Pemilik perniagaan kecil dan sederhana terpaksa bekerja untuk jangka masa yang lama. Sesetengah usahawan juga bekerja pada hujung minggu. Untuk mengurangkan beban kerja kecemasan, disarankan menggunakan automasi pelbagai proses dan tindakan rutin. Tetapi terdapat beberapa operasi yang terbaik dilakukan secara bebas, supaya tidak menghadapi kerugian.
Ciri-ciri dan kelebihan automasi
Usaha kecil sering memerlukannya, kerana usahawan dan pekerja sering melakukan tindakan rutin dan tidak berguna. Tambahan termasuk hakikat bahawa anda tidak perlu menghabiskan banyak masa dan usaha untuk tindakan mudah dan rutin yang boleh dilakukan secara automatik.
Masa yang dibebaskan boleh digunakan untuk menubuhkan hubungan dengan kontraktor, berkomunikasi dengan saudara-mara atau melaksanakan tugas penting lain yang tidak dapat diautomatikasikan. Oleh itu, kita boleh membezakan beberapa proses perniagaan yang perlu dilakukan secara automatik.
1. Respons kepada e-mel
Setiap syarikat mempunyai e-mel, dan selalunya ia menerima banyak surat yang berbeza dari rakan kongsi, pelanggan atau hanya pelanggan persendirian. Sekitar 25% dari masa pemilik perniagaan membelanjakan e-mel memeriksa dan menulis respons.
Pada masa yang sama, ada kemungkinan untuk mempercepat proses ini, yang mana template digunakan. Ini bukan automasi yang lengkap, tetapi anda boleh mengurangkan jumlah masa yang anda perlu habiskan untuk menulis teks.
2. Mengisi Invois
Perakaunan adalah proses yang kompleks dan memakan masa. Biasanya, seorang akauntan berpengalaman terlibat di dalamnya, tetapi selalunya, usahawan permulaan hanya tidak mempunyai keupayaan kewangan untuk menyewa pakar. Oleh itu, mereka perlu membuat dokumen secara berasingan, yang termasuk jenis invois yang sama.
Untuk kompilasi mereka, adalah wajar untuk menggunakan program komputer khas, yang membolehkan anda mengubah hanya maklumat asas, meninggalkan maklumat lain tidak berubah.
3. Penggajian
Penyusunan mereka adalah pekerjaan yang membosankan, yang harus dilakukan setiap bulan, sejak setiap bulan gaji diberikan kepada karyawan perusahaan. Adalah sukar untuk mengautomasikan penyediaan gaji jika ramai pekerja di syarikat itu masih menerima gaji mereka secara tunai.
Oleh itu, adalah dinasihatkan untuk memindahkan semua pekerja untuk menerima gaji dalam bentuk bukan tunai. Untuk ini, bank dipilih yang menawarkan syarat yang optimum untuk membuka deposit dan kad gaji. Di bawah keadaan sedemikian, dalam mod automatik, dana akan dipindahkan ke akaun pekerja, jadi anda tidak perlu berurusan dengan penyata penyata.
4. Pengurusan tugas
Sekitar 70% masa usahawan dibelanjakan untuk menguruskan pelbagai tugas dalam perniagaannya. Untuk menjimatkan masa dan usaha, disarankan untuk menggunakan perisian khusus. Dengan itu, anda boleh menyelaraskan tindakan antara tugas yang berbeza, menghilangkan tindakan berulang, dan juga sentiasa menyesuaikan senarai tugasan digital.
Program-program sedemikian mengingatkan tentang tindakan-tindakan tertentu yang mesti dilakukan oleh seorang usahawan dalam jangka waktu tertentu. Oleh itu, anda tidak perlu risau tentang hakikat bahawa pemilik syarikat atas pelbagai sebab akan melupakan tugas tertentu.
5. Laporan dan pengisytiharan
Setiap ahli perniagaan membayar cukai atas dasar sistem cukai yang dipilih sebelum ini. Untuk melaporkan kepada Perkhidmatan Cukai Persekutuan, adalah perlu untuk menyediakan dan mengemukakan penyata cukai atau dokumen lain tepat pada masanya. Untuk melakukan ini, anda perlu berpengalaman dalam perakaunan.
