Organizacija je glavna metoda postizanja cilja za svoje konstitutivne sudionike, ali istodobno je socijalna kategorija. Organizacija je mjesto kroz koje se osigurava interakcija među ljudima. Ovdje mogu graditi odnose vrlo različitog plana.
U klasičnoj verziji, riječju "organizacija", prosječna osoba predstavlja formalnu, ali treba razumjeti da u bilo kojoj takvoj skupini postoje neformalne skupine koje međusobno složeno komuniciraju. Njihovo formiranje događa se bez utjecaja voditelja formalnog obrazovanja. Sindikati koji su se neformalno pojavili često se pokazuju kao vrlo jaki i mogu utjecati na učinkovitost sustava kao cjeline, koliko on može dobro funkcionirati.
Opće informacije
Ključni aspekt koji se razlikuje od formalnih neformalnih organizacija razlog je za nastanak takvih zajednica. Ovdje želja ili nespremnost vođe grupe ljudi ne igraju ulogu, stvaranje se odvija neovisno. Nadalje, moderne neformalne organizacije su takve da bi se svaki razuman vođa s njima trebao suočiti. Uobičajeno je reći da takvi "skriveni tijek" u velikoj mjeri kontrolira aktivnosti organizacije u cjelini kroz utjecaj na pojedince.
Neke formalne organizacije imaju zaista dobre vođe koji uspješno upravljaju njihovim funkcijama. Postoje oni koji imaju manje sreće i glavna osoba nije u stanju održati vlast nad skupinom ljudi. Ipak, u oba je slučaja nemoguće unaprijed znati kako će biti potrebno raditi u budućnosti. To je povezano s potrebom redovite interakcije s velikim brojem vanjskih osoba.
Nemoguće je postići pravi uspjeh ako ljudi ne mogu pravilno komunicirati unutar tima i izvan njega. Važno je uspostaviti radni proces sa svim osobama koje na neki način utječu na proces rada. To prvenstveno pada na ramena menadžera organizacije, koji su prisiljeni odrediti koje neformalne skupine utječu na trenutni proces. A oni, u to nema sumnje, postoje. Važno je razumjeti tko i kako vodi neformalnu skupinu, i na temelju toga izvući zaključke koji će pomoći formalnoj organizaciji do uspjeha.
Koristite prave alate
Da bi tijek rada imao maksimalnu učinkovitost i djelotvornost, potrebno je naučiti sve ljude koji su uključeni u njega da rade u grupi. A za to, voditelji projekata i menadžeri moraju znati znakove neformalnih organizacija i biti u stanju prepoznati svoje neizgovorene vođe. Ispravna interakcija s njima pojednostavljuje zadatak.
Čelnik formalne organizacije može stvarati komisije, odbore, koji su na vidiku, službeni i pravni. Sljedeći mu je zadatak uvježbati ljude da komuniciraju unutar takve strukture. Ako je moguće osigurati da sve osobe uključene u organizaciju nauče graditi odnose s drugima, to će pomoći u uklanjanju negativnog utjecaja skupina sjenki i njihovoj primjeni u korist glavnog cilja.
Odakle ovo dolazi?
Da biste razumjeli koncept "neformalne organizacije", prvo morate shvatiti odakle dolazi takvo obrazovanje. Prema riječima stručnjaka, formacija je spontana i isprepletena s društveno aktivnim članovima tima, s vremena na vrijeme međusobno djelujući.
Navedite razloge neformalnih grupa povezanih s potrebom za:
- zaštita;
- pomoć;
- komunikacija;
- socijalna pripadnost.
Važni aspekti
Značajke neformalnih organizacija formirane zbog potreba njegovih sudionika u komunikaciji su takve da dovode do precjenjivanja razine svijesti svakog člana. Zbog ovog razloga povećava se sposobnost prilagodbe sudionika. Uz točan razvoj takve skupine, svaki od njezinih članova savladava nove vještine kontakta s vanjskim objektima, koje se mogu koristiti u korist organizacije.
Ako se sudionik pridružio neformalnoj grupi kako bi se osjećao pripadan nekoj društvenoj zajednici, time traži utjehu. Ako nije moguće postići željeno, osoba osjeća oštar negativan utjecaj na odnose s drugim sudionicima u organizaciji i na njegovu radnu sposobnost.
Organiziramo!
Svaka skupina - formalna, neformalna, uključujući razne klase ljudi ili dopušta samo onima koji pripadaju jednoj - je organizacija. A to je, kao što već i sama riječ implicira, objekt koji se mora organizirati. Odnosno, nemoguće je zamisliti grupu kojoj ne bi trebala metoda organizacije.
