Tāpat kā citās uzņēmējdarbības jomās, iepirkumu speciālisti dod priekšrocības salīdzinājumā ar uzņēmēju vai mazā uzņēmuma īpašnieku, kurš to uzzina, pieaugot biznesam. Kaut arī eksperti strīdas par izmaksu samazināšanu, jaunu tirgu attīstību un risku samazināšanu, mazā uzņēmuma īpašniekam pirkums var šķist diezgan iebiedējošs. Daudzi uzņēmēji nav pazīstami ar šīm tēmām un zina iepirkuma ietekmi vēlāk, nekā vajadzētu.
Uzņēmumi ar efektīvu iepirkumu komandu bieži veic lielisku biznesu un bauda pastāvīgo klientu panākumus.
Lai atzīmētu visus i, apsveriet visus pamatprocesus, ko rada mūsdienu iepirkums. Tas sniegs skaidrību par galvenajām funkcijām, kas veido lielāko daļu iepirkuma pienākumu. Tas viss jums būs jāmeklē jebkurā kompetentā iepirkuma platformā.
Prasību un krājumu pārbaude
Pirms iepirkuma cikla uzsākšanas pirms maksājuma veikšanas ir jānosaka preces vai pakalpojuma nepieciešamība. Maza biznesa kontekstā galvenais ir vajadzību pamatotības novērtēšana. Kā jums pateiks jebkurš iepirkumu speciālists, pārbaudiet noteiktu produktu / materiālu pieejamību jūsu "krājumā". Uzsveriet sev, kas jums pietrūkst, un no tā jau izdzēsiet tos punktus, kas jums šķiet bezjēdzīgi. Dodiet priekšroku reālākajiem un efektīvākajiem pirkumiem, lai vēlāk tas viss būtu pamatots. Pirms pārejat pie nākamās darbības: pirkumu pieprasījumu palielināšanas, ir ļoti svarīgi pārbaudīt savas vajadzības un vēlreiz pārbaudīt pieejamību.
Paaugstiniet pirkuma pieprasījumu
Šeit komanda vai komandas loceklis, kuram nepieciešams noteikts produkts / pakalpojums, nosūtīs pieprasījumu. Tas var būt papīra forma, elektroniska forma vai mutisks pieprasījums pa tālruni. Ja jūs sākat darbu no jauna, izmantojiet elektroniskās veidlapas, lai palīdzētu uzglabāt un sazināties. Pārliecinieties, ka pieprasījumi tiek iesniegti tikai pēc dažu administratīvo prasību izpildes. Šī ir metode, kas palīdzēs nodrošināt, ka tiek izpildīti tikai derīgi pieprasījumi. Kā rāda prakse, tieši šai metodei pašā sākumā ir liela nozīme, jo tā jūs kā uzņēmēju atklāj piegādātājiem no labākās puses. Pieteikšanās procesā ievērojiet skaidros noteikumus un noteikumus, un tad jūsu bizness sāks attīstīties tā, kā vajadzētu.
Pirkuma pieprasījuma pārvaldība
Vispirms piešķiriet galveno atbildību par pirkuma pieprasījumu apstiprināšanu. Kāds no finanšu departamenta vai iepirkuma departamenta izskata katru pirkuma pieprasījumu un vai nu apstiprina, izdod pirkuma pasūtījumu, vai nosūta to atpakaļ klientam, norādot noraidījuma iemeslu. Kad pasūtījums ir apstiprināts jūsu uzņēmuma vārdā, ieteicams veikt budžeta pārbaudi. Dariet to pirms jebkādu pieprasījumu vai piedāvājumu (RFP, RFQ) iesniegšanas pēc nepieciešamības. Tas ir svarīgi, jo bieži notiek, ka mēs pasūtam visu, kas šķita nepieciešams, un tad mēs nevaram samaksāt par pasūtījumu. Nokļūšana parādos gan uzņēmējdarbības uzsākšanas sākumā, gan pīķa laikā ir slikta politika. Dariet visu, pamatojoties uz finansēm.
