Mazo un vidējo uzņēmumu īpašnieki ir spiesti strādāt ilgu laiku. Daži uzņēmēji strādā pat brīvdienās. Lai samazinātu ārkārtas darba slodzi, ieteicams izmantot dažādu ikdienas procesu un darbību automatizāciju. Bet ir dažas operācijas, kuras vislabāk veikt neatkarīgi, lai nerastos zaudējumi.
Automatizācijas iespējas un priekšrocības
Mazajam biznesam tas bieži ir vajadzīgs, jo uzņēmējiem un darbiniekiem bieži ir jāveic rutīnas un pilnīgi bezjēdzīgas darbības. Plusi ir arī tas, ka jums nav jāpavada daudz laika un pūļu vienkāršām un ikdienišķām darbībām, kuras var veikt automātiski.
Brīvo laiku var izmantot, lai nodibinātu kontaktus ar darbuzņēmējiem, sazinātos ar radiniekiem vai veiktu citus svarīgus uzdevumus, kurus nevar automatizēt. Tāpēc mēs varam atšķirt vairākus biznesa procesus, kas būtu jāautomatizē.
1. Atbildes uz e-pastiem
Katram uzņēmumam ir e-pasts, un bieži tas saņem daudz un dažādas vēstules no partneriem, klientiem vai vienkārši privātiem klientiem. Apmēram 25% laika, ko uzņēmuma īpašnieks pavada, pārbaudot e-pastu un rakstot atbildes.
Tajā pašā laikā ir iespējams paātrināt šo procesu, kuram tiek izmantotas veidnes. Šī nav pilnīga automatizācija, taču jūs varat samazināt laiku, kas jāpavada tekstu rakstīšanai.
2. Rēķinu aizpildīšana
Grāmatvedība ir sarežģīts un laikietilpīgs process. Parasti ar to nodarbojas pieredzējis grāmatvedis, bet bieži vien iesācējiem uzņēmējiem vienkārši nav finansiālu iespēju noalgot speciālistu. Tāpēc viņiem ir patstāvīgi jāsagatavo daudzi dokumenti, kas ietver viena veida rēķinu.
To apkopošanai ir vēlams izmantot īpašas datorprogrammas, kas ļauj mainīt tikai pamatinformāciju, pārējo informāciju atstājot nemainīgu.
3. Algas
Viņu apkopošana ir nogurdinošs darbs, kas jāveic katru mēnesi, jo katru mēnesi uzņēmuma darbiniekiem tiek maksāta alga. Ir grūti automatizēt algas aprēķinu, ja daudzi uzņēmuma darbinieki joprojām saņem algas skaidrā naudā.
Tāpēc ieteicams visus darbiniekus pārskaitīt, lai saņemtu algas bezskaidrā naudā. Šim nolūkam tiek atlasītas bankas, kas piedāvā optimālus nosacījumus depozīta un algas kartes atvēršanai. Šādos apstākļos automātiskā režīmā līdzekļi tiks pārskaitīti uz darbinieku kontiem, tāpēc jums nav jāsaskaras ar pārskatu apkopošanu.
4. Uzdevumu vadība
Apmēram 70% uzņēmēja laika tiek tērēti dažādu uzdevumu pārvaldīšanai viņa biznesā. Lai ietaupītu laiku un pūles, ieteicams izmantot specializētu programmatūru. Ar tās palīdzību jūs varat koordinēt darbības starp dažādiem uzdevumiem, atbrīvoties no atkārtotām darbībām un arī pastāvīgi pielāgot digitālo uzdevumu sarakstu.
Šādas programmas atgādina par noteiktām darbībām, kas uzņēmējam jāveic noteiktā laika posmā. Tāpēc jums nav jāuztraucas par to, ka uzņēmuma īpašnieks dažādu iemeslu dēļ aizmirsīs par noteiktiem uzdevumiem.
5. Ziņojumi un deklarācijas
Katrs uzņēmējs maksā nodokļus, pamatojoties uz iepriekš izvēlētu nodokļu sistēmu. Lai ziņotu Federālajam nodokļu dienestam, savlaicīgi jāsagatavo un jāiesniedz nodokļu deklarācijas vai citi dokumenti. Lai to izdarītu, jums labi jāpārzina grāmatvedība.
