Planiranje nabave robe jedna je od najvažnijih faza u radu bilo koje moderne institucije ili poduzeća. Namijenjeni su formiranju pripremne dokumentacije ako je potrebno za kupnju proizvoda, naručivanje radova, usluga. Najrelevantnije područje za općine, državne tvrtke. Razvijeno je nekoliko metoda planiranja koje se smatraju dijelom specijaliziranih obrazovnih tečajeva. Naravno, teorijski proračuni su primjenjivi u praksi, opseg njihove primjene izuzetno je širok. To je u velikoj mjeri zahtjeva postojećeg zakonodavstva o opravdanosti preuzimanja općina i vladinih agencija.
Početak bez grešaka ključ je uspjeha
Trenutno se provodi planiranje nabave u skladu sa saveznim zakonom 44. Ovaj je dokument na saveznoj razini proglasio koliko je važan postupak izrade plana. Uvjeti za izradu akvizicija prvi su se put pojavili 2013. godine i od tada pojedine institucije definitivno nisu postale jednostavnije primijeniti. Zakonski standardi koji su relevantni za naše dane zahtijevaju da planirate akvizicije u strogom skladu sa zakonima, pažljivo dokumentirajući svaki korak, bilo koji postupak.
Organizacija nabave, izrada plana zadaci su koji se neizbježnošću zakona u naše vrijeme rješavaju modernijim metodama. To omogućava povećanu ekonomsku učinkovitost rezultata da se pridržavaju utvrđenih standarda. Sustav planiranja nabave ključ je pozitivnog rezultata cijelog događaja. Potrebe su važne za analizu s obzirom na količinu sredstava dodijeljenih poduzeću. Naravno, najbolja je mogućnost raspodijeliti financijske mase u iznosima koje određena institucija zahtijeva za provedbu svih planiranih transakcija, ali proračunska ograničenja rijetko omogućuju ostvarivanje 100%.
Učinite to kako treba
Usput, relevantnost i složenost pitanja planiranja planova za nabavu, izrade projekata već je vidljiva iz mnoštva nedavno objavljenih specijaliziranih publikacija koje otkrivaju različite suptilne aspekte i nijanse problema. Mnogo je posljedica teške gospodarske situacije u državi na temelju koje se pooštravaju zakonski zahtjevi, kao i praćenja njihove poštivanja. Postoji pozitivna strana: moguće je učinkovito spriječiti zloupotrebu, korupcijsku komponentu i neučinkovito rasipanje proračunskih ušteda.
Godišnje planiranje nabave najčešća je opcija. Neće biti suvišno izraditi planove za dulje vremensko razdoblje (petogodišnji plan), ali oni se formiraju samo općenito. Postoje kratkoročni planovi (na primjer, za mjesec dana), ali oni odražavaju samo trenutne potrebe poduzeća. Godišnji plan nije samo popis potrebnih stjecanja, već i dokument koji pokazuje izglede ustanove, njezinu strategiju razvoja i poboljšanje procesa rada. Planu se često prilaže objašnjenje koje opravdava potrebu za svakom od navedenih stavki. To pomaže u sprječavanju sumnje na zlostavljanja i dokazuje potrebu za raspodjelom sredstava.
Glavni ciljevi: raščlanjivanje primjera nabave
Planiranje, nabava može biti područje odgovornosti koje tvrtka zanemaruje.U takvoj situaciji, kvaliteta usluge pružene kao rezultat rada institucije proizvoda bit će prilično niska, a uvjeti dugi. Ako nije moguće točno odrediti cijenu ugovora, isplanirati akviziciju, postoji mogućnost neučinkovitog trošenja sredstava, što se može smatrati prekršajem sa slijedećim posljedicama.
Općinsko planiranje nabave pomaže u sprečavanju nepredviđenih otkaza. Pokretač bloka transakcija može biti tijelo kontrole, izvođač ili sama institucija, koji je iznenada našao pogrešku i, zbog toga, bio prisiljen sporazumno prekinuti suradnju. To dovodi do privremenih gubitaka, financijskih. Kupac koji je pogrešno završio postupak nabave može se suočiti s kaznama. Konkretno, iz postojećih zakona proizlazi da je službenik koji je neodgovorno pogrešno odabrao način nabave prisiljen odgovoriti: kazna dostiže 50 000 rubalja.
