Tvrtke moraju uzeti u obzir koliko vremena svi zaposlenici poduzeća zapravo rade tijekom dana ili smjene. To zahtijeva održavanje vremenskog lista za zaposlenike. Ovaj se dokument priprema u posebnom obliku. Svaka tvrtka i pojedinac poduzetnik moraju ispuniti ovu dokumentaciju. Da biste to učinili, potrebno je koristiti obrasce za registraciju T-12 i T-13 koji je razvio Državni odbor za statistiku. Ispunjavanje vremenskog lista prilično je jednostavno, ali za to se moraju uzeti u obzir neka pravila i zahtjevi kako bi izvještaj bio točan. Od njegovog sadržaja ovisi ispravan izračun plaće zaposlenika.
Koncept dokumenta
Goskomstat je 2004. godine odobrio posebni oblik kartice izvješća. Upravljanje vremenskim tablicama u organizacijama obavljaju zaposlenici službe za osoblje ili računovodstva.
Na temelju ovog obrasca, menadžment poduzeća može obavljati različite radnje:
- uzeti u obzir sve sate radnog vremena svakog zaposlenika poduzeća;
- pratiti disciplinu na radnom mjestu;
- odražavaju sve prisutnosti i izostanke zaposlenika;
- zabilježiti činjenicu da svaki specijalist kasni;
- posjeduju informacije koje vam omogućuju da utvrdite koliko je u potpunosti posao obavljao stručnjak u tvrtki;
- ove podatke koristite za kompetentno plaće;
- unose podatke u statističke forme.
Taj dokument najčešće koriste zaposlenici računovodstvenog odjela kada izračunavaju optimalnu plaću, bonuse i naknade ostalim zaposlenicima u poduzeću. Održavanje radnog vremena za zaposlenike u službi za osoblje omogućava vam kontrolu nad posjećenošću i kasnoću. Ako se otkriju prekršaji, odgovorni zaposlenici u poduzeću snose odgovornost i mogu se primijeniti različite vrste disciplinskih sankcija.
Nijanse korištenja dokumenta
Porezni zakonik sadrži podatke da svaka osoba koja službeno radi u tvrtki može nakon otkaza zatražiti vremenski list zajedno s drugim dokumentima, koji uključuju radnu knjižicu. Ti su podaci naznačeni u čl. 84.1 Porezni zakonik.
Od 2013. godine rukovoditelji poduzeća ne smiju koristiti objedinjene obrasce pri održavanju vremenskog lista za zaposlenike, jer su oni otkazani. Ali obično stručnjaci tvrtke koriste upravo te dokumente. Niže je prikazan vremenski list.
Dopušteno je da stručnjaci računovodstvenog odjela ili odjela za osoblje samostalno izvrše različite izmjene u ovom dokumentu. Ovise o specifičnostima čitavog poduzeća i broju zaposlenih u državi.
Obrazac koji je uveo Goskomstat smatra se prikladnim, pa se može lako obrađivati i mijenjati. Često se koristi bez ikakvih promjena.
Koji su oblici prikladni?
Postoje tri oblika dokumenta koji se smatraju jednostavnim za korištenje. Jednostavno ih možete prilagoditi. Izbor ovisi o smjeru poduzeća i broju radnih mjesta u poduzeću.
Održavanje vremenskog lista može se provesti pomoću tri obrasca kao osnove:
- T-13. Ovaj obrazac obično koriste tvrtke u kojima je na ulazu postavljen turbodizel ili druga oprema, na temelju kojeg se automatski bilježi kada određeni specijalist dođe na posao.Dokumentacija se popunjava i ručnom metodom i korištenjem različitih računalnih programa.
- T-12. Ova je opcija univerzalni oblik. Obično ga stručnjaci poduzeća popunjavaju ručno. Ima dodatni odjeljak u koji se mogu unijeti podaci o iznosu plaćanja za obavljeni posao.