Najlakši je način identificirati grupu, analizirati njezine članove i među njima pronaći onog koji koordinira akcije grupe. U slučaju formalnih grupa sve je jednostavno, vođa je službeno odabran i imenovan pred očima svih. No, članovima neformalne organizacije potreban je vođa, ali on mora biti neformalan, istodobno dovoljno moćan da održava kontrolu nad svima. Svaki menadžer koji teži uspjehu u organizaciji mora biti jasno svjestan razlike između neformalnog i formalnog vodstva kako bi naučio kako to koristiti u svoju korist.
Neke značajke
Nije tajna da se neformalne organizacije mladih mogu nesmetano transformirati jedna u drugu. Ne misle svi čelnici da je to karakteristično ne samo za mlade, već i za starije generacije. Uz to, neformalne organizacije mogu postupno postati formalne, a moguća je i obrnuta tranzicija. U trenutnim stvarnostima ne postoji apsolutno razdvajanje.
Čak i ako su se neke društvene skupine pojavile pod utjecajem različitih mehanizama, imaju iste značajke:
- prisutnost vođe;
- struktura;
- Članovi „Leda“;
- socijalne, psihološke pojave.
A ako više?
Formalne neformalne organizacije dodatno su podijeljene na podskupine. Štoviše, u slučaju formalnog vođe, on mora ne samo pretpostaviti prisutnost neformalne organizacije u glavnoj organizaciji, već je čekati na to i uvijek biti spreman za to. Neformalni su gotovo uvijek unutar formalnog. Izuzeci su izuzetno rijetki.
Ako dovoljno duboko proučite strukturu organizacije, primijetit ćete da postoje dvije metode strukturiranja sudionika:
- neformalna;
- formalna.
Oboje vrlo blisko komuniciraju. Mnogi menadžeri kažu da sličnost ovih metoda strukturiranja grupa ljudi donosi značajne poteškoće, što otežava upravljanje članovima organizacije.
Stručnjaci se uistinu slažu da je bliska interakcija unutar organizacije poteškoća, s kojom se nije uvijek moguće suočiti. Stoga, ako vam je povjerena društvena organizacija, prije svega navedite za sebe: postoje dvije vrste koje zahtijevaju dva pristupa, dvije metode vodstva, dva načina kontrole sudionika.
Specifičnosti terminologije
Kao što je već jasno iz gore navedenog, sve vrste neformalnih organizacija trebaju svoja poglavlja. Štoviše, u nekoj formalnoj organizaciji mogu postojati različite neformalne organizacije. Sve su te strukture u stalnoj bliskoj interakciji, kombinaciji. Ponekad se razilaze i čak dođu u sukob. Pa ipak, svaka takva struktura uvijek ima veliko lice.
Za bilo koju skupinu izgrađenu "okomito", karakterističan je pojam "vodstva", odnosno sustav se sastoji od onih koji dominiraju i onih koji se pokoravaju. Za službeno upravljanje koristi se izraz "menadžer". Kad je riječ o neslužbenim, oni razgovaraju o "vodstvu".
Znanstveni pristup
Po prvi put su neformalne organizacije privukle pažnju predstavnika znanstvene sfere kad su bili izloženi Hawthorneovi eksperimenti. Njihovi su se rezultati pokazali poprilično pomiješanima, ali definitivno su pokazali da se bilo koja tvrtka sastoji ne samo od ljudi između kojih postoji poslovni odnos, već se s vremenom ispada da su interno povezani prijateljskim interakcijama, neslužbenim vezama.
Definiciju otkrivenog fenomena predložio je F. Rotlisberger. Također je izrazio ideju formuliranja suštine takvog fenomena kao složene društvene mreže koja povezuje članove grupe. Istodobno, trebalo je obratiti pozornost na vrste članstva i standarde, kao i na vjerovanja i postupke svih uključenih ljudi. Neformalna organizacija dotakla se aspekata komunikacije koji su postojali i unutar grupe i između nje i vanjskih likova.
Priča se tu ne zaustavlja
Ubrzo je postalo jasno da je neformalna društvena organizacija zaista vrlo važan fenomen, koji zahtijeva dublje proučavanje. Privukla je pozornost Homansa, Simona, Likerta, koji je proširio prezentaciju Rotlisbergera.
Njihova karakteristika neformalne organizacije trebala je govoriti o predmetu društvene i kulturne regulacije ljudskog ponašanja, kroz koji je moguće kontrolirati međuljudske odnose i glavnu funkciju organizacije. Također je bilo moguće utvrditi da je neformalno moguće nadopuniti formalnu organizaciju, au drugim slučajevima pritisnuti je.
Nakon nekog vremena, fenomen je privukao pažnju znanstvenika Prigogee i Dabina koji su definirali neformalni sustav koji se sastoji od dvije dodatne strukture:
- neformalno;
- socijalni i psihološki.
Prvi je odgovoran za promicanje zajedničkih zadataka za čitavu organizaciju, ali koristeći neformalne tehnike. Drugo odražava postojeći odnos i nije izravno povezano sa zadacima koji se rješavaju.
Što ćemo danas?
