Poznata poslovica kaže: "Ako želite nešto učiniti dobro, učinite to sami." U isto vrijeme, sam rad daleko nije toliko učinkovit kao dijeljenje njega između nekoliko zaposlenika. Delegacija vlasti u organizaciji kamen je spoticanja u radu mnogih tvrtki. Kako razdvojiti dužnost i odgovornost, a da ne vrijeđate ni sebe ni zaposlenike? Postoji li određeni postupak delegiranja ili je sve formalizirano verbalnim sporazumima?
Zašto ne?
Zašto postoje problemi s prijenosom ovlasti u organizaciju? Najčešće upravitelj ne želi prebaciti dio svojih dužnosti na zamjenike ili šefove odjela jer se boji njihove nesposobnosti u nekim stvarima. Ovde igra ulogu faktor da neki voditelji skloni vjerovati u njihovu neophodnost, odnosno da vjeruju da nitko ne može raditi svoj posao. Kao što znamo, nema nezamjenjivih. Isprva, nakon delegiranja, poglavar će u svakom slučaju morati pažljivo nadzirati aktivnosti onoga koji je dobio svoje dužnosti kako bi bio siguran da je napravio pravi izbor. Ako zaposlenik ne ispuni očekivanja, sigurno ga se mogu lišiti svih dodatnih ovlasti i odabrati nekoga drugog na njegovom mjestu, ili opet preuzeti sve odgovornosti na svoja upravljačka ramena. Postupak delegiranja je lako reverzibilan. Prebacivanje nekih poslova na druga ramena pomoći će šefu tvrtke da se isprazni i obratiti pozornost na neka pitanja u poduzeću do kojih prije nije stigla ili na koja jednostavno nije obraćala dovoljno pozornosti. Zaposlenik kojem je čast pomoći nakon takvog povjerenja vjerojatno će postati puno motiviraniji što će svakako pozitivno utjecati na kvalitetu njegovog rada.
Kome delegirati?
Čak i shvaćajući prednosti raspodjele i delegiranja ovlasti u organizaciji, neki se ne žuri koristiti s tim alatima za upravljanje, ne znajući koga odabrati za zamjenu. Postoji nekoliko uvjeta pod kojima će delegacija biti doista uspješna:
- Unatoč činjenici da je u ovom trenutku pažnja na bilo koje pitanje naprosto vitalna, voditelj mu to može pružiti ne samo izravno. Odnosno, pitanja, recimo, isporuke mogu se prebaciti na šefa odgovarajućeg odjela, koji će zbog manje odgovornosti moći bliže riješiti ovaj ili onaj problem.
- Naravno, zaposlenik na kojeg se prenose dužnosti mora imati određeno iskustvo u određenom području i, nepotrebno je, relevantna znanja. Ne bi bilo sasvim logično povjeriti marketinško osoblje zaposlenim zaposlenicima i logistiku učiniti odgovornim za vanjsko oglašavanje. Ovaj je uvjet jedna od glavnih prednosti delegiranja: menadžer vjerojatno neće imati jednako dobro znanje o svim područjima koja su na neki način povezana s njegovim poslovanjem, pa će prenošenje dijela njegovih ovlasti stručnjaku pomoći da sagledaju mnoga pitanja na potpuno drugačiji način.
- Ne možemo reći da je moguće prenijeti ovlasti u upravljanju organizacijom ili nekim drugim područjem njezina života, ako šef tvrtke ne vjeruje osobi kojoj će dati svoje dužnosti. Prenos uzde moći u druge ruke nije daleko od lakoće, a njihov prijenos na potpuno neznanca koji ne samo da može poboljšati situaciju u tvrtki, već je i pogoršati, potpuno je zastrašujuće.Stoga samo onaj ko uživa povjerenje vođe može postati delegat;
- Nije dovoljno prenijeti odgovornosti na jednu osobu, potrebno je prenijeti i sredstva pomoću kojih ih ispuniti. Čak i stručni računovođa neće moći analizirati financijske aktivnosti tvrtke ako tijekom određenog razdoblja ne primi relevantna izvješća. Stoga se delegiraju ne samo funkcije, već i resursi bez kojih nema funkcija koje se ne mogu provesti.