Vēl viens padoms: varat to apiet, ja ir iespējams veikt lielapjoma pirkumu. Vislabāk tas ir piemērots vienreizējiem, vienreizējiem mazvērtīgu preču vai pakalpojumu pirkumiem vai nepārvaldītiem noteiktas kategorijas pirkumiem.
Sarunas un pasūtījumu apstiprināšana
Pēc pirkuma pasūtījuma iesniegšanas piegādātājam viņš to var apstiprināt, noraidīt vai sākt sarunas.Šajā brīdī jūs varat apspriest mainīgos lielumus, piemēram, piegādes grafikus, alternatīvas preces, cenas un transporta veidu. Lūdzu, ņemiet vērā, ka līgums ir juridiski saistošs līgums. Pēc tam, kad pārdevējs to ir parakstījis, likumā viņiem ir noteikts pienākums sniegt uzskaitītos pakalpojumus vai preces saskaņā ar noteikto grafiku par norādīto cenu.
Preču un / vai produktu saņemšana
Jūsu pārdevējs jums nosūta preces vai sniedz pakalpojumu un iepazīstina jūs ar svarīgu dokumentu par preču saņemšanu. Jūs to parakstāt, tiklīdz esat apstiprinājis, ka pieprasītā prece (vai sniegtie pakalpojumi) ir kārtībā un atrodas jūsu noliktavā. Šajā brīdī jūs veicat arī drošības pasākumu, ko sauc par trīspusēju atbilstību, kas nozīmē, ka tiek salīdzināts pirkuma pasūtījums, iepakojuma saraksts, kas nāk ar produktu vai pakalpojumu, un pārdevēja rēķins. Tiklīdz esat pārliecinājies, ka tie visi sakrīt, tikai tad jums vajadzētu pāriet uz maksājumiem.
Biroja darbs un pārdevēja produktivitāte
Kad esat pabeidzis visus procesus, kas ved no “iepirkuma” uz “samaksu”, veicat divus pasākumus, lai nodrošinātu konsekvenci. Pirmais ir uzskaite, bet otrais ir piegādātāju darbības analīze. Pēc katra maksājuma veikšanas reģistrējiet to pastāvīgam ierakstam, kas ir noderīgs revīzijai, un, kad jums vēlāk būs jāsaņem informācija par pasūtījumu, tas jums palīdzēs. Pāreja uz digitālajiem datiem palīdzēs jums saglabāt visus pirkumu datus viegli pieejamā centralizētā vietā.
Iespējams, ka piegādātāja darbs ir vienīgais efektīvā iepirkuma atslēga. Šeit jūs novērtējat katru piegādātāju pēc tādiem faktoriem kā piegādāto preču vai sniegto pakalpojumu kvalitāte, cik labi viņi ievēro piegādes grafikus un līgumsaistības, kā arī reakcijas ātrums. Ja neesat apmierināts ar kādu no šīm jomām, atzīmējiet to sarkanā krāsā. Piegādātāju darbības vadības analīze palīdz uzturēt un paplašināt attiecības tikai ar visefektīvākajiem piegādātājiem.
Secinājums
Izpratne par iepirkuma procesiem nozīmē pirmās klases pirkumu veikšanu! Uzņēmēji daudz domā, un viņiem nav jājūt, ka viņiem jākļūst par iepirkumu ekspertiem, lai viņu bizness noritētu nevainojami. Sāciet tikai ar pamatiem un saprotiet, kā veikt pareizos pirkumus. Iestatiet dažas automatizētas iepirkumu sistēmas, lai jūs varētu būt pārliecināti, ka tās katru reizi darbojas vienā tempā.
Neļaujiet zināšanu trūkumam liegt jums konkurēt ar pieredzējušiem speciālistiem - pareizi apgūstiet šos pamatus, un jums jau būs labs sākums!