Adminisztratív igazgató: Munkahelyi felelősségek, funkciók és követelmények

Mi a munkaleírás? Ez a fontos dokumentum korlátozza a munkavállaló funkcionális kötelezettségeit, biztosítja hivatalos hatalmát, kötelező követelményeket állapít meg a megüresedett hely kérelmezője számára, bemutatja az állampolgárt elidegeníthetetlen (munkahelyi) jogainak, teljes felelősségének a cselekedetekért / mulasztásért, döntésekért. Ma bemutatjuk az adminisztratív igazgató munkaköri leírását. Nevezetesen, a dokumentum fő rendelkezéseivel, annak általános felépítésével és tartalmával. A történetünket a posta általános megismerésével kezdjük.

A helyzetről

Az adminisztratív igazgató egy teljes munkaidős egység, amely leginkább a nagyvállalatokra jellemző, kiterjedt irányítási rendszerrel. Mit csinál egy szakember? Leggyakrabban ez az igazgatóhelyettes adminisztratív munkában. A következők azonban gyakran tartoznak a hatáskörébe:

• Office;
• IT osztály;
• titkárság;
• archívumok és így tovább.

A tisztviselő hatálya

Az adminisztratív igazgatóság elsősorban szervezeti kérdésekkel foglalkozik. Egyes esetekben megbízatása és feladatai a következőket foglalják magukban:

• Biztonság a szervezetben.
• Vállalati etika.
• Munkafegyelem kérdése egy társaságban vagy vállalkozásban.

Igazgatási igazgató - kellően magas szintű vezető. Ennek a munkavállalónak a hivatalos kötelességei azt jelentik, hogy felhatalmazással rendelkezik az alárendelt egységei munkájának általános irányítására. És ez azt jelenti, hogy alkalmazottaik közvetlenül alá vannak rendelve ennek a tisztviselőnek. Ebből közvetlenül következik, hogy a közigazgatási igazgatókra meglehetősen szigorú képesítési követelmények vonatkoznak.

Jogi szabályozás

Általános szabály, hogy a munkaköri leírások elkészítésekor a szervezet személyzeti szolgálatának szakembereit a CEN (az egységes képesítési referencia útmutató a menedzser, a szakemberek és egyéb alkalmazottak számára) irányítja. A törvényt a Munkaügyi Minisztérium a 37. számú, 1998. évi rendelettel hagyta jóvá.

De a TSA-ban nincs adminisztratív igazgató (alkalmazott alkalmazási leírás). Ebből következik, hogy amikor egy dokumentumot készít e munkavállaló számára, a HR szakember támaszkodhat hasonló álláshelyekre vonatkozó aktusokra:

• Az üzleti egység vezetője;
• az iroda vezetője;
• fő (vezető) adminisztrátor;
• A levéltári osztály vezetője és így tovább.

Munkaleírási terv

Itt nincs szigorúan meghatározott minta. Az igazgatási munka helyettes igazgatójának munkaköri leírása azonban szükségszerűen a következő szakaszokat tartalmazza:

• Általános rendelkezések
• A tevékenység fő céljai.
• A szakember funkcionális felelőssége.
• A tisztviselő jogai.
• A munkavállaló felelőssége.

E dokumentum alapján felkérjük az olvasót, hogy ismerkedjen meg az adminisztratív munkavezető tevékenységének szempontjaival.

A munkaköri leírás általános rendelkezései

Elemezzük a dokumentum ezen szakaszának szerkezetét:

1. A pozíció teljes neve. Esetünkben minden egyszerű: "adminisztratív igazgató".
2. A beosztás leírása, az alárendeltség követelményei. Esetünkben a szakember a vezérigazgató alá tartozik. Lehetséges, hogy viszont kisebb egységei és vezetői is lehetnek.
3. A kérelmező szabad helyre történő felvételének feltételei, valamint az elbocsátás feltételei, amelyek nem ellentétesek a jelenlegi orosz munkaügyi jogszabályokkal. Esetünkben a fogadás és az elbocsátás a szervezet főigazgatójának megrendelése alapján történik.
4. Annak a munkavállalónak a megjelölése, aki ideiglenesen az adminisztratív részleg igazgatójaként jár el, utóbbi hiányában a munkahelyen.

A pozícióra jelentkező képesítési követelményei

Mivel az adminisztratív igazgató munkáját a TSA nem jelzi közvetlenül, meglehetősen nehéz egyedül meghatározni a személyzeti tisztviselő képesítési követelményeit. Leggyakrabban azt jelzik, hogy felsőfokú végzettséggel rendelkező alkalmazottakra van szükség (a foglalkoztató vállalat személyzetgazdálkodási tevékenységével kapcsolatos specializációra), valamint vezetői pozíciókkal kapcsolatos tapasztalatokra.