Samo dobre volje!
Naravno, delegiranje, kao i svaki drugi oblik suradnje, treba biti dobrovoljno. Malo je vjerojatno da će netko tko je, pod mukom otpuštanja, bio prisiljen preuzeti lavovski dio dužnosti poglavara, moći raditi zaista produktivno. Nadalje, prije direktnog prijenosa, stranke moraju u potpunosti razumjeti koje se ovlasti i odgovornosti prenose. Delegat mora imati predodžbu o metodama koje rukovoditelj koristi za rješavanje određenih problema kako bi na njima mogao izgraditi vlastiti rad. Dakle, najvažnije u prijenosu ovlasti je jasno objasniti što se traži od nekoga kome će biti čast pomoći šefu tvrtke.
Što delegirati?
Iako delegiranje vlasti mnogi shvaćaju kao važan dio funkcije organizacije, čak i ako se prepozna značaj ovog postupka, ne razumiju uvijek svi što se može prenijeti na podređenog. Je li uistinu riječ o pravu na donošenje odluke? Ne, odmah nije tako ozbiljno.
Možete započeti s prijenosom određenih odgovornih zadataka. Na primjer, voditelj upućuje zaposlenika da pripremi važno izvješće o aktivnostima tvrtke za određeno vremensko razdoblje, umjesto da to radi sam. Čak su i ovako naizgled mali zadatci već dio procesa delegiranja.
Prijenos čitavih projekata je sljedeća razina koja ima delegiranje ovlasti u organizaciji. Primjer: tvrtka mora dizajnirati novu ambalažu proizvoda. Umjesto da postane voditelj toga, poglavlje upućuje odgovornog zaposlenika da preuzme dužnosti rukovoditelja: odabrati ljude koji su najprikladniji za ovaj zadatak, organizirati rad i pratiti njegovu kvalitetu. Voditelj s takvim prijenosom dužnosti dobit će samo izvješće o učinjenom i, ako mu nešto ne odgovara, dat će određene preporuke koje će voditelj delegata morati uzeti u obzir prilikom daljnjeg rada na projektu. Unatoč činjenici da je upravljanje određenim projektom više ili manje blisko onome što šef tvrtke čini svaki dan, delegiranje takvih odgovornosti omogućit će mu da se usredotoči na pitanja koja zahtijevaju njegovu neposrednu pažnju.
Najviša razina povjerenja je delegiranje čitavih područja aktivnosti. U velikim tvrtkama, primjeri takvog prijenosa ovlasti su voditelji odjela. Bave se isključivo opskrbom, komunikacijama, marketingom itd., Pružajući samo izvješća o svojim aktivnostima. Funkcija vođe s takvim delegiranjem je minimalna: on samo pokazuje ciljeve i ciljeve, a postizanje tih ciljeva već predstavlja problem. Ova je metoda najpovoljnija za velike organizacije koje si mogu priuštiti da na ovaj način istovari vođu.
Kako delegirati?
Dakle, vođa je pronašao onoga kome će se provesti delegiranje ovlasti u organizaciji. Jesu li vrste ovlasti koje se mogu prenijeti također vrijedne zasebnog spomena?
Treba započeti s činjenicom da, kao i u svakom izdanju, postoji mnogo mogućnosti za razvrstavanje vrsta. Za neke postoji nekoliko desetaka kategorija u koje se prenesene odgovornosti mogu podijeliti, za neke manje. Najčešće je postala klasifikacija gdje su sve ovlasti podijeljene u samo dvije skupine: linearne i osoblje.
