldri svaret, fordi dette er et uunnværlig tap av klienten, og partneren vil begynne å bekymre seg og tenke på å bryte opp alle slags relasjoner. I alle fall er dette et grovt brudd på forretningskorrespondansen. Hvis du trenger å sende den samme informasjonen, kan du ganske enkelt utvide adresselisten. Å sette alle adresser i et “til” -felt reduserer leveringstiden kraftig, og åpenhet opprettholdes i partnerskap: hver person som mottar brevet, ser listen dannet.
Et stort løfte om å fortsette partnerskap er den høflige uttrykket "takk på forhånd." Som det står skrevet i et forretningsbrev og i hvilken del det er plassert - bestemmer alle selv. Adressaten bør selvfølgelig se den etter at informasjonen allerede er innhentet og impulsen til å handle. På slutten av brevet, foran kontaktblokken, er det beste stedet for denne frasen. Forresten, om kontaktinformasjon: det skal være i hvert brev, ikke bare i det første. Forfatterens telefonnumre, posisjon og alt annet kan ikke tvinges til å lete. Å lage et forretningsbrev avhenger ikke av korrespondansens varighet. Regler må alltid følges. Og for ikke å gjette om mottakeren mottok brevet, er det en forespørselsfunksjon. Bare i dette tilfellet kan du være sikker på at den blir lest. Korrespondansehistorikk må bevares, du kan ikke skrive et svar med en ny melding. Når du sender hele kommunikasjonstapen for å løse et bestemt problem, er det imidlertid nødvendig å huske ikke bare underordning, men også konfidensialitet. Hvis personlig informasjon er til stede i korrespondansen, må den slettes før den leses av tredjepart.
Det første alternativet og introduksjonen
Hvordan skrive et forretningsbrev slik at adressaten umiddelbart blir interessert i denne meldingen, og interessen hans ikke blekner før slutten av lesningen? Det er tre punkter som er nesten magiske for de som bruker dem. For det første er dette et tema som en person ser før han åpner en e-post. Det avhenger av henne om dette vil skje, om adressaten ønsker å gjøre seg kjent med meldingen. Det andre punktet er den første innledende frasen, som setter personen til å lese. Og selvfølgelig er avslutningen viktig. Uttrykket "takk på forhånd" fungerer veldig bra. Som skrevet i et forretningsbrev, er avslutningen det viktigste øyeblikket, det er et enormt antall alternativer for de endelige setningene, det viktigste er å velge riktig tone. Fra det demokratiske "Hva sier du?" til den offisielle "Hva er din mening om dette problemet?"
La oss prøve å analysere detaljprøverbrevet i detalj.
Alternativ 1
Emne: Forretningsbrev
Dato: 02. juni, fredag
fra: Ivan Petrov
til: Anna Sidorova
Hei, hei!
Vi inviterer til intervju med arbeidsgivere 12. juni klokka 14.00. Siden det vil være andre søkere, og arbeidsgiverne har planlagt å holde et møte i bare to timer, er det bedre å ikke komme for sent.
Vennlig hilsen,
Ivan Petrov.
Det andre alternativet og etterordet
Emne: Forretningsbrev. Møte med arbeidsgivere
Dato: 02. juni, fredag
fra: Ivan Petrov
til: Anna Sidorova
Hei, hei!
Vi vurderte CVen nøye og inviterer deg til et intervju med arbeidsgivere 12. juni klokka 14.00. Siden andre søkere også vil bli intervjuet, og arbeidsgivere planlegger å holde et møte i bare to timer, er det bedre å ikke komme for sent. Og vær snill, spesifiser i svaret om du vil komme, og advare også på forhånd hvis du ikke kan besøke oss på dette tidspunktet.
Vennlig hilsen,
Ivan Petrov.
