Danas se radna aktivnost u administrativnoj službi strukture često doživljava kao početna faza karijere ili kao rad za studente prve godine, za što u pravilu nije potrebna ozbiljna priprema. Što se podrazumijeva pod pojmom administrativno osoblje? Tko je u vezi u odgovarajuću kategoriju? Zašto? Odgovori na ova i druga jednako važna pitanja mogu se naći u procesu čitanja ovog članka.
Zajedničke značajke
Unatoč činjenici da administrativno osoblje često znači samo početak rasta, mnogi ljudi grade uspješnu karijeru i dobivaju profesionalno priznanje u ovom području. Takvi zaposlenici neće nazvati ovaj posao ne zahtijevajući odgovarajuću kvalifikaciju i vrlo je jednostavno. Koje su odgovornosti obično usluga koja obavlja? Administrativno osoblje obavlja niz zadataka koji se odnose na organizaciju temeljnih poslovnih procesa. Među njima su sljedeće stavke:
- Vodenje evidencije.
- Kontrola u smislu izvršenja naredbi i zapovjedi voditelja za različite odjele i odsjeke.
- Administrativno osoblje koji se bave pružanjem socijalnih, kućanskih, ekonomskih i materijalno-tehničkih usluga strukturi.
- Organizacija i naknadni popravak u uredu, ako je potrebno.
- Organizacija selidbe.
- Administrativno osoblje je zaposlenici koji su obvezni komunicirati s operativnim službama.
- Interakcija s iznajmljivačima.
- Organizacija i naknadno održavanje korporativnih događanja. Važno je dodati da je u ovom slučaju administrativno osoblje pruža samo dodatnu pomoć.
Važno je napomenuti da se ovaj popis može konkretizirati i nadopunjavati ovisno o potrebama i zadacima tvrtke.
Praktični aspekt pitanja
Kao što se ispostavilo, administrativno osoblje je zaposlenici čija djelatnost obuhvaća provedbu upravljačkih funkcija ili obavljanje poslova koji se odnose na organizacijska pitanja upravljanja u tehničkom pogledu.
Dakle, u državnim organizacijama, kadrovski odjel koji upravlja osoblju i odabire osoblje često je uključen u administrativni odjel, odjel za poslovnu administraciju i tako dalje. Međutim, takva praksa u odnosu na velike organizacije privatnog vlasništva nije raširena - ovdje je upravljački odjel neovisna struktura, na čelu s voditeljem. Važno je napomenuti da u administrativno osoblje često nisu uključeni rukovoditelji osobnih asistenata i asistenti odjela. Oni se, u pravilu, odnose na osoblje određene strukturne jedinice i podređeni su odgovarajućem voditelju. Njihovi se zadaci svode izravno na rješavanje pitanja ove jedinice. Karakterizirajući isto skupina administrativnog osoblja kolege rješavaju probleme cijele organizacije.
Treba napomenuti da broj administrativnih zaposlenika tvrtke uglavnom ovisi o njegovoj unutarnjoj strukturi, veličini i području djelovanja. Na primjer, mnoga državna udruženja, društva za upravljanje velikim poduzećima ili velika gospodarstva odvajaju administrativno osoblje u neovisni odjel. U pravilu se zove upravni odjel ili opći odjel.Odjel je složena organizacija, čiji voditelj organizira upravljanje kadrom i izvještava voditelja poduzeća.
Državne institucije
Upravni odjel državne institucije može obuhvaćati sljedeće odjele neovisnog načina djelovanja:
- Podrška za dokumentaciju.
- Protokol-organizacijski.
- Odjel za kontrolu.
- Podrška domaćinstava.
- Javna služba i tako dalje.
Važno je napomenuti da u velikim trgovačkim strukturama rad. Administrativno osoblje u ovom slučaju predstavlja poslovni odjel. Uključuje upravitelje ureda, tajnike, osoblje za održavanje (vozače, čistače, kurire). Voditelj odgovarajuće kategorije u potpunosti je odgovoran za rad odjela.
