Nehéz elképzelni egy nagyvállalatot, államot vagy oktatási intézményt, amelyben ilyen helyzet nincs. Az ülések ütemezése, a dokumentáció elkészítése, a levelezés kezelése, a hívások fogadása csak annak a személynek a felelősségi körébe tartozik, amelyet tanulmányozunk. 2016 óta az alapvető funkciók körét felvázolták az új szabályozási rendelkezés - a titkár szakmai színvonala. Most már felhasználható a szükséges szervizelési utasítások elkészítésének alapjául.
Szakma jellemzői
A világ legnépszerűbb és legkeresettebb szakmáinak listájának folyamatos változása ellenére a titkárság továbbra is meglehetősen elterjedt. Oroszországban hivatalosan ez a szakma három évszázad óta létezik. 1720-ban I. Péter elfogadta, a munkavállalókra vonatkozó követelmények meglehetősen magasak voltak: írástudás, törvények ismerete, dokumentumok készítésének képessége.
Kezdetben csak férfiak voltak titkárok, manapság ez főleg női szakma. Ez részben annak a ténynek köszönhető, hogy a titkársági feladatok elvégzése kitartást, szorgalmat és képességet igényel ugyanazon és monoton munka elvégzésére.
Milyen követelményeket támasztanak a modern vezetők az ilyen pozícióban lévő alkalmazottak számára? A titkárnak az alapvető irodai számítógépes programok magabiztos felhasználójának kell lennie, képesnek kell lennie az irodai berendezések kezelésére, a dokumentációval való munkára, jó kommunikációs képességekre (jó beszéd, párbeszéd készség, udvariasság, etikett). Ezen felül legyen figyelmes, szervezett, fegyelmezett, érzelmileg stabil.
A szükséges oktatás vonatkozásában a titkár szakmai színvonala e tekintetben nem tartalmaz szigorú követelményeket. Ha általános iskolai végzettséggel rendelkezik, elegendő a szakmai tapasztalat vagy a speciális kurzus. A felsőoktatási oklevél megléte azonban általában előnyt jelent a bérbeadásban.
Szakmai szabvány
A titkársági munkára vonatkozó követelmények 2016-ban megkaptak egy szabályozási aktus formájában. Általános szakmai szabványt fogadtak el a szervezeti irányítás dokumentációs és szervezeti támogatási szakembere számára. A szabvány fő célja a személyzeti politika optimalizálása. A fej rá tud összpontosítani, amikor a munkavállaló szakmai tulajdonságait értékeli. A dokumentumot a titkárok képzésére szolgáló képzési programok készítéséhez is felhasználják.
A szakmai szabvány a következőket tartalmazza:
- az alapvető munkafunkciók listája;
- a végrehajtáshoz szükséges készségek, tudás, tudás felsorolása;
- az iskolai végzettség és a munkatapasztalat követelményei.
A dokumentum felsorolja a lehetséges munkacímeket és a velük szemben támasztott követelményeket is. Ide tartozik például a "fej titkára", a hivatalnok és mások szakmai szabványai.
A struktúra több szemantikai blokkot tartalmaz:
- általános információk (a tevékenység céljának megnevezése, kodifikátor);
- funkcionális térkép (munkaügyi funkciók és képesítési kategóriák felsorolása);
- a munkafunkciók leírása (a munkavállaló számára előírt feladatlista, készségek meghatározása);
- információk a szabványfejlesztőkről.
A harmadik szakasz a titkár-tisztviselő szakmai színvonalával kezdődik, amelynek képesítésére, végzettségére és tapasztalatára a legkevésbé követelményeket támasztják.
A vizsgált pozíciót betöltő munkavállaló fő funkciói a következők:
- szakmai információk szervezett gyűjtése;
- információs támogatás az aktuális kérdésekről;
- a beérkező információk rendszerezése, dokumentálása és tárolása;
- üzleti rendezvények kíséretében;
- a szervezeti vezető munkájához szükséges feltételek megteremtése és az adminisztratív támogatás.