Her er et typisk forretningsbrev om et møte, og i henhold til de to alternativene som presenteres, blir det umiddelbart klart hvem av dem som er mer effektive. I den andre varianten blir adressatens oppmerksomhet vendt til emnet i brevet, og han forstår umiddelbart hva som vil bli diskutert. I tillegg vil han lett finne dette brevet på ti dager, på møtetidspunktet, ganske enkelt ved å se på temaet, selv om han mottar femti til hundre brev daglig. Motivet identifiserer meldingen perfekt. Det vil si at dette brevet nettopp handler om møtet, og ikke om dokumenter, ikke om betalinger, ikke om kunder og lignende - alt er tydelig indikert. Den innledende frasen spesifiserer situasjonen litt, og legger gjensidig respekt til samtalepartnerne: den første respekterte og skrev "nøye vurdert", pluss resultatet - et intervju, og det andre skal være takknemlig for dette. Det inneholder også grunnen til brevet. Den siste setningen forplikter adressaten til å skrive et svar.
Forretningsstilling
De generelle reglene for skriving av forretningsbrev gjelder enhver korrespondanse, det være seg et brev der det forhandles et møte, eller dette er et avslagsbrev til en mislykket partner. Strukturen er nesten alltid den samme, den kan ganske enkelt huskes, men innholdet preger forfatteren, og i hans person selskapet som han representerer som en sivilisert, korrekt og kompetent samtalepartner. Korrespondanse er veldig ofte et følelsesmessig kostbart og sammensatt arbeid, siden kommunikasjon på elektronisk måte har blitt en av de viktigste og i prinsippet en integrert del av en virksomhets personers arbeid.
De skriver til kolleger om arbeid, de skriver til ledelse, forretningspartnere og klienter. De skriver til folk som er velkjente og til de som muligens aldri vil måtte se noe. Det er i utgangspunktet ingen krav til å samle forretningsbrev etter en enkelt modell, lærebøker er ikke skrevet ennå, men etikken for forretningskommunikasjon har allerede utviklet seg, siden det nettopp er dette som er motoren for vellykket virksomhet. Et forretningsbrev er et visittkort fra et selskap som gjenspeiler den offisielle posisjonen. Det avhenger av korrespondansen om samarbeidet vil være komfortabelt og produktivt, og om det i det hele tatt vil skje. Derfor er det å følge reglene for god væremåte i hver melding nøkkelen til suksess.
Forretningskorrespondanse
Reglene og normene for forretningskorrespondanse elektronisk er nøyaktig de samme som næringslivet opererer i noen av sine interaksjoner - dette er telefonsamtaler, forhandlinger og lignende. Det er flere særtrekk som setter elektronisk korrespondanse på lik linje med de lenge etablerte måtene for forretningskommunikasjon, og fremfor alt - dette er tidens imperativ. Prinsippene forblir imidlertid de samme og avhenger overhode ikke av hvordan forretningskorrespondansen blir ført - enten det er et elektronisk brev eller på papir.
1. Motstandere må gjensidig respektere både individets og forretningsposisjonen til hverandre.
2. Motstandere er alltid oppmerksomme på hverandres forretningsinteresser.
3. Taushetsplikt blir alltid respektert.
4. Utveksling av informasjon må være ledsaget av punktlighet.
Overholdes disse prinsippene hvis emnefeltet ikke er designet eller ikke er tydelig og riktig formatert? Nei. Avsenderen setter ikke pris på adressatens tid, og han utfører ikke oppgaven sin raskt nok. En klient eller partner om et spesifikt emne vil øyeblikkelig sette pris på innholdet i meldingen og prioriteten til lesing. Det er også viktig å vite hvordan du starter et forretningsbrev. Dette er en personlig hilsen. Dette avgjør samtalepartnerenes tillit, gir et visst personlig fokus. Å ignorere navnet på mottakeren er uakseptabelt fordi det anses som feil.
