Smulkiojo ir vidutinio verslo savininkai yra priversti dirbti ilgą laiką. Kai kurie verslininkai net dirba savaitgaliais. Norint sumažinti avarinį darbo krūvį, patartina naudoti įvairių įprastų procesų ir veiksmų automatizavimą. Tačiau yra keletas operacijų, kurios geriausiai atliekamos nepriklausomai, kad nepatirtumėte nuostolių.
Automatikos ypatybės ir pranašumai
Smulkaus verslo dažnai reikia, nes verslininkams ir darbuotojams dažnai reikia atlikti įprastus ir visiškai nenaudingus veiksmus. Pliusai yra tai, kad nereikia daug laiko ir pastangų skirti paprastiems ir įprastiems veiksmams, kuriuos galima atlikti automatiškai.
Laisvas laikas gali būti naudojamas užmegzti ryšius su rangovais, bendrauti su artimaisiais ar atlikti kitas svarbias užduotis, kurių neįmanoma automatizuoti. Todėl galime atskirti kelis verslo procesus, kurie turėtų būti automatizuoti.
1. Atsakymai į el. Laiškus
Kiekviena įmonė turi el. Laišką ir dažnai gauna daugybę skirtingų laiškų iš partnerių, klientų ar tiesiog privačių klientų. Apie 25% laiko verslo savininkas praleidžia tikrindamas el. Laiškus ir rašydamas atsakymus.
Tuo pačiu metu galima pagreitinti šį procesą, kuriam naudojami šablonai. Tai nėra visiška automatizavimas, tačiau galite sumažinti laiką, kurį turite praleisti rašydami tekstus.
2. Sąskaitų faktūrų pildymas
Apskaita yra sudėtingas ir daug laiko reikalaujantis procesas. Paprastai tuo užsiima patyręs buhalteris, tačiau dažnai pradedantys verslininkai tiesiog neturi finansinių galimybių samdyti specialistą. Todėl jie turi savarankiškai paruošti daugybę dokumentų, kuriuose yra tos pačios rūšies sąskaita faktūra.
Jų kompiliacijai pageidautina naudoti specialias kompiuterines programas, kurios leidžia pakeisti tik pagrindinę informaciją, paliekant nepakeistą kitą informaciją.
3. Darbo užmokestis
Jų sudarymas yra varginantis darbas, kurį reikia atlikti kas mėnesį, nes kiekvieną mėnesį įmonės darbuotojams yra mokamas atlyginimas. Sudėtinga automatizuoti darbo užmokesčio apskaičiavimą, jei daugelis įmonės darbuotojų vis dar gauna atlyginimus grynaisiais.
Todėl patartina perkelti visus darbuotojus, kad jie gautų atlyginimus negrynaisiais pinigais. Tam parenkami bankai, siūlantys optimalias sąlygas atidaryti indėlių ir darbo užmokesčio korteles. Esant tokioms sąlygoms, automatiniu režimu, lėšos bus pervestos į darbuotojų sąskaitas, todėl jums nereikės dirbti su ataskaitų sudarymu.
4. Užduočių valdymas
Apie 70% verslininko laiko praleidžiama tvarkant įvairias užduotis jo įmonėje. Norint sutaupyti laiko ir pastangų, patartina naudoti specializuotą programinę įrangą. Su juo galite koordinuoti veiksmus tarp skirtingų užduočių, atsikratyti pasikartojančių veiksmų, taip pat nuolat koreguoti skaitmeninį darbų sąrašą.
Tokios programos primena apie tam tikrus veiksmus, kuriuos verslininkas turi atlikti per tam tikrą laiko tarpą. Todėl nereikia jaudintis dėl to, kad įmonės savininkas dėl įvairių priežasčių pamirš tam tikras užduotis.
5. Ataskaitos ir deklaracijos
Kiekvienas verslininkas moka mokesčius pagal anksčiau pasirinktą mokesčių sistemą. Norėdami pranešti Federalinei mokesčių tarnybai, būtina laiku paruošti ir pateikti mokesčių deklaracijas ar kitus dokumentus. Norėdami tai padaryti, turite gerai išmanyti buhalteriją.
