Tijekom aktivnosti bilo kojeg poduzeća pojavljuje se veliki broj dokumenata koji se moraju pohraniti tijekom određenog vremenskog razdoblja. U našem članku želimo razgovarati o tome kako se provodi operativno pohranjivanje dokumenata i njihovo uništavanje.
Što je internetska pohrana?
Apsolutno svi papiri nastali ili primljeni u tijeku poduzeća podliježu jasnoj sistematizaciji i temeljitoj obradi. Kako biste ih u budućnosti mogli ponovo koristiti, morate pravilno organizirati njihovu sigurnost, pružajući brz pristup bilo kojoj od njih. U stvari, operativno skladištenje dokumenata je čuvanje papira u organizaciji ili strukturalnoj jedinici dok oni nisu uništeni ili preneseni u arhivu organizacije.
Periodi zadržavanja dokumenata
U bilo kojoj organizaciji postoje različiti radovi prema stupnju njihove vrijednosti. Neki imaju veliku ekonomsku ili znanstvenu vrijednost, drugi sadrže informacije potrebne za rješavanje određenih problema, nakon čega gube značaj. Stoga se neki papiri moraju pravilno sistematizirati i pohraniti, a drugi jednostavno uništiti, prema određenim pravilima.
Operativno skladištenje dokumenata znanstvene ili praktične vrijednosti ima svoj vremenski okvir. Ovise o stupnju važnosti njihovog sadržaja.
Rok trajanja može biti sljedeći:
- Konstanta.
- Privremeno (više od deset godina).
- Privremeno (ne više od deset godina).
Treba napomenuti da obrazac papira ni na koji način ne utječe na razdoblja skladištenja dokumenata (tablicu skladištenja smo dali u članku). Nije tajna da se trenutno većina podataka obrađuje elektroničkim putem. Uvjeti ovise prije svega o sadržaju samog dokumenta.
Uvjeti skladištenja
Postoje određeni zahtjevi za operativno pohranjivanje dokumenata. Na primjer, završeni slučajevi privremenog ili trajnog čuvanja trebaju ostati u organizacijskim jedinicama još nekoliko godina. Nakon tog razdoblja oni se stavljaju u arhiv poduzeća.
Sve dok su papiri u aktivnoj uporabi, trebaju im pravilan dizajn i održavanje. Operativno skladištenje dokumenata podrazumijeva njihovo formiranje prema određenim određenim skupinama, kao i nomenklaturnim specifičnostima koje je usvojila organizacija.
Da bi se osiguralo brzo pretraživanje bilo kojeg papira, potrebno je popuniti imena mapa što je informativnije. Pogon se u pravilu koriste mape na čijoj će naslovnici biti džep za zamjenjiva imena nomenklatura.
Tijekom internetske pohrane na naslovnicama su navedene sljedeće informacije:
- Privremeno razdoblje početka i kraja uporabe.
- Ukupno čisti listovi u mapi.
- Navođenje roka trajanja takvih vrijednosnih papira.
- Puno ime umjetnika, njegov kontakt broj telefona.
- Mogu biti prisutni i dodatni natpisi ("za odobrenje", "za potpis" itd.)
Skladištenje struje vrši se u posebno opremljenim ormarima (metalnim) ili u posebnoj prostoriji, koja je zatvorena za pristup. Privremena izdavanja vrijednosnih papira trebaju se vršiti samo po nalogu uprave odjela na koji se dokumenti odnose. Do kraja dana, mapa bi se trebala vratiti na svoje mjesto - siguran ormar.
Na kraju operativnog razdoblja skladištenja, dokumentima se dodijeli status „završeno“. I tek nakon toga započinje postupak njihove pripreme za prijenos u arhivu.
