Kaip ir kitose verslo srityse, viešųjų pirkimų specialistai suteikia pranašumą prieš verslininką ar smulkaus verslo savininką, kuris tai suvokia augant verslui. Nors ekspertai ginčijasi dėl išlaidų mažinimo, naujų rinkų kūrimo ir rizikos mažinimo, smulkaus verslo savininkui pirkinys gali atrodyti gana bauginantis. Daugelis verslininkų nėra susipažinę su šiomis temomis ir žino viešųjų pirkimų poveikį vėliau, nei turėtų.
Įmonės, turinčios efektyvią pirkimų komandą, dažnai užsiima puikiu verslu ir džiaugiasi nuolatinių klientų sėkme.
Norėdami pažymėti visus i, atsižvelkite į visus pagrindinius procesus, kuriuos sukelia šiuolaikinis viešasis pirkimas. Tai suteiks aiškumo dėl pagrindinių funkcijų, kurios sudaro didžiąją dalį atsakomybės už pirkimus. Jums viso to reikės ieškoti bet kurioje kompetentingoje pirkimo platformoje.
Reikalavimų ir atsargų tikrinimas
Prieš pradedant pirkimo ciklą prieš sumokant, būtina nustatyti prekės ar paslaugos poreikį. Smulkaus verslo kontekste svarbiausia yra įvertinti poreikių pagrįstumą. Kaip jums pasakys bet kuris viešųjų pirkimų specialistas, patikrinkite, ar tam tikrų prekių / medžiagų yra jūsų sandėlyje. Pabrėžkite sau, ko jums trūksta, ir iš to jau ištrinkite tuos punktus, kurie jums atrodo beprasmiai. Suteikite pirmenybę tikriausiems ir efektyviausiems pirkiniams, kad vėliau visa tai būtų pateisinama. Prieš pereinant prie kito žingsnio: padidinkite pirkimo užklausas, labai svarbu patikrinti savo poreikius ir dar kartą patikrinti savo prieinamumą.
Pakelkite pirkimo užklausą
Čia komanda ar komandos narys, kuriam reikalingas konkretus produktas / paslauga, atsiųs užklausą. Tai gali būti popierinė forma, elektroninė forma arba žodinis prašymas telefonu. Jei pradedate nuo darbo, naudokite elektronines formas, kad galėtumėte saugoti ir bendrauti. Užtikrinkite, kad užklausos būtų pateikiamos tik įvykdžius tam tikrus administracinius reikalavimus. Tai metodas, padėsiantis užtikrinti, kad būtų vykdomos tik galiojančios užklausos. Kaip rodo praktika, būtent šis metodas pačioje pradžioje vaidina didžiulį vaidmenį, nes jis atskleidžia jus kaip verslininką tiekėjams iš geriausios pusės. Paraiškų teikimo procese laikykitės aiškių taisyklių ir taisyklių, tada jūsų verslas pradės vystytis taip, kaip turėtų.
Pirkimo užklausų tvarkymas
Pirmiausia priskirkite pagrindinę atsakomybę už pirkimo užklausų patvirtinimą. Kažkas iš finansų skyriaus ar pirkimų skyriaus apsvarsto kiekvieną pirkimo prašymą ir jį patvirtina bei išduoda pirkimo užsakymą arba išsiunčia atgal klientui nurodydamas atmetimo priežastį. Kai užsakymas bus patvirtintas jūsų įmonės vardu, rekomenduojama atlikti biudžeto patikrinimą. Atlikite tai prieš pateikdami paklausimus ar pasiūlymus (RFP, RFQ), kiek reikia. Tai svarbu, nes dažnai nutinka taip, kad užsisakome viską, kas atrodė būtina, ir tada negalime sumokėti už užsakymą. Įsiskolinimas tiek verslo pradžioje, tiek piko metu yra bloga politika. Viską darykite remdamiesi finansais.
Kitas patarimas: jūs galite to išvengti, jei įmanoma įsigyti didelius kiekius. Tai geriausiai tinka unikaliems, vienkartiniams mažos vertės prekių ar paslaugų pirkimams ar nevaldytiems tam tikros kategorijos pirkimams.
Derybos ir užsakymų tvirtinimas
Pateikę pirkimo užsakymą savo tiekėjui, jie gali jį patvirtinti, atmesti arba pradėti derybas.Šioje vietoje galite aptarti tokius kintamuosius kaip pristatymo grafikai, alternatyvios prekės, kainos ir transporto rūšis. Atkreipkite dėmesį, kad sutartis yra teisiškai įpareigojanti sutartis. Po to, kai pardavėjas pasirašo, jie pagal įstatymą privalo teikti išvardytas paslaugas ar prekes pagal nurodytą grafiką už nurodytą kainą.
Prekių ir (arba) produktų priėmimas
Jūsų pardavėjas siunčia jums prekes arba teikia paslaugą ir supažindina jus su svarbiu prekių gavimo dokumentu. Jūs pasirašote, kai tik patvirtinate, kad prašomas produktas (ar teikiamos paslaugos) yra tvarkingi ir yra jūsų sandėlyje. Šiuo metu jūs taip pat vykdote saugumo priemonę, vadinamą trišaliu atitikimu, tai reiškia, kad reikia palyginti pirkimo užsakymą, pakuotės sąrašą, kuris pateikiamas kartu su produktu ar paslauga, ir pardavėjo sąskaitą. Kai tik įsitikinsite, kad jie visi sutampa, tik tada turėtumėte pereiti prie mokėjimų.
Biuro darbas ir pardavėjų produktyvumas
Baigę visus procesus, kurie veda nuo „pirkimo“ iki „mokėjimo“, imamės dviejų priemonių nuoseklumui užtikrinti. Pirmasis yra apskaitos tvarkymas, o antrasis - tiekėjų veiklos analizė. Atlikę kiekvieną mokėjimą, užregistruokite jį nuolatiniam įrašui, naudingam auditui atlikti, o kai vėliau turėsite gauti informacijos apie užsakymą, tai jums padės. Perjungimas į skaitmeninius duomenis padės išsaugoti visus pirkimo duomenis lengvai prieinamoje centralizuotoje vietoje.
Tiekėjo darbas yra bene vienintelis efektyvaus viešojo pirkimo raktas. Čia jūs vertinate kiekvieną tiekėją pagal tokius veiksnius kaip pristatytų prekių ar suteiktų paslaugų kokybė, ar jie gerai laikosi pristatymo grafikų ir sutartinių įsipareigojimų, taip pat reagavimo greitis. Jei nebuvote patenkinti nė viena iš šių sričių, pažymėkite tai raudonai. Tiekėjų veiklos valdymo analizė padeda palaikyti ir plėsti ryšius tik su efektyviausiais tiekėjais.
Išvada
Suprasti pirkimo procesus reiškia pirmenybę pirkiniams! Verslininkai daug galvoja ir jiems nereikia jausti, kad jiems reikia tapti viešųjų pirkimų ekspertu, kad jų verslas vyktų sklandžiai. Tiesiog pradėkite nuo pagrindų ir supraskite, kaip tinkamai įsigyti pirkinius. Nustatykite kai kurias automatines pirkimo sistemas, kad būtumėte tikri, kad jos kiekvieną kartą veikia tuo pačiu tempu.
Neleisk, kad žinių stoka trukdo konkuruoti su patyrusiais profesionalais - teisingai įsisavink šiuos pagrindus ir tu jau turėsi gerą pradžią!