U tvrtkama koje imaju složenu strukturu koja uključuje nekoliko ureda, administrativno i tehničko osobljeu pravilu se formira prema jednoj shemi. Njegov rad nadzire aktivnosti administrativnog ravnatelja. Njeni zadaci uključuju upravljanje i koordinaciju aktivnosti administrativne strukture u cjelini. Administrativni direktor podređen je voditeljima upravnih odjela, kao i upraviteljima strukturnih jedinica i neovisnih ureda.
Male tvrtke
Administrativno osoblje u malim tvrtkama s komercijalnim ciljevima u pravilu se sastoji od jednog zaposlenika. Njegov se položaj naziva upraviteljem ureda ili tajnikom. Ako toga nema, određene administrativne funkcije (na primjer, organizacija papirologije, upravljanje dokumentima ili naređivanje ureda) dodijeljene su određenom mlađem zaposleniku kao dodatno opterećenje.
tradicionalno, administrativno osoblje uključuje tajnika, pomoćnog odjela, osobnog pomoćnika pročelnika, voditelja upravnog odjela. Pored toga, ovaj popis uključuje upravitelja ureda i administrativnog direktora. Važno je napomenuti da to uključuje brojne zaposlenike osoblja za održavanje (na primjer, administrativno i tehničko osoblje za električnu sigurnost). U sljedećim poglavljima prikladno je razmotriti najčešće administrativne položaje.
Ured menadžera
Kao što se ispostavilo, karakterizirajući administrativno osoblje podijeljena na administrativnu i tehničku sferu. Voditelj ureda pripada prvoj skupini. Na drugi način ga nazivaju administrativnim menadžerom ili višim administratorom. Voditelj ureda izvještava ravnatelja koji je zaposlio ili izvršnog direktora. U krugu njegovih podređenih nalaze se samo zaposlenici koji podržavaju funkcioniranje strukture. Glavni cilj višeg administratora je osigurati adekvatno funkcioniranje ureda i njegov nesmetan rad. Ured menadžera kako administrativno osoblje za podršku obavlja sljedeće funkcije:
- Omogućavanje kontrole dostupnosti i rada uredske opreme.
- Proračunski troškovi za uredsku podršku.
- Osiguravanje pravovremene obrade dolazne i poslane korespondencije, njezina dostava u skladu s svrhom.
- Sudjelovanje u popisu poslovnih uredskih kompleksa.
- Vršenje kontrole nad rokovima izvršenja vrijednosnih papira i njihovo kompetentno izvršenje.
- Organizacija i kontrola rada podređenih radnika, među kojima su u pravilu telefonski operatori, tajnici, vozači, čistači i zaštitari.
- Kontrola i podrška datotečnog sustava tvrtke.
- Rezervacije karata, pružanje podrške za vize i rezervacija soba za zaposlenike tvrtke.
Za rukovoditelja ureda relevantni su sljedeći zahtjevi u vezi s iskustvom i kvalifikacijama:
- Odgovarajuće obrazovanje (srednje ili više obrazovanje).
- Željeno znanje jednog ili više stranih jezika.
- Izvrsno poznavanje računalne tehnologije.
- Poznavanje uredske tehnologije.
- Radno iskustvo u administrativnom polju najmanje godinu dana.
- Društvenost, otpornost na stres, sposobnosti u organizacijskim stvarima.
Šef pravnog odjela
Voditelj ovog odjela izvještava isključivo generalnog direktora. Njegovi podređeni uključuju sve zaposlenike pravnog odjela. Svrha djelatnosti šefa je formiranje i daljnje upravljanje pravnom službom društva. Dotični zaposlenik obavlja sljedeće funkcije:
- Odabir i dodatno usavršavanje pravnih službenika.
- Legalizacija organizacijske strukture poduzeća.
- Izrada standarda interne korporacije.
- Stvaranje tijeka rada prema razvijenim korporativnim pravnim standardima.
- Organizacija pravnog usavršavanja zaposlenika tvrtke
- Pravna ekspertiza projekata različitih pravnih dokumenata, čija se priprema provodi u poduzeću.
- Organizacija pripreme zaključaka u skladu s pravnim pitanjima koja se javljaju tokom strukture.
- Zastupanje interesa poduzeća u pravosudnim tijelima, kao i javnim i državnim udruženjima u istraživanju pravnih pitanja.