Munkaleírás
Munkájában a titkár a hatályos jogszabályokon, a szervezet alapszabályán, a vezető utasításaival és utasításaival, a saját munkaköri leírásával vezérel. Az utolsó dokumentumban osztották ki a hivatalos feladatokat. A hivatalos feladatok elvégzése előtt a munkavállalónak ismernie kell az utasítások fő rendelkezéseit. Rendelkezései bizonyítékként szolgálhatnak munkahelyi konfliktusok esetén. Ezért az utasítások tartalmának pontosnak kell lennie. És zárja ki a kettős értelmezés lehetőségét.
A szakmai szabványokért felelős titkár munkaköri leírását az adott szervezet sajátosságainak figyelembevételével állítják össze, és a következő szakaszokat tartalmazza:
- általános rendelkezések;
- munkavállalói funkciók
- munkahelyi felelősségvállalás;
- munkavállalói jogok;
- egyéb feltételek és követelmények.
Az általános rendelkezések meghatározzák, hogy melyik kategóriába tartozik az alkalmazott és kinek az alárendeltje, a kinevezési és elbocsátási eljárás, a képesítésre, a tudásra és a készségekre vonatkozó követelmények. Az alábbiakban részletesen leírjuk, hogy mi az alkalmazotti funkció pontosan és milyen jogaival rendelkezik. A hivatalos felelősségről szóló szakasz felsorolja azokat a jogsértéseket, amelyekben a munkavállalót meg lehet büntetni.
A munkaköri leírást a szervezet vezetője hagyja jóvá, és a munkavállaló figyelmét felhívja rá (aláírás alatt).
"Feje titkára" szakmai szabvány
Rendelkezéseivel összhangban kívánatos, hogy felsőbb (felsőfokú végzettségű) vagy középfokú végzettséggel rendelkező munkavállalókat fogadjon el erre a posztra. Ezen felül nagyra értékelik a (legalább két év) munkatapasztalatot.
A szakmai szabvány felsorolja a munkavállaló fő munkaerő-műveleteit:
- az ideiglenes tervek összehangolása a vezetővel;
- a tervezési forma megválasztása és a főnök szervezőjének irányítása;
- találkozók, tárgyalások koordinálása partnerekkel, ügyfelekkel, alkalmazottakkal;
- a vezető tájékoztatása a közelgő események idejéről és ütemezéséről.
A vezető titkárának számos készséggel kell rendelkeznie a fenti műveletek végrehajtásához. Célok kitűzése, a végrehajtás sorrendjének és prioritásainak meghatározása, a menedzser segítése a munkaidő elosztásában, az információbiztonság biztosítása és a közelgő eseményekről történő értesítés legmegfelelőbb módjának kiválasztása. Ezen tézisek felhasználásával általában elkészítik a szakmai színvonal vezetőjének titkárát.
Ismernie kell továbbá a szervezet alaptevékenységének sajátosságait, a munkajogi rendelkezéseket és az üzleti tárgyalások lebonyolításának szabályait.
A fej titkárának felsorolt munkatevékenységei számos különféle felelősséget tartalmaznak:
- munkanapi tervezés;
- telefonbeszélgetések és üzleti utak szervezése;
- munka a látogatókkal a recepción;
- munkaesemények és találkozók szervezése;
- a szükséges munkarend fenntartása a fej hivatalában;
- a megbízások és utasítások végrehajtásának ellenőrzése;
- munkadokumentáció készítése;
- helyi törvények kidolgozása, ha szükséges;
- dokumentáció tárolása;
- a szervezet alkalmazottainak és a vezetésnek az információs interakció szervezése.
A vezető titkárának fő feladatai
A szervezet vezetőjének titkára a folyamatos emberekkel való interakciót és az ügyfelek és a látogatók tanácsadási hajlandóságát jelenti alapvető kérdésekben. Természetesen sok múlik az intézmény főtevékenységének sajátosságaitól és a vezetés pozíciójától.Jelentős hatással vannak a titkár hivatali leírásának elkészítésére.