A szükséges ismeretek és útmutatások

A munkaköri leírás ezen része a következőket jelöli:

1. A tudás listája, amelynek a tisztviselőnek rendelkeznie kell. Ez az Orosz Munka Törvénykönyve, a jelentési eljárás (beleértve a személyi nyilvántartást) stb.
2. Azon normatív aktusok listája, amelyek alapján az adminisztratív igazgatónak hivatalos tevékenysége során vezérelnie kell. Ezek orosz jogszabályok, helyi törvények és a foglalkoztató szervezet parancsai, belső munkaügyi előírások stb.

A tisztviselő fő funkciói

Ebben a szakaszban a közigazgatási osztály vezetője számára fontos megjelölni a szakember fő feladatait a munkahelyen. Az alapértelmezett beállítás a következő:

1. Ellenőrzés a szervezet szerkezeti részlegeinek tevékenysége felett.
2. Dolgozzon sokféle gazdasági és adminisztratív dokumentációval.
3. Irodák és gyártóhelyek keresése a vállalat számára.
4. A vállalat alkalmazottai számára a szükséges papíráruk, irodai felszerelések, bútorok stb.
5. Személyzet kiválasztása az alárendelt szervezeti egységek betöltetlen álláshelyeire.
6. Felelős döntések meghozatala a kiváló alárendelt alkalmazottak ösztönzése érdekében, a munkafegyelem megsértőinek szankcionálása.

A tisztviselő feladatai: 1. verzió

Az adminisztratív igazgató (helyettes vezető) utasításának összeállításakor a személyzeti tisztviselőnek ebben a szakaszban tömörnek, de részletesen és egyértelműen leírnia kell a szakember feladatait. Mivel a CEN nem tartalmaz konkrét ajánlásokat, e szakasz tartalmának több változatát kínáljuk Önnek.

Az első így néz ki:

1. Az üdülési ütemterv megtartása.
2. Idő nyilvántartások.
3. A munka fegyelemének ellenőrzése a társaságban.
4. Közvetlen kommunikáció a rendes alkalmazottakkal a vállalatirányítás utasításairól.
5. Annak figyelemmel kísérése, hogy az osztályvezetők miként hajtják végre a feje parancsait.
6. Kapcsolatok létesítése partnerekkel, vállalkozókkal, kormányzati ügynökségekkel. Dokumentáció kérése tőlük, megbeszéléseken való részvétel, olyan kérdések megoldása, amelyek nem igénylik a vezető vállalati vezetők kötelező jelenlétét.
7. Tömeges vállalati rendezvények szervezése a munkavállalók számára.
8. A foglalkoztató szervezet ingatlanbiztonságának ellenőrzése.
9. A társaságon belüli hivatalos konfliktusok megelőzését és kiküszöbölését elősegítő intézkedések végrehajtása.
10. Irodai, ipari helyiségek, szomszédos területek takarításának megszervezése.
11. A cég alkalmazottai számára szükséges iroda, gyártási kiegészítők, gépek, berendezések stb.
12. Első eligazítás az újonnan felvett alkalmazottakkal - a biztonsági intézkedésekről, a tűzvédelmi előírásokról, a munkavédelemről.
13. Felmérni a munkavállalók hozzájárulását a vállalat fejlődéséhez, felelősségteljes döntéseket hozni a munkavállalók előmozdítása terén.
14. Részvétel a munkafegyelem megsértésével kapcsolatos kérdések megoldásában, a fegyelmi intézkedésekre vonatkozó javaslatok benyújtása a felső vezetéshez.

A tisztviselő feladatai: 2. verzió

Most képzelje el a munkaköri leírás másik változatát. Nevezetesen - a társaság igazgatási igazgatójának feladatait képviselő részleg:

