Strukturna cjelina strukturni je dio organizacije koja obavlja određene proizvodne ili funkcionalne zadatke u okviru povelja i opisa poslova zaposlenika.
Pravni aspekti rada strukturalnih jedinica
Strukturalnu jedinicu ne može se posmatrati odvojeno od poduzeća, jer nema zakonsku ili ekonomsku neovisnost. U skladu sa zakonom mogu se razlikovati sljedeća obilježja ovih strukturnih cjelina:
- ako je uprava poduzeća odlučila da je potrebno stvoriti strukturalnu jedinicu, nema potrebe ili obveze da to prijavi registracijskim tijelima;
- nije potrebna prijava u porezne organe, mirovinske i osiguravajuće fondove;
- za strukturnu jedinicu se ne vode zasebni računovodstveni dokumenti, a njegove aktivnosti odražavaju se u općoj bilanci organizacije;
- ovoj poveznici nije dodijeljen zasebni statistički kod;
- nije dopušteno otvaranje zasebnih bankovnih računa za strukturne jedinice.
Pravilnik o podjelama
Aktivnosti strukturalne jedinice provode se na temelju posebne odredbe, koju uprava poduzeća razvija u skladu s utvrđenim zakonodavnim normama. Dokument sadrži sljedeće glavne odjeljke:
- opće odredbe koje opisuju samo poduzeće, kao i namjere za stvaranje posebne organizacijske strukture;
- pregled broja i sastava osoblja kako općenito tako i za svaku jedinicu;
- funkcije koje bi strukturna jedinica trebala obavljati;
- određivanje ciljeva njegovih aktivnosti, kao i postavljanje ciljeva koji će osigurati njihovo ostvarenje;
- imenovanje menadžmenta jedinica, kao i određivanje zadatka;
- opis mehanizama interakcije između strukturnih jedinica, kao i s upravljačkim tijelima;
- utvrđivanje odgovornosti jedinice kao cjeline, kao i rukovoditelja i pojedinačnih zaposlenika osobno;
- postupak likvidacije strukturne veze koji ukazuje na postupak, kao i značajni razlozi.
Zahtjevi za strukturne jedinice
Da bi se osigurao kontinuiran učinkovit rad, strukturna jedinica mora ispunjavati niz obaveznih zahtjeva, a to su:
- podređenost bi trebala biti centralizirana, odnosno svaki zaposlenik treba biti izravno odgovoran rukovoditelju ove strukturalne jedinice, koji zauzvrat redovno izvještava generalnog direktora;
- rad jedinice mora biti fleksibilan, s mogućnošću brzog reagiranja na bilo kakve promjene kako unutar organizacije tako i u vanjskom okruženju;
- rad svake strukturalne jedinice trebao bi biti strogo specijaliziran (to jest, veza bi trebala biti odgovorna za određeno područje aktivnosti);
- opterećenje na jednom vođi ne smije biti preveliko (ne više od 20 ljudi, ako govorimo o srednjoj vezi);
- Bez obzira na njegovu funkcionalnu svrhu, jedinica mora osigurati sve moguće načine štednje financijskih sredstava.
Funkcije strukturnih jedinica
Svaka strukturna jedinica organizacije pozvana je da ispuni određene funkcije odražene u odgovarajućoj odredbi. Njihov sadržaj ovisi o opsegu i vrsti aktivnosti veze. Pri razvoju značajki smjernice se trebaju temeljiti na sljedećim zahtjevima:
- formulacija funkcija podrazumijeva istovremeno formuliranje zadataka za njihovo postizanje;
- određivanje funkcija u dokumentu vrši se silaznim redoslijedom (od osnovne do sekundarne);
- funkcije različitih strukturnih jedinica ne smiju se preklapati i ponavljati;
- ako veza ima određene veze s drugim strukturalnim jedinicama, njihove bi funkcije trebale biti koordinirane kako bi se izbjegle kontradikcije;
- sve funkcije jedinica trebale bi imati jasan numerički ili privremeni izraz kako bi se pružila prilika za ocjenu kvalitete rada;
- prilikom razvoja funkcija mora se voditi računa da ne pređu ovlasti ili prava uprave.
Upravljanje odjelom
Kao i poduzeće u cjelini, i sve njegove veze trebaju učinkovito upravljanje. Izravna odgovornost za provedbu ovog zadatka snosi voditelj strukturne jedinice. Vrijedi napomenuti da lokalna tijela mogu odabrati neovisnu metodologiju i modele upravljanja ili ih odozgo delegirati.
Ovisno o području djelovanja jedinice, kao io opsegu odgovornosti voditelja, ovaj ima pravo delegirati određene ovlasti na svoje podređene. Istodobno se mora poštovati strogi sustav izvještavanja i kontrole. Konačna odgovornost za rezultate rada snosi samo rukovoditelj.
Aktivnosti treba organizirati na sljedeći način:
- na početku razdoblja voditelj provodi planiranje koje je utvrđeno relevantnim dokumentima;
- tada postoji kontinuirano praćenje rezultata rada kako bi se moglo pravovremeno reagirati na odstupanja;
- na kraju izvještajnog razdoblja provodi se provjera usklađenosti dobivenih pokazatelja s planiranim.
nalazi
Strukturalna jedinica organizacije glavna je radna jedinica koja obavlja određene funkcije regulirane odgovarajućom odredbom. Vrijedi napomenuti da je takva strukturalna podjela preporučljiva samo u okviru velikog poduzeća, jer se u malim tvrtkama ovlasti mogu raspodijeliti između pojedinih zaposlenika.
Važno je organizirati učinkovitu interakciju između različitih strukturnih odjela. Njihove se funkcije ne smiju duplicirati, kao i proturječiti jedna drugoj. Posebna se pozornost posvećuje organizaciji vodstva. Šefovi strukturne veze, iako imaju široke ovlasti u pogledu upravljanja, ipak se obvezuju da će se strogo pridržavati svih naredbi i zahtjeva generalnog direktora.
