Oggi l'azienda si sta sviluppando più rapidamente. Il tempo determina il denaro e viceversa. Più mobili sono i dipendenti dell'azienda, più forte è la sua posizione sul mercato. Pertanto, l'auto è diventata non solo un mezzo di trasporto, ma anche un modo per trarre profitto e raggiungere il successo.
Attualmente, l'uso di un'auto personale per scopi ufficiali è utilizzato in molte aziende in cui il personale ha un lavoro di natura itinerante. I manager usano anche veicoli privati per risolvere vari problemi di lavoro su strada.
Modi di registrazione dei rapporti con il dipendente sull'uso del trasporto
Questo articolo spiegherà come documentarlo. Le relazioni vengono stabilite con un dipendente che utilizza la sua auto per adempiere ai compiti ufficiali in vari modi.
In primo luogo, è possibile specificare la clausola sullo sfruttamento della proprietà nel contratto di lavoro e pagare un risarcimento come previsto dalla legge.
In secondo luogo, è anche possibile redigere e firmare un accordo con il dipendente (che si chiama diritto civile) che indichi la locazione del proprio trasporto con la fornitura di assistenza gestionale e uso tecnico. Allo stesso tempo, osservando le norme per l'uso di un'auto personale per scopi ufficiali.
Vantaggi e svantaggi di ciascuna opzione
Ogni opzione presenta vantaggi e svantaggi. Consideriamoli in modo più dettagliato.
La differenza con altri mezzi per acquisire veicoli per l'uso è che in questo caso, l'auto è gestita sia nei lavoratori che nei loro affari personali. Di conseguenza, i pagamenti per l'uso dell'auto di un dipendente possono essere inferiori a un noleggio, il che è implicito in conformità con un accordo di noleggio auto con un conducente. Ma, come dimostra la pratica, il funzionamento della propria auto è determinato dall'area del suo utilizzo: di solito si tratta di viaggi di lavoro in cui è più facile raggiungere la propria auto o questi sono luoghi in cui il trasporto pubblico o altri mezzi non vanno. Vari incontri di lavoro comportano spesso l'uso di un'auto. Dove altro potrebbe essere necessario il trasporto personale? Ad esempio, l'attività di un dipendente comporta un costante movimento in città, da un cliente all'altro. Fare questo a piedi non funzionerà, poiché si trascorre molto tempo. È vantaggioso per un'azienda assumere una persona con una macchina. Avrà il tempo di andare in giro con i clienti e la compagnia lo compenserà per le spese.
Inoltre, il funzionamento della propria auto nell'ambito di un rapporto di lavoro può essere considerato l'adempimento da parte di un dipendente delle sue funzioni ufficiali. E il risarcimento per l'uso di un'auto personale per scopi ufficiali, che è dovuto a un dipendente, non dovrebbe essere tassato. Ma questi compensi, di norma, hanno le loro sfumature nella legislazione del lavoro. Il diritto civile offre alle parti una relazione una scelta. Ciò consente di considerare le varie opzioni e gli importi di pagamento associati al funzionamento dell'auto, in modo che tutti i partecipanti interessati siano soddisfatti. Ma ciò suggerisce che i dazi e i contributi fiscali verranno sottratti dall'importo della compensazione.
Uso personale di un'auto aziendale
Non importa quale sia il metodo scelto, la compagnia sta meglio se il dipendente viaggia con il proprio mezzo di trasporto.La società non dovrà sostenere l'onere di grandi spese per l'acquisto o il noleggio di un'auto, rispettivamente, i costi di questo periodo non aumenteranno. Le spese per la manutenzione e l'uso diminuiranno: in parte l'azienda paga, in parte l'impiegato (proprietario del trasporto), che la utilizza per le proprie esigenze. Oltre a ridurre i rifiuti, l'azienda riduce i costi di documenti e manodopera per la contabilizzazione dell'uso dell'auto.
Le relazioni tra il dipendente e il datore di lavoro sono regolate dalle norme della legislazione del lavoro, che prevedono compensi per l'ammortamento del veicolo, l'ammortamento e l'appropriazione indebita, che sono associati all'auto propria del dipendente utilizzata per esigenze ufficiali. Pertanto, un ordine deve essere emesso per l'uso di un'auto aziendale per scopi personali.
Come già notato, le regole per la restituzione dei costi al lavoratore e l'importo della compensazione sono previste dalla legislazione del lavoro e, in mancanza di tali regole, sono stabilite dall'accordo delle parti del contratto di lavoro, che è concluso per iscritto. Quindi sorge la domanda davanti al ragioniere: come redigere un atto sull'esercizio del proprio trasporto da parte di un dipendente?
