Svaka tvrtka u procesu funkcioniranja prisiljena je pripremiti ogroman broj dokumenata. Oni se odnose na odabrani porezni režim, zaposlenike ili suradnju s glavnim dobavljačima. Kako bi svaki zaposlenik poduzeća mogao pronaći potrebnu dokumentaciju, zahtijeva kompetentno i strukturirano skladištenje. Mnogi dokumenti moraju biti u tvrtki više od 75 godina, jer sadrže podatke o zaposlenicima u poduzeću. Stoga je potrebno kompetentno arhiviranje dokumenata u organizaciji. Ako je tvrtka velika, onda je preporučljivo stvoriti vlastitu punu arhivu. No, u malim organizacijama papiri se jednostavno spremaju u poseban ormar.
Pravila arhiviranja
Arhiviranje dokumenata obvezan je postupak za svako poduzeće, što je naznačeno odredbama saveznog zakona br. 125. U malim tvrtkama sve potrebne radnje obavlja sekretar, ali u velikim organizacijama arhiviranje obavlja odvojeni zaposlenik.
Imenovani zaposlenik mora poznavati zakonske zahtjeve koji se odnose na arhiviranje kadrovskih dokumenata u organizaciji i također mora razumjeti razdoblja zadržavanja različitih dokumenata. Za to se pokreću zasebni radovi za različite radove. Dokumentacija u vezi s osobljem tvrtke treba biti pohranjena najmanje 50 godina ako su papiri nastali nakon 2003. godine, a ako organizacija ima dokumente formirane prije 2003. godine, onda ih je potrebno čuvati 75 godina.
Nijanse stvaranja arhive
U velikim se tvrtkama tijekom poslovanja generira ogroman broj dokumenata, pa se pohranjuju u zasebnu sobu koja se zove arhiva. Zastupljen je zasebnom strukturnom jedinicom, a tijekom njegova stvaranja uprava donosi poseban Pravilnik koji je lokalni regulatorni akt tvrtke.
U ovoj se Uredbi daju osnovna pravila za arhiviranje dokumenata u organizaciji kao i odgovornost službenika koji su uključeni u ovaj postupak za otkrivena različita kršenja.
Pravila procesa
Tijekom arhiviranja dokumenata u organizaciji imenovani odgovorni zaposlenik treba uzeti u obzir sljedeća pravila:
- dokumentacija se prenosi u arhivu samo inventarom;
- ako se radovi prijavljuju u rad bilo kojeg zaposlenika, važno je uzeti u obzir zahtjeve posebnih smjernica kako bi u budućnosti bilo lako pronaći pravi dokument;
- svaki odjel tvrtke mora predati dokumente na čuvanje odgovornoj osobi u rokovima utvrđenim zakonom;
- ako je iz različitih razloga raspored kršen, na temelju kojeg se različita dokumentacija prenosi u arhivu, dužnosnik mora o toj činjenici obavijestiti čelnika tvrtke.
Pismenost sastavljanja arhive ovisi o ispravnosti ovog postupka.
Cilj procesa
Arhiviranje dokumenata u organizaciji potrebno je da se optimizira sva dokumentacija, kao i njeno kompetentno pohranjivanje. Ako postoji dobro strukturirana arhiva, bilo koji zaposlenik tvrtke, ako je potrebno, moći će pronaći različite dokumente koji se odnose na osoblje, različita naređenja ili kolege.
Sve se češće tvrtke prebacuju na elektroničko upravljanje dokumentima, pa se svi dokumenti pohranjuju u računalo, za što se formira elektronička verzija arhive.Ali to uzima u obzir da dokumenti imaju pravnu snagu samo ako postoji format papira, pa elektroničko pohranjivanje dokumenata djeluje samo kao dodatak standardnoj arhivi.
