Ekonomske aktivnosti organizacija uključuju mnoštvo radnji, operacija, vrste komunikacija i drugih aspekata dnevne rutine. Rukovodstvo organizacije i njeni zaposlenici svakodnevno se suočavaju s potrebom da se bave raznim problemima i donose odluke menadžmenta. Neke slučajeve nije moguće riješiti dok ste na radnom mjestu, udobno sjedeći u uredskoj stolici za računalom. Potrebna su putovanja i poslovna putovanja, pregovori u drugim gradovima, pa čak i zemljama. Ovaj članak detaljno razmatra pitanje potrebe za poslovnim putovanjem, njegove ciljeve i primjere, dizajn prema važećem zakonodavstvu, zahtjeve za dokumentacijom i značajke putovanja u Rusiju i inozemstvo. Također u ovom članku bit će razmatrano pitanje koga možete poslati na putovanje i što treba smatrati poslovnim putovanjem.
Koncept poslovnog putovanja
Ovaj koncept ima jasnu definiciju koja je zapisana u radnom pravu. Prema Zakonu o radu Ruske Federacije, poslovno putovanje je smjer zaposlenika na putovanju s određenim zadatkom. Istodobno je odredište prilično daleko od glavnog mjesta rada, putovanje ima jasno formuliran cilj, koji je propisan u dokumentima, a vrijeme njegove provedbe je ograničeno. Registracija popratnih dokumenata, izvještavanje na kraju putovanja, garancije za zaposlenika uređeni su radnim i poreznim zakonima. Također su istaknuti mogući ciljevi misije, čiji su primjeri predstavljeni u nastavku.
Zašto su vam potrebna poslovna putovanja
Kad zaposlenik krene na poslovno putovanje, menadžment određuje za njega jasan zadatak koji mora ispuniti u svom procesu. Zadatak se može odnositi na različita područja poslovanja organizacije. Primjeri ciljeva putovanja uključuju sljedeće:
- sklapanje ugovornih odnosa o isporuci ili prodaji sa strankama;
- pregovori o suradnji;
- rješavanje sporova, sukoba i druga pitanja koja se odnose na pravnu stranu aktivnosti;
- kupnja opreme, sirovina i potrepština;
- poslovne konferencije, sudjelovanje na sastancima i izložbama vezanim za vođenje tvrtke;
- promocija robe na novim tržištima, širenje kupaca;
- sudjelovanje u istraživačkim projektima koji se odnose na aktivnosti društva;
- razvoj osoblja;
- istraživanje tržišta prodaje, konkurentskih organizacija i ostalih marketinških pitanja;
- postavljanje hardvera, softvera i rad s drugim tehničkim pitanjima podružnica ili odjela;
- provođenje provjera mreže grana i jedinica.
Ono što se ne može smatrati poslovnim putovanjem
Ne može se svako putovanje zaposlenika smatrati poslovnim putovanjem. Izlet je nezakonit u sljedećim situacijama:
- nedostatak službene registracije zaposlenika u organizaciji, ugovor o radu nije zaključen, nema upisa u radnu knjižicu;
- ugovor o radu zaposlenika definira put putovanja;
- zaposlenik je slobodni zaposlenik koji nema određeno radno mjesto.
Vrste putovanja i njihovo određivanje vremena
Putovanja korporativnog zadatka mogu se klasificirati prema različitim karakteristikama. Dakle, na teritorijalnoj osnovi kreću se putovanja preko teritorija Ruske Federacije i stranih država.Prema uvjetima putovanja razlikuju se kratkoročni i dugoročni. Sastav putnika - grupni i singl. Tu mogu biti i redovita i nenaplativa putovanja.
Do danas zakonodavstvo nema jasne smjernice u pogledu vremena putovanja. Ne postoje minimalna ili maksimalna ograničenja. Vodstvo organizacije neovisno određuje složenost zadatka i vrijeme koje je potrebno za njegovo dovršenje. Ograničenja su postojala i prije. Vjerovalo se da maksimalno trajanje putovanja ne može prelaziti četrdeset dana. U građevinarstvu je maksimalni prag putovanja dostigao godinu dana.
Pravni zahtjevi i propisi
Za putovanja koja se izdaju kao poslovna, zakonski su propisani određeni zahtjevi. Putovanja Zakona o radu Ruske Federacije i Poreznog zakona Ruske Federacije regulirana su. Zakon o radu definira propise tih radnih procesa u člancima 166., 167., 168. Oni otkrivaju niz pitanja koja se mogu pojaviti tijekom provođenja ovog postupka: što se može smatrati poslovnim putovanjem, jamstva za zaposlenika, kao i pitanja o nadoknadi troškova za putovanje.
