Osobni dosije u pravilu uključuje posebnu dokumentaciju koja odražava podatke o zaposleniku i njegovom radu za određeno vremensko razdoblje ili o studentu i njegovom studiranju na određenoj visokoškolskoj ustanovi. Obično se formiranje i vođenje osobnih dosjea zaposlenika provodi tijekom dugog vremenskog razdoblja. Na ovaj ili onaj način, oni su uključeni u broj dokumenata o osoblju. Koji je redoslijed ovog događaja danas? Koje podatke sadrži evidencija o zaposlenicima? Zašto? Odgovore na ova i druga jednako ozbiljna pitanja možete pronaći u procesu čitanja ovog članka.
Opća pitanja
Za početak, međutim, treba napomenuti da upravljanje osobnim dosjeima zaposlenika nije obvezan postupak u odnosu na apsolutno sve kategorije poslodavaca. U skladu s ruskim zakonom, osobni poslovi moraju se voditi samo za građane koji zauzimaju javne službe. Potrebno je nadopuniti da je odgovarajući postupak reguliran Uredbom Predsjednika „O naredbi o upravljanju poslovima osoba koje zauzimaju ruske državne položaje naredbom o imenovanju, kao i državnom položaju u vezi sa Saveznom službom“ od 01.06.1998.
Obveza, uključujući formiranje i održavanje osobnih dosjea zaposlenih, može se dodijeliti poslodavcu - državnom poduzeću (organizaciji) također i industrijskim normativnim aktom. Na primjer: naredba Ruskog nadzora potrošača od 16. ožujka 2005. kojom se odobravaju Pravila Savezne državne službe koja se odnose na nadzor u području zaštite prava potrošača i dobrobiti ljudi (prema odredbi 7.7 ovog rada, upravljanje osobnim poslovima povjereno je vođenju poslova), kao i rješenje " Što se tiče Savezne carinske službe “od 21. kolovoza 2004. kroz koju je odobrena Uredba o FCS-u. Na temelju ovog dokumenta formirana je i puštena u promet Uredba o GUK-u (glavnom odjelu za osoblje). U skladu sa stavkom petnaest Pravilnika, FCS GUK povjereno je održavanje osobnih dosjea svih zaposlenika usluga.
Nadalje, postupak upravljanja osobnim dosjeima zaposlenika može propisati društvo za upravljanje (drugim riječima, viša organizacija). U ostalim poduzećima i organizacijama uprava ima pravo donositi odluke u vezi s potrebom provođenja postupka koji se promatra, a također (u slučaju odluke u pozitivnom smjeru) - kojoj kategoriji radnika je prikladno voditi osobne poslove. Uredba o vođenju osobnih dosjea zaposlenih propisuje da se analizirani postupak u pravilu odnosi na sljedeće kategorije građana:
- Zaposlenici koji rade na rukovodećim pozicijama (izravni šef strukture, njegovi pomoćnici (zamjenici), uprava u odnosu na strukturne jedinice i tako dalje).
- Djelatnici tvrtke za koje je utvrđena odgovornost prema trenutnom ruskom zakonodavstvu (na primjer, glavni računovođa, njegovi zamjenici, blagajnik i tako dalje).
Pravila za vođenje osobnih dosjea zaposlenika, kako se pokazalo, ne podrazumijevaju određenu obvezu. Međutim, mnoge privatne tvrtke osiguravaju vođenje osobnih poslova u odnosu na apsolutno sve svoje zaposlenike.To ne ovisi o statusu i rangu, kao ni o radnim aktivnostima (usput, zato je ovdje uključeno čak i tehničko osoblje). Zašto? Činjenica je da je održavanje osobnih dosjea zaposlenika vrlo povoljan izvor informacija. Osim toga, ova se odredba odnosi na apsolutno svakog zaposlenika. Jedna mapa sadrži najvažnije kopije naloga za zaposlenika, njegovu osobnu dokumentaciju, kao i ostale potrebne papire. Važno je napomenuti da je instrukcija za vođenje osobnih dosjea zaposlenika osobne prirode koja služi kao sredstvo za konsolidaciju podataka.
Stvaranje osobnog dosjea
Danas se stvaranje poslova osobne prirode provodi za organizirano grupiranje dokumentiranih podataka o zaposleniku koje mu poslodavac prenosi prilikom premještanja ili prihvaćanja posla. Uputa o postupku održavanja osobnih dosjea zaposlenika upućuje na to da se sve relevantne radnje, na ovaj ili onaj način, dodjeljuju posebno ovlaštenom stručnjaku ili osoblju koje je pojedinačno odgovorno za organiziranje pravilnog postupanja s takvom dokumentacijom.