- 0504421. Ovaj se obrazac smatra specifičnim, jer ga koriste samo proračunske organizacije. Najrelevantnije među učiteljima ili nastavnicima koji rade u različitim obrazovnim ustanovama.
Svaki dokument ima svoje karakteristike, pa je ispunjen na specifičan način.
Tko ispunjava vremenski list?
Konkretno, tvrtka bi trebala imenovati određenu osobu odgovornu za održavanje vremenskog lista. Obično je za to izabran službenik za osoblje ili računovođa. Da bi se to postiglo, u početku bi trebalo izdati nalog na temelju kojeg se odgovarajuće ovlasti prenose na stručnjaka.
Tablicu mora potpisati osoba odgovorna za vođenje vremenskog lista i voditelj odjela za osoblje. Nije potrebno da tvrtka odvojeno raspoređuje radno mjesto za takvog zaposlenika, jer se svaka osoba obdarena upravom poduzeća s odgovarajućim ovlastima može nositi sa zadatkom. Obveza čuvanja vremenskog lista prenosi se na temelju naloga. Ukazuje na to koji je zaposlenik poduzeća odgovoran za održavanje ovog dokumenta.
U ugovoru o radu odabranog stručnjaka mora se dodati zasebna klauzula. Pokazuje da građanin ima određene ovlasti. Ako taj postupak nije dovršen, tada specijalist može odbiti dodatni rad.
Osoba odabrana za održavanje vremenskog lista mora unijeti podatke tijekom cijelog mjeseca, nakon čega se dokumentacija predaje voditelju odjeljenja za osoblje. Ravnatelj odjela provjerava podatke s drugim izvorima, a zatim potpisuje obrazac. Potom se prebacuje u računovodstveni odjel da izračuna plaću svakog zaposlenika poduzeća.
Pravila punjenja
Zaposlenik poduzeća koji je ovlašten ispuniti ovaj dokument trebao bi razumjeti nijanse postupka unošenja podataka. Pravila održavanja vremenskog lista smatraju se jednostavnim i razumljivim. Preporučljivo je da ih prvo dobro razumiju, što će olakšati i lako raditi s izvješćem. O tome ovisi produktivnost ne samo kadrovske službe, već i računovodstvenog odjela. Na temelju ispravno unesenih podataka, zaposlenici računovodstvenog odjela moći će ispravno izračunati naknadu svakog zaposlenika poduzeća.
Osnovna pravila za popunjavanje dokumenta uključuju sljedeće:
- od samog početka ispravno je odabran trenutni oblik održavanja vremenskog lista;
- dokument je ispunjen samo u jednoj kopiji;
- za to je dopušteno ručno unošenje podataka ili korištenje računala;
- zaposlenik koji je uključen u ovaj postupak mora imati odgovarajuća ovlaštenja, o čemu poslodavac prvo izdaje nalog;
- pripremite vremenski raspored na početku novog mjeseca;
- podaci o nazivu tvrtke i postojećim odjelima unose se na naslovnu stranicu;
- dan je početka računovodstva;
- na kraju mjeseca određuje se datum izvještavanja;
- glavni list vremenskog lista predstavljen je tablicom u koju se unose podaci o svakom zaposleniku organizacije, a važno je ispravno unijeti sva imena kako ne bi došlo do zabune ili pogreške;
- sigurno moraju biti dostupni pouzdani podaci o svakom zaposleniku, a bilježi se i broj dodijeljen stručnjaku, koji se može uzeti u osobni dosje;
- Stupci u rasporedu prikazani su određenim danima u mjesecu;
- nasuprot prezimenima nalaze se ćelije u koje se upisuju podaci o svim radnim satima ili smjenama;
- ako postoje vikendi ili praznici, tada se te informacije moraju naznačiti posebnim oznakama;
- informacije odgovorne osobe moraju se unijeti svakodnevno, a za to se stručnjak vodi službenim dokumentima, koji uključuju različite naloge, izjave, bolovanja ili upute rukovodstva tvrtke;
- ako je zabilježeno kasnjenje ili izostanak, oni se fiksiraju posebnim kodovima koji se sastoje od brojeva i slova.