Linearni autoritet temelj je hijerarhije bilo koje tvrtke.Postoje neke odgovornosti voditelja, koje prenosi na voditelja odjela. Voditelj odjela, pak, dio tih funkcija prenosi na zaposlenika nizvodno. Odnosno, zadatak ide od samog vrha hijerarhije usluge do njezina dna.
U slučaju kadrovskih ovlasti, zaposlenik ima pravo pomoći nekome tko vrši linearne ovlasti. Odnosno, drugi zaposlenik može odabrati potrebne podatke za onoga koji je dobio zadatak da sastavi izvješće o prodaji za određeni proizvod u određenom vremenskom razdoblju.
Što je sa zakonskom registracijom?
Šef već poznaje principe prenosa ovlasti u organizaciji, a na temelju toga odredio je kandidaturu na koju će prenijeti dio svojih briga, čak je odabrao što će povjeriti novom zaposleniku. Ali kako se sama delegacija događa? Da li se to provodi usmeno, jednostavno po nalogu ili se na neki način zakonodavno formalizira?
Za početak, da bilo koji zaposlenik može odbiti funkcije koje su mu povjerene, to je propisano Kodeksom rada, što je osnova odnosa poslodavca i njegova podređenog. Vrijedi napomenuti da je daljnje delegiranje (kao u linearnim ovlastima) moguće i samo uz dozvolu voditelja: unatoč činjenici da je sve svoje dužnosti prenio na drugu osobu, on je i dalje odgovoran za njih. Odnosno, ako delegacija ode na niže razine hijerarhije, šef tvrtke bit će odgovoran za ostale zaposlenike kojima će biti dodijeljen njegov zadatak.
Je li moguće usmeno?
Organizacija delegiranja ovlasti provodi se, kao što je već spomenuto, na temelju Zakona o radu. Prema njegovim riječima, kako bi se delegacija formalizirala u skladu sa svim pravilima, morat ćete potpisati punomoć za prijenos određenih ovlasti. Naravno, početne funkcije zaposlenika propisane su ugovorom o radu, pa će punomoć biti potrebna ako predstojnik odluči proširiti polje svoje djelatnosti (čak i privremeno). Ali u većini slučajeva sve se može bez dodatnih papira.
Istodobno, neki drugi zaposlenici trebaju biti obaviješteni o prijenosu novih dužnosti kako bi procijenili sposobnost delegata i pružili mu moguću pomoć u ispunjavanju novih dužnosti, tako da rukovoditelji radije izdaju naloge s kojima se upoznaju svi zainteresirani. S druge strane, svi koji su pogođeni tim imenovanjem mogu jednostavno biti pozvani na sastanak na kojem će svi saznati o novim vjerodajnicama delegata.
Ali ako se delegiranje zadataka i ovlasti u organizaciji planira na duže vremensko razdoblje, a sveukupnost novih odgovornosti može se shvatiti kao drugi posao, bolje je na legalan način formalizirati premještaj zaposlenika na novo radno mjesto, a ne stalno pisanje novih punomoći.
Kakav je postupak delegiranja?
Sve potrebne formalnosti su podmirene, ostaje nam samo da otkrijemo organizaciju postupka prenosa ovlasti. Naravno, novopridošli čovjek neće ostaviti svoje dužnosti jedan na drugi već u prvim danima njihove primjene, pa koja načela treba voditi da bi delegacija uspjela?
Već prvih dana, ovo poglavlje prikazuje delegata apsolutno sve, detaljno govoreći o svim aspektima novih sila. Ukratko: "Pazi kako to učiniti." Kad načelnik napiše izvještaj, delegat promatra svoje aktivnosti, sjećajući se redoslijeda radnji, značajki programa rada i slično; kad glava raspodijeli odgovornosti u novom projektu, novak pokušava analizirati izbor vođe. Upravo u ovoj fazi delegat dobiva najviše kritika, s konstruktivnom kritikom. Ubuduće će svi saveti koje je glava dala u ovim prvim danima biti vrlo korisni.
