Minden tisztviselőnek vannak bizonyos jogai és kötelezettségei hivatalos tevékenységéhez kapcsolódóan. Ezeket a munkaköri leírásban közvetlenül meghatározzák, a munkaszerződés tartalmazza. A cikk ebből a szempontból elemezzük a dokumentumkezelő jogait és kötelezettségeit. Fontolja meg, hogy milyen követelményeket támaszt ez a munkavállaló, hogy tudnia kell, milyen felelősséget vállalnak érte.
kategória
Mit jelent az „1. kategóriába tartozó dokumentumkezelő munkaköri felelőssége”? Ezt a pozíciót több kategória képviseli - a képzés és a munkavállaló szakmai tapasztalata szempontjából:
- Az első. Szakmai felsőoktatás jelenléte a dokumentumkezelés területén, tapasztalat a 2. kategóriás dokumentumvezető pozíciójában - legalább 3 év.
- A második. Felső szintű szakmai végzettség az adott területen, szakmai tapasztalat dokumentum-szakemberként - legalább 3 év.
- Iratszolgáltató. Ennek a munkavállalónak felsőbb szakképzettséggel kell rendelkeznie a dokumentumkezelés területén. A munkáltatónak nincsenek követelményei a munkatapasztalat tekintetében.
Ami a dokumentumkezelő feladatait illeti, azok maximális összegét az első kategóriába tartozó szakemberek számára biztosítják. Minimális - azoknak a munkavállalóknak, akik még nem rendelkeznek kategóriával.
Szakmai ismeretek
A dokumentumkezelő felelőssége azzal a ténnyel kezdődik, hogy a szakembernek rendelkeznie kell bizonyos tudással, amely szükséges a hivatalos tevékenységekhez.
A munkaköri leírásban a következő szabványkészletet írják elő:
- Normál, törvényi, jogi aktusok, végzések, parancsok, magasabb szintű struktúrák egyéb döntései, amelyek a munkáltató tevékenységének dokumentálására vonatkoznak.
- Az egységes államnyilvántartási rendszer fő rendelkezései.
- A szervezeti és adminisztratív dokumentumok egységes szerkezetének szabványai.
- A dokumentációs rendszerek tervezésének, megtervezésének és továbbfejlesztésének módszerei.
- Tervezési, tervezési, dokumentációs támogatási technikák számítógépes és számítógépes eszközök felhasználásával.
- A regisztráció, osztályozás, tárolás, a munkadokumentáció vizsgálata.
- A dokumentáció végrehajtásának ellenőrzésére gyakorolt eljárás.
- A különféle - bejövő, belső, kimenő - dokumentumok kezelésére vonatkozó követelmények
- A szervezet strukturális egységeinek tevékenységi vektoraira vonatkozó tervezési és jelentéstételi követelmények.
- Az archiválás szervezése.
- Szabályozó dokumentumok és módszertani fejlesztések az automatizált menedzsment információs rendszerek tervezéséhez és használatához.
- A dokumentálás alapjai.
- A programozás alapjai.
- Belföldi és külföldi tapasztalat a munkáltató tevékenységének dokumentációs támogatása terén.
Általános ismeretek
A dokumentumkezelő felelőssége a tudás birtoklása is, amely a csapat bármely tagjának, a szolgáltatási szektor alkalmazottjának, az irodában dolgozójának szükséges:
- A számítógép, más iroda, számítógépes berendezés üzemeltetésének eljárása.
- A szociológia, az ergonómia, a szociálpszichológia alapjai.
- A közgazdaságtan alapjai, valamint a személyzeti menedzsment, menedzsment, munkaügyi szervezet.
- Orosz munkajog.
- Az alkalmazó társaság belső ütemtervének szabályai.
- Alapszabály, a foglalkoztató szervezet kollektív szerződése.
- Az orosz alkotmány rendelkezései.
- Meglévő munkavédelmi szabályok és szabályok.
- Irodai etika.
- A kommunikáció kultúrája.
- A közigazgatási jog alapjai.
- Tűzbiztonsági előírások.
Vezetés a tevékenységekben
Az iskolavezető, a vállalkozásnál, a kereskedelmi társaságnál a dokumentumkezelő feladatai a következő tevékenységek irányítása is:
- Az Orosz Föderáció alkotmánya.
- A tényleges orosz jogszabályok.
- A foglalkoztató szervezet alapszabálya.
- A munkáltató kollektív szerződése.
- A belső munkaügyi szabályok a munkáltató szervezetében.
- A munkavállaló megrendelései, rendeletei, közvetlen utasításai.
- Munkaleírás.
A dokumentumkezelő funkcionális felelőssége
Ez minden munkaköri leírás elengedhetetlen eleme. A dokumentumkezelő felelőssége egy szervezetben természetesen a tevékenységétől, a dokumentumkezelők számától és más tényezőktől függ.
A standard készlet a következő:
- A dokumentációval (dokumentációs adatokkal) kapcsolatos számítógépes és irodai berendezések használatán alapuló technológiai folyamatok fejlesztése és megvalósítása. Ez magában foglalja a könyvelést, az ellenőrzést, a végrehajtást, a tanúsítványok kiadását, az operatív tárolást.