Pagamento per l'uso di un'auto personale a scopi ufficiali
Come opzione, la documentazione normativa esistente per i pagamenti di compensazione per il funzionamento della propria auto viene presa come base, ad esempio, approvata dal governo della Federazione Russa (si riferisce solo agli standard di pagamento, ma non alle loro dimensioni):
- Il personale degli organi degli affari interni.
- Dipendenti di organizzazioni e organi dei sistemi penitenziari, vigili del fuoco federali dei vigili del fuoco statali, autorità preposte al controllo delle droghe e autorità doganali.
- Impiegato del governo federale.
Nonostante il fatto che la documentazione sia indirizzata a varie sottocategorie di persone, i principi degli appuntamenti e dei pagamenti compensativi sono gli stessi:
- L'indennità viene corrisposta ai lavoratori che svolgono attività lavorativa itinerante.
- La base per il dipendente di utilizzare la propria auto per esigenze ufficiali è l'ordine di gestione.
- Per i dipendenti che utilizzano veicoli personali per esigenze ufficiali per procura del proprietario, i pagamenti di indennità vengono maturati allo stesso modo.
- Per pagare un risarcimento per l'uso di un'auto personale a scopi ufficiali, un dipendente deve presentare una domanda in cui si afferma quali obblighi lavorativi sono stati rispettati e per quanto tempo è stata utilizzata la propria auto.
Se tutto è correttamente formalizzato, non ci saranno problemi con la ricezione di un pagamento di compensazione. Vediamo quale pacchetto di documenti il dipendente dovrebbe raccogliere.
Documentazione fornita dai dipendenti
Con una dichiarazione, il dipendente fornisce altra documentazione necessaria:
- Una copia del certificato di registrazione di un'auto personale o un passaporto per un veicolo (PTS), una procura che fornisce il diritto di guidare un'auto.
- La lettera di vettura, i dettagli necessari e il calendario per l'iscrizione che sono adottati dalle autorità che attuano la politica statale e le normative in materia di trasporti.
- Documentazione che conferma lo spreco di usare la propria auto per esigenze ufficiali (controlli del carburante, certificati di manutenzione).
Il contabile deve inoltre compilare una lettera di vettura, poiché si tratta del documento principale che conferma l'uso del trasporto personale da parte di un dipendente a fini ufficiali. La forma di questo foglio è stata approvata dalla Risoluzione del Comitato Statale Statale della Federazione Russa. Altre organizzazioni possono utilizzare una lettera di vettura nella loro forma o un altro documento che confermerà il costo dei materiali combustibili. Tutti i dettagli prescritti dalla legge devono essere indicati:
- nome del documento;
- data di rilascio;
- organizzazione del documento;
- operazione commerciale e relativo contenuto;
- unità di misura;
- posizioni delle persone responsabili;
- firme delle persone specificate.
Inoltre, è necessario specificare la posizione specifica del veicolo. Altrimenti, potrebbe essere difficile pagare un risarcimento. Quando viene applicato un modulo uniforme, ci sono meno conflitti.
Tutta la documentazione fornita dovrebbe confermare il funzionamento per le esigenze dell'azienda e non per le esigenze del dipendente. Tuttavia, va tenuto presente che la decisione di pagare per l'uso di un'auto personale a scopi ufficiali viene presa dal capo in un determinato periodo di tempo, mentre è necessario tenere conto:
- La necessità di utilizzare l'auto per adempiere agli obblighi lavorativi associati a frequenti viaggi di lavoro.
- Tempo di funzionamento del veicolo per esigenze ufficiali.
- La quantità di fondi che sono stati assegnati all'azienda per il lavoro.
Recupero dei costi aziendali
L'uso di un'auto personale a scopi commerciali comporta vari costi, ma non tutti saranno rimborsati dall'impresa. Secondo la pratica di utilizzare il proprio trasporto, l'appropriazione indebita tra il dipendente e l'impresa dovrebbe essere distribuita come segue: l'impiegato dovrebbe restituire l'appropriazione indebita per l'acquisto di carburante e lubrificanti sul fatto confermato dalla documentazione (assegni, ricevute, ecc.). Il risarcimento viene pagato separatamente con il rimborso dell'appropriazione indebita elencata.
