Il lavoro di qualsiasi organizzazione, di regola, è associato a un gran numero di documenti. Questa è la corrispondenza in arrivo e le risposte inviate, vari ordini e dichiarazioni dei dipendenti, istruzioni tecniche e rapporti contabili. Tutti richiedono contabilità e ottimizzazione tempestive. Una delle opzioni per risolvere questo problema è un inventario di documenti.
In conformità con la legge
Lo specialista che è impegnato nel lavoro d'ufficio presso l'azienda sa meglio cos'è un inventario di documenti. Durante l'anno, un'enorme quantità di documenti lo attraversa. Tutti sono importanti e ognuno svolge un ruolo speciale nel risolvere questo o quel problema. È semplicemente impossibile gettare via tale bagaglio, poiché ciascuna di queste carte ha un certo periodo di conservazione durante il quale è valida e può tornare utile. Tali documenti sono generalmente depositati nell'archivio, dove sono sempre.
In qualsiasi momento, possono essere presi da lì e utilizzati come previsto. Nella legge federale "sugli affari d'archivio" dell'ottobre 2004, un elenco di tutti i possibili tipi di documenti e ognuno di essi ha una scadenza specifica per la quale devono essere con il proprietario. Ma come tenere conto dell'enorme quantità di documenti ricevuti per l'archiviazione? Per questo c'è un inventario di documenti. È compilato dal dipendente responsabile dell'archiviazione ed è un'aggiunta obbligatoria a ciascuna cartella o caso inviato per l'archiviazione a lungo termine.
Invio di documenti importanti
Anche il segretario dell'impresa redige spesso un inventario di documenti. Questo non significa registrazione della corrispondenza in entrata o in uscita. Per questo, ogni segretario ha un diario speciale. Lì, il momento della ricezione o dell'invio della lettera viene registrato di conseguenza, indicando la data, il destinatario e il dirigente. L'inventario può in alcuni casi essere all'interno di tale corrispondenza.
Ad esempio, un'organizzazione invia un pacchetto di documenti all'indirizzo. Non possono essere semplicemente messi in una busta e gettati in una scatola attaccando un francobollo. Dov'è la garanzia che i documenti raggiungeranno per intero? Naturalmente, se si tratta di opuscoli o semplici volantini, non preoccuparti. In qualsiasi momento possono essere inviati di nuovo. Ma a volte devi inviare documenti seri su richiesta ufficiale. In questo caso, oltre ai titoli principali, una lettera di accompagnamento e un inventario dovrebbero essere inclusi nel pacchetto, che sarà un elenco di documentazione inviata a questo indirizzo.
Trasferimento documenti
I dipendenti coinvolti nei contratti sanno benissimo cos'è un inventario di documenti. Puoi facilmente farne un campione da solo.
La cosa principale è che questo documento contiene tutte le informazioni necessarie:
- Il nome del mittente è scritto nell'angolo in alto a sinistra o viene inserito il timbro della società.
- Sulla destra ci sono i dati del destinatario (nome dell'azienda e nome completo del suo responsabile).
- Sotto il centro c'è il nome. Ad esempio, sarà un "Elenco di documenti da trasmettere al contratto", il cui numero e data devono essere indicati.
- Inoltre, una tabella viene compilata in modo casuale, in cui devono essere presenti almeno 4 colonne (numero in ordine, nome del documento, numero e data, numero di copie, numero di fogli).
- Successivamente, viene creato un record finale sul numero di documenti trasferiti secondo questo inventario. È inoltre necessario calcolare il numero totale di fogli allegati.
- In fondo alla pagina, viene fatta una nota su chi ha trasferito e ricevuto questi documenti con la data, il cognome e la posizione.
Questo è l'elenco di documenti più comune, un campione del quale è ben noto a qualsiasi impiegato come modulo postale numero 107. I moduli pronti possono essere presi in anticipo in qualsiasi ufficio postale al fine di compilare lentamente e controllarli sul posto di lavoro.
Sottigliezze di archiviazione
Qualsiasi dipendente dell'archivio ha familiarità con l'elenco dei documenti del caso. Viene effettuato durante il trasferimento di titoli per lo stoccaggio. Questo documento non è solo il contenuto di una cartella specifica. Permette in qualsiasi momento di trovare le informazioni necessarie tra un numero enorme di articoli.
Ordini, report e altri investimenti sono sistematizzati e riassunti in una tabella, che dovrebbe contenere sei colonne obbligatorie:
- Numero di serie
- Indice di un documento specifico secondo la nomenclatura.
- La sua data (quella indicata al momento della registrazione).
- Titolo (ordine, lettera, contratto).
- Numeri di foglio.
- Nota.
Il tavolo può essere piuttosto grande. Ma in ogni caso, alla fine, dovrebbe essere fatto un record finale sul numero di documenti elencati in esso, nonché sul numero totale di pagine calcolate. Ora, esaminando una tale cartella, puoi facilmente trovare la carta desiderata in base ai parametri richiesti senza fare alcuno sforzo particolare.
Caratteristiche dell'inventario
L'elenco interno dei documenti richiede una conoscenza speciale e un'attenzione speciale da parte del suo compilatore. A volte gli errori di progettazione comportano la perdita della carta in un enorme flusso di informazioni. Essendo fuori posto, vola lontano dagli occhi.
Ad esempio, per ispezione programmata L'ispettorato fiscale aveva bisogno di un rapporto l'anno scorso ed è stato archiviato con negligenza insieme ad altri documenti. Si è verificata una situazione in cui un dipendente dell'impresa non può confermare questa o quelle informazioni fornite in precedenza. Un simile malinteso può comportare una multa per l'organizzazione e una punizione per i dipendenti responsabili della fornitura di informazioni e della conservazione dei documenti. L'importo della perdita dipende dall'importanza dei dati richiesti. Per evitare che ciò accada, i registri dei documenti devono essere tenuti in modo appropriato. Questo processo, ovviamente, è molto complesso e richiede tempo. Inoltre, è necessario tenere conto della fase multipla e della sequenza della procedura.
File personali dei dipendenti
Il servizio del personale di qualsiasi impresa o organizzazione è anche una sezione attraverso la quale passano molti documenti diversi. Molti di questi sono accumulati nei file personali dei dipendenti.
Vengono archiviati fino al licenziamento e solo dopo vengono archiviati. In questo caso, l'agente del personale deve redigere un inventario dei file personali. Vale la pena notare che nella legislazione della Russia non ci sono alcune regole per quanto riguarda la sua preparazione. Tutte le regole sono prese dall'era sovietica. In accordo con essi, tale inventario dovrebbe essere una tabella dei tipi di sette colonne:
- Numero in ordine.
- Indice di un documento specifico.
- Data.
- Titolo e sintesi del documento.
- Numeri di foglio.
- Data in cui il documento è stato incluso nel file.
- Nota per note speciali.
Alla fine, viene calcolato il numero totale di documenti elencati nell'elenco. Tutto ciò avviene sotto la firma dell'agente del personale che indica la data del trasferimento del caso.
