Računovodstvo i poboljšavanje skladišnih poslova ključ je kvalitetnog rada bilo kojeg modernog poduzeća. Upravo način prilagođavanja rada skladišta određuje koliko racionalno funkcionira tvrtka, koliko učinkovito se koriste proizvodni resursi. Otklanjanje pogrešaka, poboljšanje sustava, automatizirano računovodstvo poslovanja skladišta omogućuju postizanje veće profitabilnosti i produktivnosti, a gotov proizvod postaje bolji.
Zašto nam treba skladište?
Glavna svrha skladišta u bilo kojoj tvrtki je skladištenje proizvodnih zaliha - MPZ. Skladište - platforma za razne radove: materijali se pripremaju za upotrebu u procesu proizvodnje, šalju se potrošačima. Moderna, učinkovita organizacija i tehnologija rada skladišta koristeći najnovije metodologije, softver omogućava minimiziranje materijalnih gubitaka i tijekom skladištenja i kod rada. To pak utječe na cijenu robe. No, nepažnji registracije poslovanja skladišta stvara uvjete u kojima se krađa ne može izbjeći. Direktor tvrtke, bez obzira koliko bio uvjeren u svakog od zaposlenika, mora biti svjestan da uvijek postoji mogućnost nepravednog ponašanja radnika izazvanog i njegovim osobnim kvalitetama i vanjskim pritiskom.
Sastavni dio skladišnog sustava je i specijalist za skladište. Ovisi o njegovoj kvalifikaciji, pažljivosti, obrazovanju, hoće li skladište biti "točno kao sat" ili će se problemi redovito pratiti. Prilikom odabira osoblja za skladište, nije dovoljno osigurati da kandidat posjeduje 1C: Skladište. Morate otkriti koliko dobro razumije logistiku i razumije li logiku organiziranja skladišnih zona.
Podvrsta skladišta
Ovisno o odredištu, postoji nekoliko skupina skladišta. Klasični sustav klasifikacije:
- materijal;
- unutarnja proizvodnja.
Druga grupa je podijeljena na skladišta:
- između radionica;
- unutar radionica.
Materijal, kako mu i ime govori, potreban je za skladištenje materijalnih rezervi poduzeća. Ovdje je sve što je tvrtki potrebno za tijek rada bez prekida. Prilagođavaju rad skladišta materijala, provode osnovne skladišne operacije na način da se proizvodni postupak uvijek osigurava s materijalima s razmakom. Jasnoća logistike skladišta određuje uspjeh tvrtke, proizvodnih linija, sposobnost poduzeća da se nosi s narudžbama, a šefovi odjela - sa zadacima.
Unutarnja proizvodnja - to su vrste skladišta koja postoje unutar trgovina i između njih, a koja su potrebna za MPZ. Sadrži i međuoperativne rezerve potrebne da se poslovi mogu opskrbiti jasno i pravodobno. Vođenje evidencije poslovanja skladišta događa se prilikom prilagođavanja smjeni uvedenoj u proizvodnju. Odnosno, svaki novi raspored, svaka uzastopna smjena radnika mora imati sve sirovine potrebne za normalno funkcioniranje.
Što još ima?
Osim toga, računovodstvo skladišta omogućava vam dodjeljivanje univerzalnih i specijaliziranih mjesta za pohranu MPZ-a.
Univerzalni dizajn tako da lako možete pohraniti različite vrijednosti za dugo vremena koje dolaze u tvrtku. Ovako se organiziraju centralna skladišta. Ovdje spremljene rezerve namijenjene su gospodarenju i proizvodnji.
Specijalizirane su one u kojima žive samo određene vrijednosti vrijednosti. To mogu biti metal ili boje, lakovi ili drvo, električni proizvodi, smrznuta hrana i tako dalje.