Sljedeći korak je početak neovisne aktivnosti.Sva ista izvješća delegat već piše pod budnom kontrolom šefa, koji ga i dalje kritizira i ukazuje na pogreške. Sam početnik pokušava raspodijeliti uloge u novom projektu, bez savjeta i savjeta glavne stvari. Ova je faza mnogo teža od prethodne, jer je daleko od toga da je lako preuzeti odgovornost nakon što ste samo gledali kako pravilno obavljati svoje trenutne dužnosti. Ali nakon prevladavanja početnih poteškoća, sve će ići puno lakše.
Treća faza koja ima delegiranje ovlasti u organizaciji je relativna neovisnost. U mnogočemu je sličan prethodnom, samo što je ovdje puno manje kontrole. U ovoj fazi zaposleniku je potrebna podrška šefa, koji cijeni njegov trud i čak objašnjava problem mnogo mekše nego prije ako ga je učinio. To se vrijeme daje kako bi delegat razvio maksimalnu autonomiju u donošenju svojih odluka, pribjegavajući savjetima voditelja samo u vrlo kriznim situacijama. Nakon toga započinje najlakša faza za glavnu osobu i najugodnija faza za delegata - potpuna sloboda.
Je li uspjelo?
Kako mogu znati je li organizacija uspješno delegirana? Odgovornost, autoritet u potpunosti su prihvatili zaposlenici kojima se rukovoditelj povjerio? Svi koji su već prošli kroz cijeli proces prijenosa ovlasti trebali bi imati apsolutnu autonomiju, u okviru svojih dužnosti, naravno. Stoga, ako osoba voli biti odgovorna samo za neki određeni dio posla ili još treba savjet osoba višeg ranga, sa sigurnošću se može reći da je delegiranje u potpunosti propalo.
S druge strane, ako voditelj upućuje osobi koju je odabrao za svog delegata, minimalnu količinu posla, mnogo pažljivije kontrolira svoje aktivnosti, stalno mentorira svog zaposlenika, onda opet možemo govoriti o neuspjehu takvog postupka kao što su raspodjela i delegiranje ovlasti u organizaciji. Na strani ravnatelja potrebno je povjerenje, na strani podređenog, spremnost da se to povjerenje opravda. To je glavno načelo delegiranja.
zaključak
Delegiranje ovlasti u organizaciji primjer je kako vođa može olakšati vlastiti život komplicirajući ga drugima, a usložnjavanjem će radovati i ostale zaposlenike. Prednosti prijenosa ovlasti, kao što je gore spomenuto, uključuju sposobnost glavnih da se usredotoče na ozbiljnije probleme, preusmjeravanje nečega za što ne traži njegova direktna pažnja drugima. Još jedna prednost bit će identifikacija najtalentiranijih zaposlenika koji će se na novoj poziciji moći demonstrirati u svoj svojoj slavi. Stalni kontakt vođe i zaposlenika naučit će ih da bolje razumiju jedni druge, što će im onda biti korisno u budućim aktivnostima obojice. Prenos ovlasti u organizaciju stvara dodatnu motivaciju: koji zaposlenik ne želi biti primijećen i uzdignut? A s obzirom na stalna očekivanja ovog velikog porasta, zaposlenik će dugo ostati na svom radnom mjestu bez da ga promijeni u tvrtku u kojoj je prijenos dužnosti s više osobe nemoguć.
Stoga će tvrtke koje prođu daleko od jednostavnih koraka kako za menadžera, tako i za zaposlenike prenijeti ovlasti steći prednosti u odnosu na svoje konkurente koji ne žele dijeliti moć unutar tvrtke. Pa je jasno: delegiranje ovlasti u organizaciji potrebno je i voditeljima i običnim zaposlenicima. To se uvijek treba zapamtiti.