Még a leggazdagabb vállalat is, amely a legköltséghatékonyabb terméket birtokolja, ésszerű megtakarításokra gondol. Csak ebben az esetben lesz több eszköze és lehetősége saját vállalkozásának fenntartására és továbbfejlesztésére.
Nem titok, hogy minél nagyobb a vállalkozás, annál magasabb a költsége. Sőt, a másodlagos költségvetési tételek, amelyek magukban foglalják a dokumentumok nyomtatását is, együttesen elfoglalják az oroszlánrészét. És figyelembe véve a jelenlegi dollárárfolyamot, a nyomtatott fájlok valóban „arany” lehetnek.
Mennyi pénzt igényel a dokumentumok kinyomtatása?
A Hewelett-Packard által közzétett statisztikák szerint minden közép- és nagyvállalatként besorolható vállalkozás nyereségének kb. 6% -át papírköltségekre köti. Néhányan ez a százalékban kifejezett százalék tűnhet kicsinek, de egyáltalán nem így van.
Ha a vállalat átlagos havi jövedelme 10 millió rubel, akkor a dokumentáció kinyomtatása körülbelül 600 ezer rubelt fizet! Nagyon nehéz egy ilyen számot kicsinek vagy jelentéktelennek nevezni.
A nyomtatási költségek ésszerű optimalizálása új, még nem túl népszerű szolgáltatást - a nyomtatás kiszervezését - segít elősegíteni.
Mi a nyomtatás kiszervezése és hogyan működik?
Ez a szolgáltatás csak olyan közép-, nagy- és nagyon nagyvállalatok számára segít megtakarítani, amelyekben nagy belső és külső munkafolyamatok vannak. A nyomtatás kiszervezését gyakran másolat-karbantartásnak nevezik.
A nyomtatás pontos számának kiszámítása néha nem csak nehéz, hanem egyszerűen hihetetlen. Ennek oka az, hogy a vásárlásokat különböző osztályok végzik:
- Az irodát (papírt) az irodavezető, titkár, vagy bármely más AXO alkalmazott megszerezte.
- Az informatikai részleg felel a nyomdai berendezések időben történő megvásárlásáért és javításáért.
- Az újratöltő patronokat, mint bármely más fogyóeszközt, a beszerzési osztály gondoskodik.
Különböző városokban és régiókban több tucat, száz és akár több ezer munkavállaló napról napra ismétlik egymás munkáját. Az irodai berendezések időnként nemcsak beállítást vagy üzemanyag-feltöltést, hanem javítást igényelnek. A költségek növekednek, ha a vállalat forrásait ésszerűtlenül használják: a nyomtató kifogy a tintaból és a szerződés kifakultnak tűnik, a „teszt” nyomtatás lapjai, amikor ellenőrizni kell a nyomtatóberendezések működőképességét stb.
A nyomtatás kiszervezése nem más, mint a nyomdagép átfogó szolgáltatása. Ennek minden előnye, hogy az ügyfél csak a készített dokumentumok másolatait fizeti.
Hogyan vezetik a nyomtatási elszámolást, és hogyan távolíthatják el a másolatot a nyomtatóból?
A nyomtatási technológia minden új modelljére a gyártott példányok számlálóját biztosítják. Lehetőség van arra, hogy a leolvasásokat ebből a számlálóból manuálisan vegye le, vagy automatikus módban is.
A kézi módszer, amely a konfigurációs oldal szokásos kinyomtatását biztosítja, nem a legkényelmesebb, de a legpontosabb. Népszerű a nyomtatók figyelését segítő különféle szoftverek (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor stb.) Használata.
Az összes felsorolt program megjeleníti a patronokban lévő tintamennyiséget, a nyomtatott lapok jelenlétét, a patron cseréjéhez szükséges hozzávetőleges időt stb.
Jelentős mínusz az automatikus módszer kötelező integrálása az internettel. Nem minden állami vagy magánintézmény kockáztatja a belső adatok kiszivárgását.
A használat nyilvánvaló előnyei
A választott módszertől függetlenül a nyomtatás kiszervezését hatékonyabb módszernek tekinthetjük a dokumentumok nyomtatásának elszámolására. Ezenkívül lehetővé teszi, hogy együttműködjön egy másik nyomtatási szolgáltatóval és optimalizálja az informatikai osztály munkaidőjét, amely nemcsak a nyomtató rendszeres karbantartásával, hanem az üzemanyag feltöltésével, üzembe helyezésével és javításával is foglalkozik.
Ebben az esetben teljesen elfelejtheti a patronok mennyiségi hatékonyságát, műszaki jellemzőit, az üzemanyag-feltöltést.
Ez a szolgáltatási formátum a munka befejezése után fizeti, azaz pénzt fizetnek a minőségi nyomtatott dokumentumokért. Más megállapodásokhoz hasonlóan a kiszervezési megállapodás egyértelmű határidőket ír elő a szolgáltatások nyújtására, azok költségeire és a fizetés időpontjára.