Il compenso non viene pagato a un dipendente nelle seguenti situazioni:
- durante le vacanze;
- durante un viaggio d'affari;
- durante un periodo di inabilità temporanea, che è confermato dal congedo per malattia;
- in altri casi quando l'auto non funziona.
Quando si utilizza il proprio veicolo (dopo aver compilato il consenso all'uso dell'auto personale per scopi ufficiali secondo il modello), il dipendente non riceverà un pagamento separato per l'assistenza nella sua gestione e manutenzione. La stessa operazione del proprio veicolo viene effettuata nei limiti delle mansioni lavorative, per le quali il lavoratore ha diritto a una remunerazione, che è lo stipendio. Il calcolo dei pagamenti di compensazione per l'uso di un'auto è analogo a un pagamento di noleggio, che include l'ammortamento di un veicolo.
Quando un contratto di noleggio di veicoli prevede il noleggio, è generalmente soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche. L'imposta sul reddito delle persone fisiche non viene addebitata solo sul risarcimento per il funzionamento dell'auto personale di un dipendente e sulle spese sostenute. Questo sarà descritto più dettagliatamente di seguito.
Riflessione delle spese in contabilità
La contabilizzazione dei pagamenti compensativi per l'esercizio del proprio veicolo per esigenze ufficiali e la restituzione di appropriazione indebita associata all'uso di un veicolo personale sono mantenute nel conto 302 12 “Altri pagamenti”.
Nella contabilità, le imprese indicano solo due registrazioni quando utilizzano un'auto personale per scopi ufficiali:
- Accredito dell'importo del risarcimento e rimborso delle spese sul fatto.
- Pagamento di indennità al dipendente per l'importo prescritto.
Nel reparto contabilità di un'impresa di bilancio o autonoma di educazione fisica e sport, tali registri contabili per i contenuti dell'operazione sono effettuati:
- Riflessione delle spese per il pagamento del risarcimento.
- L'attuazione della questione del risarcimento dalla cassa dell'istituzione.
- C'è stato un trasferimento a una carta bancaria a un dipendente.
Ma se l'uso dell'auto personale di un dipendente per scopi ufficiali viene effettuato in base a un contratto di lavoro, utilizzare il conto 302 24 "Rent and Settlements on It". Nella colonna "Credito" su questo conto è indicato l'accredito del canone di locazione, e nella colonna "Debito" - il suo trasferimento sul conto del dipendente o l'emissione dalla cassa dell'azienda.
Nel reparto contabilità di un'impresa di bilancio o autonoma di educazione fisica e sport, tali registri contabili per i contenuti dell'operazione sono effettuati:
- Costo del noleggio auto.
- L'affitto è stato pagato dalla cassa dell'istituzione.
- Trasferito su una carta di credito a un dipendente.
Ma vale la pena notare che non ci sono registrazioni delle passività fiscali per le transazioni semplificate. Dovrebbe essere tassato e l'uso di un'auto personale per scopi ufficiali.
In quali situazioni l'imposta sul reddito delle persone fisiche viene riscossa sulla compensazione?
Ora parliamo di tasse. Tutti i profitti realizzati dagli individui, compresi i dipendenti delle imprese, sono tassati sul reddito personale. Tutti i tipi di indennità previsti dal diritto del lavoro sono esenti da tassazione.
Cioè, l'importo non imponibile è quello indicato nel contratto per l'uso di un'auto personale a scopi ufficiali. In questo caso, ci deve essere documentazione che confermi la proprietà del veicolo in uso dal contribuente. Inoltre, con l'aiuto di documenti, sarà necessario confermare l'effettivo funzionamento del veicolo per gli interessi dell'impresa e la quantità di rifiuti ad esso associati.
Ma né il lavoro né le leggi fiscali contengono:
- Un elenco di documentazione che può confermare il funzionamento del proprio veicolo.
- Disposizioni che vietano al capo dell'impresa di rimborsare i dipendenti per appropriazione indebita sostenuta nell'adempimento di obblighi lavorativi.
Ne consegue che il capo dell'impresa stessa può creare regole per determinare i pagamenti di compensazione esentasse per i dipendenti che utilizzano un'auto personale a fini ufficiali, prevedendo le proprie dimensioni.
Se i dipendenti utilizzano auto personali per lavoro, il risarcimento non è tassato, ma alle seguenti condizioni:
- l'uso del trasporto e il risarcimento sono fissati per iscritto (è in via di definizione un accordo separato o è previsto da un contratto di lavoro);
- i dipendenti hanno presentato i documenti per l'auto (certificato di registrazione, titolo);
- l'organizzazione elabora fogli di rotta.