Net šis procesas gali būti automatizuotas. Mokesčių tarnyba suteikia verslininkui galimybę atsisiųsti specialias programas iš oficialios Federalinės mokesčių tarnybos svetainės. Į šias programas įvedama tik informacija apie įmonės veiklos rezultatus, po to skaičiavimai atliekami automatiškai. Dėl šios programinės įrangos galite žymiai sumažinti laiką ir jėgas, kuriuos turite skirti oficialių dokumentų sudarymui.
Kokių užduočių negalima automatizuoti?
Nors automatizavimas turi daug privalumų, vis tiek yra keletas veiksmų, kuriuos verslininkas turi įgyvendinti asmeniškai. Priešingu atveju verslininkas gali neatsižvelgti į daugelį svarbių punktų, dėl kurių įmonė patirs nuostolių.
1. Kliento problemos
Klientas ir jo klientų nepasitenkinimas gali kilti bet kuriuo metu dėl įvairių priežasčių. Atlikti tokius sunkumus automatiniu režimu yra tiesiog neįmanoma, todėl verslininkas turi dalyvauti šiame procese. Jis turi išspręsti problemą, kad nepatenkintas klientas nepaliktų skundo internete.
Sprendžiant tokias problemas svarbu sutelkti dėmesį į asmeninį bendravimą. Nenaudokite el. Laiškų ar telefono pranešimų, todėl patartina susitarti ir pakeisti kliento mintis.
2. Klientų adaptacija
Į verslą nuolat eina nauji klientai, kurie nėra tikri dėl bendradarbiavimo palankumo. Todėl svarbu naudoti tam tikrus verslo procesus, kuriais siekiama greitai jį pritaikyti.
Ankstyvajame sąveikos etape verslininkas negali pasikliauti automatizavimu, nes gali prarasti didelį klientą. Todėl norint užmegzti tvirtus santykius reikia asmeninio dėmesio.
3. Darbuotojų pripažinimas
Įmonės darbuotojai yra vertingas išteklius bet kuriam verslininkui. Todėl, jei verslininkas nori nuolat sužinoti apie įvairius specialistų pasiekimus, tada vertinimą ir analizę jis turės spręsti savarankiškai. Neįmanoma automatizuoti šio proceso, nes kitaip darbuotojai pradeda jaustis laisviau, o tai dažnai lemia darbo našumo sumažėjimą.
Jei kuris nors specialistas pasiekia aukštumų per savo karjerą, verslininkas turėtų švęsti savo sėkmę skirdamas apdovanojimus ar prizus.
4. Kūrybiniai procesai
Nors automatika gerina produktyvumą, ji negali pakeisti kūrybinio darbo, kurį daro žmonės. Programos negali atkurti žmogaus smegenų, todėl norint įgyvendinti ir kurti kūrybines idėjas reikia patyrusių ir talentingų samdomų specialistų.
Todėl kūrybingi darbai vis dar yra paklausūs ir labai apmokami. Norėdami išspręsti svarbias problemas, darbuotojas turi turėti kritinį mąstymą ir novatoriškus įgūdžius.
5. Tvirtų ryšių su kolegomis ir klientais užmezgimas
Tai įmanoma tik per asmeninį verslininko bendravimą su kitų įmonių atstovais ar darbuotojais. Neturėtumėte pasitikėti automatizavimu, todėl patartina atsisakyti nuolatinio el. Laiškų ar kitų sistemų naudojimo.
Darbuotojams reikia naudoti skirtingas dovanas ar ranka rašytus padėkos raštus. Jei kyla klientų nepasitenkinimas, turite vesti asmeninius pokalbius.
Todėl net naudojant modernias technologijas kai kurie procesai negali būti automatizuoti.
Išvada
Automatizavimas gali sutaupyti verslininko laiko ir pastangų, todėl atliekant kai kurias įprastas operacijas patartina tai įgyvendinti įmonės darbe.Tačiau yra keletas verslo procesų, kuriems reikalingas asmeninis verslininko dėmesys.