U naše vrijeme papirologija (upravljanje dokumentima) postupno prelazi iz oblika papira u digitalni. S tim u vezi, svaka moderna obrazovana osoba trebala bi imati predodžbu o konceptu „elektroničkog dokumenta“ i značajkama njegove primjene. Ispitajmo detaljnije ovaj fenomen, a također ćemo otkriti što je EDS.
Što se naziva dokumentom
Prije razmatranja koncepta i strukture „elektroničkog dokumenta“, vrijedno je podsjetiti se na njegov prethodnik na papiru.
U širem smislu to je ime predmeta materijalnog svijeta, u kojem se informacije nalaze u fiksnom obliku.
U užem smislu, dokument je medij informacija koji potvrđuje značajne činjenice koje su predstavljene u različitim oblicima (tekst, slika, zvuk ili video snimanje, kao i njihove kombinacije). Dizajniran je za pohranu i prijenos podataka u vremenu i prostoru.
Svaki dokument ima određene detalje s kojima se može identificirati.
Ako takav medij sadrži neistinite podatke ili kada su stvoreni, utvrđene zakonodavne norme su prekršene, naziva se lažnim (lažnim) i nema pravnu snagu.
Skup nosača pouzdanih informacija naziva se dokumentacijom. Ona se formira na temelju njihove usredotočenosti na određeno pitanje, pojavu, proces, osobu, instituciju itd. Sam proces stvaranja / oblikovanja takvih medija naziva se dokumentacijom. Uključeni u njega, neophodno je uzeti u obzir norme važećeg zakonodavstva, kao i poštivati nacionalna pravila za sastavljanje. Također ne zaboravite na kompetentnost prevoditelja. Dakle, ravnatelj ima pravo ovjeriti zrelost, ali ne može potpisati sveučilišnu diplomu. Preciznije, može, ali takav dokument neće imati pravnu snagu.
Drugi važan koncept u ovoj temi je "papirologija". Ovo je skup radova na dokumentovanju upravljačke aktivnosti objekta i na organiziranju kretanja gore spomenutih nosača informacija.
U različitim povijesnim razdobljima taj se postupak provodio na različitim materijalima. To su bile glinene tablete, kamen, papirus, koža, drvo, kora breze itd. Postupno su ih svi zamijenili papirima.
Danas se prema vrsti nosača materijala razlikuju:
- tradicionalna papirologija (papir);
- mješoviti (papir + elektronički računarski uređaji);
- elektronički (digitalni).
Ovisno o njihovom sadržaju i namjeni, dokumenti mogu obavljati brojne funkcije:
- Pravni.
- Uprava.
- Socijalna.
- Kulturni.
- Povijesna.
- Informacije.
- Komunikativna.
Razvoj koncepta "elektroničkog dokumenta"
Od izuma računala, čovječanstvo je počelo tražiti način za prelazak na dokumentaciju bez papira. U SSSR-u su već u sedamdesetim godinama dvadesetog stoljeća počeli razmišljati o stvaranju takvog modela uredskog rada. Istina, u to vrijeme koncept "elektroničkog dokumenta" (ED) još nije postojao. Umjesto toga, upotrijebljeno je ime "medij čitljiv medij".
Do sredine osamdesetih takva tehnologija još nije bila u potpunosti razvijena. Ali tada je sadržaj pojma "elektronički dokument" bio već određen u zakonodavstvu. Istina, tada su je nazivali i "strojno čitljivom". U GOST 1984, to je bio naziv dokumenta prikladnog za automatsko čitanje podataka koji se nalaze u njemu.
S početkom raširene informatizacije devedesetih i dvije tisuće, ovaj je koncept postupno poprimao svoje trenutno značenje.
Koji se dokument danas naziva "elektroničkim"
Suvremeni koncept "elektroničkog dokumenta" ima nekoliko načina tumačenja, koji se odražavaju u zakonodavni okvir. Međutim, svi su bliski u svom razumijevanju suštine ovog fenomena i zahtijevaju prisustvo takvih komponenti:
- digitalni oblik snimanja;
- pohrana podataka na elektroničkim medijima s mogućnošću čovjeka da ih čita i razumije.
Na temelju toga može se dati opća definicija koncepta koji se razmatra.
Elektronski dokument je dokument čija se informacija (uključujući detalje) bilježi u obliku digitalnih podataka. Na primjer, kao skup znakova, zvukova, slika ili njihovih kombinacija.
ED se može stvoriti, spremiti, prenijeti i transformirati digitalnim sredstvima u vizualni oblik razumljiv ljudima.
Prednost takvog dokumenta
Poput svog papira na papiru, i ED ima isti skup funkcija. No ima nekoliko svojstava koja ga čine perspektivnijim nosačem podataka:
- Podaci snimljeni u elektroničkom obliku lako se i brzo uređuju.