Premi assicurativi
Quando si calcolano i premi assicurativi, si deve ricordare che sono riscossi su pagamenti e premi maturati a un individuo nel quadro di un rapporto di lavoro e di un contratto di diritto civile. L'accumulo di indennità per l'utilizzo del veicolo per lavorare entro l'importo stabilito dal contratto tra il datore di lavoro e il dipendente non è una remunerazione, una remunerazione per l'adempimento di lavoro o altri obblighi, benefici materiali. Di conseguenza, tale indennizzo non è soggetto a un premio assicurativo.
Se un dipendente dell'organizzazione utilizza un'auto ufficiale, mentre non ci sono lettere di vettura e altri documenti giustificativi, tale individuo avrà un vantaggio economico nell'importo in cui è stimato. Questo tipo di reddito è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche quando si utilizza un'auto aziendale per scopi personali.
Oltre alle spiegazioni dei funzionari, diventa chiaro che la fornitura di un'auto per procura non ha un trasferimento di proprietà e che questa auto non può essere considerata di proprietà di un fiduciario. Ai sensi dell'articolo 185 del codice civile della Federazione Russa, una procura è un incarico scritto che viene rilasciato da una persona a un'altra per la rappresentanza dinanzi a terzi.
Anche il pagamento di indennità ai sensi di un contratto di lavoro per l'esercizio del proprio veicolo, che viene fornito al dipendente per la gestione per procura, non è tassato. Va ricordato che il conducente è responsabile dell'uso dell'auto aziendale per scopi personali.
Gli insediamenti ai sensi di un contratto di noleggio auto con conducente non possono essere assunti come indennità per un dipendente a cui è stata concessa una procura per guidare un veicolo.Pertanto, è assente la questione dei premi assicurativi per i fondi di bilancio.
Quando è necessaria una lettera di vettura?
Molti contabili pongono la domanda: "È necessaria una lettera di vettura per i pagamenti di compensazione per il funzionamento del mio veicolo?". Allo stesso tempo, tutti sanno che un tale foglio ti obbliga a compilare la legge federale "Carta per il trasporto stradale e il trasporto di superficie elettrico urbano", che vieta il trasporto di bagagli, merci, passeggeri con i mezzi pubblici (autobus, filobus, tram), automobili e camion senza una lettera di vettura adeguata trasporto, come per utilizzare un'auto aziendale per scopi personali. La lettera di vettura è inclusa nell'elenco dei documenti necessari per il funzionamento di un'auto di proprietà di una persona giuridica.
Cosa ci dice la legge sui trasporti al riguardo? Le istituzioni e le imprese che utilizzano veicoli per trasportare passeggeri e merci non faranno a meno di una lettera di vettura. Se l'automobile è gestita da una persona per le proprie esigenze, non è necessario redigere un tale foglio, come si presume negli atti normativi sopra menzionati per le persone giuridiche e gli imprenditori che utilizzano i veicoli.
Lettera di vettura quando si utilizza l'auto personale di un dipendente
Un'opinione simile si forma sull'uso da parte di un dipendente di un'auto personale a scopi ufficiali. Ma qui la necessità della sua esecuzione è dettata non dalle regole della legislazione sui trasporti, ma dalle norme del lavoro e della legislazione fiscale, che obbligano a confermare il funzionamento ufficiale del proprio veicolo del dipendente. Per confermare gli sprechi nell'acquisto di carburanti e lubrificanti per le esigenze del lavoro di produzione generale, abbiamo bisogno di una lettera di vettura correttamente preparata, che indica il consumo effettivo di carburante. Informazioni che non consentono di controllare i costi di carburanti e lubrificanti poiché la produzione generale può giocare nelle mani dei controllori.
Riassumendo, si dovrebbe tenere presente quanto segue. Affinché i pagamenti per l'esercizio del veicolo proprio del dipendente siano compensativi, è necessario osservare la procedura per l'utilizzo di un'auto personale a fini ufficiali:
- Il funzionamento dell'auto è legato all'adempimento degli obblighi lavorativi.
- I pagamenti di indennità sono emessi sulla base di un ordine del datore di lavoro. L'importo del rimborso dei costi indicati è tenuto a coprire le spese economicamente giustificate.
Se queste regole non vengono rispettate, vale la pena firmare un accordo o un accordo con il dipendente sull'uso di un'auto personale per scopi ufficiali con l'autista e tenendo conto di tutte le tasse e le tasse.