Jedan po jedan
U modernim se poduzećima planiranje nabave provodi sustavnim pristupom problemu pomoću učinkovitih elektroničkih, računalnih i softverskih sustava. To umanjuje vjerojatnost ljudske pogreške. Slijed operacija je formiranje plana, njegova koordinacija s višim tijelima, provedba plana. Već u pripremnoj fazi potrebno je opravdati sve planirane operacije, provjeriti usklađenost s ciljevima postavljenim za instituciju i normalizirati nabavu. Potonji uključuje kontrolu kvalitete kupljenog proizvoda, naručene usluge s obzirom na trenutne potrebe, očekivane kvalitete potrošača. U fazi plana analizira se potrebna količina proizvoda i granična cijena po kojoj se može kupiti.
Upravljanje planiranjem nabave uključuje organiziranje javne rasprave o događaju. To se posebno odnosi na brojne transakcije za koje je u zakonima propisan publicitet. Postoje takvi događaji koje je bez prethodnog javnog istraživanja s procjenom rezultata jednostavno nemoguće provesti. Trenutno se za organiziranje takvog koraka aktivno koriste najsuvremenija sredstva i metode komunikacije, tehnička rješenja i informacijske tehnologije.
Radovima nema kraja!
Planiranje državne i općinske nabave uključuje izradu plana, plana nabave. Druga vrsta dokumentacije predstavljena je 2016. godine. Prvi se prakticirao prije, njegov oblik je ostao nepromijenjen nekoliko godina. Raspored se formira za godinu. Plan nabave sastavljen je za prosječni rok i uključuje sve nazive proizvoda koji su potrebni instituciji i koji su kupljeni od dobavljača. Takav dokument obično pokriva trogodišnje razdoblje, jer se upravo za to razdoblje formira proračun.
Planiranje javnih nabava posebno je teško pitanje. Potrebno je usredotočiti se na savezni zakon usvojen 2011. pod brojem 223. Izjavio je mogućnosti izrade fleksibilnog plana koji će obuhvaćati razdoblje od dvanaest mjeseci. Neke kupnje ne moraju biti opravdane. To se odnosi na popis koji spada u standarde drugog dijela petnaestog članka ranije spomenutog 44. saveznog zakona. Zaposlenici u javnom sektoru imaju pravo prilagodbe planova u skladu s potrebama. Ne postoji vremensko ograničenje ili razlog.
Sve po planu
Nabava za planiranje proračuna u grafičkom formatu uključuje upotrebu dokumentacije koja je izrađena tijekom trogodišnjeg razdoblja i koja opisuje osnovne potrebe ustanove kao temelja.Ne može svaka pravna osoba iz prvog puta uspješno oblikovati takav plan nabave koji se može pretočiti u stvarnost, stoga zakon predviđa mogućnost prilagođavanja onim dokumentima koji su već objavljeni putem specijaliziranog informacijskog sustava.
Često se trebaju izvršiti promjene jer se otkriju potrebe za dobrima koje se nisu mogle utvrditi ranije. Elektroničkim proračunom planiranje nabave prilično je fleksibilan proces, možete dodati nove stavke, pogotovo ako su financijske mogućnosti za njihovu provedbu zbog ušteda na natječajima koji su već prošli tijekom prilagodbe. Promjene se mogu izvršiti ako su potaknute rezultatima javne rasprave, ako su organizirane tako da ispunjavaju zakonske zahtjeve.
Logistika nabave
Kako bi se osiguralo da je planiranje nabave (elektronički proračun, koji se provodi kroz moderne softverske proizvode, pruža značajnu pomoć stručnjacima) što je moguće učinkovitije, organizirajte događaje, uzimajući u obzir zahtjeve logistike. Prilikom izrade plana morate se voditi prema potrebama poduzeća, troškovima povezanim s radnim procesima, skladišnim prostorima raspoloživim za upotrebu. Uloga i količina materijala potrebnog za proces proizvodnje, vrijeme u kojem se treba isporučiti igraju ulogu. Da biste uspjeli, morate uzeti u obzir resurse dobavljača, mogućnost organiziranja vlastite proizvodnje nekih potrošnih materijala koji se primjenjuju na proizvodnju konačnog proizvoda, pružanje usluga.
