Ir grūti iedomāties biznesu bez sanāksmēm vai citām vadības sanāksmēm ar darbiniekiem. Šādu tikšanos laikā komandā notiek kontakts, tiek paziņota svarīga informācija un izteikti priekšlikumi. Sanāksmes ne vienmēr ir interesantas vai svarīgas, jo pozitīvāk to uztver visi darbinieki. Lai netērētu laiku tukšai darbinieku pulcēšanai, jums jāzina veiksmīgas biznesa tikšanās noslēpumi.
Skaidra darba kārtība
Uzņēmējdarbības tikšanās nav slepena tikšanās, bet gan plānots pasākums, par kuru iepriekš jāvienojas ar visiem dalībniekiem. Par darba kārtību ir atbildīgs vadītājs vai persona, kas pulcē sapulces dalībniekus. Tas ietver šādus datus:
- Sanāksmes datums un laiks.
- Sarunas tēma.
- Runātāju saraksts. Ja vadītājs vai organizators uzaicināja kādu uzstāties, runātājs iepriekš jābrīdina. Tas atbrīvos no apmulsuma un apmulsuma un ļaus runātājam labāk sagatavoties, lai netērētu citu klausītāju laiku nevajadzīgai informācijai vai mēģinājumiem atsaukt nepieciešamos datus.
Padoms: visiem, kas runā, izņemot organizatoru, vajadzētu aptuveni zināt savu laiku. Tas viņiem ļaus nepamest sanāksmes nepareizajā laikā un nepakavēties gaidībās. Kopējais iespaids par tikšanos, kuras laikā visi zina savu vietu, lielākajai daļai dalībnieku būs pozitīvs.
Bez papildu klausītājiem
Ja nav vēlēšanās redzēt žņaucošas un garlaikotas auditorijas sejas, nevajadzētu uzaicināt sapulcē tos, kuriem nav nepieciešams. Protams, var izrādīties, ka tikšanās tiešām interesē tikai 5 cilvēkus no 100. Bet šajā gadījumā joprojām nav nepieciešams uzaicināt 50 cilvēkus kā ekstras, kas runātājus tikai kaitinās un garīgi vēlēsies, lai tas viss drīz beigtos.
Padoms: jūs vienmēr varat uzaicināt "dedzinošas galvas". Tie ir tie, kuri interesējas par projektu, ideju un nemēdz piedalīties sanāksmē vai kā citādi demonstrēt aktivitātes. Šādi darbinieki tad visai komandai priecīgi pastāstīs, kas tika apspriests sanāksmē un kā sanāksme noritēja.
Iespēja uzstāties
Šis labas montāžas noteikums izriet no iepriekšējā. Tiem, kurus tikšanās patiešām interesē, neliksies paust savu viedokli par šo jautājumu vai izteikt piedāvājumu.
Bet kolektīva diskusija, ja sapulcē ir vairāk nekā 15 cilvēku, var ilgt 1,5 stundas vai ilgāk. Lai neapvainotu nevienu, jums jādod vārds grupu vadītājiem vai jālūdz visiem uzkrāt intereses, lai vairāki runātāji varētu paust savu viedokli.
Monologa ierobežojums
Sanāksmju organizatoriem un komandas vadītājiem nevajadzētu klātesošajiem garlaikoties, kamēr viņi stundām ilgi pavada savas domas, cerības un vēlmes. Katra dalībnieka laiks ir jāierobežo.
Ja ir jāizlemj, kurš ir labāks: lai prezentācija būtu īsa vai ilgstoša, jums jāizvēlas pirmā opcija. Ja vēlaties noklausīties detaļas, paši studenti uzdos jautājumus vai lūgs citu informāciju.
Bet nav nekas sliktāks, kad klātesošo acīs rodas jautājums: "Kad tas viss beigsies?" Tikmēr tikšanās organizators, it kā nekas nebūtu noticis, izstāsta savu viedokli par jauno projektu, nepievēršot uzmanību darbinieku nogurušajām nopūtām.
Skaidri uzdevumi
Ja sanāksme pēc savas būtības nav tikai informatīva, dalībniekiem vajadzētu saņemt skaidrus ieteikumus vai uzdevumus pēc tās beigām.Ja vēlaties piedalīties jaunā projektā, visiem jādod idejas nosaukums, prasības, uzdevums un tās ieviešanas termiņi.
Vadītāji, kuri lūdz darbiniekus izpildīt prasības, bet nenosaka konkrētus termiņus, vienkārši zaudē laiku. Bez stingriem ierobežojumiem daudzi visu dara pēdējā brīdī, un vainīgi ir ne tikai bezatbildīgi darbinieki.
Izpildes kontrole
Saņemot uzdevumus pēc sanāksmes, ne visi darbinieki apzinīgi sāk tos pildīt. Bet, ja vadītājs aizmirsa par to, kuru viņš bija izvirzījis kādus uzdevumus, tad sapulce tika izšķiesta.
Regulāra sanāksmes laikā saņemto uzdevumu izpildes uzraudzība ir svarīga apspriešanas procesa sastāvdaļa. Pēcpārbaudei jābūt tam, kurš deva instrukcijas. Pretējā gadījumā prasības nebūs obligātas, kas galu galā zaudēs ieguvumus no biznesa sanāksmēm uzņēmējdarbībā.
Bez uzmanības novēršanas
Publiskās uzstāšanās laikā runātāju nedrīkst novērst no svešām skaņām, priekšmetiem vai darbībām. Nav pieļaujams meklēt nekur citur, izņemot tekstu, prezentācijas monitora ekrānu vai tos, kuri klausās viņa runu.
Ieteicams mobilo tālruni ieslēgt klusuma režīmā vai izslēgt. Tas attiecas arī uz tiem, kas klausās runu: zvani, SMS un saziņa sociālajos tīklos citas personas runas laikā ir zīme, ka tikšanās ir garlaicīga un tajā nav noderīgas informācijas. Kad sanāksme ir efektīva, neviens netērē laiku sīkrīkiem vai citiem veidiem, kā izklaidēties.
Īsi termiņi
Nav ieteicams katru dienu rīkot sanāksmes, jo lielākajai daļai darbinieku šādas sanāksmes var būt garlaicīgas. Bet, ja pulcēšanās nepieciešamību nosaka biznesa īpatnības, jums jāpievērš īpaša uzmanība tikšanās laikam.
Sanāksme būs produktīva, ja tā nekļūs ilgstoša. Ne vairāk kā 20 minūtes dienā ir pietiekami, lai sniegtu svarīgu informāciju un spētu iecelt atbildīgos par ikdienas uzdevumiem.
Darba analīze
Sanāksmju vadītājiem vai organizatoriem ieteicams reģistrēt procesu vai saglabāt īpašu kalendāru, sapulces dienasgrāmatu. Jāatzīmē, cik ilgi tikšanās ilga, galvenie punkti, uzdevumi un ieteikumi.
Tas ļaus jums neatkārtoties, produktīvi noturēt nākamo sapulci un novērsīs vajadzību atcerēties, kuri uzdevumi prasa uzraudzību.