Malah proses ini boleh diautomatikkan. Perkhidmatan cukai menawarkan usahawan peluang untuk memuat turun program khas dari laman web rasmi Perkhidmatan Cukai Persekutuan. Hanya maklumat mengenai hasil aktiviti syarikat yang dimasukkan ke dalam program ini, selepas itu pengiraan dilakukan secara automatik. Oleh kerana perisian ini, anda boleh mengurangkan jumlah masa dan usaha yang anda perlu bawa untuk menyusun dokumentasi rasmi.
Tugas apa yang tidak boleh diautomatikasikan?
Walaupun automasi mempunyai banyak kelebihan, masih terdapat beberapa tindakan yang mesti dilaksanakan secara peribadi oleh usahawan. Jika tidak, ahli perniagaan mungkin tidak mengambil kira banyak perkara penting, yang akan membawa kepada kerugian syarikat.
1. Masalah pelanggan
Ketidakpuasan pelanggan dan pelanggan boleh berlaku pada bila-bila masa kerana pelbagai sebab. Berurusan dengan kesukaran dalam mod automatik adalah mustahil, jadi usahawan mesti mengambil bahagian dalam proses ini. Dia mesti membetulkan masalah itu supaya pelanggan yang tidak berpuas hati tidak meninggalkan aduan di Internet.
Apabila menyelesaikan masalah tersebut, penting untuk memberi tumpuan kepada komunikasi peribadi. Jangan gunakan e-mel atau mesej telefon, jadi dianjurkan untuk membuat temujanji dan mengubah minda klien.
2. Adaptasi pelanggan
Pelanggan baru yang tidak pasti akan menasihati kerjasama sentiasa memasuki perniagaan. Oleh itu, adalah penting untuk menggunakan proses perniagaan tertentu yang bertujuan untuk penyesuaian cepat.
Pada peringkat awal interaksi, seorang ahli perniagaan tidak boleh bergantung pada automasi, kerana kemungkinan besar akan kehilangan klien besar. Oleh itu, perhatian peribadi diperlukan untuk mewujudkan hubungan yang kuat.
3. Pengiktirafan pekerja
Kakitangan syarikat adalah sumber yang berharga bagi mana-mana usahawan. Oleh itu, sekiranya seorang ahli perniagaan ingin sentiasa belajar tentang pelbagai pencapaian pakar, maka dia perlu menangani penilaian dan analisis sendiri. Tidak mustahil untuk mengotomatisasi proses ini, kerana jika tidak pekerja mula merasa lebih bebas, yang sering menyebabkan penurunan produktivitas tenaga kerja.
Jika mana-mana pakar mencapai ketinggian dalam kerjayanya, maka usahawan itu harus meraikan kejayaannya dengan memberi anugerah atau hadiah.
4. Proses kreatif
Walaupun automasi meningkatkan produktiviti, ia tidak boleh menggantikan kerja kreatif yang dilakukan oleh orang ramai. Program tidak dapat membiak otak manusia, oleh itu, pelaksanaan dan penciptaan idea-idea kreatif memerlukan penglibatan profesional yang berpengalaman dan berbakat.
Oleh itu, pekerjaan kreatif masih dalam permintaan dan sangat dibayar. Untuk menangani isu-isu penting, pekerja mesti mempunyai pemikiran kritikal dan kemahiran inovatif.
5. Membina hubungan yang kuat dengan rakan sekerja dan pelanggan
Ini hanya mungkin melalui komunikasi peribadi pengusaha dengan wakil syarikat atau pekerja lain. Anda tidak harus mempercayai automasi, jadi disarankan untuk meninggalkan penggunaan email atau sistem lain yang tetap.
Bagi pekerja, anda perlu menggunakan hadiah atau surat terima kasih yang berbeza. Sekiranya terdapat rasa tidak puas hati pada pihak klien, perbualan peribadi harus dijalankan.
Oleh itu, walaupun menggunakan teknologi moden, beberapa proses tidak dapat diautomatikasikan.
Kesimpulannya
Automasi dapat menjimatkan masa dan usaha seorang usahawan, jadi disarankan untuk melaksanakannya dalam kerja syarikat ketika melakukan beberapa operasi rutin.Tetapi ada beberapa proses perniagaan yang memerlukan perhatian peribadi dari seorang ahli perniagaan.