Formiranje, uzimajući u obzir cijeli određeni plan nabave u planiranju proračuna u odnosu na državne i privatne tvrtke, omogućava vam uspostavljanje radnog procesa bez zastoja i financijskih gubitaka zbog viška nabave, oštećenja potrošnog materijala. Da bi se utvrdilo koliko je materijala potrebno (naime, ovaj pokazatelj je osnova za izračun većine ostalih), potrebno je savladati nekoliko standardnih metoda izračuna. Da biste ih primijenili u određenoj tvrtki, prvo morate prikupiti najcjelovitiju bazu podataka o ranijoj upotrebi sličnih sirovina u industriji.
Koliko je potrebno?
Jedna od metoda planiranja nabave je procjena količine proizvoda koji treba proizvesti na temelju potreba kupca za tim. Znajući koliko je u ovom trenutku potražnja za proizvodom, razumno se može izračunati koliko će sirovina biti potrebno. Da biste pojednostavili popis obrazaca za izračun s proizvodima, materijalima, uzmite u obzir vrijeme potrebno za isporuku različitih predmeta, trajanje skladištenja. Ako se neki potrošni materijali mogu napraviti sami, morate unaprijed izračunati koliko su veliki troškovi vremena.
Poznavajući vremenske intervale, oni procjenjuju bruto potrebe za položajima primljenim od dobavljača, proizvedenim sami. Na temelju nje, neto potražnja određuje se analizom postojećih zaliha, narudžbi i planiranim količinama proizvodnje. Među narudžbama mogu biti i one napravljene ranije za prethodnu seriju robe. Pri planiranju novog proizvodnog ciklusa ne moraju se uzimati u obzir.
Fluktuacije potražnje
Ova metoda planiranja kupovine relevantna je kada se interes potrošača može opisati valnom kartom s elementima koji se ponavljaju. Da bi se postiglo izglađivanje, potrebno je procijeniti koliko je stvarna potrošnja proizvoda u proteklom vremenskom razdoblju, identificirati omjer s prethodno izračunatim pokazateljima za njega. Za novo razdoblje prognoza je pokazatelj izračunan za prethodno vremensko razdoblje kojemu se dodaje korektivna vrijednost - količina robe pomnožena s koeficijentom značajnosti.
Alternativna opcija
Druga je metoda planiranja nabave deterministička.Tomu pribjegavaju kad se zna koliko vremena treba izvršiti narudžbu, koliko materijala je potrebno za to, u kojem vremenu će se isporučiti potrošni materijal.
Ponekad je stohastički pristup najprimjereniji u praksi. Osnova za izračun su metode statistike, matematike. Pomoću specijaliziranih formula možete procijeniti što se očekuje za proizvodom, a na temelju ovog plana kupnja potrošnog materijala.
Koristeći skupljeno iskustvo osoblja, možete primijeniti heuristički pristup planiranju nabave.
Za sve je vrijeme
Planiranje javne nabave, privatno, uključuje dostupnost najcjelovitijih baza podataka u vezi s proizvodnim procesom i rezultatima njegove primjene. Potrebno je analitičarima omogućiti pristup točnim informacijama o kretanju potrošnog materijala, komponenata, rezervnih dijelova. Trebali bi biti podaci o svim fazama od trenutka istraživanja tržišta nabave do primitka kupljenog u skladište.
Da bi sustav nabave logistike dobro funkcionirao, morate znati koji se materijali koriste u procesu proizvodnje. Sastavljanje plana nabave uključuje koordiniranu interakciju različitih ljudi zaposlenih u poduzeću. Planiranje javne nabave (i podjednako u privatnim tvrtkama) prisiljava na uspostavljanje međusobnih odnosa između različitih odjela, odjela, ogranaka pravne osobe. Samo pažljivo organizirana interakcija omogućava nam jamčiti ispravnost izračuna, analize i izbora u korist optimalne metode formiranja nabave. Zajednički rad omogućuje vam da odlučite u korist najbolje cjenovne politike, zaključite profitabilan ugovor s dobavljačem i pratite količinu ulaznih, raspoloživih, potrošenih sirovina. Logistika uključuje kontrolu vremena isporuke, smještanja sirovina unutar teritorija skladišta.