Postupak arhiviranja
Postupak arhiviranja dokumenata isti je za sve tvrtke, ali svaka organizacija može izvršiti vlastite prilagodbe. Standardni postupak je podijeljen u sljedeće korake:
- U početku su istaknute značajke dokumenata koji se pripremaju za prijenos u arhivu;
- ako je potrebno, provode se dodatne radnje, koje uključuju slaganje papira ili unošenje različitih dodataka;
- dokumenti se prilagođavaju, što omogućava da se u budućnosti lako nađu potrebni papiri u ukupnoj masi dokumentacije;
- nepotrebni dokumenti uništavaju se legalno jer ne predstavljaju nikakvu vrijednost za rad poduzeća;
- dokumenti se sistematiziraju, nakon čega se šive prema vrsti;
- radovi su podijeljeni u sljedeće vrste: računovodstvo, osoblje ili upravljanje;
- ako je bilo kakvo radove nemoguće klasificirati kao gornje vrste, oni se kombiniraju i unose u poseban slučaj;
- svaki pečat stavlja se pečatom organizacije, kao i potpisom ovlaštenog zaposlenika;
- za svaki je slučaj formiran popis koji sadrži podatke o tome koji se dokumenti nalaze u određenoj mapi;
- izrađuju se katalozi slučajeva sortirani po vrsti;
- svi pravilno pripremljeni predmeti šalju se za pohranu u arhivu, koja se obično predstavlja kao zasebna prostorija, u kojoj postoji veliki broj prikladnih regala.
Postupak provodi samo ovlaštena osoba, koju je voditelj organizacije obvezao potrebnim ovlastima. Ako su kršena bilo kakva pravila za arhiviranje dokumenata ili je dokumentacija u potpunosti izgubljena, tada je upravo ovaj zaposlenik poduzeća odgovoran za utvrđene povrede.
Značajke sastavljanja nomenklature
Ako tvrtka ima stvarno puno papira, tada se prilikom arhiviranja dokumenata u organizaciji sastavlja nomenklatura predmeta. Uz njegovu pomoć u budućnosti će se lako naći pravu stvar među brojnim mapama.
Prilikom sastavljanja popisa slučajeva moraju biti navedeni sljedeći podaci:
- indeks određenog slučaja, predstavljen dodijeljenim uvjetnim brojem, pri čemu je prvi dio tog broja odjel odjeljenja odakle su primljeni dokumenti;
- naziv slučaja;
- broj papira pohranjenih u mapi;
- razdoblje u kojem se ti dokumenti trebaju pohraniti na temelju zakonodavnih zahtjeva;
- različite napomene koje ostavi odgovorna osoba, na primjer, možete naznačiti da određeni slučaj ima dodatnu elektroničku verziju.
U malim organizacijama, u kojima se godišnje u arhivu ne prenese previše dokumenata, ne može se sastaviti nomenklatura predmeta.
Pravila za objavljivanje "Uredbe o arhivi"
U velikim tvrtkama arhiva je predstavljena u posebnoj prostoriji, u kojoj je dugo vremena pohranjen ogroman broj datoteka i dokumenata. Istovremeno, organizacija zapošljava stručnjaka koji se isključivo bavi arhiviranjem dokumenata. Da bi se njegov rad jasno regulirao, rukovoditelji tvrtki često objavljuju i objedinjuju poseban „Pravilnik o arhivi“. Pravila za njegovu upotrebu uključuju:
- naznačeno je koju vrstu posla treba obavljati odgovorna osoba;
- dana su pravila za prijenos dokumenata iz različitih odjela u arhivu;
- navodi pravila za registraciju inventara i nomenklature predmeta;
- unose se podaci o ispravnoj pripremi radova koji se prenose u arhivu;
- naznačeno je da bi imenovani zaposlenik trebao biti uključen u usklađivanje sastava dokumenata, kao i njihovo izvršenje.
Ako zaposlenik arhive utvrdi da u dokumentaciji ima bilo kakvih kršenja, papiri se šalju na reviziju odgovarajućem odjelu tvrtke. Ako nema grešaka ili nedostataka, papiri se prihvaćaju za šivenje. Ako je informacije teško pročitati, izrađuje se kopija dokumenta.