Oprema i računovodstvo
Učinkovito računovodstvo operacija skladišta moguće je samo ako se vrijednosti koje se bilježe pohranjuju u logički, sustavni sustav. To znači da mora postojati jasno dizajniran prostor, a skladištari imaju i mogu koristiti vage i druge mjerne instrumente. Oni na licu mjesta ocjenjuju parametre kvalitete dolazne robe i prate njezinu sigurnost, mjere količinu izdatih predmeta i utvrđuju ako postoje, a također utvrđuju i razlog za ono što se dogodilo.
Količine pristiglih materijala uzimaju se u obzir na temelju obračunske jedinice koju je poduzeće prihvatilo. Za kontrolu položaja, mjerenje, vaganje, razmislite koliko je komada pristiglo. U nekim se slučajevima koristi takozvani teoretski proračun.
Računovodstvo: zašto je to potrebno?
Čemu služi program 1C: Skladište? Zašto trebamo voditi evidenciju zaliha na raspolaganju poduzeću? Ovo se pitanje može pojaviti kod menadžera koji bezuvjetno vjeruju u poštenje svojih zaposlenika. Bez obzira na to koliko su menadžeri bili sigurni u osoblje, računovodstvo je obavezan dio bilo kojeg skladišta, od toga nema izlaza.
Računovodstvo poslova u skladištu usmjereno je na osiguranje sigurnosti vrijednosti koje su primljene u poduzeću. Podaci prikupljeni u računovodstvenom sustavu omogućuju određivanje ima li tvrtka sporo kretanje ili postoji višak materijala. Iz rada računovodstvenog sustava vidljivo je koliki je promet ne samo općenito, već i s obzirom na određenu vrstu materijala. Konačno, u svakom trenutku baza podataka odgovara na pitanje: "Koliko je predmeta ostalo u skladištu?"
Skladište: prihvaćamo stavove
Jedna od najvažnijih operacija u skladištu je prihvaćanje robe. Za kvantitativno računovodstvo obično se postavlja automatizirani program za računovodstvo zaliha, ali osim njega, treba provesti i kvalitetu.
Operator odgovoran za zauzimanje pozicija provjerava broj primljenih pozicija i kontrolira kvalitetu svakog od njih. U ovom slučaju prvo morate objasniti sukladnost u smislu volumena, tek onda u smislu kvalitete. U nekim skladištima prihvat pada na skladištara, osobu koja je odgovorna za skladište, upravitelja, a u nekima odgovornost snosi upravitelj i tehničko osoblje.
Ako se materijali pripadaju posebnim kategorijama prihvate u skladište - takozvani odgovorni sastanak, određuje se komisija za prihvaćanje. Postupak prihvaćanja vrijednih pozicija je sličan. Program za računovodstvo zaliha mora sadržavati potpunu nomenklaturu u bazi podataka u skladu s redoslijedom odobrenim na događaju. Istim redoslijedom uvodi se i komisija za odabir, koja će sastav imenovati imenom. U nekim tvrtkama odgovornost za izdavanje naloga leži na glavnom inženjeru.
Računovodstvo skladišta: kako to funkcionira?
Dakle, materijali u skladištu se prihvaćaju, računi se provjeravaju, prepričavaju se pozicije, kvaliteta svakog od njih je proučena: palparan, mirisan, kušan. Što slijedi? I tada počinje prava magija kontrole zaliha - ona koja ne dopušta da se vrijednosti koje se pojavljuju u društvu rasipaju po kutovima, kao što to vole činiti štakori.
Jedan od glavnih pomoćnika upravitelja skladišta, a preko njega - voditelj tvrtke - to su dokumenti poslovanja skladišta. Oni odražavaju koji su materijali stigli u skladište, koji su otišli, za što je potrošen i kome su otpisani. Takvo računovodstvo treba biti operativno, odražavati trenutno stanje stvari, uzimati u obzir sve odgovorne zaposlenike i način vođenja poslovanja. Dodijelite vrijednosti brojevima zaliha, a zatim unesite u knjigovodstvene kartice, označavajući broj pozicija koje su se pojavile u tvrtki, njihovu potrošnju.