Egy ilyen szerződést megkötő társaság teljes mértékben mentesíti magát sok apró gondtól: papír, berendezés és egyéb fogyóeszközök vásárlásakor, nem aggódik a berendezések javítása miatt, energiamegtakarítást és nyomtatványokat nyomtat a munkavállalók személyes szükségleteire.
Milyen bélyegzőt nem fizetnek?
Valójában a megállapodás csak minőségi kinyomtatást biztosít. A minőségi nyomtatott lap nem tartalmazhatja:
- különböző pontok papíron;
- csíkok és lenyomat;
- különféle idegen zaj;
- papírelakadások és mechanikai sérülések;
- kép torzítás;
- toner részecskék.
Milyen módon lehet fizetni a szolgáltatásért?
A dokumentum egy példányának az ügyfél által fizetett költsége már tartalmazza az összes anyag-, karbantartási és berendezési javítási költséget.
Az ügyfél többféle lehetőséget kínálhat a szolgáltatásai fizetésére:
- Leggyakrabban a vállalkozások hagyományos megállapodásokat kötnek, amelyek tartalmazzák az egyes példányok költségeit.
- A hatalmas munkafolyamatú nagyvállalatok érdeklődnek egyetlen árra vonatkozó szerződés iránt. Más szavakkal: a berendezések korlátlan használatáért a társaság havonta egyszeri díjat fizet.
- Azok az ügyfelek, akik egyértelműen tudják, hogy kicsi szükségleteik, jobban használják a rögzített árú szerződést. Ebben az esetben a kötelező havi fizetés egy oldalkorlátot tartalmaz, külön áron, és ha a cég a megadott szabványnál többet nyomtat, akkor a normál értéket meghaladó nyomtatott dokumentumot vásárol a szokásos áron.
Buktatók és rejtett hátrányok
A szolgáltatás sok előnye ellenére számos rejtett hátránya van:
- A szolgáltatás magas költsége miatt tanácsos csak nagy szervezeteket igénybe venni. Az ár kizárólag az eredeti patronok és felszerelésük alkatrészei miatt származik.
- Mindegyik eladó kizárólag termékeihez nyújt szolgáltatást, és egy másik márka nyomtatóira való áttérés nagyon fillért eredményezhet. Tekintettel a globális valutapiac jelenlegi helyzetére, a külföldi gyártótól való függést alig lehet biztonságosnak nevezni. Nem egyetlen irodai berendezés és annak ingyenes karbantartása költségeket jelent.
- A berendezés felszerelésekor ragaszkodjon lézerhez. A helyzet az, hogy sokkal könnyebb és kényelmesebb egyértelmű nyilvántartást vezetni a nyomtatott példányokról.
- Egyes nyomtatók nem tartalmaznak nyomtatószámlálókat.
- Egy eladó sem fontolja meg az A4 formátumtól eltérő formátumban történő nyomtatást. Ha a szervezetnek A3 formátumú dokumentumot kell kinyomtatnia, akkor 2 A4-es lapnak számít.
- Az irodai nyomtatás kiszervezéséhez való váltás hosszú folyamat. A gyakorlat azt mutatja, hogy a szerződés összes kikötésének összehangolása akár két hónapig is elhúzódhat, miközben a szervezetnek nagy nehézségekbe ütközik a fióktelepek áthelyezése a régiókba. A szakértők megjegyzik, hogy egy szolgáltatás bevezetésének folyamata átlagosan hosszú időt vehet igénybe (3-tól 6 hónapig). A régiók fióktelep-vezetői ütközhetnek az innovációval. Ennek oka lehet sok, de ezek közül a leggyakoribb az egy személyes érdeklődés, hogy egy adott beszállítóval együtt dolgozzunk.Az ilyen tisztviselők számára a sajtó központosításáról csak rettenetes álmokban lehet álmodozni, és ez komoly problémává válhat. Mielőtt ilyen komoly döntést hozna - az irodai nyomtatás kiszervezésére való átállás -, gondosan mérlegelje és elemezze a helyzetet a vállalat munkafolyamatával kapcsolatban.
Próbálja meg kiszámolni az irodai nyomtatási költségeket havonta, negyedévenként és évente. Az ábrának pontosnak kell lennie! Ugyanakkor vegye figyelembe az összes rejtett költséget (energiafogyasztás, a nyomtatók karbantartására fordított idő, az alkalmazottak személyes fájljainak nyomtatása stb.). Nézze meg a mai irodai nyomtatási kiszervezési ajánlatokat. Soha ne válasszon szállítót, kivételesen alacsony ár alapján. Az ilyen együttműködés fejfájást jelent. Fontos tapasztalat és hírnév, sikeres projektek száma.