Å være et nødvendig og viktig dokument, kan en arbeidsbok bekrefte ikke bare en persons arbeidserfaring, men også bidra til å beregne fremtidig pensjon riktig. Dessverre er det situasjoner der ansettelsesformen kan bli skadet eller mistet. Da må du raskt lage en duplisert arbeidsbok. Hvorfor trenger vi dette, vil vi vurdere nærmere.
Konseptet
Under arbeidsboken forstås et individuelt dokument som kan bekrefte informasjon om ansettelse (forutsatt at den er offisiell) og arbeidserfaring. Alle data blir presentert med forbehold om art. 66 i den russiske føderasjonens arbeidskode.
Arbeidsboken inneholder følgende data:
- Personopplysninger.
- Informasjon om utført arbeid.
- Data om overføringer, avskjedigelser og priser.
- Informasjon om dokumentene som er grunnlaget for oppføringer i arbeidskraften.
En prøve av en duplisert arbeidsbok må sammenfalle helt med originalen og inkludere all informasjonen som ble indikert i den første kopien. Unntaket er fakta da postene ble utfordret i retten eller informasjonen gikk tapt og ikke kan gjenopprettes.
I hvilke tilfeller de utsteder
En duplikatarbeidsbok utstedes bare når bruken av originalen blir umulig. Slike saker inkluderer:
- tap av et dokument av en ansatt;
- tap av et dokument av en arbeidsgiver;
- skade på skjemaet;
- legge inn feil informasjon angående avskjed eller overføring.
Hver av disse sakene har sine egne egenskaper.
I tilfelle når det ikke er originalarbeid, utstedes en duplikat til arbeidstakeren. For å gjøre dette, må han skrive en forespørsel om å utarbeide et nytt dokument, betale for en ny form (hvis arbeidskraften går tapt eller blir skadet på grunn av feilen til den ansatte). Noen ganger kan et tap merkes ikke umiddelbart, men etter en tid: etter å ha blitt sparket fra en tidligere jobb og når du plasserer på et nytt sted.
Og hva hvis den forrige arbeidsgiveren ikke vil lage en duplikat på grunn av oppsigelsesbegrensningen? Siden det ikke er lovbestemmelser for hvor lenge det er mulig å søke om duplikatdokumenter på stedet for gammelt arbeid, må den tidligere ansatte insistere på utstedelse av dokumentet hvis den opprinnelige arbeidskraften har blitt ubrukelig. Eller gå til retten.
Utstedelse av en duplikatarbeidsbok skjer bare på forespørsel. Det skal være et notat på tittelsiden om at dette er en duplikat. For å gjenopprette informasjon, må en innbygger presentere dokumenter som bekrefter personopplysninger og sikre ansiennitet.
Hvis arbeidstakeren går tapt av arbeidsgiveren, kan en spesiell kommisjon bekrefte tjenestens lengde. Medlemmer av kommisjonen må sende inn dokumenter eller kopier som bekrefter informasjon om fordypning og stedene hvor den ansatte jobbet. Hvis det ikke er slike dokumenter, utarbeider kommisjonen en handling etter vitneforklaringer fra vitner som har pålitelig informasjon om arbeidstakeraktiviteten til denne ansatte.
registrering
Registrering av en duplikatarbeidsbok (en prøve er presentert nedenfor) skjer i tilfeller der en borger hadde offisiell ansettelse og ikke spiller noen rolle her, skjemaet går tapt eller blir skadet.
Duplikatet har samme yursila som originaldokumentet. Duplikater kan utstedes direkte av sjefen selv eller av en person som er autorisert til det. I de fleste tilfeller er dette en personellansvarlig, regnskapsfører eller sekretær. Alle dokumenter som blir presentert for skjemaet for påmelding igjen, må leveres av den ansatte.Men selv til tross for dette, er selskapet forpliktet til å hjelpe den ansatte på alle mulige måter å skaffe dem (hvis omstendighetene krever det).
Utstedelsespris
Gitt normene for å opprettholde og lagre arbeidskraft, må en innbygger informere sjefen for sin siste jobb om tapet av skjemaet. I dette tilfellet er sjefen forpliktet til å utstede en duplikat av arbeidsboken senest 15 dager fra datoen for skriving av den aktuelle søknaden.
I henhold til reglene som er fastsatt ved lov, kan en organisasjon kreve en ansatt et gebyr for en ansettelsesform. Betaling tas ikke hvis:
- tap av dokumenter skjedde av arbeidsgiver på grunn av uforutsette omstendigheter;
- tittelen ble feil fylt;
- skade på dokumentet skjedde på grunn av feil av den ansatte.
Dermed kan selskapet ta en økonomisk belønning for en duplikat hvis tapet av boken eller dens skade oppsto på grunn av feilen til den kontaktende personen.
En duplikatarbeidsbok (et eksempel på utforming av skjemaet) presenteres i artikkelen.
Trinnvise instruksjoner
La oss se nærmere på trinnvise instruksjoner for hvordan du kan få en duplikatarbeidsbok. Hvordan man utarbeider et gjentatt dokument og en klar prosedyre er foreskrevet i arbeidslovgivningen. Hva du trenger å gjøre:
- En borger som har mistet dokumentet, må skrive en uttalelse til organisasjonen, som regnes som det siste stedet for offisiell ansettelse.
- Foretaket på den innsendte søknaden er forpliktet til å samle inn nødvendig informasjon om ansiennitet til borgeren.
- En ordre er signert (en duplisert arbeidsbok kan bare utstedes på grunnlag av en ordre).
- Arbeidet må utføres under hensyntagen til visse regler: informasjon må legges inn i samsvar med originalen.