Az általános rendelkezések jelzik, hogy a beosztás a műszaki végrehajtó kategóriába tartozik, meghatározzák a munkavállaló végzettségére és szolgálati idejére vonatkozó követelményeket. A kinevezést közvetlenül a fej végzi. A szükséges tudás és készségek megfogalmazásához a titkár szakmai színvonala alkalmazható. Ide tartoznak: az irodai munka alapjainak ismerete; az információs adatok nyilvántartásba vételének és feldolgozásának ismerete; PC tulajdonjoga az üzleti levelezés és a kommunikáció szabályainak ismerete; a belső szabályok és a biztonsági eljárások ismerete és még sok más.
Az utasítások második szakasza leírja a munkavállaló feladatait. A harmadik részben - jogai. Például a menedzser titkára jogosult megismerkedni a tevékenységével kapcsolatos határozattervezetekkel, javaslatokat tenni a munkájának optimalizálása érdekében, információt és dokumentumokat kérni a feladatok elvégzéséhez stb.
Az utasítás utolsó szakasza ismerteti a munkavállalói felelősségvállalási intézkedéseket a hivatalos feladatok nem megfelelő teljesítése esetén, anyagi károkat okozva.
Főtitkár jegyző
A hivatalnok fő feladata az egység vagy az egész szervezet munkafolyamatainak ellenőrzése (gyakran ezt a funkciót több alkalmazott alkalmazza). A kulcsfontosságú feladatok felsorolását a titkárnői szakmai szabvány tartalmazza:
- dokumentumok archiválása és megfelelő tárolása;
- dokumentumokkal való munka megszervezése;
- az esetek kialakítása a szervezet nómenklatúra követelményeivel összhangban.
A pályázatra való jelentkezéshez a jelentkezőnek középfokú szakképzésre van szüksége.
A dokumentumokkal való munka megszervezése során a titkárnő fogadhatja és feldolgozhatja a beérkező anyagokat, rendezheti azokat és szükség esetén regisztrálhatja, előkészítheti azokat a vezető általi megfontolásra, átirányíthatja a közvetlen végrehajtókra, és adatbázist vezethet.
A dokumentumok megfelelő tárolásának biztosítása érdekében az ügyintézőnek képesnek kell lennie az ügyek nómenklatúrájának kidolgozására, az iratok helyességének ellenőrzésére, az esetek formázására, a tárolás ütemezésének meghatározására, a dokumentumok terjesztésére és benyújtására.
Mielőtt a dokumentumokat elküldenék az archívumba tárolásra, a tisztviselő ellenőrzi a tárolás feltételeit (állandó vagy hosszú távú), elkészíti a belső leltárt, összeállítja az akták borítóit.
Referens vagy titkár-adminisztrátor?
Néha nehéz lehet megkülönböztetni a titkársági tisztségeket és felelősségüket. Például mi az alapvető különbség a titkársági asszisztens és az adminisztrátor között? Végül is az általuk elvégzett funkciók nagyon hasonlóak.
A titkár-tisztviselő szakmai előírás szerinti munkaköri leírása előírja:
- bejövő telefonhívások fogadása és elosztása;
- a látogatókkal való munka megszervezése;
- koordinációs funkciók végrehajtása.
Ismernie kell az üzleti etikett szabályait, a telefonos beszélgetéseket (ügyfelekkel, partnerekkel, a média képviselőivel és másokkal), képesnek kell lennie arra, hogy beszélgetést folytasson és konfliktushelyzetet enyhítsen. A rendszergazda koordináló funkciói általában a munkavállalók mozgásának, a futárszolgálatok és a sofőr útvonalainak vezetése.
A titkárnő-referens számára még nincs külön szakmai színvonal, de feladatai sok szempontból hasonlóak az igazgató-helyetteshez. Az adminisztrátorhoz hasonlóan levelezéssel is foglalkozik, hívásokra válaszol, találkozik és kíséri a látogatókat, összeállítja utazási ütemterveit. Mindez azonban közvetlenül kapcsolódik a szervezet vezetőjéhez. Bizonyos esetekben felelőssége kibővíthető, ami tükröződik a munkatervben (szabálytalan lehet).
