Vlasnici malih i srednjih poduzeća prisiljeni su raditi na dulje vrijeme. Neki poduzetnici čak rade i vikendom. Da biste smanjili radna opterećenja u hitnim slučajevima, preporučljivo je koristiti automatizaciju različitih rutinskih procesa i radnji. No, postoje neke operacije koje se najbolje izvode samostalno, kako ne bi došlo do gubitaka.
Značajke i prednosti automatizacije
Mala poduzeća to često trebaju, jer poduzetnici i zaposlenici često moraju provoditi rutinske i potpuno beskorisne akcije. Plugovi uključuju činjenicu da ne morate trošiti puno vremena i truda na jednostavne i rutinske radnje koje se mogu automatski izvesti.
Oslobođeno vrijeme može se iskoristiti za uspostavljanje kontakata s izvođačima, komunikaciju s rođacima ili obavljanje drugih važnih zadataka koje nije moguće automatizirati. Stoga možemo razlikovati nekoliko poslovnih procesa koje bi trebalo automatizirati.
1. Odgovori na e-poštu
Svaka tvrtka ima e-mail i često prima puno različitih pisama od partnera, kupaca ili samo privatnih kupaca. Otprilike 25% vremena vlasnik tvrtke provodi provjeru e-pošte i pisanje odgovora.
Istovremeno je moguće ubrzati ovaj postupak, za što se koriste predlošci. Ovo nije potpuna automatizacija, ali možete smanjiti količinu vremena koje morate potrošiti na pisanje tekstova.
2. Popunjavanje računa
Računovodstvo je složen i dugotrajan proces. Obično se u to bavi iskusni računovođa, ali često početnici jednostavno nemaju financijske mogućnosti zaposliti stručnjaka. Stoga moraju samostalno pripremiti mnoge dokumente koji uključuju istu vrstu računa.
Za njihovo sastavljanje poželjno je koristiti posebne računalne programe, koji vam omogućuju promjenu samo osnovnih podataka, a ostale informacije ostavljaju nepromijenjene.
3. Plaće
Njihovo sastavljanje je naporan posao, koji se mora obavljati mjesečno, budući da se svaki mjesec plaća zaposlenicima tvrtke. Teško je automatizirati pripremu plaće ako mnogi zaposlenici u tvrtki i dalje primaju plaću u gotovini.
Stoga je preporučljivo prebaciti sve zaposlenike da primaju plaće u bezgotovinskom obliku. Za to su odabrane banke koje nude optimalne uvjete za otvaranje depozitnih i platnih kartica. U takvim uvjetima, u automatskom načinu, sredstva će se prebacivati na račune zaposlenika, tako da se ne morate baviti sastavljanjem izjava.
4. Upravljanje zadacima
Otprilike 70% poduzetnikovog vremena potroši se na upravljanje raznim zadacima unutar svog poslovanja. Da biste uštedjeli vrijeme i trud, preporučljivo je koristiti specijalizirani softver. Pomoću nje možete koordinirati akcije između različitih zadataka, riješiti se ponavljajućih radnji i također stalno prilagođavati digitalni popis obaveza.
Takvi programi podsjećaju na određene radnje koje poduzetnik mora poduzeti u određenom vremenskom razdoblju. Stoga se ne morate brinuti zbog činjenice da će vlasnik tvrtke iz različitih razloga zaboraviti na određene zadatke.
5. Izvješća i deklaracije
Svaki poduzetnik plaća porez na temelju odabranog poreznog sustava. Za prijavu Federalnoj poreznoj službi potrebno je pravodobno pripremiti i podnijeti porezne prijave ili druge dokumente. Da biste to učinili, morate biti dobro upućeni u računovodstvo.
Čak se i taj proces može automatizirati. Porezna služba nudi poduzetniku mogućnost preuzimanja posebnih programa s službenog web mjesta Federalne porezne službe. U ove programe unose se samo podaci o rezultatima aktivnosti tvrtke nakon čega se proračuni automatski izvode. Zbog ovog softvera možete značajno smanjiti količinu vremena i truda koje morate potrošiti na sastavljanje službene dokumentacije.
Koji se zadaci ne mogu automatizirati?
Iako automatizacija ima brojne prednosti, još uvijek postoje neke akcije koje poduzetnik mora osobno provesti. Inače, poslovni čovjek možda neće uzeti u obzir mnoge važne točke, što će dovesti do gubitaka tvrtke.
1. Problemi s kupcima
Nezadovoljstvo kupaca i kupaca može se pojaviti u bilo koje vrijeme iz različitih razloga. Suočavanje s takvim poteškoćama u automatskom načinu rada jednostavno je nemoguće, pa poduzetnik mora sudjelovati u ovom procesu. On mora riješiti problem tako da nezadovoljni klijent ne ostavi žalbu na Internetu.
Pri rješavanju takvih problema važno je usredotočiti se na osobnu komunikaciju. Ne koristite e-poštu ili telefonske poruke, pa je preporučljivo zakazati sastanak i promijeniti mišljenje klijenta.
2. Prilagodba kupaca
U posao neprestano ulaze novi kupci koji nisu sigurni u preporučljivost suradnje. Stoga je važno koristiti određene poslovne procese usmjerene na njegovu brzu prilagodbu.
U ranoj fazi interakcije, poslovni čovjek se ne može osloniti na automatizaciju, jer će vjerojatno izgubiti velikog klijenta. Stoga je potrebna osobna pažnja za uspostavljanje snažne veze.
3. Priznavanje zaposlenika
Zaposlenici tvrtke vrijedan su izvor svakog poduzetnika. Stoga, ako poslovni čovjek želi stalno učiti o različitim dostignućima stručnjaka, tada će se morati samostalno baviti procjenom i analizom. Nemoguće je automatizirati taj proces, jer se u protivnom radnici osjećaju slobodnije, što često dovodi do smanjenja produktivnosti rada.
Ako bilo koji stručnjak dosegne visine u karijeri, tada bi poduzetnik trebao proslaviti svoj uspjeh dodjeljivanjem nagrada ili nagrada.
4. Kreativni procesi
Iako automatizacija poboljšava produktivnost, ona ne može zamijeniti kreativni posao koji ljudi obavljaju. Programi ne mogu reproducirati ljudski mozak, stoga implementacija i stvaranje kreativnih ideja zahtijevaju sudjelovanje iskusnih i nadarenih angažiranih stručnjaka.
Stoga su kreativni poslovi i dalje traženi i visoko plaćeni. Za rješavanje važnih pitanja, zaposlenik mora imati kritičko razmišljanje i inovativne vještine.
5. Izgradnja čvrstih odnosa s kolegama i kupcima
To je moguće samo osobnom komunikacijom poduzetnika s predstavnicima drugih poduzeća ili zaposlenika. Ne treba vjerovati automatizaciji, pa je preporučljivo odustati od stalne upotrebe e-pošte ili drugih sustava.
Za zaposlenike trebate koristiti različite poklone ili rukopisna pisma zahvale. Ako kupci imaju neko nezadovoljstvo, trebate voditi osobne razgovore.
Stoga se čak i kada se koriste moderne tehnologije, neki procesi ne mogu automatizirati.
zaključak
Automatizacija može uštedjeti vrijeme i trud poduzetnika, pa je preporučljivo primijeniti ga u radu tvrtke prilikom obavljanja nekih rutinskih operacija.Ali postoje neki poslovni procesi koji zahtijevaju osobnu pažnju poduzetnika.