Sunku įsivaizduoti verslą be susitikimų ar kitų vadybos susitikimų su darbuotojais. Tokių susitikimų metu komandoje užmezgamas ryšys, perduodama svarbi informacija, teikiami pasiūlymai. Susitikimai ne visada būna įdomūs ar svarbūs, juo labiau teigiamai suprantami visi darbuotojai. Norėdami negaišti laiko tuščiam darbuotojų susibūrimui, turėtumėte žinoti sėkmingų verslo susitikimų paslaptis.
Aiški darbotvarkė
Verslo susitikimas nėra slaptas susitikimas, o suplanuotas renginys, dėl kurio būtina iš anksto suderinti visus dalyvius. Vadovas arba asmuo, kuris surenka susirinkimo narius, yra atsakingas už darbotvarkę. Tai apima šiuos duomenis:
- Susitikimo data ir laikas.
- Pokalbio tema.
- Pranešėjų sąrašas. Jei vadovas ar organizatorius pakvietė ką nors pasakyti kalbėtoją, pranešėją reikia įspėti iš anksto. Tai palengvins gėdą ir gėdą bei leis kalbėtojui geriau pasiruošti, kad nešvaistytumėte kitų klausytojų laiko nereikalingai informacijai ar bandymams prisiminti reikalingus duomenis.
Patarimas: visi, kurie kalba, išskyrus organizatorių, turėtų žinoti savo laiką maždaug. Tai leis jiems neišeiti iš posėdžio netinkamu laiku ir nenuobodžiaujant laukti. Bendras susitikimo, kurio metu visi žino savo vietą, įspūdis bus teigiamas daugumai dalyvių.
Jokių papildomų klausytojų
Jei nėra noro matyti pageltusių ir nuobodžių publikos veidų, neturėtumėte kviesti į susitikimą tų, kuriems nereikia. Žinoma, gali pasirodyti, kad susitikimas iš tikrųjų domina tik 5 žmones iš 100. Tačiau tokiu atveju vis tiek nereikia kviesti 50 žmonių kaip priedų, kurie tik erzins pranešėjus ir psichiškai nori, kad visa tai netrukus pasibaigtų.
Patarimas: jūs visada galite pakviesti „degančias galvas“. Tai yra tie, kurie domisi projektu, idėja ir nenori dalyvauti susitikime ar kitaip parodyti veiklos. Tuomet tokie darbuotojai visai komandai mielai papasakos, kas buvo aptarta susitikime ir kaip vyko susitikimas.
Galimybė kalbėti
Ši gero surinkimo taisyklė išplaukia iš ankstesnės. Tie, kurie tikrai domisi susitikimu, neprieštaraus pareikšdami savo nuomonės šiuo klausimu ar pateikdami pasiūlymą.
Bet jei kolektyve yra daugiau nei 15 žmonių, kolektyvinė diskusija gali trukti 1,5 valandos ar ilgiau. Kad niekuo neįžeistumėte, turėtumėte duoti žodį grupių vadovams arba paprašyti visų kaupti pomėgius, kad keli pranešėjai galėtų pareikšti savo nuomonę.
Monologo apribojimas
Susitikimų organizatoriai ir kolektyvo vadovai neturėtų nuobodžiauti dabartiniams dalyviams, o jie praleidžia valandas išreikšdami savo mintis, viltis ir pageidavimus. Kiekvieno dalyvio laikas turėtų būti ribotas.
Jei reikia nuspręsti, kuris yra geresnis: kad pristatymas būtų trumpas ar ilgesnis, turėtumėte pasirinkti pirmąjį variantą. Jei norite išklausyti detales, patys studentai užduos klausimus arba paprašys kitos informacijos.
Tačiau nėra nieko blogiau, kai dalyvaujančiųjų akivaizdoje iškyla klausimas: „kada viskas baigsis?“ Tuo tarpu susitikimo organizatorius, lyg nieko nebūtų nutikę, pasako savo nuomonę apie naująjį projektą, nekreipdamas dėmesio į pavargusius darbuotojų atodūsius.
Aiškios užduotys
Jei susitikimas nėra tik informacinio pobūdžio, dalyviai turėtų gauti aiškias rekomendacijas ar užduotis jam pasibaigus.Jei norite dalyvauti naujame projekte, visiems turėtų būti suteiktas idėjos pavadinimas, reikalavimai, užduotis ir jos įgyvendinimo terminai.
Vadovai, kurie prašo darbuotojų įvykdyti reikalavimus, tačiau nenustato konkrečių terminų, tiesiog praranda laiką. Be griežtų ribų, daugelis viską daro paskutinę akimirką ir kalti ne tik neatsakingi darbuotojai.
Vykdymo kontrolė
Gavę užduotis po susitikimo, ne visi darbuotojai sąžiningai pradeda jas vykdyti. Bet jei vadovas pamiršo, kam iškėlė kokias užduotis, tada susitikimas buvo iššvaistytas.
Reguliarus posėdžio metu gautų užduočių vykdymo stebėjimas yra svarbi diskusijų proceso dalis. Tęsinys turi būti tas, kuris davė nurodymus. Priešingu atveju reikalavimai bus neprivalomi, o tai galiausiai panaikins verslo susitikimų naudą versle.
Jokių blaškymų
Viešojo kalbėjimo metu kalbėtojas neturėtų būti atitrauktas nuo pašalinių garsų, daiktų ar veiklos. Neleidžiama ieškoti niekur, išskyrus tekstą, pristatymo monitoriaus ekraną ar tuos, kurie klauso jo kalbos.
Patartina mobilųjį telefoną įjungti tyliu režimu arba išjungti. Tai galioja ir tiems, kurie klauso kalbos: skambučiai, SMS ir bendravimas socialiniuose tinkluose kito žmogaus kalbos metu yra ženklas, kad susitikimas yra nuobodus ir neneša naudingos informacijos. Kai susitikimas bus efektyvus, niekas neišleidžia laiko prie programėlių ar kitų būdų linksmintis.
Trumpi terminai
Nerekomenduojama rengti susirinkimų kasdien, nes daugumai darbuotojų tokie susitikimai gali būti nuobodūs. Bet jei poreikį susirinkti diktuoja verslo ypatumai, jums reikia atkreipti ypatingą dėmesį į susitikimo laiką.
Posėdis bus produktyvus, jei jis netaps užsitęsęs. Svarbios informacijos perdavimui ir atsakingų už kasdienes užduotis paskyrimui pakanka ne daugiau kaip 20 minučių per dieną.
Darbo analizė
Susitikimų vadovams ar organizatoriams patariama įrašyti procesą arba saugoti specialų kalendorių, susitikimų dienoraštį. Reikėtų pažymėti, kiek laiko truko susitikimas, pagrindinius dalykus, užduotis ir pasiūlymus.
Tai leis jums nekartoti, produktyviai surengti kitą susitikimą ir nebereikės atsiminti, kurias užduotis reikia stebėti.