adressering
Her skal alt være gjennomtenkt til minste detalj. Felt "Til", "Kopier" eller - enda viktigere "" Bcc "er de viktigste verktøyene for etisk kommunikasjon og dens effektivitet. Det moderne forretningsmiljøet har allerede utviklet de grunnleggende grunnleggende grunnlagene for bruken av disse feltene. Hvis navnet ligger direkte i "til" -feltet, må adressaten svare på dette brevet, avsenderen av dette svaret venter, fordi brevet sannsynligvis stilte spørsmål. Hvis det er flere navn i samme felt, betyr dette at avsenderen vil motta svar fra hver mottaker. Hvis navnet ligger i "Copy" -feltet, er det ikke nødvendig å svare, bare avsenderen trenger at du er oppdatert. Imidlertid, hvis materialet i brevet er interessert og får deg til å delta i korrespondansen, trenger du en spesiell frase i begynnelsen, som vil tjene som et tegn på god smak. Eksempler på uttrykk for et forretningsbrev hvis adressatens navn vises i "kopien" -feltet: "La meg også snakke om dette problemet ...", "La meg være med i diskusjonen ..." eller, mer demokratisk, "Beklager å blande meg ...".
Etikette indikerer spesielt subtil situasjonen når adressatenes navn er i feltet "Bcc." I dette tilfellet er forretningsetikk mer sårbar enn noen gang, siden dette oppleves som et instrument for hemmelig informasjon og kontroll. Ingen ser disse mottakerne. Og de ser alle og alt. Mange selskaper i bedriftskorrespondanse forbyr dette verktøyet fordi de er nøye med forretningsetikk. Den eneste gangen dette er tillatt er gjennom masseinvitasjoner (jubileum, firmaarrangement, viktig møte eller forhandlinger), i så fall vil varene gå til mange adresser, men ingen mottaker vil se andres e-postadresse. Mottakere fra Bcc-feltet inngår naturligvis aldri korrespondanse.
informasjonsinnhold
Format, struktur, volum, språk - alt dette gjelder riktig arbeid med informasjon. Det særegne og arten av innleveringen er også et verktøy, en indikator på ønsket om å korrespondere og evnen til å komponere en kompetent tekst til brevet - respektfullt og så korrekt som mulig med hensyn til adressaten. Teksten oppfattes best i volumet som passer på en skjerm, det vil si A4-arkformat. Vedlegg som sendes med et brev, bør ikke overstige tre megabyte, fordi de kanskje ikke går glipp av mottakerens postserver. Filer som sendes vil ikke forårsake problemer for mottakeren hvis universelle rar- eller zip-kodinger brukes. Teksten til svaret skal plasseres øverst, og ikke nederst, det vil si i begynnelsen av brevet, noe som vil redde mottakeren fra søk.
Svaret, som allerede nevnt ovenfor, kan ikke skrives som et nytt brev. Du må lagre korrespondansehistorikken slik at adressaten ikke ser etter den opprinnelige meldingen. Språket i virksomhetsskriving skal være så enkelt og forståelig som mulig, med et minimum av bruk av interne bedrifts-, profesjonelle ordforråd, slang, engelskisme, akronymer og forkortelser. Imidlertid er det mulig å anvende alt dette i selskapet under korrespondanse, siden både effektivitet og kommunikasjonshastighet på denne måten økes betydelig, og derfor anses det som akseptabelt og fullstendig etisk. Intern korrespondanse består vanligvis av forkortelser og slang består nesten fullstendig. Men i kommunikasjon med eksterne partnere eller forretningsklienter, oppstår slike saker nesten aldri.
Litt om vilkår
Noen ganger er det umulig å gjøre uten terminologi, spesielt i spesialiserte selskaper. Et annet spørsmål er at de nødvendige ordene som er introdusert i forretningssammenheng, må forklares, og samtalepartneren må læres hvordan man bruker dem. For eksempel ønsker en klient å annonsere produktene sine på Internett, og en leder som selger disse tjenestene skriver uttrykk som er helt uforståelige for en utenforstående med slike vendinger som "nøkkelord", "kontekstbanner" og så videre. Du kan imidlertid ikke klare deg uten dem, og derfor må du trene klienten.