Stvaranje slučajeva osobne naravi provodi se odmah nakon primanja ili premještanja zaposlenika na rukovodeće mjesto ili položaj u skladu s kojim je utvrđivanje odgovornosti zakonom. Postupak vođenja osobnih dosjea zaposlenika ne isključuje drugu poziciju kada je propisana uputama o postupku obavljanja određenih poslova na osobnim dosjeima zaposlenika.
Prema metodološkim preporukama moskovskog gradskog arhiva, kao i VNIIDAD FAS Ruske Federacije, osobni spisi, na ovaj ili onaj način, uključuju dokumentaciju koju su zaposlenici dostavili za vrijeme zaposlenja, kao i formirani u procesu njihove naknadne profesionalne djelatnosti u određenom poduzeću ili organizaciji. Dakle, to uključuje sljedeće radove:
- Osobni list u skladu s osobljem ili odgovarajućim profilom.
- Dodatak prijavnom obrascu ili osobnom listu.
- Autobiografija zaposlenika.
- Kopije obrazovne dokumentacije.
- Drugi primjerak ugovora o radu.
- Ugovor o odgovornosti.
- Pisma s prethodnih mjesta rada (karakteristike).
- Prijava za zaposlenje (transfer na odgovarajuće radno mjesto).
- Kopije naloga ili izvoda iz njih koji se odnose na zapošljavanje ili premještanje na drugo radno mjesto.
- Izvodi iz dokumentacije (ili kopije radova) u vezi s nagradom ili disciplinskim postupkom zaposlenika.
- Kopije (izvodi) certifikacijske dokumentacije (certifikacijski listovi, pregledi i tako dalje).
Sigurnost osobnih dosjea
Odredba o upravljanju osobnim dosjeima zaposlenika sugerira da se, kako bi se organizirala njihova apsolutna sigurnost i lakoća rukovanja, postavljaju (naime, ušivena konac i igla za četiri proboja) u posebnu mapu tijekom formiranja papira.
Važno je napomenuti da se uz gore navedenu dokumentaciju u osobne dosjee mogu smjestiti i neki drugi radovi (na primjer dokumenti o zaposleniku koji je prošao natječaj vezan za popunu upražnjenog radnog mjesta; kopije radova koji se odnose na nagrađivanje zaposlenika, dodjeljivanje počasnih titula i tako dalje). Osim toga, ovjerene fotografije potvrde zaposlenika stavljaju se u osobne dosjee, ali nisu podnete.
Redoslijed vođenja osobnih dosjea zaposlenika podrazumijeva i njihovu početnu registraciju. Na ovaj način:
- Svakoj se osobnoj datoteci dodjeljuje pojedinačni broj računa.
- Mjerodavna mjesta popunjavaju se na kralježnici osobnog dosjea i na prednjoj korici.
- Unutarnji inventar nužno je uključen u osobni dosje.
Vođenje radnih knjiga i osobnih dosjea zaposlenika
Treba napomenuti da vođenje poslova osobne naravi ne prestaje tijekom cjelokupnog razdoblja rada svakog od zaposlenika određene strukture kad joj pravila to ne proturječe. Dakle, vođenje osobnih poslova u svakom slučaju predviđa sljedeće točke:
- Vođenje evidencije u potrebnim dijelovima slučaja.
- Prostori dokumentacije koja se pohranjuju kao dio osobnog dosjea.
- Oduzimanje dokumentacije, čija je potreba prošla.
- Periodična provjera stanja osobne dosjee u skladu s predmetom sigurnosti papira koji su u njoj sadržani.
Održavanje osobne evidencije zaposlenika u organizaciji pretpostavlja da su unosi u dokumentaciju osobnog zapisa na temelju određenih dokumenata ili njihovih ovjerenih kopija. Važno je dodati da ovlaštena službena osoba može razjasniti potrebne nijanse za provođenje postupka prije unošenja posebnih unosa tijekom osobnog razgovora sa zaposlenikom. Apsolutno svi zapisi koji se odnose na dokumentaciju prilikom vođenja osobnih dosjea izrađuju se ručno kuglicom ili nalivperom u plavoj, crnoj ili ljubičastoj boji. Uredba o vođenju osobnih dosjea zaposlenih podrazumijeva isključenje ispravki u dokumentaciji i primjerenost čitljivosti rukopisa. Zatim, kada se ukaže stvarna potreba, ti se zapisi ovjeravaju potpisom ovlaštene službene osobe iz službe za upravljanje osobljem. Osim toga, tvrtka je ovjerena pečatom.