Porezni zakonik opisuje podatke o tome kako odražavati putne troškove u računovodstvu, od čega se može teretiti od iznosa koji se uplaćuju u fondove socijalnog osiguranja građana. Postoje i odvojena rješenja koja sadrže najcjelovitije informacije o izmjenama i dopunama zakonodavnih akata, inovacijama u računovodstvu i osiguravanju zahtjeva regulatornih tijela. Sve ove podatke možete pronaći u sljedećim dokumentima: uredbe br. 749, 729, 812, 64.
Ono što je zajamčeno zaposleniku
Garancije za zaposlenika ne ovise o svrsi putovanja, može biti puno primjera. No, s bilo kojim od njih, poslodavac ima neke obveze prema zaposleniku. Zaposleniku koji je poslan na službeno putovanje osiguravaju se sljedeća jamstva:
- zadržavanje radnog mjesta, radnog mjesta, prosječna dnevna plaća;
- plaćanje slobodnih dana utrošenih na poslovno putovanje s dvostrukom tarifiranjem;
- nadoknadu troškova koji mogu nastati na poslovnom putovanju u Rusiju i inozemstvo, uključujući izdavanje strane putovnice, dobivanje vize, carine i druge naknade.
Sva su navedena jamstva navedena u zakonodavstvu o radu i moraju ih poslodavci obavezno ispunjavati.
Koga poslati u poslovno putovanje
Izbor zaposlenika poslan na putovanje ovisi o ciljevima putovanja, primjerima posla, njegovom trajanju i ozbiljnosti očekivanih uvjeta. Različiti razlozi putovanja zahtijevaju posebna znanja i vještine od zaposlenika.
Dakle, izvršenje ugovora o nabavi mora se povjeriti osobi koja je pametna u poslovnim pregovorima i diplomaciji. To može biti stručnjak čija radna zaduženja uključuju kupovinu, planiranje i izračunavanje proračuna za poslovne odnose s dobavljačima ili osoba koja može ispravno objasniti svoj položaj i postići optimalne uvjete u ugovoru o nabavi.
Ako je svrha putovanja postavljanje opreme ili softvera, za poslanog zaposlenika nije dovoljno poznavanje uredskog posla i uobičajena ljudska karizma. Službenik s tehničkom pozadinom šalje se na takvo putovanje. Ista situacija kod provođenja revizija na terenu i revizija. Na takvo putovanje treba poslati knjigovođu ili ekonomistu.
Kome je zabranjeno slati na poslovna putovanja
Pored ljudskog faktora, pitanja o kvalifikacijama i osobnim sposobnostima kandidata, postoji još jedan aspekt u odabiru zaposlenika za poslovno putovanje. Postoje zakonski zahtjevi za kategorije građana koji ne mogu biti upućeni ni pod kojim okolnostima. Uključuju sljedeće skupine pojedinaca:
- maloljetnici, pripravnici, pripravnici;
- trudnice;
- zaposlenici tvrtke koji rade po ugovoru sa studentima (osim službenih putovanja u svrhu obuke);
- članovi izbornih kampanja, kandidati za političku funkciju;
- ljudi čije su mogućnosti ograničene bolešću.
Postoje i grupe ljudi koje je moguće poslati u službeno putovanje samo nakon pismenog pristanka:
- žene s malom djecom (do tri godine);
- samohrani roditelj koji odgaja dijete do pet godina;
- skrbnici djece mlađe od punoljetnosti;
- Zaposlenik u čijoj obitelji postoji uzdržavani i kome je potrebna stalna njega.
Putovanje
Da bi se poslovni put uzeo u obzir u poreznom, računovodstvenom i upravljačkom računovodstvu, potrebno ga je pravilno organizirati. Prije svega, sastavlja se misijski zadatak, postavljaju se datumi. Kandidat za putovanje mora se upoznati s pripremljenim dokumentom i dati svoj pristanak ili odbijanje u pisanom obliku.
Ako je odgovor potvrdan, upravitelj izdaje nalog da pošalje stručnjaka na poslovno putovanje. Zaposleniku se izdaje i izdaje se potvrda o poslovnom putu i radni zadatak. Na kraju putovanja, upućeni zaposlenik mora dostaviti izvještaj o obavljenom poslu i unaprijed izvješće s potvrdom čekova, potvrda i karata.
Od 2016. godine mijenjaju se zakoni prema kojima je izdavanje potvrde i službena dodjela prestala biti obvezna. Umjesto toga, oni koriste zapis. No, mnoge organizacije za potrebe internog računovodstva i dalje izrađuju te dokumente.
Pri korištenju osobnog ili korporativnog automobilskog prijevoza potrebna je službena napomena i teretnica, kao i punomoć i drugi dokumenti koji potvrđuju zakonitost korištenja određenog automobila.
Podaci u dokumentima
Bilješka o uslugama sastavlja se u besplatnom obliku, ali postoji niz detalja koji su obvezni za navođenje: datirano razdoblje poslovnog putovanja, informacije o korištenom prijevozu, ciljevi postavljeni zaposleniku i rezultatima njihove provedbe.
