Šiuolaikinių komercinių santykių tarp gamintojo ir pirkėjo sąlygomis gali susidaryti situacija, kai mokėjimas už gautas prekes ar paslaugas į įmonės sąskaitą gaunamas pavėluotai. Vėlavimą gali sukelti įvairūs veiksniai. Pirkėjų skolos, klientai gali kauptis. Tai lemia apyvartos ciklo sulėtėjimą, įmonės nesugebėjimą finansuoti savo veiklos.
Norėdami išvengti neigiamų pasekmių, įmonės vadovybė privalo gautinų sumų kontrolė. Tai leidžia jums laiku imtis reikiamų priemonių jį sumažinti. Kaip šis procesas vyksta, turėtų žinoti kiekvienas finansų vadovas.
Gautinų sumų sąvoka
Gautinų ir mokėtinų sumų kontrolė vykdoma bet kurios įmonės, neatsižvelgiant į jos veiklos sritį. Tai būtina norint užtikrinti normalias visų bendrovės komponentų veikimo sąlygas.
Skolininkų skola yra organizacijos apyvartinių lėšų dalis. Tai yra fondai, kurių laikinai nėra įmonės sąskaitoje. Jas savo veikloje kurį laiką naudoja skolininkai (skolininkai). Tai yra bendrovės nuosavybės teisės, kurios yra vienas iš piliečių objektų.
Tipiškiausias gautinų sumų pavyzdys yra įmonės sandorio šalių, kurios nesumokėjo iškart po prekių išsiuntimo, darbų atlikimo ar paslaugų, skola. Rečiau įmonė tokias nuosavybės teises gauna nesutartinėms prievolėms, pavyzdžiui, kai fiziniams ar juridiniams asmenims daro didelę žalą.
Kontrolės poreikis
Dirbant su klientais natūraliai iškilo klausimas dėl jų skolų kontrolės. Tai reikalauja kruopštaus, dėmesingo tyrimo. Gautinų ir mokėtinų sumų apskaita ir kontrolė susiję su organizacijos finansinio stabilumo, jos saugumo klausimais. Taip pat tokia procedūra daro įtaką įmonės grynojo pelno gavimui, kapitalo apyvartai ir verslo pelningumui. Todėl negalima pamiršti tokios analizės.
Gautinų sumų kontrolė leidžia įmonės vadovybei laiku reaguoti į šioje srityje kylančias problemas. Jei kitos šalys nesumoka savo skolų laiku, įmonė negali laiku nusipirkti gamybai reikalingų medžiagų, padengti savo skolas už kitų organizacijų teikiamas paslaugas.
Atvirkštinis ciklas tokiu atveju sulėtėja. Bendrovės grynasis pelnas mažėja. Visi finansinio stabilumo ir stabilumo rodikliai mažėja. Dėl to organizacija žlugs. Norėdami to išvengti, analitikai ir vadovybė turėtų tai įgyvendinti gautinų ir mokėtinų sumų kontrolė.
Kontrolės trūkumas
Gautinų sumų analizė ir kontrolė turi būti atliekamas kiekviename objekte. Jei vadovybė nepakankamai atsižvelgia į šį klausimą, kyla nemažai rimtų problemų.
Bendrovė praranda grynuosius pinigus. Jei pirkėjas gauna atidėjimą be rimtos priežasties ir skolos grąžinimo tikimybės, net ir teisme nepavyks grąžinti skolos. Tai daro didelę žalą bet kuriai organizacijai.
Mažėja ir finansinio stabilumo rodikliai. Bendrovė negalės laiku sumokėti savo mokestinių įsipareigojimų, mokėti atlyginimų darbuotojams ir pan. Sumažinti išteklių naudojimo efektyvumo rodikliai.Lėšos, kurios yra apyvartoje, iš tikrųjų laikinai nedalyvauja gamybos veikloje. Jie galėtų būti nukreipti į įmonės plėtrą, tačiau šiuo metu šio kapitalo nėra.
