Sukar untuk membayangkan perniagaan tanpa mesyuarat atau mesyuarat pengurusan lain dengan pekerja. Semasa mesyuarat tersebut, hubungan dibuat dalam pasukan, maklumat penting dikomunikasikan, dan cadangan dibuat. Mesyuarat tidak selalu menarik atau penting, semuanya lebih positif dilihat oleh semua pekerja. Agar tidak membuang masa pada perhimpunan kosong pekerja, anda harus mengetahui rahsia mesyuarat perniagaan yang berjaya.
Jelas agenda
Mesyuarat perniagaan bukan mesyuarat rahsia, tetapi acara yang dirancang, yang mesti dipersetujui terlebih dahulu dengan semua peserta. Pemimpin atau orang yang mengumpulkan anggota mesyuarat bertanggungjawab untuk agenda tersebut. Ia termasuk data berikut:
- Tarikh dan masa mesyuarat.
- Topik percakapan.
- Senarai penceramah. Jika pemimpin atau penganjur menjemput seseorang untuk memberi ucapan, pembicara perlu diberi amaran terlebih dahulu. Ini akan melegakan rasa malu dan malu dan membolehkan penceramah untuk menyediakan lebih baik supaya tidak membuang masa pendengar lain mengenai maklumat yang tidak perlu atau percubaan untuk menarik kembali data yang diperlukan.
Tip: setiap orang yang bercakap kecuali penganjur perlu mengetahui masa mereka kira-kira. Ini akan membolehkan mereka tidak meninggalkan mesyuarat pada masa yang salah dan tidak menantikan dengan jangkaan. Kesan keseluruhan mesyuarat, di mana semua orang tahu tempat mereka, akan positif bagi kebanyakan peserta.
Tiada pendengar tambahan
Sekiranya tidak ada keinginan untuk melihat wajah yang menguap dan bosan, anda tidak boleh menjemput mereka yang tidak perlu menghadiri mesyuarat. Sudah tentu, ia mungkin ternyata bahawa pertemuan itu benar-benar hanya menarik 5 orang daripada 100. Tetapi dalam kes ini, masih tidak perlu mengundang 50 orang sebagai tambahan, yang hanya akan mengganggu penceramah dan secara mental ingin semua ini berakhir tidak lama lagi.
Petua: anda sentiasa boleh menjemput "kepala terbakar." Ini adalah orang-orang yang berminat dalam projek itu, idea itu dan tidak menolak untuk mengambil bahagian dalam mesyuarat atau menunjukkan aktiviti. Pekerja sedemikian kemudian akan gembira memberitahu seluruh pasukan apa yang dibincangkan di mesyuarat itu dan bagaimana pertemuan itu berlangsung.
Peluang bercakap
Peraturan perhimpunan yang baik berikut dari yang sebelumnya. Mereka yang benar-benar berminat dalam mesyuarat itu tidak keberatan menyatakan pendapat mereka mengenai isu itu atau membuat tawaran.
Tetapi perbincangan kolektif, jika pertemuan itu mempunyai lebih dari 15 orang, boleh menyeret selama 1.5 jam atau lebih. Agar tidak menyinggung perasaan sesiapa pun, anda perlu memberi lantai kepada pemimpin kumpulan atau meminta semua orang untuk mengumpul kepentingan untuk membolehkan beberapa pembesar suara mengumumkan pendapat mereka.
Sekatan Monolog
Penganjur mesyuarat dan pemimpin pasukan tidak sepatutnya membuat mereka yang bosan, sementara mereka menghabiskan berjam-jam mengungkapkan pemikiran, harapan dan keinginan mereka. Masa untuk setiap peserta hendaklah terhad.
Jika perlu membuat keputusan yang lebih baik: untuk membuat pembentangan pendek atau berpanjangan, anda harus memilih pilihan pertama. Jika anda mahu mendengar butiran, pelajar sendiri akan bertanya atau meminta maklumat lain.
Tetapi tidak ada yang lebih buruk apabila persoalan timbul di mata orang-orang yang hadir: "Bilakah semuanya akan berakhir?" Sementara itu, penganjur mesyuarat, seolah-olah tiada apa yang berlaku, memberitahu pendapatnya tentang projek baru itu, tidak memberi perhatian kepada penderitaan pekerja yang letih.
Tugas-tugas yang jelas
Jika mesyuarat itu tidak bersifat semata-mata dalam maklumat, para peserta harus menerima cadangan atau tugasan yang jelas setelah tamat.Jika anda ingin mengambil bahagian dalam projek baru, semua orang harus diberi nama idea, keperluan, tugas dan tarikh akhir untuk pelaksanaannya.
Pengurus yang meminta pekerja memenuhi keperluan, tetapi tidak menetapkan tarikh akhir yang spesifik, hanya kehilangan masa. Tanpa batasan keras, banyak yang melakukan segala-galanya pada masa lalu, dan bukan hanya pekerja yang tidak bertanggungjawab yang harus dipersalahkan.
Kawalan pelaksanaan
Setelah menerima tugas selepas mesyuarat itu, tidak semua pekerja dengan teliti memikulnya. Tetapi jika pemimpin lupa tentang siapa dia telah menetapkan tugas apa, maka mesyuarat itu sia-sia.
Pemantauan secara tetap mengenai pelaksanaan tugas yang diterima semasa pertemuan itu merupakan komponen penting dari proses deliberatif. Susulan mesti menjadi orang yang memberikan arahan. Jika tidak, keperluan akan menjadi pilihan, yang pada akhirnya akan membatalkan faedah mesyuarat perniagaan dalam perniagaan.
Tiada gangguan
Semasa bercakap awam, penceramah tidak boleh diganggu oleh bunyi, objek atau aktiviti luaran. Ia tidak dibenarkan melihat di mana-mana sahaja kecuali untuk teks, skrin monitor persembahan, atau mereka yang mendengar ucapannya.
Adalah dinasihatkan untuk meletakkan telefon bimbit pada mod senyap atau matikan. Ini juga terpakai kepada mereka yang mendengar ucapan: panggilan, SMS dan komunikasi di rangkaian sosial semasa ucapan orang lain adalah tanda bahawa mesyuarat itu membosankan dan tidak membawa maklumat yang berguna. Apabila mesyuarat itu berkesan, tiada siapa yang menghabiskan masa pada alat atau cara lain untuk bersenang-senang.
Tarikh akhir yang pendek
Ia tidak disyorkan untuk mengadakan mesyuarat setiap hari, kerana mesyuarat tersebut boleh membosankan untuk kebanyakan pekerja. Tetapi jika keperluan untuk dikumpulkan ditentukan oleh keunikan perniagaan, anda perlu memberi perhatian khusus pada masa mesyuarat.
Mesyuarat akan menjadi produktif jika ia tidak berlarutan. Maksimum 20 minit sehari cukup untuk menyampaikan maklumat penting dan menguruskan untuk melantik mereka yang bertanggungjawab untuk tugas harian.
Analisis pekerjaan
Pemimpin atau penganjur mesyuarat dinasihatkan untuk merakam proses atau menyimpan kalendar khas, mesyuarat diari. Harus diingat berapa lama mesyuarat berlangsung, perkara utama, tugas dan cadangan.
Ini akan membolehkan anda tidak mengulangi, memegang mesyuarat berikutnya secara produktif dan menghapuskan keperluan untuk mengingati tugas-tugas yang memerlukan pemantauan.