Personalo apskaitos organizavimas įmonėje nėra sunki, tačiau kruopštus darbas. Tai išsprendžiama nuosekliai pradedant personalo procesus, kuriuos reglamentuoja galiojantys įstatymai.
Apskritai, teisingas personalo dokumentų tvarkymas ne tik gelbsti įmonę nuo reguliavimo institucijų tikrinimo, bet ir leidžia darbuotojams išvengti problemų, pavyzdžiui, gaunant pensijas ar galimybę kreiptis dėl kitų socialinių garantijų. Dažnai atsitinka, kad dėl netinkamo apskaitos tvarkymo darbo vietoje žmonės turi praleisti labai daug laiko, lėšų ir nervų, kad įrodytų bet kuriai valdžiai savo teisę gauti pašalpas, pašalpas ir kitas išmokas. Todėl kiekvienas vadovas turėtų atsiminti, kad personalo apskaitos tvarkymas ir tinkamas biuro darbo organizavimas yra viena pagrindinių užduočių, už kurias jis atsakingas savo darbuotojams ir valstybei.
Šis straipsnis kalbės apie šio proceso nustatymo teisingumą, taip pat apie visus jo niuansus. Tuomet bus galima gauti atsakymą į klausimą, kaip žingsnis po žingsnio organizuoti personalo įrašus nuo nulio ir nepadaryti klaidų.
Sąvokos ir apibrėžimai
Prieš suprasdami šio proceso sąranką, turėtumėte apibrėžti pagrindines sąvokas. Taigi, personalo įrašai - tai darbuotojų apskaitos organizavimo procesas, susijęs su oficialiu įdarbinimo registravimu, perėjimu iš vienos pareigos į kitą ir personalo išleidimu, taip pat su įmonės ir jos darbuotojų darbo santykių apskaita.
Žmogiškųjų išteklių įrašų tvarkymas yra veikla, teikianti dokumentus ir organizuojant darbą su ŽS dokumentais.
Taigi tampa akivaizdu, kad personalo valdymas ir personalo įrašai yra du tarpusavyje susiję reiškiniai, skirti įmonės personalo politikai įgyvendinti.
Tikslai ir uždaviniai
Personalo įrašų paskirtis yra sukurti veiksmingą, veikiančią personalo įrašų tvarkymo ir tinkamo darbo santykių tarp darbdavio (įmonės) ir darbuotojo (personalo) tiesiogiai registravimo sistemą.
Tačiau užduotys, kurias personalo įrašai yra skirti išspręsti, yra šios: sureguliuoti darbdavio ir įmonės darbuotojų santykius ir sukurti darbo santykių teisinę bazę.
Supratę, kas yra žmogiškųjų išteklių apskaita, galite pradėti svarstyti, kaip žingsnis po žingsnio organizuoti personalo įrašus nuo nulio.
Personalo įrašų organizavimo etapai
Taigi, prieš pradėdami tvarkyti personalo įrašus žingsnis po žingsnio nuo nulio, jums reikia aiškaus veiksmų plano, suskirstyto į etapus. Tai padės nepraleisti svarbių taškų šiame procese.
Taigi personalo įrašų tvarkymas paprastai apima šiuos veiksmus:
- Personalo tarnybos (padalinio) sukūrimas tuo atveju, jei įmonė planuoja įdarbinti daug darbuotojų, arba buhalterinės apskaitos užduotis pavesta konkrečiam specialistui, jei įmonė planuoja turėti nedaug darbuotojų.
- Pagrindinės norminės dokumentacijos sukūrimas (įmonės personalo valdymo srityje).
- Biuro darbo organizavimas (kas ir kaip parengs dokumentus, personalo klausimų užsakymo formų kūrimas, ataskaitų žurnalų tvarkymas ir kt.).
- Personalo įrašų automatizavimas (jei reikia).
- Apskaitos tikslumo kontrolės būdų nustatymas (reguliavimas ir įgaliojimų paskyrimas pareigūnams, atsakingiems už tinkamą apskaitą).
Kiekvienas iš šių etapų turi tam tikras užduotis ir užduotis. Būtina atsižvelgti į juos visus.
Kas turėtų vesti apskaitą?
Kaip minėta anksčiau, yra du būdai, kaip nustatyti, kas dalyvaus personalo įrašų tvarkyme įmonėje. Apskritai, tai priklauso nuo to, kiek žmonių planuojama įdarbinti savo tikslams pasiekti (paprastai įmonės tikslas yra organizuoti komercinę veiklą siekiant pelno).