- Részvétel a foglalkoztató szervezet dokumentumkezelési osztályának tervezésében, szervezésében, fejlesztésében. Az irodai munka általános állapotának figyelemmel kísérése.
- Javaslatok elkészítése az ergonómikus munkakörülményekkel kapcsolatos intézkedéscsomag biztosítására, a munkavállalók munkahelyeinek racionalizálására a szervezet dokumentációs támogatása alapján.
- Egységes dokumentációs rendszerek, üzleti dokumentumok különböző célokra, kezelési szintre, dokumentum-adatok osztályozókra való fejlesztése.
- Dokumentumkezelő rendszer megszervezése és megvalósítása.
- Intézkedések a dokumentáció, a különféle információs mutatók összetételének korszerűsítésére, számuk csökkentésére, üzleti dokumentumok keresésének megszervezésére.
- Részvétel az állami tárolásra benyújtott dokumentumok kiválasztásában, az üzleti dokumentumok értékének vizsgálatában.
- Részvétel a célok kitűzésében, az információs auto rendszerek, információkezelő rendszerek tervezésében, tervezésében, működtetésében és fejlesztésében.
- Részvétel az innovatív információs technológiák fejlesztésében, amelyek alapja a mikroprocesszor és a számítógépes technológia, az adatbázisok tervezése és további frissítése.
- A fejlett orosz és külföldi tapasztalatok tanulmányozása és szintézise a dokumentációt támogató tevékenységek területén.
- Normatív és módszertani dokumentáció kidolgozása kompetenciájuk területén.
- Részvétel a dokumentációs osztály személyzetének kiválasztásában, elhelyezésében, továbbképzésében és továbbképzésében.
Természetesen az óvodai dokumentumkezelő felelőssége kissé eltérő lehet. A szervezet tevékenységének iránya közvetlenül befolyásolja a munkaköri leírás ezen szakaszának kitöltését.
Második változat
Ha az iskola dokumentumkezelőjének munkaköri felelősségéről beszélünk, akkor a következőket lehet itt bemutatni:
- Nyilvántartás az adminisztratív dokumentációval összhangban.
- A hivatalos feladatok teljes, magas színvonalú és modern elvégzésének biztosítása.
- Anyagok, műszaki erőforrások ésszerű felhasználása a munkafeladatok elvégzése során.
- A megbízott dokumentumok megőrzése a kereskedelmi, hivatalos titkok nyilvánosságra hozatala után.
- A beérkező levelek regisztrálása.
- A dokumentáció időben történő végrehajtásának figyelemmel kísérése.
- A végrehajtott dokumentumok előkészítése és átadása az archívumba.
- Megbízható üzleti dokumentumok biztonsági ellenőrzése.
- Jelentés készítése, tervezési dokumentáció.
- Irodai dokumentumok nyomtatása és másolása.
- Oktatási tevékenységekre vonatkozó rendelés-tervezetek elkészítése.
- Bizonyítványok kiállítása az alkalmazottak és a hallgatók számára.
- Számviteli (havi) munkalapok karbantartása és biztosítása.
- A közvetlen vezetés egyéb utasításai végrehajtása.
Szakemberek jogai
Meghatároztuk a dokumentumkezelő munkahelyi felelősségét az intézményben. Most megemlítjük ennek a munkavállalónak a jogait:
- Javaslatok előterjesztése a dokumentációs támogatás szervezésének javítására, annak racionalizálására a meglévő szabványok keretein belül.
- A szervezetek dokumentációját elkészítő szolgálatok, osztályok, egyéni alkalmazottak követelményei bizonyos szabványok és normák betartására.
- Egységes, egységes dokumentációs rendszerek, üzleti dokumentumok ütemterveinek kidolgozása és megvalósítása, a dokumentumkezelés területén a követelményeknek és iránymutatásoknak való megfelelés.
Bővített jogok
A munkáltató a dokumentumkezelő jogainak listáját a következő rendelkezésekkel egészítheti ki:
- Jog a vállalkozás vezetõitõl, alkalmazottaitól a teljesítmény biztosításához szükséges dokumentáció kéréséhez.
- A foglalkoztató társaság közös könyvtárának, információs alapjainak, szociális, orvosi, háztartási egységeinek szolgáltatásához való jog.
- Jog az előírt módon fellebbezni mind az osztályvezető, mind a társaság vezetése végzéseivel szemben.
felelősség
A vezető dokumentumkezelő felelőssége természetesen szélesebb lesz, mint egy rendes szakember funkcionális felelőssége. De mindkettő felelős tevékenységéért. Alapértelmezés szerint a következő:
- Funkcionális feladatok ellátásának elmulasztása miatt (a munkaköri leírásban szerepel)
- Inkonzisztens valósági adatok az utasítások és a feladatok végrehajtásának állapotáról.
- A belső munkarend szabályainak megsértése miatt a munkáltató szervezetében.
- A vállalati biztonsági előírások megsértése esetén a tűzvédelmi előírásoknak.
Megvizsgáltuk a dokumentumkezelő alapvető jogait és kötelezettségeit. Amint az a cikkből kitűnik, a munkavállalónak is bizonyos ismeretekkel kell rendelkeznie erre a munkára jelentkezéskor. A feladatok nem megfelelő teljesítéséért ő felelős.