Kartica kao osnova svih stvari
Kartica se koristi za pohranjivanje svih podataka vezanih uz vrijednost kojoj je dodijeljena. Ispunjavanje karata povjereno je materijalno odgovornoj osobi s kojom prethodno sklapaju ugovor o odgovornosti. Otvara se poseban registar za kartice iz kojeg se određeni izdaje strogo protiv primitka.
Računovodstvo skladišta može se voditi bez registra, ali uz pomoć knjiga sastavljenih na propisani način. Međutim, u praksi su se gotovo sve moderne tvrtke prebacile na automatizirano računovodstvo. U tom se slučaju kartica održava u elektroničkom obliku, a pristup imaju samo korisnici koji imaju račune u sustavu. Program sprema podatke o tome tko je izvršio one ili druge promjene na kartici, a to je analogni popisu u registru prilikom primanja papirnate kopije knjigovodstvenog dokumenta.
Nema izvještavanja - nigdje
Računovodstvo operacija skladišta uključuje svakodnevno praćenje stanja zaliha u poduzeću. Svakog mjeseca osoba odgovorna za skladište, analizirajući početnu dokumentaciju, priprema izvještaj za voditelja poduzeća. Izvješće se šalje računovodstvenom odjelu, podupirući ga dokumentacijom koja odražava primitak, gubitak vrijednosti.
Izvještaj treba odražavati takve materijale, proizvode, količine, čiji se sastav mijenjao tijekom izvještajnog razdoblja. Početkom svakog mjeseca priprema se zasebno izvješće, u kojem je navedeno koliko su velika stanja za razne pozicije kojima raspolaže poduzeće. Primarna dokumentacija tvrtke služi kao osnova za utvrđivanje dolaska vrijednosti, odlaska. Na temelju tih podataka pripremite kod i stanja koja odražavaju stanje tvrtke na kraju mjeseca. Podaci navedeni u izjavama moraju biti slični onima koji su prisutni u sustavu računovodstva skladišta i na karticama položaja.
Posebni slučajevi
U nekim se slučajevima računovodstveno skladište vodi prema općim kategorijama. Na primjer, ako tvrtka ima proizvodnu liniju koja dopušta popravak strojeva, tada se računovodstvo svih malih rezervnih dijelova može smatrati nepraktičnim. U tom slučaju možete unijeti opću kategoriju - na primjer, "rezervni dijelovi za glodalice". To pomaže u obradi podataka manje rada i vremena. Računovodstvo se provodi ukupno, u njemu se ne pojavljuju pojedinačni nazivi vrijednosti.
Neke tvrtke imaju lijekove na zalihi. U ovom slučaju računovodstvo skladišnih poslova postavlja se na način da se uvijek zna ukupna količina, ali ne i da se nabrajaju određeni predmeti. Posebne kartice trebaju biti namotane samo na onim lijekovima koji sadrže alkohol ili otrovne tvari. Izvještavanje o lijekovima dodjeljuje se liječnicima, veterinarima poduzeća. Oni osobno čine liste, koje se zatim šalju računovođama.
Skladištenje i logistika
Različita skladišta obavljaju različite operacije: to je određeno specifičnostima određene organizacije. Prema tome, to određuje vrste skladišnih operacija koje zahtijeva tvrtka. Najveći broj skladišta u našoj zemlji sada su maloprodajne, veleprodajne, uslužne tvrtke. S obzirom na rad veleprodajnih tvrtki, možemo razlikovati slijedeće skladišne operacije:
- istovar automobila s robom;
- prihvaćanje dovedenog;
- premještanje predmeta unutar skladišta;
- plasman robe u odjeljke rezervirane za to;
- odabir vrijednosti;
- osoblja;
- utovar.
Općenito, ovo se može opisati izrazom "logistika". U našem slučaju, logistika opisuje utovar i istovar dragocjenosti.