Ništa više
Organiziranjem logistike nabave, možete postići minimalni inventar u skladištu uz neprekidnu opskrbu potrošnim materijalom za proces proizvodnje. Da bi planiranje bilo učinkovito, potrebno je precizno formulirati koja se određena radna mjesta traže i u kojoj mjeri, u kojem vremenskom razdoblju trebaju biti tačno na raspolaganju radionicama, koliko su velike mogućnosti poznatih dobavljača. Logističari procjenjuju trenutne mogućnosti skladišta, osmišljavaju načine organiziranja procesa proizvodnje potrošnog materijala koristeći vlastite kapacitete.
Kupujemo mudro
Na mnogo je načina planiranje nabave usko povezano s odabirom određenog formata za suradnju s dobavljačima. U posljednje vrijeme najrasprostranjenija opcija je provedba natječaja. Jednako se primjenjuje na državna poduzeća, ustanove i kada dobavljača traži privatni trgovac. Koncept natječaja ušao je u ekonomiju dugo vremena. Organizacija ponuda je odgovornost naručitelja, najava konkurentskih uvjeta za isporuku proizvoda, pružanje usluga. U sklopu aukcije oni koji žele mogu se natjecati za pravo na zaključivanje ugovora s kupcem pod unaprijed najavljenim uvjetima. Pravila kojima će suradnja biti podređena moraju se formulirati i objaviti unaprijed. Za to se popunjava čitav paket natječajne dokumentacije koji pokazuje uvjete svih faza međusobnog rada. Navedeni su nazivi proizvoda, usluga, cijene koje odgovaraju kupcu.
Klasični natječaj postupak je koji uključuje obilje natjecatelja. Osvajanje prava na zaključivanje ugovora nije lako, ali sam postupak je isplativ, pravedan. Njegova organizacija dodjeljuje se rukovoditeljima poduzeća, koji djeluju kao kupci. Društvo prikuplja komisiju za nabavu, čiji sastav odobrava zapovjedno osoblje.Ovi stručnjaci pripremaju paket dokumenata, sastavljaju sve potrebno za postavljanje uvjeta za javni pregled. Potrebno je zapamtiti trenutne regulatorne i pravne akte koji reguliraju natječaje i dražbe.
Pažljivo i temeljito
Sve ponude podnesene u ograničenom vremenskom roku moraju analizirati sudionici komisije za nabavu. Što se tiče svake od opcija, formulira se opća odluka: prihvatiti prijedlog, imenovati potencijalnu osobu kao izvođača ili odbiti opciju. Odlučujući u korist određenog ishoda, morate provjeriti uvjete natječaja, analizirati značajke svih pristiglih prijedloga. Idealan ishod postupka je dogovor po najnižoj mogućoj cijeni, u skladu sa svim zahtjevima i uvjetima kupca. Nepristrasnost, otvorenost, transparentnost glavne su prednosti takvog postupka.
U formuliranju zahtjeva za izvođače, treba se voditi ne samo vlastitim interesima, već i prosječnom tržišnom ponudom. Ako kupac postavi namjerno nepovoljne uvjete, malo je ljudi koji bi se željeli prijaviti za takvu suradnju, a kao rezultat natječaja neće se pojaviti niti jedan zahtjev. Kako ne biste bili u tako neugodnoj situaciji, što bi dovelo do poremećaja u vremenu isporuke, potrebno je formulirati odgovarajuće prijedloge. Jedan od načina na koji se u posljednje vrijeme pribjegavaju postavljanju maksimalnih mogućih uvjeta za kupca. Svaki potencijalni izvođač nudi svoje mogućnosti, odgovarajuće cijene ili povoljnije, a na temelju analize svih pristiglih aplikacija možete odabrati najuspješniji način suradnje.
Kako potrošiti?
Pri planiranju kupovina u obliku natječaja prvo je potrebno analizirati cjenovne ponude na tržištu, sastaviti sažetu bazu ponuda, usporediti različite dobavljače, a zatim izravno pristupiti organizaciji tendera. U priloženoj dokumentaciji navode se zahtjevi za cijenu ugovora, vrijeme njegova izvršenja, razina kvalifikacije i kvaliteta proizvoda. Svaki od sudionika prema rezultatima natječaja dobiva pojedinačni broj, prvi je namijenjen pobjedniku. Ako jedan odbije sklopiti sporazum, prednost će imati drugi na popisu i tako dalje. Tijekom natječaja zabranjen je kontakt članova komisije i predstavnika zainteresiranih potencijalnih izvođača.