- Takvi se dokumenti teoretski mogu zauvijek pohraniti.
- ED tehnologija pojednostavljuje, ubrzava i smanjuje troškove procesa papirologije.
- Takvi se dokumenti mogu potpisati i poslati na daljinu, bez gubljenja vremena na osobne sastanke.
- Brzo možete dobiti potreban broj instanci ED. Štoviše, svi će imati pravnu snagu.
Svojstva ED. metapodataka
Koncept "elektroničkog dokumenta" karakteriziraju tri svojstva:
- Sadržaj su njegove tekstualne, grafičke ili zvučne komponente.
- Kontekst je informacija o odnosu dokumentiranih podataka s drugim ED, fizičkim ili pravnim osobama.
- Struktura elektroničkog dokumenta je unutarnja i vanjska. U prvom slučaju govorimo izravno o sadržaju ED-a. U drugom - o okruženju u kojem postoji (medij za pohranu, format same datoteke itd.)
Koncept "elektroničkog dokumenta" definiran je njegovim metapodacima. Ovo je naziv podataka o svim svojstvima ED-a, kao i o njegovoj društvenoj sigurnosti.
Metapodaci su sastavni dio postupka pohrane bilo kojeg elektroničkog dokumenta. Sadrže elemente pravnih, poslovnih, organizacijskih i postupovnih dokaza o integritetu ED-a, kao i o njegovoj izvornosti.
Pojedinosti ED
Još jedan važan aspekt koncepta "elektroničkog dokumenta" - detalji. Ovo je svojevrsni analog podataka s podacima koji sadrži sve podatke o stvaranju ED-a.
To uključuje:
- Naziv elektroničkog dokumenta.
- Datum i mjesto sastavljanja, kao i sva izdanja (ako postoje).
- Podaci o sastavljaču ili sastavljačima ED-a.
- Podaci o razini sigurnosti dokumenta.
- Podaci koji će omogućiti utvrđivanje vjerodostojnosti, vjerodostojnosti i pouzdanosti elektroničkog digitalnog potpisa ED-a.
- Podaci o programima potrebnim za otvaranje ovog dokumenta. Radi se o njegovom formatu. Računarsko piratstvo uspijeva danas u domaćem prostoru. U tom pogledu, većina korisnika računala koristi nelicencirani softver i ne sumnjaju da svi voljeni .doc, .xls i .ppt podržavaju plaćeni programi Microsoft Officea. U normalnim uvjetima morate platiti za njihovo korištenje, a ne preuzimati hakirane verzije. Zato je danas najkorišteniji, univerzalni, i što je najvažnije, besplatni ED format u svijetu .odt. Njegova popularnost čak je i Microsoft uvela sposobnost čitanja u svoj softver. Među glavnim prednostima ovog formata je kombinacija mogućnosti takvih programa kao što su Word, Excel, PowerPoint.
- Digitalni potpis.
Digitalni potpis
Kao što je već spomenuto, jedna od najvažnijih sastavnica koncepta "elektroničkog dokumenta" su rekviziti. Konkretno digitalni potpis, koji se s engleskog prevodi kao "digitalni potpis".
To je naziv načina promatranja ED-a, koji se dobiva kao rezultat kriptografske pretvorbe skupa elektroničkih podataka.Ovaj vam potpis omogućuje identifikaciju osobe koja ga je stavila, kao i potvrđivanje integriteta čitavog dokumenta.
Prema važećem zakonu, u većini modernih zemalja EDS se izjednačava s „mokrim“ potpisom na papiru.
Važno je napomenuti neraskidivu vezu između koncepta "elektroničkog dokumenta" i digitalnog potpisa. Napokon, prisutnost drugog daje prvu pravnu snagu.
Svaki EDS ima osobni certificirani ključ, koji je jedinstveni slijed znamenki veličine 264 bita. Da biste ga dobili, trebate kontaktirati specijaliziranu tvrtku, kojih danas ima prilično puno. Vrijedi zapamtiti da elektronički digitalni potpis ima određeni datum isteka, kao i različite razine sigurnosti.
Prilikom registracije elektroničkog digitalnog potpisa isti se pojedinačni ključ bilježi na flash pogonu svog kupca. Radi samo u tandemu s javnim ključem - drugim programom koji druge i treće strane koriste za autentifikaciju digitalnog potpisa u primljenim dokumentima.
Podaci su u digitalnom certifikatu koji sadrži podatke o vlasniku, njegov matični broj (ne smije se brkati s privatnim ključem) i trajanje digitalnog potpisa.