Datum čuvanja dolaznih dokumenata
U bilo kojoj organizaciji dolazni se dokumenti nakupljaju u procesu aktivnosti. Oni također imaju rok trajanja. Općenito, dolazna korespondencija odnosi se na svu dokumentaciju koja stiže u poduzeće. Rok trajanja takvih radova određen je sadržajem. Ulazne dokumente preporučuje se čuvati najmanje tri godine. Međutim, važnija pisma mogu trajati dulje (na primjer, više od pet godina). Trajanje je određeno stupnjem važnosti informacija u radovima. Stoga u razvrstavanju takvih dokumenata mora biti uzeta u obzir važnost informacija. Na primjer, pisma nadležnih tijela trebaju biti istaknuta u jednoj mapi, a korespondencija s poslovnim partnerima u drugoj. Takvi papiri trebaju biti pohranjeni najmanje pet godina.
Periodi zadržavanja izvan zemlje
Odlazni dokumenti, kao i svi drugi u tvrtki, podliježu pohrani. Štoviše, kao u slučaju pristiglih radova, oni imaju određene pojmove, koji ovise o stupnju njihove važnosti.
Preporučljivo je sistematizirati dokumente i naznačiti razdoblja pohrane u svakoj mapi. Logično je da se odlazni dokumenti trebaju podijeliti u zasebne nizove: dopisivanje s dobavljačima, kupcima, kupcima, vladinim organizacijama, komunalnim službama itd. Najvažniji papiri moraju biti u operativnom skladištu najmanje pet godina, a jednostavniji - do tri godine. Posebno važna pisma mogu se čuvati deset godina. Razlozi tako duge uporabe moraju se utvrditi u posebnom uputstvu o činovničkom radu poduzeća.
Dnevnici dokumenata
Dnevnik registracije dokumenata dostupan je u bilo kojem poduzeću. Nadalje, u pravilu se dodjeljuju posebni časopisi za registraciju ulaznih i odlaznih vrijednosnih papira ako je organizacija aktivna. Toliko je prikladnije sistematizirati svu korespondenciju. Časopisi se kupuju i mijenjaju svake godine. Naravno, trenutno mnogi radije vode sličan časopis u elektroničkom obliku. Međutim, mora postojati papirnati primjerak.
Rekviziti dokumenata bilježe se u časopisima, dodjeljuju im se brojevi i datumi. Takva registracija vrijednosnih papira omogućava, ako je potrebno, pronalazak pravog dokumenta. Časopisi se čuvaju tri godine. Na kraju ovog razdoblja sva se dokumentacija koja se odnosi na dolaznu i odlaznu prepisku uništava tijekom sastavljanja akta.
Ispitivanje dokumenata
Kao što smo ranije rekli, trajanje uporabe i skladištenja papira ni u kojem slučaju ne ovisi o obrascu (papirnom ili elektroničkom), važan je samo sadržaj dokumenata. Da bi se utvrdio njegov značaj, imenuje se ispit. Njegova je zadaća otkriti koji su dokumenti važni za proizvodnju, znanost, državu itd. Za dokumente odabrane za operativno skladištenje potrebno je navesti vremensko razdoblje u kojem će im biti potrebni. Stoga je određivanje vremena skladištenja još jedan zadatak koji se postavlja prije ispitivanja. Svi radovi prije slanja na stručno ocjenjivanje u pripremi za prijenos u arhiv formiraju se nomenklaturama određenih strukturnih odjela ili službe za upravljanje uredom.
Ispitivanje vrijednosti može se provesti u samim poduzećima, arhivima organizacija, kao i državnim arhivima.
Općenito, ako govorimo o ozbiljnim upravljačkim dokumentima, datumi njihovog pohranjivanja unaprijed su određeni u vrijeme njihova stvaranja. Glavna referentna i regulatorna pomagala koja utječu na razdoblja skladištenja su popisi dokumenata koji ukazuju na razdoblja skladištenja. Koriste se u stručnoj procjeni vrijednosnih papira u općinskim, državnim arhivima i poduzećima. A vrijednost se, kao što smo rekli, izražava u roku trajanja.
Popis dokumenata s rokovima čuvanja sustavni je popis kategorija i vrsta vrijednosnih papira koji sadrže regulatorne podatke o vremenu njihovog skladištenja.
Popisi sadrže razdoblja skladištenja standardnih dokumenata koji su dostupni u bilo kojoj organizaciji. Ali određeni papiri koji odražavaju određene funkcije poduzeća mogu se odnositi na popise odjeljenja.