Pat šo procesu var automatizēt. Nodokļu dienests uzņēmējam piedāvā iespēju lejupielādēt īpašas programmas no Federālā nodokļu dienesta oficiālās vietnes. Šajās programmās tiek ievadīta tikai informācija par uzņēmuma darbības rezultātiem, pēc tam aprēķini tiek veikti automātiski. Šīs programmatūras dēļ jūs varat ievērojami samazināt laika un pūļu daudzumu, kas jums jāpavada oficiālas dokumentācijas apkopošanai.
Kādus uzdevumus nevar automatizēt?
Lai arī automatizācijai ir daudz priekšrocību, joprojām pastāv dažas darbības, kuras uzņēmējam jāīsteno personīgi. Pretējā gadījumā uzņēmējs var neņemt vērā daudzus svarīgus punktus, kas novedīs pie uzņēmuma zaudējumiem.
1. Klientu problēmas
Klientu un klientu neapmierinātība var rasties jebkurā laikā dažādu iemeslu dēļ. Automātiskā režīmā tikt galā ar šādām grūtībām ir vienkārši neiespējami, tāpēc uzņēmējam ir jāpiedalās šajā procesā. Viņam jānovērš problēma, lai neapmierinātais klients neatstātu sūdzību internetā.
Risinot šādas problēmas, ir svarīgi koncentrēties uz personisko komunikāciju. Nelietojiet e-pastus vai telefona ziņojumus, tāpēc ieteicams norunāt tikšanos un mainīt klienta prātu.
2. Klientu pielāgošana
Uzņēmējdarbībā pastāvīgi ienāk jauni klienti, kuri nav pārliecināti par sadarbības lietderību. Tāpēc ir svarīgi izmantot noteiktus biznesa procesus, kuru mērķis ir tā ātra pielāgošana.
Mijiedarbības agrīnā stadijā uzņēmējs nevar paļauties uz automatizāciju, jo tas, visticamāk, zaudēs lielu klientu. Tāpēc, lai nodibinātu spēcīgas attiecības, nepieciešama personīga uzmanība.
3. Darbinieku atzīšana
Uzņēmuma darbinieki ir vērtīgs resurss jebkuram uzņēmējam. Tāpēc, ja uzņēmējs vēlas pastāvīgi uzzināt par dažādiem speciālistu sasniegumiem, viņam pašam būs jānodarbojas ar novērtēšanu un analīzi. Automatizēt šo procesu nav iespējams, jo pretējā gadījumā darbinieki sāk justies brīvāk, kas bieži noved pie darba produktivitātes samazināšanās.
Ja kāds speciālists savā karjerā sasniedz augstumu, tad uzņēmējam vajadzētu svinēt panākumus, piešķirot balvas vai balvas.
4. Radošie procesi
Lai arī automatizācija uzlabo produktivitāti, tā nevar aizstāt radošo darbu, ko cilvēki dara. Programmas nespēj reproducēt cilvēka smadzenes, tāpēc radošu ideju īstenošanai un radīšanai ir nepieciešami pieredzējuši un talantīgi algoti speciālisti.
Tāpēc radošās darba vietas joprojām ir pieprasītas un augsti atalgotas. Lai risinātu svarīgus jautājumus, darbiniekam jābūt kritiskai domāšanai un inovatīvām prasmēm.
5. Spēcīgu attiecību veidošana ar kolēģiem un klientiem
Tas ir iespējams tikai ar uzņēmēja personīgu saziņu ar citu uzņēmumu pārstāvjiem vai darbiniekiem. Jums nevajadzētu uzticēties automatizācijai, tāpēc ieteicams atteikties no pastāvīgas e-pastu vai citu sistēmu izmantošanas.
Darbiniekiem jāizmanto dažādas dāvanas vai ar roku rakstītas pateicības vēstules. Ja klienti ir neapmierināti, jums jāuztur personiskas sarunas.
Tāpēc dažus procesus pat nevar automatizēt, pat izmantojot modernās tehnoloģijas.
Secinājums
Automatizācija var ietaupīt uzņēmēja laiku un pūles, tāpēc, veicot dažas ikdienišķas darbības, ieteicams to ieviest uzņēmuma darbā.Bet ir daži biznesa procesi, kuriem uzņēmējam jāpievērš personīga uzmanība.