Organizacijska teorija, u obliku u kojem postoji danas, kaže da u neformalnoj organizaciji nastaju dodatni podsustavi jer je nemoguće standardizirati aktivnost, odnos u nastajanju. Nemoguće je sve interakcije među ljudima strogo svesti na poslovne, odatle se pojavljuju neformalne društvene skupine.
Da bismo regulirali ljudsko ponašanje, potrebno je pribjeći univerzalnim vrijednostima i normama u našem društvu, kao i kontrolirati međuljudske interakcije svih članova organizacije, uključujući izravne kontakte.
Neformalna organizacija je dinamična i fleksibilna, što se razlikuje od formalne. To je njegova nedvojbena prednost, istovremeno, ovaj faktor komplicira kontrolu nad situacijom za voditelja projekta. U neformalnim organizacijama mogu se primijeniti takozvane grupne sankcije. Ovo se odnosi na situacije u kojima ponašanje pojedinih članova odstupa od norme. Situaciju je zakomplicirala činjenica da su ti standardi neslužbeni, odnosno nisu nigdje fiksni. Postoji neka ideja o standardima rada i ponašanja, a oni koji su primljeni u ovu neformalnu skupinu, koja često ima spontane ciljeve, norme, moraju ih se pridržavati.
"Funkcije administratora"
To je ime knjige C. Barnarda, u kojoj je izvanredni znanstvenik pokušao objasniti logiku interakcije između službenih i neslužbenih organizacija, a također je pokušao utvrditi kako oni utječu jedni na druge.
U publikaciji možete pronaći jasnu terminologiju koju je Barnard naglasio, nešto obimniju od ranije korištene.Skrenuo je pozornost na sastavne elemente organizacija, razne aspekte moći važne za svakog vođu koji želi ostati na vlasti. Barnard je zaključio da neformalna organizacija uvijek ima formalnu, kao dvostruku, budući da odražava međusobnu povezanost ljudi, priroda takve društvene skupine je nesvjesna.
Kako to izgleda u stvarnosti?
Nije vrlo teško dati jasnu predstavu o tome kako formalne, neformalne organizacije izgledaju u stvarnosti. Primjeri formalnih su uobičajena odjeljenja bilo koje moderne tvrtke. Jasno su formulirani, zabilježeni u dokumentima i svi prepoznaju. Njihov rad kontrolira šef odjela, a cjelokupnu situaciju u poduzeću u cjelini nadgleda generalni direktor ili drugi službeni direktor.
Što su onda neformalne organizacije? Primjeri su: skupina ljudi koja je došla zahtijevati pravovremenu isplatu plaće od glave ili je donijela zahtjev za povećanje plaće. Formira se iznenada, na pozadini općeg interesa. Možda će sutra grupa biti raspuštena ako se ispune svi zahtjevi ili se vođa takve skupine nađe i ukloni s radnog mjesta.
Istodobno, nastaju takve neformalne skupine koje se sastoje od bliskih ljudi koji imaju prijateljske, obiteljske i druge bliske veze. Takve skupine mogu postojati dugo vremena, djelujući i pozitivno i negativno na organizaciju kao cjelinu.
Ne pokušavajte zanijekati
Nemoguće je zamisliti takvu organizaciju, u čijoj bi strukturi ne bi postojale socijalne skupine u sjeni. To je isprovocirano već činjenicom da ljudi imaju priliku međusobno komunicirati. Nije moguće uspostaviti shemu za takve skupine sjena. Glavna zadaća vođe je da stvori situaciju tako da skupina sjena ne postane vladajuća. Čim počne dominirati, organizacija ide do svog kraja.
To je čak iznenađujuće: na poslu su važne kompetencije, formalnost i produktivnost, neovisne o prijateljstvu ili ljubavi, međutim upravo takve iracionalne veze imaju nevjerojatno jak utjecaj. Što je više ljudi uključeno u njih, to je moćnija skupina sjenki i to više utječe na radni proces organizacije u cjelini. Često se s vremenom razvija čak i njihova tajna metoda komunikacije, koja se u znanosti naziva "tajnim telegrafom". Na ovom se kanalu svaka vijest prenosi mnogo brže nego na službenom, a često u iskrivljenom obliku. Neformalna komunikacija jedan je od najučinkovitijih metoda neformalnih organizacija da kontrolira svoje sudionike.
Da biste naučili upravljati društvenim skupinama u sjeni, prvo morate shvatiti kako su se formirale. Ako se utvrdi osnovna motivacija, na njoj se mogu razviti protumjere. Neformalna organizacija može raditi za i protiv tvrtke. Zadaća vođe je postići prvu ili uništiti skupinu sjena. Za to je potrebno identificirati neformalne vođe i razviti mehanizme upravljanja njima, kao i utjecati na situaciju tako da se ciljevi neformalnih skupina podudaraju s glavnim zadatkom organizacije u cjelini.