Arhiva dokumenata
Arhiva dokumenata u organizaciji ne može postojati sama. Radovi se u njemu pohranjuju određeno vrijeme, nakon čega se moraju prenijeti u općinski arhiv ili državni. Savezni zakon jasno definira razdoblje skladištenja mnogih vrijednosnih papira u njemu. Tako, na primjer, dokumenti o osoblju, javni bilježnici, poslovne knjige moraju se čuvati 75 godina, znanstvena dokumentacija - petnaest godina.
U slučaju da je organizacija iz bilo kojeg razloga likvidirana, arhiva dokumenata s utvrđenim rokom trajanja, kao i kadrovski papiri, moraju se prenijeti u općinsku (državnu) arhivu. Ne-državna poduzeća da bi mogla prenijeti dokumente moraju prvo sklopiti sporazum s Arhivnim fondom Ruske Federacije. Ako to nije zaključeno na vrijeme, tada bi arhiva trebala pohraniti samo papir na osoblje poduzeća. Mjesto štednje preostalih dokumenata treba odabrati predsjednik likvidacijskog povjerenstva.
Kako uništiti dokumente?
Arhivski dokumenti koji se pohranjuju u poduzeću mogu se eliminirati ako su im istekli rokovi skladištenja. Uništavanje dokumenata može se povjeriti organizaciji treće strane ili možete to učiniti sami. Postoje jedinstvena pravila po kojima se provodi ovaj postupak. Vrijedno je zapamtiti da možete uništiti samo one dokumente kojima su istekli rokovi skladištenja, a koji su izgubili svoj praktični značaj. Moguće je poduzeti bilo kakve radnje u vezi s vrijednosnim papirima samo uz stručnu prosudbu.
Uništavanje dokumenata prati izvršenje djela.
Izrada akta
Papiri se mogu uključiti u akt uništenja u slučaju ako je rok skladištenja istekao 1. siječnja godine u kojoj je dokument sastavljen. To jest, ako je slučaj 2014. i rok skladištenja pet godina, onda se u akt može uključiti tek 2020. godine.
Kako bi se izbjegli daljnji nesporazumi, svi slučajevi moraju biti u potpunosti preispitani, pazeći da su svi papiri u njemu izgubili na vrijednosti. Međutim, u praksi često rade drugačije. Ako dokumenti leže na polici pet godina i nikad ih se ne diraju, tada se pravila zanemaruju. Jednostavno prelistavaju selektivne slučajeve kako bi bili sigurni da zaista više nisu potrebni.
Akt mora sadržavati podatke koji su dostupni na omotu predmeta. Takav mukotrpan rad činit će se nepotrebnim onim ljudima koji ne razumiju sitnice arhivskog djela. Ali u stvarnosti to nije tako.
Akt mora sigurno potpisati osoba koja je izvršila vještačenje. Nadalje, u dokumentu se bilježi da su akcije dogovorene sa stručnim odborom organizacije. U konačnici, akt mora odobriti voditelj poduzeća.
Tek nakon što slijedi sve postupke, organizacija može uništiti slučajeve navedene u aktu.
Kako uništiti poslovne papire?
Postoji nekoliko načina za uništavanje dokumenata. Ako teritorij poduzeća to dopušta, onda možete sami spaliti papir promatrajući požarnu sigurnost. Osim toga, možete koristiti dokumente za uništavanje. Ali to je prilično dug proces, ova je metoda prikladna za male količine. U tim se slučajevima sastavlja akt u proizvoljnom obliku u kojem se bilježi činjenica uništenja.
Veliki broj slučajeva namijenjenih uništavanju obično poduzeća prebacuju na odlaganje ili recikliranje na specijalizirane organizacije koje se time bave.
Činjenica prijenosa mora biti zabilježena u potvrdi o prihvaćanju. U dokumentu se navode datum, težina i broj slučajeva. Stručnjaci preporučuju da zaposlenik tvrtke bude prisutan pri uništavanju papira radi održavanja povjerljivosti.