Dokument je pričvršćen potpisom čelnika poduzeća. Bez ovog potpisa neće se smatrati valjanim. Postupak vođenja vremenskog lista smatra se jednostavnim, pa se svaki zaposlenik službe za osoblje može nositi s tim postupkom. Ako se otkriju pogreške ili kršenja, za te je podatke odgovoran specijalist.
Nijanse unošenja različitih informacija
Ispunjavanje ovog dokumenta zapravo je prilično jednostavno. Da biste to učinili, samo trebate razumjeti svrhu svake ćelije. Odgovorne osobe koje su ovlaštene za popunjavanje dokumentacije trebale bi dobro razumjeti sastav dokumenta. Značajke postupka punjenja uključuju:
- dopušteno povećati broj stupaca;
- kodovi troškova na satu prikazani su na vrhu, a na dnu označava koliko je stručnjak zapravo radio u određenom danu;
- svaki zaposlenik organizacije mora imati osobni broj u radnom listu koji se koristi za izračunavanje plaća i obavljanje drugih radnji;
- dva su broja dodijeljena radnicima koji rade sa skraćenim radnim vremenom;
- treba navesti i provedene dane i broj sati koje je stručnjak svaki dan stvarno radio;
- na kraju svakog mjeseca iskaznica se predaje odjelu za osoblje, a stručnjaci ovog odjela provjeravaju ispravnost pripreme dokumenta, te također provjeravaju da radno vrijeme koje propuštaju zaposlenici nije izostanak;
- ako bilo koji stručnjak ode, onda se od sljedećeg mjeseca njegov broj ne koristi pri popunjavanju vremenskog lista;
- Navedite podatke o izostancima, slobodnim danima, kao i o izostancima, praznicima, poslovnim putovanjima ili drugim razlozima zbog kojih na radnom mjestu nema stručnjaka.
Ako je duljina radnog dana navedena u satima, tada nije potrebno popraviti nepotpune sate.
Posebnosti za proračunske organizacije
Poduzeća koja su proračunska koriste drugačiji oblik tijekom rada. Zove se br. 0504421. Ovaj obrazac ima neke razlike od standardnog oblika T-12 ili T-13. To je zbog činjenice da odražava sve nijanse rada proračunske organizacije. U tablicu možete unijeti različite kodove koji označavaju vikend tijekom treninga ili studijskih praznika.
Glavne nijanse održavanja vremenskog rasporeda za zaposlene u javnom sektoru uključuju sljedeće:
- važno je na naslovnu stranicu uključiti ne samo naziv ustanove, već i dodijeljeni digitalni kod;
- ako trebate izvršiti određene izmjene u dokumentu, tada je propisan kôd za ispravljanje;
- postoje grafikoni u koje trebate unijeti podatke o podbrojevima.
Kada koristite ovaj obrazac, nije potrebno registrirati dodatne izračune. Prilikom ispunjavanja dokumenta koriste se standardna pravila.
Koji se kodovi koriste?
Prilikom ispunjavanja ovog dokumenta morate imati podatke o tome koje kodove treba unijeti. Sastoje se od brojeva i slova. Na naslovnoj stranici ovog izvješća nalazi se transkript svih kodova. Često je potrebno unijeti dodatne šifre za koje šef poduzeća izdaje posebnu odredbu o održavanju vremenskog lista.
Glavni kodovi koji su korišteni za popunjavanje ovog vremenskog lista uključuju:
- trajanje dnevne smjene - Â01;
- noćni rad - N02;
- aktivnosti koje zaposlenici moraju provoditi vikendom ili praznicima - PB03;
- prekovremeni poslovi - S04;
- slanje stručnjaka na poslovno putovanje - K06;
- prijava obveznog plaćenog dopusta - OT9;
- pružanje specijalističkog dodatnog plaćenog dopusta - OD10;
- pronalazak osobe na bolovanju - B19;
- prijava privremene nesposobnosti bez plaćanja - T20.
