Seperti dalam bidang perniagaan lain, pakar perolehan memberi kelebihan ke atas seorang usahawan atau pemilik perniagaan kecil, yang mendapati ini sebagai perniagaan berkembang. Walaupun para pakar berhujah untuk mengurangkan kos, membangunkan pasaran baru dan meminimumkan risiko, pembelian mungkin kelihatan menakutkan kepada pemilik perniagaan kecil. Ramai usahawan tidak biasa dengan topik-topik ini dan menyedari kesan perolehan yang lebih lambat daripada yang sepatutnya.
Syarikat dengan pasukan perolehan yang berkesan sering melakukan perniagaan yang hebat dan menikmati kejayaan pelanggan tetap.
Untuk semua titik, pertimbangkan semua proses asas yang diperlukan oleh perolehan moden. Ini akan memberi anda kejelasan mengenai fungsi teras yang membentuk sebahagian besar tanggungjawab perolehan. Anda perlu mencari semua ini dalam mana-mana platform perolehan yang kompeten.
Memeriksa Keperluan dan Stok
Sebelum memulakan kitaran perolehan sebelum pembayaran, adalah perlu untuk menentukan keperluan produk atau perkhidmatan. Dalam konteks perniagaan kecil, kunci menilai kesahihan keperluan. Oleh kerana pakar perolehan akan memberitahu anda, periksa ketersediaan produk / bahan tertentu dalam "saham" anda. Tekankan untuk diri sendiri apa yang anda hilang, dan dari ini sudah memadamkan titik-titik yang kelihatannya tidak bermakna kepada anda. Beri keutamaan kepada pembelian yang paling nyata dan berkesan, sehingga kemudian semua ini dibenarkan. Sangat penting untuk anda menyemak keperluan anda dan menyemak semula ketersediaan anda sebelum beralih ke langkah seterusnya: meningkatkan permintaan pembelian anda.
Naikkan permintaan pembelian
Di sini, ahli pasukan atau pasukan yang memerlukan produk / perkhidmatan tertentu akan menghantar permintaan. Ini boleh menjadi borang kertas, bentuk elektronik atau permintaan lisan melalui telefon. Sekiranya anda bermula, gunakan borang elektronik untuk membantu menyimpan dan berkomunikasi. Memastikan permintaan hanya berlaku selepas keperluan pentadbiran tertentu dipenuhi. Ini adalah satu kaedah yang akan membantu anda memastikan hanya permintaan sah yang dilaksanakan. Seperti yang ditunjukkan oleh amalan, ini adalah kaedah ini pada mulanya yang memainkan peranan yang besar, kerana ia mendedahkan anda sebagai seorang usahawan kepada pembekal dari sisi terbaik. Ikut peraturan dan peraturan yang jelas dalam proses permohonan, dan kemudian perniagaan anda akan mula berkembang sebagaimana mestinya.
Pengurusan Permintaan Pembelian
Mulakan dengan memberikan tanggungjawab utama untuk meluluskan permintaan pembelian. Seseorang dari jabatan kewangan atau jabatan perolehan menganggap setiap permintaan pembelian dan sama ada meluluskannya dan mengeluarkan pesanan pembelian, atau menghantarnya semula kepada pelanggan yang menunjukkan sebab penolakan itu. Setelah pesanan telah diluluskan bagi pihak syarikat anda, disarankan agar anda melakukan pemeriksaan belanjawan. Lakukan ini sebelum mengemukakan sebarang pertanyaan atau tawaran (RFP, RFQ) seperti yang diperlukan. Ini penting kerana sering terjadi bahawa kami memerintahkan segala yang sepatutnya diperlukan, dan kemudian kami tidak dapat membayar pesanan itu. Mendapatkan hutang kedua-duanya pada mulanya dan pada puncak meningkatkan perniagaan adalah dasar yang buruk. Lakukan semuanya berdasarkan kewangan.
Tip lain: anda boleh mendapatkan sekitar ini jika pembelian pukal mungkin. Ini paling sesuai untuk pembelian barang atau perkhidmatan bernilai rendah, satu kali pembelian unik atau pembelian tanpa undian kategori tertentu.
Rundingan dan kelulusan pesanan
Selepas anda menyerahkan pesanan pembelian kepada pembekal anda, mereka boleh meluluskannya, menolak atau memulakan rundingan.Pada ketika ini, anda boleh membincangkan pemboleh ubah seperti jadual penghantaran, barang alternatif, harga, dan cara pengangkutan. Sila ambil perhatian bahawa perjanjian itu adalah kontrak yang mengikat secara sah. Selepas penjual menandatangani satu, mereka dikehendaki oleh undang-undang untuk menyediakan perkhidmatan atau barangan tersenarai mengikut jadual yang ditetapkan pada harga yang dinyatakan.
Menerima barangan dan / atau produk
Penjual anda menghantar anda barangan atau menyediakan perkhidmatan dan memperkenalkan anda kepada dokumen penting mengenai penerimaan barang. Anda menandatanganinya sebaik sahaja anda mengesahkan bahawa produk yang diminta (atau perkhidmatan yang disediakan) adalah dalam rangka dan berada di gudang anda. Pada ketika ini, anda juga melakukan langkah keselamatan yang disebut pematuhan tripartit, yang bermaksud membandingkan pembelian pesanan, senarai pembungkusan yang datang dengan produk atau perkhidmatan, dan invois vendor. Sebaik sahaja anda memastikan bahawa mereka semua sepadan, maka anda hanya perlu pergi ke pembayaran.
Kerja pejabat dan produktiviti penjual
Selepas anda menyelesaikan semua proses yang membawa dari "perolehan" ke "pembayaran", anda mengambil dua langkah untuk memastikan konsistensi. Yang pertama ialah penyimpanan rekod, dan yang kedua ialah analisis prestasi pembekal. Setelah setiap pembayaran dibuat, daftarkannya untuk rekod tetap, berguna untuk audit, dan apabila anda perlu menerima butiran mengenai perintah kemudian, ini akan membantu anda. Beralih kepada data digital akan membantu anda menyimpan semua data pembelian anda di lokasi terpusat yang mudah diakses.
Kerja-kerja pembekal mungkin satu-satunya kunci untuk pemerolehan yang berkesan. Di sini anda menilai setiap pembekal dengan faktor seperti kualiti barangan yang dihantar atau perkhidmatan yang diberikan, seberapa baik mereka mematuhi jadual penghantaran dan kewajiban kontrak, serta kelajuan tindak balas. Jika anda tidak berpuas hati dengan mana-mana bidang ini, semak ini dengan warna merah. Analisis pengurusan prestasi pembekal membantu anda mengekalkan dan memanjangkan hubungan hanya dengan pembekal yang paling berkesan.
Kesimpulannya
Memahami proses perolehan bermakna membuat pembelian kelas pertama! Usahawan berfikir banyak dan mereka tidak perlu merasa bahawa mereka perlu menjadi pakar perolehan supaya perniagaan mereka berjalan dengan lancar. Cuma bermula dengan asas-asas dan faham bagaimana untuk membuat pembelian yang betul. Sediakan beberapa sistem pembelian automatik supaya anda dapat memastikan bahawa mereka bekerja pada kadar yang sama setiap kali.
Jangan biarkan kekurangan pengetahuan menghalang anda daripada bersaing dengan profesional yang berpengalaman - menguasai asas-asas ini dengan betul dan anda akan mempunyai permulaan yang baik!