Dodatne informacije
Pretpostavljeni redoslijed, vođenje osobnog dosjea zaposlenika osigurava se prema sljedećem pravilu: kada se dokumentacija nakupi, podliježe obveznoj raspodjeli u osobnom dosjeu u skladu s odjeljcima. Pored toga, odjeljci u papiru raspoređeni su kronološkim redoslijedom. Važno je napomenuti da pojedinačni dokumenti uneseni u osobni dosje, na ovaj ili onaj način, podliježu numeriranju. Podaci o tim vrijednosnim papirima (uzimajući u obzir numeriranje stranica), u čijim se granicama nalaze u osobnom dosjeu, u svakom slučaju odražavaju interni inventar.
Standardna uputa o vođenju osobnih dosjea zaposlenika Republike Bjelorusije kaže da se zaposlenici obvezuju da će pravovremeno pružiti informacije osoblju. Ti podaci u pravilu tumače promjene u pojedinačnim podacima koji su uključeni u sastav osobnog dosjea. To se obično piše u pisanom obliku kao izjava. Uz to, dokumentacija koja potvrđuje promjene služi kao aplikacija. Nešto kasnije, kada su svi unosi uneseni u osobni dosje, dokumentacija se, na ovaj ili onaj način, vraća zaposlenom. Usput, ako je potrebno, prvo se izrađuju i ovjere kopije tih dokumenata, koje se naknadno prilažu u osobni dosje.
Pohrana i računovodstvo osobnih dosjea
Nakon što se u potpunosti prouči upravljanje osobnim dosjeima zaposlenika, preporučljivo je razmotriti pitanje pohrane i računovodstva. Dakle, ovi se postupci organiziraju za nepogrešivu i brzu potragu za osobnim stvarima, osiguravajući im apsolutnu sigurnost, kao i povjerljivost podataka sadržanih u dokumentaciji od neovlaštenog pristupa.
Važno je napomenuti da su osobni dosjei zaposlenika poduzeća uključeni u nomenklaturu jedinice osoblja u skladu s općim nazivom "Osobni dosjei". Osim toga, tamo su naznačena njihova razdoblja skladištenja. U pravilu rok pohrane vrijednosnih papira dosegne sedamdeset i pet godina.
Uredba o vođenju osobnih dosjea zaposlenika propisuje da se dokumentacija pohranjuje u odjelu za osoblje (obično se u te svrhe prostorije tamo uređuju) odvojeno od ostalih papira. Treba dodati da služba za osoblje pohranjuje samo osobne dosjee relevantnih zaposlenika. Slučajevi otpuštenih radnika prenose se u skladu s postupkom utvrđenim zakonom radi pohrane u arhiv građevine ili u teritorijalni arhiv.
Treba napomenuti da bi uvjeti skladištenja, na ovaj ili onaj način, trebali osigurati apsolutnu sigurnost izravno osobnih dosjea, kao i dokumentacije (informacija) koja se u njima nalazi od otkrivanja ili krađe. Zbog toga se danas preporučuje osigurati pohranu osobnih dosjea kroz sefove (ormare), postavljajući ih u uspravni položaj na policama (s korijenima prema van).
Što još?
Usput, unutar ormara ili sefa na vrata mogu se postaviti sažeti opisi u odnosu na pohranjene osobne dosjee. Važno je da su pristup informacijama isključivo ovlašteni službenici, kao i njihovi čelnici. Zatim, kada broj osobnih dosjea premaši dopušteni, upisuju se u specijalizirani registar ili časopis. Sistematizacija slučajeva provodi se jednom od sljedećih metoda:
- U skladu s redoslijedom brojeva.
- U skladu s izravnim abecednim redom.
- U skladu s odjeljcima prema nazivima strukturalnih jedinica prema tablici osoblja, unutar odjeljaka, po abecednom redu izravnog računa ili redoslijedom brojeva.
Kako bi se smanjio ukupni broj knjigovodstvenih jedinica, osobne se datoteke mogu pohraniti kao dio takozvanih odjeća - abecednih skupina za pohranu. Dakle, apsolutno svakoj osobnoj datoteci koja je uključena u nalog prethodi list papira s imenom zaposlenika. Potrebno je dodati da su i osobni poslovi, koji se sastoje od reda, također grupirani prema abecednom redu. Na početku odjeće nalazi se sažetak popisa osobnih datoteka koje su u njoj sadržane.