Zahtjevi za arhivu
Svaka tvrtka mora uzeti u obzir osnovne zahtjeve za ispravno arhiviranje dokumenata u organizaciji. Vodenje evidencije mora biti podložno osnovnim uvjetima zakona. U velikim tvrtkama arhiva je zasebna prostorija koja mora biti zaštićena od zaposlenika tvrtke ili od neovlaštenih osoba. Stoga se tijekom stvaranja ove jedinice uzimaju u obzir sljedeći zahtjevi:
- prostori moraju biti izolirani od ostalih odjela i ureda;
- uspostavlja vatru i protuprovalni alarm;
- veličina ove sobe ovisi o tome koliko se dokumenta svake godine prenese u arhivu;
- u sobi su ugrađeni posebni dugi regali, a preporučljivo je odabrati metalne konstrukcije;
- između regala postoji udaljenost koja ne može biti manja od 75 cm;
- duljina polica može biti različita i ovisi o visini stropova;
- Uz to su u sobi instalirani posebni sefovi u kojima se nalaze najvrjedniji i najvažniji dokumenti.
Područje odabranih prostorija u svakoj tvrtki može biti potpuno različito, jer se za to uzimaju u obzir različiti čimbenici.
Kako su stvari ispravno pripremljene?
Arhiviranje knjigovodstvenih dokumenata dopušteno je samo nakon kompetentne prethodne pripreme ove dokumentacije. Stoga prije slanja ovog ili onog papira u arhivu morate poduzeti sljedeće korake:
- u početku se odgovorna osoba mora pobrinuti da doista prenesena dokumentacija nije potrebna u procesu vođenja tekućih aktivnosti poduzeća;
- Opis dokumenata i izravan slučaj
- provodi se ispitivanje kako bi se utvrdilo da su dokumentacija i predmeti zaista vrijedni, pa ih je potrebno pohraniti u poduzeću određeno vrijeme;
- ako je potrebno, dokumenti se podnose, kopiraju ili prilagođavaju i tek tada prenose u arhivu.
Nalozi koji se odnose na zaposlene zaposlenike i koji imaju različita razdoblja skladištenja trebaju se odrediti za različite slučajeve, jer ako su miješani, onda može doći do zabune tijekom uništavanja određenih papira.
Nijanse rada sa zahtjevima
Arhiviranje kadrovskih dokumenata i drugih papira koji se formiraju tijekom rada organizacije obavlja odgovorni zaposlenik koji za svoje aktivnosti prima određenu plaću. Ako šef ili drugi zaposlenici tvrtke trebaju proučiti bilo koji dokument dostupan u arhivi, oni se moraju obratiti posebnom zahtjevu imenovanoj osobi.
Podaci iz arhive izdaju se u obliku arhivske potvrde, kopije ili izvoda. Certifikat je predstavljen dokumentom koji uključuje arhivske podatke o traženom predmetu.
Arhivirana kopija predstavljena je reprodukcijom teksta ili slike iz dokumenta pohranjenog u arhivi. Uz to, pruža podatke o pretraživanju.
Dopisni odlomak reproducira samo određeni dio dokumentacije. Da bi to učinio, zaposlenik koji podnosi zahtjev mora naznačiti o kojim se konkretnim informacijama treba izdati.
zaključak
Mnogi dokumenti stvoreni tijekom rada tvrtke moraju se pohraniti u dužem vremenskom razdoblju. Da bi se stvorili optimalni uvjeti, u tvrtki se stvara arhiva koju prezentira zasebna strukturna cjelina. Pored toga, imenuje se odgovorna osoba koja je odgovorna za prihvaćanje dokumentacije u arhivu. Isti specijalist odgovara na zahtjeve drugih zaposlenika i menadžera.
Pri arhiviranju dokumentacije moraju se uzeti u obzir određena pravila i zahtjevi koji vam omogućuju pravilno strukturiranje papira, kao i pružanje idealnih uvjeta pohrane.