Kao i u drugim područjima poslovanja, stručnjaci za nabavu daju prednost pred poduzetnikom ili vlasnikom malih poduzeća koji to otkriju kako posao raste. Dok stručnjaci raspravljaju o smanjenju troškova, razvoju novih tržišta i minimiziranju rizika, kupnja može izgledati prilično zastrašujuće za vlasnika malog poduzeća. Mnogi poduzetnici nisu upoznati s tim temama i svjesni su utjecaja nabave kasnije nego što bi trebali.
Tvrtke s učinkovitim timom za nabavu često posluju sjajno i uživaju u uspjehu redovnih kupaca.
Da bismo odredili sve točke i, razmotrite sve osnovne procese koje uključuju moderne nabave. Ovo će vam dati jasnoću u pogledu osnovnih funkcija koje čine najveći dio odgovornosti za nabavu. Sve ovo morat ćete pretraživati na bilo kojoj nadležnoj platformi za nabavu.
Provjera zahtjeva i zaliha
Prije započinjanja ciklusa nabave prije plaćanja, potrebno je utvrditi potrebu za proizvodom ili uslugom. U kontekstu malog gospodarstva, ključno je ocjenjivanje valjanosti potreba. Kao što će vam reći svaki stručnjak za nabavu, provjerite dostupnost određenih proizvoda / materijala u vašoj "zalihi". Naglasite za sebe ono što vam nedostaje, a iz toga već izbrišite one točke koje vam se čine besmislene. Dajte prednost najrealnijim i najučinkovitijim kupnjama kako biste kasnije sve to opravdali. Vrlo je važno da provjerite svoje potrebe i dvostruko provjerite raspoloživost prije nego što pređete na sljedeći korak: povećavanje zahtjeva za kupnju.
Podignite zahtjev za kupnju
Ovdje će tim ili član tima kojem je potreban određeni proizvod / usluga poslati zahtjev. To može biti papirnati obrazac, elektronički obrazac ili usmeni zahtjev putem telefona. Ako započinjete ispočetka, upotrijebite elektroničke obrasce kako biste pohranili i komunicirali. Osigurajte da se zahtjevi pojavljuju tek nakon što se ispune određeni administrativni zahtjevi. Ovo je metoda koja će vam pomoći da osigurate da se izvršavaju samo valjani zahtjevi. Kao što pokazuje praksa, upravo ova metoda igra ogromnu ulogu jer vas kao poduzetnika otkriva s najbolje strane. Slijedite jasna pravila i propise u postupku prijave, a zatim će se vaše poslovanje početi razvijati kako treba.
Upravljanje zahtjevima za kupnju
Započnite dodjeljivanjem primarne odgovornosti za odobravanje zahtjeva za kupnju. Netko iz odjela za financije ili odjela nabave razmatra svaki zahtjev za kupnju te ga ili odobrava i izdaje nalog za kupnju ili ga vraća kupcu u kojem navodi razlog za odbijanje. Nakon što narudžba bude odobrena u ime vaše tvrtke, preporučuje se izvršiti provjeru proračuna. Učinite to prije nego što pošaljete bilo kakav upit ili ponudu (RFP, RFQ) prema potrebi. Ovo je važno jer se često događa da naručimo sve što se činilo potrebnim i tada ne možemo platiti narudžbu. Uzimanje u dugove i na početku i na vrhuncu pokretanja posla je loša politika. Sve radite na temelju financija.
Još jedan savjet: možete to zaobići ako je moguća velika kupovina. Ovo je najprikladnije za jedinstvene, jednokratne kupnje robe ili usluga male vrijednosti ili neupravljane kupnje određene kategorije.
Pregovori i koordinacija naloga
Nakon što kupcu predate nalog za kupnju, on ga može odobriti, odbiti ili započeti pregovore.U ovom trenutku možete razgovarati o varijablama kao što su rasporedi isporuke, alternativni predmeti, cijene i način prijevoza. Imajte na umu da je ugovor pravno obvezujući ugovor. Nakon što ih prodavatelj potpiše, po zakonu su dužni pružiti navedene usluge ili robu u skladu s navedenim rasporedom po naznačenoj cijeni.
Primanje robe i / ili proizvoda
Vaš prodavatelj vam šalje robu ili pruža uslugu i uvodi vas u važan dokument o primanju robe. Potpisujete ga čim potvrdite da je traženi proizvod (ili pružene usluge) u redu i da se nalazi u vašem skladištu. U ovom trenutku izvodite i sigurnosnu mjeru koja se zove tripartitna usklađenost, što znači usporedbu narudžbe, liste pakiranja koja dolazi s proizvodom ili uslugom i računa dobavljača. Čim se pobrinite da se svi podudaraju, tek tada biste trebali ići na isplate.
Uredski rad i produktivnost prodavača
Nakon što ste dovršili sve procese koji vode od "nabave" do "plaćanja", poduzmite dvije mjere da osigurate dosljednost. Prvo je vođenje evidencije, a drugo je analiza uspješnosti dobavljača. Nakon svakog plaćanja, registrirajte ga za trajni zapis, koristan za reviziju, a kada kasnije trebate dobiti detalje o narudžbi, to će vam pomoći. Prijelaz na digitalne podatke pomoći će vam da pohranite sve podatke o kupnji na lako dostupno centralizirano mjesto.
Rad dobavljača možda je jedini ključ učinkovite nabave. Ovdje ocjenjujete svakog dobavljača po faktorima kao što su kvaliteta isporučene robe ili pružene usluge, koliko se dobro pridržavaju rasporeda isporuka i ugovornih obveza, kao i brzina reagiranja. Ako niste bili zadovoljni ni s jednim od ovih područja, provjerite to crvenom bojom. Analiza upravljanja učinkom dobavljača pomaže vam održavati i proširiti odnose samo s najučinkovitijim dobavljačima.
zaključak
Razumijevanje postupaka nabave znači kupovinu prvoklasne! Poduzetnici puno razmišljaju i ne moraju osjećati da trebaju postati stručnjak za nabavu kako bi im posao nesmetano poslovao. Započnite s osnovama i shvatite kako izvršiti pravu kupnju. Postavite neke automatizirane sustave za kupnju kako biste mogli biti sigurni da oni funkcioniraju istim tempom svaki put.
Ne dopustite da vas nedostatak znanja spriječi da se natječete s iskusnim profesionalcima - ovladajte tim osnovama ispravno i već ćete dobro započeti!