Augant gautinoms sumoms, įmonė pamažu praranda savo verslo reputaciją ir produktų konkurencingumą.
Kontrolės tikslai
Gautinų sumų apskaita ir kontrolė siekti tam tikrų tikslų. Sandorio šalies skolų valdymas yra būtinas norint apriboti jų sumą iki priimtino lygio. Taip pat kontrolė leidžia pasirinkti pardavimo sąlygas, kurios garantuoja, kad laiku bus sumokėta po prekių ar paslaugų pardavimo.
Gautinų sumų analizė leidžia sukurti specifinį požiūrį į kiekvieną klientą. Vienai pirkėjų grupei reikalinga nuolaidų sistema, o kitai, atvirkščiai, pašalpos.
Taip pat kontrolė leidžia greitai reikalauti grąžinti skolą, sumažinti biudžeto skolas. Vadovas galės įvertinti išlaidas, susijusias su skolų valdymu, praleistomis galimybėmis dėl lėšų įšaldymo apyvartoje.
Skolų klasifikavimas
Apskaitos ir gautinų sumų kontrolė apima skolų padalijimą į nepanaudotas ir pradelstas. Pirmajai kategorijai priskiriami klientų, kurių sutartyje nurodytas grąžinimo terminas dar nepasibaigė, įsipareigojimai. Taip pat į šią grupę įeina skolos, kurių galiojimo laikas neviršija 1 mėnesio. Jie yra siejami su įprastu atsiskaitymų procesu (tai nurodoma sutartyje).
Į pradelstą įsiskolinimą įeina lėšų suma, kurią pirkėjas jau turėjo pervesti į pardavėjo sąskaitą, tačiau to neįvyko. Tokiu atveju įmonė gali kreiptis į teismą su savo kita šalimi.
Taip pat yra toks dalykas kaip abejotina skola. Tokiu atveju prekių ar paslaugų tiekėjas nėra tikras, kad pirkėjas sumokės savo skolą. Tačiau nereikėtų painioti abejotinų ir blogų skolų. Pastarojo tipo gautinos sumos gali būti nurašomos nuo įmonės balanso, nes senaties terminas jau praėjo. Abejotinas skolas įmonė apskaito tol, kol jos netaps beviltiškos.
Kontrolės metodai
Gautinų sumų kontrolė įmonėje sudarytas remiantis atsiskaitymų su pirkėjais ir pirkėjais inventoriumi. Šį darbą būtinai turi atlikti analitikai prieš rengdami metinę ataskaitą.
Tačiau skolų inventorizacijos kartą per metus nepakanka. Problemos gali kilti ir kauptis per kelis mėnesius. Todėl kontrolės priemonės turėtų būti atliekamos reguliariai. Geriausia atkreipti dėmesį į šį klausimą kartą per mėnesį. Kai kurioms įmonėms rekomenduojama inventorizuoti kitų šalių skolas du kartus per mėnesį dėl žmogiškojo faktoriaus.
Pardavimų vadybininkai turėtų būti motyvuoti rinkti pinigus iš klientų. Taip pat reikalinga finansinė gautinų sumų kontrolė. Tai leidžia grąžinti į apyvartą nemažą lėšų sumą.
Renginiai
Gautinų sumų kontrolės sistema remiantis tam tikra veikla. Jie sąlygiškai yra suskirstyti į dvi grupes. Pirmoji kategorija apima organizacines priemones, o antroji - įvairių skolininkų skolos rodiklių vertinimą.
Organizacinei veiklai vykdyti paskiriamas darbuotojas, kuris atsakingas už stebėjimą. Dažniausiai tai gali būti vidaus auditorius arba auditorius.
Po to vadovas nustato svarbiausias datas, kada bus įvertinti atitinkami rodikliai. Kuriamos atidėjimo suteikimo sąlygos, taip pat jos dokumentai. Reglamentą kontroliuoja asmuo, atsakingas už auditą.
Gautinų sumų suma turėtų būti atsižvelgiama į pardavimo vadybininkų motyvaciją. Visoms sandorio šalims nustatomi kredito limitai. Už gautinų sumų būklę turi būti atsakingas komercijos direktorius.