- Informasjon om duplikatet skal legges inn i bokføringsboka.
- Etter å ha mottatt det ferdige dokumentet, må innbyggeren signere det i en spesiell journal.
Nødvendig dokumentasjon
For å få en duplikat av arbeidskraft, må du samle et antall dokumenter som bekrefter ansienniteten til en innbygger. Hvis ikke, kan selskapet sende en forespørsel til FIU.
I tilfelle massetap av dokumenter, bør virksomhetsledelsen opprette en kommisjon som har til oppgave å finne ut om arbeidet ble utført, tjenestens lengde gjennom henvendelser og databehandling.
Det første en innbygger trenger å gjøre er å skrive en uttalelse som skal oppgi:
- årsaken til mangelen på en form;
- forespørsel om duplikat;
- dato for skriving og signatur.
Søknaden kan skrives både for hånd og skrives ut. De fleste selskaper kan ha ferdige søknadsskjemaer.
Hvordan lage en duplisert arbeidsbok? Et eksempel på søknadsskjema vil fortelle deg de viktigste nyansene.
Etter at søknaden er vurdert, forbereder sjefen en ordre om å utarbeide en duplikat. Ordren skal indikere:
- dokumentnummer;
- hovedoppgaver som skaper grunnlag for utstedelse av et dokument;
- selve dokumentet publiseres kun skriftlig;
- Før påkrevelsen av signaturen til personen, må ordren sendes ham til vurdering.
Hvis kravene ovenfor ikke blir oppfylt, anses det utstedte dokumentet som ugyldig.
For å bekrefte arbeidsopplevelsen, dokumenter som:
- personlig ansattes fil
- ordre om innleggelse, avskjed, overføring;
- sertifikater;
- arbeidsavtaler;
- oppgjørsbok.
Angi informasjon
Hvordan utgis en duplikatarbeidsbok? Først av alt må du starte med å fylle ut det første arket, som bare skal inneholde relevant informasjon. Slik informasjon inkluderer:
- fullstendige detaljer om den ansatte;
- fødselsdato;
- type utdanning og tilgjengeligheten;
- yrke eller spesialitet.
Påliteligheten til de listede dataene må bekreftes av dokumenter. Derfor må en innbygger presentere et pass og et dokument om utdanning. Det første arket inneholder også signaturen til den ansatte som mottar duplikatet, og den ansvarlige, samt selskapets stempel.
I ansettelsesformen må du deretter angi antall arbeidserfaringer. For å gjøre dette, i den tredje kolonnen, i informasjonen om arbeidet, blir det laget en oppføring om den generelle opplevelsen. Slik informasjon er ikke sertifisert med stempel og signatur.
Følgende kolonner er fullført i rekkefølge: da den ansatte gikk inn i jobben, informasjon om hans stilling og organisasjon, grunnlag for oppsigelse eller overføring.
Duplikatet skal kun gjenspeile informasjon som kan dokumenteres. Ingen annen informasjon legges inn.
Alle oppføringer er laget i blå eller svart lime. Ikke tillatte feil, blots, forkortelser.
I det gjenutgitte dokumentet i øverste høyre hjørne på forsiden skal skrives "Duplicate".
Tidspunktet
Som nevnt tidligere begynner prosessen med å behandle et gjentatt dokument med innsending av en søknad. Lovverket tar 15 dager å fylle ut en duplisert arbeidsbok. Det er i løpet av denne tiden det må gis en duplikat til den ansatte. Den samme regelen gjelder tidligere ansatte. Arbeidsretten gir heller ikke bestemmelser om foreldelsesfrister for å søke om duplikatarbeid.
Viktige poeng
Det er situasjoner når lederen utstedte en duplikat av arbeidskraft, og den ansatte finner originalen. I slike tilfeller kan bare ett dokument ha en formell status, som sist ble registrert i regnskapsjournalen. Derfor er dette en duplikat.
Originalen kan legges igjen i tilfelle du trenger offisiell bekreftelse på ansiennitet i noen myndigheter.
Utlevering etter oppsigelse
Hvordan duplisere arbeidsboken hvis den ansatte allerede har sluttet? Lovgivningen åpner for at arbeidsgiveren ikke kan nekte en innbygger bare med den begrunnelse at han ikke lenger jobber i denne organisasjonen eller ikke er i stand til å gi informasjon om arbeidsplasser etter oppsigelse.
Selskapet må utstede en duplikat av dokumentet på grunnlag av søknaden. At en borger må gi informasjon om aktivitetene han utførte etter oppsigelsen, ble heller ikke indikert noe sted. Duplikatet må utstedes på generelt grunnlag.
Dokumentregnskap
Etter at det gjentatte dokumentet er fylt ut, blir informasjon om det ført inn i en spesiell regnskapsjournal. På grunn av det faktum at duplikatdokumentet har samme juridiske struktur som originalen, må reglene for vedlikehold, lagring og regnskap være passende. Den eneste forskjellen er merknaden at dette er en duplikat.
En arbeidsbokskjema anses som et viktig dokument som bekrefter ikke bare personens arbeidsaktivitet gjennom hele livet, men også som en garanti for hans videre pensjonsopptjening.
Og til tross for at loven gir bestemmelser om utstedelse av duplikater for tapte eller ødelagte originaler, er det bedre å være mer forsiktig og nøye med å håndtere din egen arbeidsbok. Innsamling av informasjon og nødvendig informasjon tar faktisk mye tid, og noe informasjon kan gå tapt helt. Derfor må du behandle denne typen dokumenter nøye, overvåke vedlikehold og lagring.