1. A szervezet adminisztratív tevékenységeinek általános irányítása.
2. A munkáltató cég dokumentációjának megszervezése és végrehajtása. Más szavakkal, szakaszos munkafolyamat.
3. Az igazgatási költségvetés elkészítése. A hulladék figyelése, a költségek optimalizálása.
4. Az adminisztratív személyzet adminisztrációja - az iroda, a titkárság, az AHO (adminisztratív hivatal).
5. Részvétel közvetlenül a közigazgatási egységek személyzetének kiválasztásában.
6. A munkavédelmi előírások, a tűzvédelmi előírások és a biztonsági óvintézkedések betartásának ellenőrzése.
7. A belső kommunikációs struktúrák tevékenységének megszervezése - az osztályok, az információs rendszerek, az alkalmazottak és a szervezeti egységek kölcsönhatásának szabályai.
8. Üzleti folyamatok felállítása és azok későbbi fejlesztése.
9. A vállalat módszertani támogatása: a szolgáltatási szabványok, rendeletek kidolgozása, valamint azok végrehajtásának nyomon követése.
10. Beszerzés menedzsment (felszerelések, kellékek, irodaszerek, irodai bútorok stb.).
11. Kölcsönhatás szervezetekkel, partnerekkel, az alkalmazó cég tevékenységét támogató partnerekkel, pályázatok kiírása.

A tisztviselő feladatai: 3. számú változat

És az adminisztratív igazgató kötelezettségeinek legújabb verziója:

1. Az alapkezelő társaság, az irodahelyiség-bérbeadó (adott esetben) a velük kötött megállapodások rendelkezéseinek teljes és időben történő végrehajtásának ellenőrzése. Különösen a társaság életének biztosítása érdekében.
2. Az AHO-ban dolgozó munkavállalók tervezése, irányítása és figyelemmel kísérése, valamint a foglalkoztató társaság érdekében dolgozó szerződéses vállalkozások (víz, élelmiszer, takarítás stb.)
3. A szervezet zökkenőmentes működésének biztosítása.
4. Irodai, ipari helyiségek javításának, helyreállításának, átalakításának szervezése (vállalkozók bevonásával is). Ezen tevékenységek összehangolása a bérbeadóval, az alapkezelő társasággal stb.
5. Új munkavállalók foglalkoztatásának szervezése.
6. Új bútorok, készülékek, felszerelések és kellékek biztosítása a cég számára.
7. Pályázatok keresése és szervezése.
8. Szerződések fenntartása vállalkozókkal, a szükséges szolgáltatások szállítóival.
9. Számlák fizetése, adminisztratív projektek finanszírozása.
10. Munkafolyamat vállalkozókkal, partnerekkel, bérbeadóval.
11. Alkalmazottak szállításának megszervezése, dokumentáció kézbesítése.
12. Munkahelyek szervezése.

Szakemberek jogai

A munkaköri leírás szükséges ahhoz, hogy a szakember garantálja hivatalos feladatainak elvégzését. Az adminisztratív igazgató általános jogai a következők:

• Az a képesség, hogy megtegye a konfliktushelyzetek kiküszöböléséhez szükséges intézkedéseket.
• Az alárendelt alkalmazottakat kötelező (hivatalos kompetencia keretein belül) utasítások kiadása.
• Javaslatok benyújtása a felső vezetés számára fegyelmi szankciók kiszabására, új alkalmazottak felvételére és a munkavállalók munkaköri feladatok alóli felmentésére.
• Megállapodásokat köthet partnerekkel és vállalkozókkal a szükséges felszerelések és anyagok beszerzéséről. Releváns banki műveletek elvégzése.
• A teljes munkáltatói cég nevében tárgyalásokat folytathat saját hatáskörének keretében.

A munkáltató kérésére a tisztviselő jogainak fenti listája kibővíthető.

A tisztviselő felelőssége

A munkaköri leírás e szakaszában információkat talál az AXO igazgatójának fegyelmi, büntetőjogi és adminisztratív felelősségéről. Itt a következő standard:

• Fegyelmi felelősség a belső munkaügyi szabályok megsértéséért, a felső vezetés parancsának be nem tartásáért, valamint a munkaköri leírásban meghatározott feladatokért.
• Az olyan cselekedetek elvégzéséért (tétlenség), amelyek felelőssége az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyve alapján a Közigazgatási Bűncselekmények Kódexében található.
• Mivel anyagi károkat okoznak mind a foglalkoztató vállalat, mind annak alkalmazottai. A felelősség az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve alá tartozik.

Az adminisztratív igazgatónak, akárcsak minden más alkalmazottnak, szigorúan be kell tartania a munkaköri leírás követelményeit. A munkafeladatok végrehajtásának megkezdése előtt a munkavállalónak meg kell ismerkednie e dokumentum tartalmával, biztosítania kell aláírását. A fent bemutatott munkaköri leírás általános értelemben tükrözi az ACh igazgatóhelyettese tevékenységének minden szempontját egy nagyvállalatnál, egy vállalkozásnál.