Az egyetemi osztály titkára szakmai színvonala
Ilyen alkalmazottak megtalálhatók egy iskola, főiskola vagy egyetem alkalmazottaiban. A beosztás az oktatást segítő személyzet kategóriájába tartozik. Az alapvető funkcionalitás meghatározásához a munkáltató felhasználhatja a dokumentációtámogatás szakemberének általános színvonalát. A Munkaügyi Minisztérium még nem hagyott jóvá külön szakmai szabványt az oktatási intézmény oktatási egységének titkárára. A munkavégzéshez szükséges irodai (középiskolai) szakképzés vagy általános oktatáson alapuló szakképzés szükséges. A munka tapasztalatának rendelkezésre állására nincs szigorú követelmény.
Ebben a helyzetben a munkavállaló:
- leveleket fogad el, átadja az oktatási szervezet vezetőjének és az előadóművészeknek;
- papírmunkát végez (elektronikusan is);
- elrendelési tervezeteket készít a hallgatók számára;
- elkészíti a hallgatók személyi aktáit;
- nyomon követi a tanárok oktatási óráit;
- kéréseket, leveleket tesz;
- ellenőrzi a feje utasításai és utasításai végrehajtását.
Tudományos titkár és feladatai
Ez a poszt a tudomány területéhez tartozik. A tudományos titkárok iránti igény az egyetemeken, kutatóintézetekben, akadémiákban és tudományos szervezetekben zajlik. Általában a kutatók és a disszertációs tanácsok munkáját látják el. A tudományos titkár szakmai színvonala magában foglalja a tudományos rendezvények (találkozók, konferenciák, kerekasztalok) megszervezését, megszervezését és lebonyolítását, a vonatkozó dokumentáció elkészítését és a meghozott döntések végrehajtásának nyomon követését.
Erre a posztra tudományos fokozattal, szervezeti és tudományos munkával (legalább 5 év) tapasztalattal, valamint szakmai áttekintéssel készített publikációkban részesülhetnek alkalmazottak.
Tudományos titkár:
- javaslatokat gyűjt a tudományos fejlesztés és kutatás éves tervébe;
- ellenőrzi a létrehozott tudományos munka tematikus terveinek időben történő végrehajtását és a vonatkozó jelentések elkészítését;
- munkaterveket készít a tudományos (tudományos és műszaki) tanács számára, felügyeli döntéseinek végrehajtását;
- megvizsgálja a tudományos fokozat megszerzéséhez és a disszertáció megvédéséhez szükséges anyagokat;
- javaslatokat készít a tudományos közlemények közzétételére vonatkozó tervre vonatkozóan;
- kritériumokat dolgoz ki az alkalmazottak teljesítményének értékelésére a tanúsítás céljából;
- javaslatokat fogalmaz meg a tudósok továbbképzésére és szakmai gyakorlására.
A szóvivő funkcionálissága
Elég „fiatal” szakma. Oroszországban a múlt század 90-es évei közepén kezdte el népszerűvé válni. A titkár szakmai előírásában a beosztás nevét nem külön jelölik ki. De sok szervezet számára sürgős szükség van egy ilyen alkalmazott alkalmazására. Ő az, aki formálja a közvéleményt a társaságról. A fő feladatok a következők: sajtótájékoztatók szervezése; a szervezet webhelyének tartalma; sajtóközlemények elkészítése; információs kampányok tervezése (sajtóban, hálózatokban, televízióban), amelyek célja a vállalat pozitív imázsának megteremtése.
A sajtótitkár szakmai szabványa előírja, hogy a pályázónak egyetemi diplomával kell rendelkeznie újságírásban, reklámban, filológiában vagy PR-en. Kívánatos a megfelelő terület (3 éves kortól) tapasztalata a megfelelő területen, az illetékes szóbeli és írásbeli beszéd, az idegen nyelv ismerete.