Svi troškovi koje je zaposlenik nastao tijekom putovanja moraju biti navedeni u izvještaju o troškovima. Ovaj se zahtjev odnosi na apsolutno sve vrste troškova, uključujući smještaj, prijevoz, gorivo, hranu i ostale troškove. Da biste potvrdili troškove plaćanja stanovanja, morate na kraju putovanja računovodstvenom odjelu dostaviti ček, potvrdu ili potvrdu koja sadrži podatke o stanodavcu, trošku i razdoblju najma prostora.
U skladu s tim mora se izdati nalog za upravljanje U uredskom poslu postoji jedinstveni obrazac br. T-9, ali organizacija ga nije dužna isključivo koristiti. U računovodstvenoj politici određene organizacije može se utvrditi vlastiti oblik dokumenta. Također možete iskoristiti priliku za izradu naloga u besplatnom obliku. Glavni uvjet je sadržaj sljedećih podataka:
- imena i detalji organizacije koja je poslala zaposlenika na putovanje;
- informacije o zaposlenima;
- datumi sastavljanja naloga;
- datumi početka i završetka razdoblja poslovnog putovanja;
- zadaci za zaposlenika, svrha putovanja.
Primjer posla na poslovnom putu
Što je zadatak odgovorniji, to ga sadrži više razina. Što više tvrtka uloži u posao, to će više rezultata namjeravati ostvariti. U narudžbi neće biti navedeni svi sitni detalji koje upravitelj želi znati. O nekim od njih se može usmeno razgovarati na sastancima i tijekom upoznavanja s putovanjima. No, najvjerojatnije, zaposlenik će na temelju putovanja morati prijaviti za sve bodove, čak i za one koji nisu službeno prijavljeni, ali su usmeno najavljeni. Radi jasnoće u nastavku navodimo primjer zadatka za posao.
Na primjer, uzmite cilj - "Sklapanje ugovora o nabavi, reklamiranje proizvoda." Radi lakšeg razmišljanja koristimo vrstu dokumenta generiranog programom 1C.Možete ga pronaći u evidencijama o osoblju, Obrazac br. T-10a. Ovaj obrazac sadrži 11 stupaca koje treba popuniti: strukturna jedinica, položaj stručnjaka, država, grad i organizacija na koju je radnik upućen, datum početka i završetka poslovnog putovanja, ukupno kalendarskih dana i isključujući vrijeme putovanja, organizacija platitelja, razlog, sadržaj zadacima i kratkim izvješćem o njegovoj provedbi. Dokument potpisuju šef strukturne jedinice, voditelj organizacije i sam zaposlenik.
Narudžba ispunjava podatke o putovanju na sljedeći način:
- Prezime, ime, patronimija zaposlenika i njegov broj osoblja: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (broj osoblja u zasebnom prozoru, prema kadrovskoj evidenciji).
- Pododjel: Odjel marketinga i oglašavanja.
- Radno mjesto (specijalnost, struka): Vodeći trgovac.
- Mjesto poslovnog putovanja (država, grad, organizacija): Rusija, grad Moskva, LLC "Tvrtka".
- Za razdoblje od 14 kalendarskih dana od 14. siječnja 2018. do 27. siječnja 2018. godine.
- S ciljem: reklamne kampanje, zaključenja ugovora o nabavi.
- Poslovno putovanje na teret sredstava: LLC "Realizer".
- Osnove (dokument, broj i datum): Zadatak radnog mjesta br. 3 od 13.01.2018
Na kraju naloga nalaze se potpisi voditelja i zaposlenika. Potpis zaposlenika stavlja se nasuprot natpisa da je upoznat s narudžbom.
Mogućnosti dizajna
Ako zaposlenik iz nekog razloga nije dostavio prateću dokumentaciju o troškovima (čekovi, primici), organizacija mu neće nadoknaditi ove troškove. Stoga je u poslovnom putovanju toliko važno ne zaboraviti na izvještavanje. Čak i putovanje u taksiju ili autobusu mora biti potvrđeno kartu ili vozačkom potvrdom.
Važna je točka također navođenje strukturalne jedinice organizacije i svrha putovanja. Ovisno o navedenim podacima, doći će do daljnjeg otpisa troškova u računovodstvu i poreznom računovodstvu. Dakle, ako je svrha putovanja bila popravak strojeva, prilikom provođenja računovodstvenih izračuna, iznos troškova otpisat će se za amortizaciju popravljene opreme. Ako je cilj bio zaključiti ugovor, otpis će se dogoditi kao opći poslovni troškovi.
I zadnji trenutak - poslovno putovanje s neispunjenim ciljem. U većini slučajeva troškovi takvog putovanja ne priznaju porezne službe i ne smanjuju poreznu osnovicu. Na ročištu možete pokušati obraniti svoju nevinost, ali zakon u većini slučajeva ostaje na strani Savezne porezne službe.