Didelėms įmonėms rekomenduojama sukurti personalo tarnybą arba visavertį personalo skyrių. Mažoms įmonėms leidžiama personalo pareigas paskirti buhalteriui ar sekretoriui. Tačiau yra ir trečiasis variantas - apskaitos įrašų perkėlimas į užsakomąsias paslaugas specializuotoms organizacijoms.
Kurdami tarnybą ar skyrių, turėsite sukurti tam tikrus norminius dokumentus, būtent nuostatą dėl tarnybos (skyriaus) ir darbuotojų pareiginius aprašymus. Paskyrus pareigas buhalteriui ar sekretoriui, personalo funkcijas reikės įregistruoti pasirinkto darbuotojo pareiginiame apraše. Jei yra toks poreikis, rekomenduojama nusiųsti buhalterį ar sekretorių į HR kursus. Tai padės patobulinti darbuotojų, kuriems bus patikėtos pareigos personalo klausimais, įgūdžius. Bet jei buvo nuspręsta bendradarbiauti su trečiųjų šalių organizacijomis apskaitos pareigų perkėlimo į jas klausimu, tuomet būtina sudaryti sutartį.
Privalomos personalo dokumentacijos rengimas
Yra nemažai dokumentų, kurie privalomai nurodo asmenis, tvarkančius personalo įrašus ir jų tvarkymą. Visų pirma, toks dokumentas yra darbuotojų sąrašas. Tai dokumentas, kuriame nurodoma darbuotojų sudėtis, personalo skaičius ir darbuotojų atlyginimai, taip pat pareigybių pavadinimai. Personalo lentelėje darbuotojų pareigybės yra suskirstytos į vienetus, o tai leidžia atlikti kiekybinę ir kokybinę visos įmonės analizę.
Kitas žingsnis - standartinės personalo įsakymų formos, kurioje bus rodoma informacija apie įmonės darbuotojų priėmimą, perkėlimą į kitas pareigas, siuntimą atostogauti ir atleidimą, sukūrimas.
Kitas privalomas dokumentas yra vidaus darbo reglamentai. Jie parodo pagrindinius dalykus, kurie reglamentuoja visų įmonės darbuotojų darbo aktyvumą. Pagal šį dokumentą, jei darbuotojas pažeidžia dokumente aprašytas taisykles, jis gali būti nubaustas drausminant jį.
Taip pat kitas personalo įrašų dokumentas yra pavyzdinis susitarimas dėl įmonės ir darbuotojo darbo santykių sudarymo. Darbo sutartys gali būti vienos rūšies arba sudaromos kiekvienai pareigybei atskirai. Be to, įmonė turi būti parengusi darbo laiko apskaitos žiniaraštį, kuriame būtų nurodytos faktinės valandos, už kurias darbuotojas gaus darbo užmokestį.
Taip pat turėtumėte atsiminti atostogų grafiką įmonėje. Šis dokumentas yra parengtas ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki metų pabaigos. Atostogų grafike pateikiamas kalendorinis planas, kaip siųsti žmones į privalomas atostogas. Sudarant tokį planą, reikėtų atsiminti, kad darbuotojai turėtų būti siunčiami atostogauti tokiu būdu, kad tuo pačiu metu nebūdami tam tikrais darbuotojais, įmonės darbo procesas nenutrūktų.
Neturėtume pamiršti apie atlyginimų taisyklių rengimą.Šis dokumentas atspindi organizacijos darbuotojų darbo užmokesčio procesą ir taip pat reglamentuoja papildomų išmokų, pavyzdžiui, pašalpų, paskatų ar premijų, skaičiavimą. Paskutinis etapas yra įmonės padalinių reglamentų ir specialistų bei darbuotojų pareigybių aprašymų rengimas. Be to, rekomenduojama parengti reglamentą dėl asmens duomenų. Kai norminiai dokumentai bus paruošti, galite pradėti tvarkyti dokumentus.
Kanceliarinis darbas
Popierinis darbas apima tinkamą dokumentų, susijusių su personalo priėmimu, judėjimu ir išleidimu, priežiūrą.
Privalomas yra asmens bylų, kurios sudaromos kiekvienam įmonės darbuotojui, tvarkymas. Tai apima asmeninio personalo įrašų kortelę, prašymą dėl priėmimo, paso kopiją, švietimo dokumentų kopijas, medicininės apžiūros pažymėjimą, karinio asmens pažymėjimo (jei toks yra) kopiją ir kitus dokumentus, kurie yra sugeneruojami darbuotojo darbo metu. . Taip pat kita ir labai svarbi užduotis yra pildyti darbo knygas.
Be viso to, kas išdėstyta aukščiau, gali būti kuriami ir kiti dokumentai, tiesiogiai susiję su įmonės specifika, užtikrinantys teisingą darbą personalo įrašų srityje.