A kako radimo?
Karakteristika skladišnih operacija utovara i istovara ovisi o vrsti tereta koji trebate raditi, s kojim vrstama prijevoza služiti. Snažan utjecaj na rad pruža razina mehanizacije najjednostavnijih procesa.Prihvaćanje robe kvalitetom jedan je od najvažnijih trenutaka cijelog kompleksa vezano za primanje položaja u skladište.
Kako točno kontrolirati protok materijalnih dobara, odlučuje se analizom podataka o količini i kvaliteti položaja u skladištu. Praksa pokazuje da su u računovodstvenim sustavima podaci često netočni, nepotpuni, što vodi menadžerskim pogreškama i gubicima za tvrtku. Tehnološke operacije koje se događaju tijekom logistike robe povezane su s neplaniranim promjenama količine i kvalitete. Teret se može ukrasti, oštetiti, izgubiti, postoji koncept "viška pada". Osoblje može pogriješiti, nepravilno oblikovati serije, nepravilno isporučiti robu. Sve to dovodi do nestašice, ponovnog ocjenjivanja, viška volumena.
Prilikom prihvaćanja robe vrlo je važno pažljivo procijeniti podnositelja zahtjeva, redovito uspoređujući vrijednosti s deklariranom listom. Stoga za svaku poziciju u kojoj se prate popratni dokumenti u pravilu bi trebali izdavati račune. Dokumentiranje svakog koraka najučinkovitija je metoda dobivanja točnih podataka o stanju zaliha.
Podaci moraju biti ažurirani!
No, važno je ne samo ispravno zabilježiti sve pozicije koje je tvrtka primila. Potrebno je uvesti sustav računovodstva operacija skladišta, koji će u svakom trenutku ažurirati bazu podataka. I ovdje su u pomoć najsuvremenija tehnološka rješenja. Ovo je specijalizirani softver dizajniran posebno za skladišta. Tipičan primjer je tvrtka tvrtke 1C, takozvana "Skladište". Korištenje takvog softvera može minimizirati pogreške povezane s gubitkom informacija, kao i smanjiti ljudski faktor.
Da bi podaci bili što točniji i odražavali stvarnu situaciju u skladištu u bilo kojem trenutku, morate uvesti sustav za kontrolu kretanja vrijednosti koji odražava bilo kakva kretanja. Svi koraci - od izvora do potrošača - moraju pronaći svoje mjesto u internoj dokumentaciji tvrtke. Samo takva potpuna kontrola može osigurati visoku razinu pouzdanosti podataka koji se koriste za odluke uprave.
Spremamo i odnesemo
Roba preuzeta od dobavljača u skladištu smješta se u prostor namijenjen redovitom skladištenju. Ako je roba stigla u kontejnerima ili je komadna roba, može se skladištiti. Prikladna opcija je postavljanje polica. No vrijednosti ne mogu zauvijek leći tamo, prije ili kasnije dođe vrijeme za sljedeću operaciju skladišta - odabir pohranjenog položaja. To se može učiniti bilo kao dio paketa, ili kao cjelina.
Preporučuje se mehanizacija rada ako je moguće, ali to nije uvijek moguće, a nije svako poduzeće dovoljno sredstava za kupnju potrebnih strojeva. Odabir se razlikuje primjenom tehnika male mehanizacije i potpuno mehaniziran.
Skladišta se mehaniziraju u različitom stupnju, na temelju toga razlikujemo: statističku, visinsku dinamiku. U prvom slučaju postoje stalci duž kojih se kreće zaposlenik koji bira stanice. U pravilu radi kao viljuškar: uhvati željeni teretni paket, izvadi ga, premjesti na pokretnu platformu i isporuči ga kamioneru. Ako vam ne treba cijeli paket, tada se zauzima potrebna količina položaja, a ostatak vraća u stalak.