Pomoću elektroničkog digitalnog potpisa možete na daljinu predavati dokumente sveučilištima (ponekad čak i stranim), obavljati bankarske transakcije, plaćati porez i neke usluge državnih tijela općinskih organizacija.
Međutim, postoje brojni slučajevi kad se elektronički dokument i potpis na njemu ne smatraju zakonitim. Na primjer, dobivanje potvrde o nasljeđivanju ili izdavanje migracijskih dokumenata.
Vrste elektroničkih dokumenata
Trenutno je daleko od jedne klasifikacije ED. Međutim, najčešće se takvi dokumenti dijele na vrste u sljedećim kategorijama:
- Vrsta sadržaja: tekstualni, grafički, zvučni, animacijski i multimedijski ED.
- Razina pristupačnosti: otvorena i skrivena. Dokumenti prve vrste ne sadrže ništa tajno, zbog čega su u javnoj domeni i mogu ih čitati svi. Ovo su tehnički podaci o uređajima ili sastavu proizvoda, ugovorima o licenciranju, cjenicima itd. Skrivene ED-ove može čitati samo uski krug ljudi. Obično sadrže informacije koje predstavljaju komercijalne ili čak državne tajne. To može biti karta lokacije tajnih vojnih jedinica, crteži patentiranog uređaja ili sastav droge, podaci o bankovnom računu pojedinca ili pravne osobe itd.
- Prisutnost / odsutnost elektronskog digitalnog potpisa (EDS). O tome ovisi zakonitost / nezakonitost dokumenta.
- Stav prema određenoj industriji. Istaknuti su opće prihvaćeni elektronički dokumenti (oblik i sadržaj isti za sva područja primjene) i usko specijalizirani.
Znakovi ED
Razmotrivši koncept i vrste elektroničkog dokumenta, vrijedno je obratiti pozornost na njegove karakteristike. Oni razlikuju ED od ostalih predmeta materijalnog svijeta.
- Semantika sadržaja. Bilo koji dokument ove vrste nužno ima smisla i nije slučajni skup slika, zvukova ili simbola.
- Stabilan materijalni oblik.
- Potpunost i cjelovitost.
- Usredotočite se na prijavu za društvenu komunikaciju.
Pravni aspekt
Razmotrivši svojstva, pojedinosti, atribute, koncept elektroničkog dokumenta, strukture, kao i njegove vrste, vrijedno je pažljivije ispitati pravnu stranu ovog pitanja.
Ako je ED sastavljen u skladu sa svim pravnim normama, a njegov potpis ima sve potrebne potvrde, tada ima pravnu snagu jednaku svom papirologu.
Naravno, u svakoj državi pravna regulativa koncepta "elektroničkog dokumenta" nešto je različita, ali to su sitnice.Općenito, zakonodavstvo različitih zemalja podjednako je lojalno ED-u, jer je danas ovakav uredski rad odavno dostigao međunarodnu razinu. U vezi s tim, dobiva se paradoks. Neke su vlasti više zabrinute za vanjsko upravljanje elektroničkim dokumentima. Istovremeno, ona može biti gotovo nerazvijena u državi. Evo jednog pretjeranog analoga razine moderne računalne pismenosti. S njim osoba zna instalirati razne aplikacije na Android, ali ne zna osnovne principe rada s Exel tablicama.
Značajke digitalnog uredskog rada
U usporedbi s papirom, digitalni uredski rad ima nekoliko značajnih prednosti:
- Omogućuje operativnu registraciju, računovodstvo, pohranu i pristup elektroničkim dokumentima.
- Zahtijeva manje financiranja.
- Potrebno je minimalno područje za smještaj arhive. U stvari, sva dokumentacija za ogromna poduzeća nalazi se na tvrdom disku u džepu vreće.
- Uz pomoć elektroničkog svešteničkog rada smanjuju se neprodukcijski troškovi vremena osoblja.
- Brzina širenja podataka među širokim krugom korisnika raste.
- ED može sadržavati ne samo tekst i slike, već i multimedijske informacije. A ovo je vrlo važno ako je rad poduzeća povezan s privatnim prezentacijskim događajima.
Vrijedi napomenuti da je upotreba papirnih dokumenata često dopuštena u elektroničkom uredu. Međutim, u ovom slučaju je prioritet upravo ED.
Većina privatnih i javnih organizacija na svijetu danas ima za cilj postupno uklanjanje papirnate dokumentacije iz papirologije. Ali čak i u visoko razvijenim zemljama to je još daleko. Napokon, to je vrlo dug i skup proces.
Ispitali smo koncepte elektroničkog dokumenta i upravljanja elektroničkim dokumentima, razvrstali sve nijanse izdanja. Nadamo se da su vam informacije bile korisne.