Kokie žurnalai turėtų būti žmogiškųjų išteklių valdyme?
Visų pirma, jums reikia pradėti šiuos žurnalus:
- susipažinimas su vidaus darbo grafiko taisyklėmis;
- personalo užsakymų registravimas;
- įsakymų įsidarbinti registravimas;
- nuolatinių atostogų užsakymų registravimas;
- nedarbingumo atostogų registravimas;
- darbo sutarčių registravimas;
- komandiruotų darbuotojų apskaita;
- laiko stebėjimas;
- darbo knygų judėjimo apskaita;
- asmeninių kortelių apskaita;
- apskaitos patikrinimai.
Be pačių žurnalų, kaip jų priedas, gali būti parengtos instrukcijos, kaip juos užpildyti. Be to, visa šiuose žurnaluose registruota dokumentacija saugoma atskiruose aplankuose pagal patvirtintą nomenklatūrą.
Apskaitos automatizavimas
Kaip paaiškėjo iš pirmiau pateiktos informacijos, personalo įrašai yra labai kruopštus procesas, reikalaujantis ypatingo dėmesio darbuotojų, atsakingų už šios problemos priežiūrą. Todėl šiandien jį galima supaprastinti automatizuojant.
Yra daugybė programų, kurios supaprastina personalo pareigūnų darbą ir sumažina klaidų tikimybę. Paprastai įmonė turi įdiegti licencijuotas tokios programinės įrangos versijas. Tačiau verta paminėti, kad tokios programos įsigijimas per trumpą laiką atsipirks ir neleis rimtų klaidų darbe. Apskritai tokios programos išsprendžia šias problemas:
- personalo apskaitos tvarkymas pagal darbo įstatymus;
- personalo klausimų kaupimas ir ataskaitų rengimas;
- laiku patvirtindama visus personalo procesus atsiskaitymo skyriuje ar apskaitoje.
Viena populiariausių ir geidžiamiausių programų šiandien yra „1C“ su konfigūracija „Žmogiškųjų išteklių valdymas“.
Ką daryti, jei neįmanoma savarankiškai organizuoti personalo įrašų žingsnis po žingsnio nuo nulio?
Jei įmonei teko susidurti su tokia problema, kai neįmanoma savarankiškai nustatyti personalo procesų, tada išspręsti tokią situaciją nėra sunku. Šiems tikslams yra įmonių, kurios sugeba teikti tokią paslaugą.
Konsultavimo įmonių specialistai atliks auditą ir parengs reikiamą dokumentų paketą. Paprastai tokios organizacijos raginamos išspręsti tokias problemas:
- Pasirinkite optimalią personalo valdymo sistemą įmonėje.
- Parengti vidaus norminius dokumentus.
- Parengti būtinas instrukcijas ir reglamentus.
Be to, tokie specialistai prireikus gali vadovauti personalo valdymo tarnybos ir dokumentų tvarkymo skyriaus sukūrimui. Apskritai trečiųjų šalių specialistų dalyvavimas padeda vadovybei nustatyti darbą šia linkme. Tai labai naudinga visai įmonei, ypač ją kuriant.
Išvada
Apibendrinant šį straipsnį, verta paminėti, kad personalo apskaita ir personalo valdymas yra susiję procesai, kai įmonės personalo politika visiškai priklausys nuo pirmojo organizavimo kokybės.
Jokiu būdu negalima pamiršti personalo problemų, nes nuo jų priklauso ne tik organizacijos veikla, bet ir darbuotojų likimai. Belieka tik įsivaizduoti, kokie pasipiktinę žmonės, kurie negali gauti pelnytos pensijos ar kitokių išmokų dėl nekokybiško personalo pareigūno darbo.
Išnagrinėję klausimą, kaip žingsnis po žingsnio organizuoti personalo įrašus nuo nulio, galime pradėti įgyvendinti programą, skirtą nustatyti šį procesą įmonėje. Svarbiausia - neignoruoti Darbo kodekso rekomendacijų, Darbo ministerijos, „Goskomstat“, „Rosarkhiv“ ir kitų vyriausybės departamentų sprendimų.
Kai visi personalo procesai bus sureguliuoti, nepraraskite jų. Svarbu atsiminti, kad darbuotojai, užsiimantys personalo įrašais, turėtų būti siunčiami bent retkarčiais į personalo administravimo kursus, kad jie tobulintų savo įgūdžius. Taip pat turėtų atlikti įprastą apskaitos procesų auditą personalo srityje. Tai padės tęsti darbą šia linkme.