No, dinamične visine su one gdje rade automatski dizala. Pakete tereta usmjeravaju prema pick-u i vraćaju ih u ćelije. Mehanizmi su opremljeni vilicama pomoću kojih možete pokupiti željeni predmet. Ako selektoru treba samo dio sadržaja paketnog tereta, ostatak se šalje u ćeliju za skladištenje.
Dolazimo do logičnog zaključka
Skladišne operacije povezane s logistikom robe, usmjeravanjem vrijednosti prema kupcu se dovršavaju. To se događa na mjestu namijenjenom za učitavanje pozicija.Da bi skladište nesmetano radilo, važno je kontrolirati dvije točke:
- praktičnost i učinkovito korištenje prostora;
- dokumentaciju svakog radnog koraka.
Dokumentacija je, kao što je spomenuto ranije, najučinkovitija pomoću elektroničkih baza podataka. Ako je tvrtka mala, čak i nije potrebno instalirati poseban softver, možete sami razviti jednostavnu bazu za bilježenje kretanja robe.
A što se tiče učinkovitosti uporabe površina na raspolaganju tvrtki, oni se ravnaju prema zahtjevima:
- svaki kvadratni centimetar trebao bi biti koristan;
- prolazi trebaju biti široki;
- potrebne su središnje šetnice;
- mjesta za prihvat organizirana su tamo gdje roba stiže;
- utovarna područja su opremljena odakle se predmeti šalju;
- poslovi trebaju biti sigurni;
- tokovi tereta moraju biti raspoređeni tako da nema nikakvih pomicanja.
inventar
Možda je inventar takva operacija u skladištu, što najviše zabrinjava i linearno osoblje i upravitelje. Prilično je složen, jer uključuje veliku količinu posla, a često izaziva i konfliktne situacije. Možete ih izbjeći ako uspijete postaviti tijek rada besprijekorno. Međutim, u stvarnosti modernog poslovanja vrlo je teško.
Inventar uključuje proučavanje slobodnih ostataka, njihovu procjenu, utvrđivanje lokacije. Postoji nekoliko glavnih faza događaja. Vjerojatnost pogreške možete umanjiti ako se početkom inventara u potpunosti riješite rezervi tvrtke.
Popis ima sljedeći redoslijed:
- formirati praznu rezervu;
- Izradite planiranu praznu kupnju
- dodati u rezervu sve pozicije dostupne u slobodnoj bilanci;
- neračunate vrijednosti uključuju se u planiranu kupnju;
- roba u slobodnoj rezervi smatra se nedostajućom i uključuje se u poseban popis.
Rezultat ovog slijeda daje:
- besplatni prazni saldo;
- pozitivna rezerva, uključujući sve odgovarajuće pozicije;
- popisi nestalih vrijednosti;
- Planirana nabava, uključujući sve što se ispostavilo da se ne uzima u obzir.
Kao rezultat zaliha, nedostajuće vrijednosti se obično otpisuju, pozitivna rezerva pretvara se u slobodnu bilancu. Napokon se planira kupnja.
Da sumiram
Računovodstvo poslovanja sa skladištem u bilo kojoj modernoj tvrtki koje želi uspjeti i izbjeći gubitke trebalo bi se temeljiti na specifičnostima poduzeća, njegovom obimu i karakteristikama robe s kojom je potrebno komunicirati. Važno je dokumentirati sve procese rada skladišta kako biste izbjegli neugodne, konfliktne situacije.
Precizno i ispravno računovodstvo poslovanja skladišta omogućava i zaposlenicima i menadžerima tvrtki brzi pristup informacijama o trenutnoj situaciji u tvrtki. Na temelju takvih podataka uprava može donositi ispravne odluke menadžmenta. Dobro podešen računovodstveni program pomaže ne samo otkloniti pogrešku u praćenju rada tvrtke, već i minimizirati gubitke, učiniti rad organizacije učinkovitijim, a također eliminira vjerojatnost krađe i nepoštenosti.