Obično su standardni zakoni uvedeni u zakonu dovoljni da ispravno popunite dokument.
Koje se greške često rade?
Postoje neke uobičajene nepravilnosti koje uzrokuju značajne pogreške u dokumentu. To uključuje:
- naznačeni su samo inicijali zaposlenika, a istodobno nema podataka o položaju koji oni obavljaju;
- Praznici se registriraju kao radni dani;
- na pred praznični dan, nije zabilježeno da se radna smjena smanjuje za jedan sat.
Ako građanin ima posao sa skraćenim radnim vremenom u tvrtki, tada se mora obratiti velika pažnja na točno trajanje njegovog radnog dana. Često stručnjaci odlaze na poslovno putovanje, a pod takvim se uvjetima jednostavno koristi K06 kod, pa nije potrebno navesti koliko sati zaposlenik radi dnevno.
Kako se ispunjava komadno plaćanje?
Poduzeća često koriste plaće po stopi, što dovodi do poteškoća u ispunjavanju vremenskog lista. Upute za održavanje radnog lista za radnike su sljedeće:
- naknada ovisi o količini posla koju obavlja specijalist;
- dokument bi trebao uzeti u obzir rezultate svakog zaposlenika poduzeća;
- dopušteno je mjeriti rad u satima, na primjer, to je potrebno u školama ili drugim obrazovnim ustanovama, dakle, raspored vremena treba biti napisan u rasporedu rada;
- u drugim se situacijama koristi kôd I01, tako da nije potrebno popuniti zadnji redak ove dokumentacije;
- rad na praznicima plaća se odvojeno, a iznos plaćanja ovisi o podacima sadržanima u kolektivnom ugovoru.
Dakle, čak i uz obrasce plaće po stopi, ispunjavanje vremenskog lista je vrlo jednostavno.
Odgovornost za pogreške
Specifični specijalist tvrtke ovlašten je voditi vremenski list za koji poslodavac izdaje odgovarajući nalog. Trebao bi dobro razumjeti kako pravilno popuniti tablicu. Za pojednostavljenje postupka često se koristi poseban program za održavanje vremenskog lista. Dovoljno je unijeti relevantne podatke u potrebne retke, nakon čega se dokument ispisuje i potpisuje. Ako je potrebno, samo napravite različite promjene.
Ako su regulatorne vlasti u ovom dokumentu utvrdile pogreške, društvo će se smatrati odgovornim. Najčešće, inspektor otkriva da postoje nepodudarnosti u podacima navedenim u voznom listu s podacima sadržanim u primarnim dokumentima. Podaci o plaćama često se razlikuju od podataka u nagodbenoj dokumentaciji.
Ako se utvrdi da postoje kršenja pravila, tada tvrtka snosi administrativnu odgovornost, dakle, plaća kaznu od 5 tisuća rubalja. Ako se otkrije potpuna odsutnost ovog dokumenta, novčana kazna povećava se na 50 tisuća rubalja, a ona se naplaćuje čelniku poduzeća na temelju odredbi čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima. Kako bi spriječili ovu situaciju, uprava poduzeća mora pratiti ispravnost i pravodobnost sastavljanja vremenskog lista.
zaključak
Stoga je održavanje rasporeda zaposlenika obvezno za svaku organizaciju. Ovaj postupak provodi odgovorni stručnjak, obdaren odgovarajućim ovlastima izdavanjem posebne naredbe čelnika poduzeća.
Važno je razumjeti pravila za popunjavanje svih ćelija u ovom dokumentu. Ako sadrži pogreške ili je tvrtka u potpunosti izostala, nadzorna tijela mogu smatrati tvrtku administrativnom odgovornošću.Na temelju podataka s rasporeda vremena izrađuje se naknada troškova stručnjaka. Za upravljanje dokumentima optimalno je koristiti posebne računalne programe koji taj postupak pojednostavljuju.