Techninė pagalba
Atlikti vidinė gautinų sumų kontrolė, daugelis įmonių naudoja specialias kompiuterines programas. Jie labai supaprastina duomenų tvarkymo procesą. Mūsų šalies įmonėse populiariausia yra „1C“ programa. Su jo pagalba galite sukurti skolininkų registrą, taip pat stebėti jų skolinių įsipareigojimų senėjimą.
Jei vadovai tokioje programoje tvarko skolų apskaitą, jie galės atsekti, kurie pirkėjai skolas sukaupė palyginti neseniai, o kurie jau yra gerokai pasenę.
Tam reikia sugeneruoti tinkamą ataskaitą programoje. Jame gautinos sumos bus surūšiuotos pagal jų atsiradimo datą. Šalys, kurių skola susidarė prieš savaitę, dvi savaites, mėnesį ir metus, gali būti nurodytos ataskaitoje. Atsižvelgiant į įmonės veiklos rūšį, gauti duomenys klasifikuojami kaip senos arba naujos skolos.
Taškų rodikliai
Gautinų sąskaitų kontrolė remiasi tam tikrais rodikliais. Ją įgyvendinant būtina paruošti kiekvienos sandorio šalies skolos biudžetą (naudojantis programa). Kiekvieno mėnesio pabaigoje apskaičiuojama surinkimo norma. Tai leis mums įvertinti apmokamų prekių dalį iš viso išsiųstų prekių kiekio.
Remiantis sutarčių su kitomis šalimis sąlygomis, sudaromas skolos grąžinimo planas. Stebima sandorio šalies skolos apyvartos santykio dinamika.
Remiantis gautais duomenimis, taip pat apskaičiuojama skolininkų skolų apyvartos trukmė. Ši analizė leidžia įvertinti kredito kontrolės efektyvumą, nustatyti sandorio šalių patikimumo laipsnį.
Vidinės problemos
Gautinų sąskaitų kontrolė turi vadovauti patyręs analitikas. Tuo pačiu metu galima rasti vidinių problemų, kurios galėjo sukelti skolas. Galbūt darbuotojai, atsakingi už pardavimus, nesilaiko nustatytų atidėtų mokėjimų standartų. Pasitaiko ir akivaizdžių įmonės darbuotojų apgaulės faktų.
Taigi, pavyzdžiui, norėdamas gauti premiją mėnesio pabaigoje, už pardavimą atsakingas darbuotojas siekia į ataskaitą įtraukti daugiau pardavimo priemonių. Todėl jis gali paprašyti kliento fiktyviai nusipirkti produktą. T. y., Klientas neperveda lėšų, bet tarsi būtų išsiuntęs prekių siuntą. Šios lėšos kredituojamos pirkėjui. Vadybininkas gauna savo premiją, o klientas gauna galimybę surinkti apyvartoje papildomų lėšų. Be to, už tai klientas taip pat gali sumokėti tam tikrą priemoką pardavimo vadybininkui. Tokiu atveju įmonė pralaimi.
Kredito limitas
Gautinų sąskaitų kontrolė gali grąžinti nemažą pinigų sumą į apyvartą. Siekiant išvengti galimos žalos įmonės veiklai, naudojamas metodas, kuris apima kredito limito nustatymą. Tai yra tas gautinų sumų lygis, kuris bus saugus įmonei.
Be to, kredito limitas nustatomas tiek visai organizacijai, tiek kiekvienai sandorio šaliai atskirai. Panaši riba gali būti nustatoma ir kiekvienam pardavimo skyriui. Jie išsiskiria pramonės principu. Kredito limitas nustatomas atsižvelgiant į praėjusio mėnesio pajamų sumą, kurią padaro vienetas. Šį rodiklį tvirtina generalinis organizacijos direktorius.
Gautinų sąskaitų kontrolė būtini kiekvienai įmonei. Tai leidžia padidinti organizacijos pelningumą ir finansinį stabilumą.