Izdavanje osobnih dosjea na vrijeme
Izdavanje osobnih poslova zaposlenicima određene strukture na privremenu upotrebu kako bi se mogli upoznati s podacima koji su tamo uneseni, obično se vrši samo uz dozvolu odjela za osoblje. Upoznavanje zaposlenika s njegovim osobnim dosjeom nakon primitka obično se obavlja izravno u nazočnosti službenog službenika koji je odgovoran za rukovanje dokumentacijom takvog plana.
Treba napomenuti da su zaposlenici upoznati s osobnim stvarima barem jednom tijekom godine, kao iu skladu sa zahtjevom tih osoba u drugim slučajevima utvrđenim ruskim zakonom. Kada se upoznate s osobnim poslovima zaposlenika organizacije, strogo je zabranjeno:
- Izvršite bilo kakve ispravke u već napravljenim zapisima osobnih dosjea.
- Unesite nove unose u svoje osobne datoteke.
- Izvadite iz osobnih datoteka tamošnju dokumentaciju ili stavite nove.
- Osobne dosjee čuvajte nakon roka koji su osigurale ovlaštene osobe.
Važne nijanse
U slučaju da se u evidencijama nađu netočnosti, ili ako se zastarjela dokumentacija nađe u osobnoj stvari, zaposlenik ima pravo podnijeti zahtjev službi za kadrove strukture u tom pogledu. Treba dodati da se uz prijavu trebaju priložiti papiri prema kojima bi bilo prikladno izvršiti određene izmjene u prethodno sačinjenim zapisima ili kopijama određenih jedinica dokumentacije kako bi se izvršila zamjena.
Važno je znati da se izdavanje osobne stvari na privremenu upotrebu vrši upravo za razdoblje koje je potrebno za obavljanje potrebnih operacija, prema popisu osoba koje imaju pravo na primanje osobnih dosjea, a koje odobri uprava strukture. Usput, činjenica izdavanja slučaja osobne naravi, na ovaj ili onaj način, bilježi se u kontrolnoj kartici (časopisu).
Važno je znati da se upoznavanje (rad) s osobnim dosjeima vrši u sobi posebno namijenjenoj za te svrhe. Osim toga, vrijeme upoznavanja (rada), na ovaj ili onaj način, ograničeno je radnim danom.Dakle, na kraju radnog dana zaposlenik odgovoran za rukovanje osobnim poslovima mora osigurati da su svi osobni dosjei koji su izdani na privremenu uporabu vraćeni na mjesto pohrane. Ako je potrebno, službenik se obvezuje poduzeti odgovarajuće mjere za povratak ili traženje dokumentacije.
Prijenos osobnih dosjea ili pojedinačnih papira u njihovom sastavu na privremenu upotrebu drugim ustanovama (organizacijama, poduzećima) vrši se isključivo u slučaju dopuštenja rukovodstva strukture na temelju pravilno izvršenog zahtjeva.
Važno je znati da se formira akt o izdavanju osobnog dosjea, čija se kopija, na ovaj ili onaj način, zajedno s osobnim dosjeom ili posebnim dokumentom šalje ovlaštenoj osobi stranke koja podnosi zahtjev. Drugi primjerak pohranjuje se u poslovnici strukture neposredno prije povratka osobnog dosjea ili zasebnog dokumenta na izvorno mjesto pohrane.
Uklanjanje papira iz osobnog dosjea
Važno je napomenuti da se uklanjanje određenih jedinica dokumentacije iz osobne evidencije vrši isključivo nakon odobrenja uprave, pod uvjetom da se odgovarajući zapis nalazi u stupcu "Bilješka" internog inventara. U slučaju privremenog oduzimanja papira na svom mjestu (naime, između listova susjednih papira), zamjenska kartica (drugim riječima zamjenska potvrda) stavlja se u skladu s pravilima koja označava datum i razlog oduzimanja uz potpis osobe koja je izdala dokument, kao i potpis te osobe zaposlenik koji ga je primio u skladu s pravilima privremene uporabe relevantnim za strukturu.
Kako bi se osigurala apsolutna kontrola sigurnosti osobnih dosjea u određenoj instituciji (organizaciji, poduzeću) godišnje (naime, najkasnije do prvog tromjesečja koje slijedi nakon izvještajnog), provjerava se njihov status i dostupnost. Morate znati da se nedostaci i nedostaci utvrđeni tijekom postupka kontrole evidentiraju u svakom slučaju u aktu, koji se odmah nakon odobrenja od strane predsjednika povjerenstva predaje vodstvu organizacije na razmatranje i naknadno odlučivanje o izgubljenoj ili netočnoj dokumentaciji.