- Nadgledanje i poduzimanje mjera za povrat dugovanja u skladu s ranije sklopljenim sporazumima.
Zahtjevi za stručnjakom u pogledu kvalifikacija i iskustva:
- Pravno obrazovanje (po mogućnosti viši).
- Iskustvo iz odgovarajuće specijalnosti više od pet godina.
- Znanje engleskog na prosječnoj razini.
- Iskustvo u pregovaranju i pred-postupku rješavanja pitanja.
- Spremnost za putovanja i poslovna putovanja.
- Znanje iz sljedećih pravnih područja: građansko, porezno, upravno, korporativno, arbitražno i druge grane prava.
Administrativno osoblje za električnu sigurnost
Električno osoblje koje izvodi radove na električnim instalacijama razvrstano je u sljedeće kategorije:
- Administrativni i tehnički radnici su rukovoditelji i stručnjaci koji obavljaju poslove povezane s organizacijom rada i održavanja, ugradnje, popravaka i puštanja u pogon električnih instalacija.
- Operativni zaposlenici - osoblje koje osigurava održavanje i operativno upravljanje električnim instalacijama. To uključuje inspekciju, pripremu radnog mjesta, operativno prebacivanje, prijem i naknadni nadzor zaposlenika, obavljanje poslova u skladu s trenutnim radom.
- Osoblje za popravak - osoblje koje pruža usluge popravaka i održavanja, puštanja u pogon, instalacije i ispitivanja opreme.
- Operativno i servisno osoblje - servisno osoblje koje je posebno osposobljeno i osposobljeno za održavanje operativnog žarišta u određenoj količini električnih instalacija koje su mu dodijeljene.
pravnik
Često se pravnik naziva pravnim savjetnikom na drugačiji način. Podnosi izvještaje generalnom direktoru ili šefu odgovarajućeg odjela. Podređeni odvjetnici su službenici ovog odjela. Glavni cilj njegovih aktivnosti je pružanje podrške radu pravnog odjela. Ključne zadaće stručnjaka su sljedeće točke:
- Izrada pravne dokumentacije.
- Davanje metodoloških uputa za pravne aktivnosti poduzeća.
- Provedba mjera za jačanje financijske, ugovorne i radne discipline.
- Savjetovanje s osobljem strukture u pogledu profesionalnih pitanja, pomoć u pripremi dokumentacije i regulatornih akata imovinske orijentacije.
Pravni savjetnik obavlja sljedeće funkcije:
- Sudjelovanje u izradi pravne dokumentacije i ugovora.
- Sudjelovanje u pravnim sporovima.
- Pružanje savjeta zaposlenima i menadžmentu poduzeća u skladu s pravnim aspektima.
- Sudjelovanje u provjeri pismenosti dokumentacije, kao i ugovora s pravnog stajališta.
- Održavanje datotečnog sustava ugovora.
- Pružanje pomoći zaposlenicima odgovarajućeg odjela u razvoju različitih vrsta projekata.
dispečer
Dispečer izvještava izravno voditelja proizvodnje, ali nema podređene. Glavni cilj njegovog rada je operativno reguliranje proizvodnog procesa i ostalih aktivnosti strukture. Dispečer obavlja sljedeće funkcije:
- Praćenje raspoloživih zaliha koje su potrebne za nesmetan proces proizvodnje odjela poduzeća (dijelovi, materijali, transport, oprema).
- Organizacija operativnog nadzora proizvodnog procesa, isporuke gotovog proizvoda, izvođenja radova ili usluga prema rasporedu proizvodnog procesa.
- Vođenje otpremnog časopisa, formiranje izvještajnih izvještaja i ostale tehničke dokumentacije u smislu proizvodnog procesa.
U slučaju dispečera važni su sljedeći zahtjevi koji se tiču kvalifikacija i iskustva:
- Prisutnost srednjeg stručnog obrazovanja.
- Znanje iz područja planiranja proizvodnje u poduzeću.
- Otpornost na stres, društvenost.
Generalnog tajnika
Na drugi način, položaj se može nazvati osobnim pomoćnikom ili referentom tajnika. Zaposlenik izvještava ravnatelja za ljudske resurse ili generalnog direktora. Nema podređenih generalnog tajnika. Glavni cilj rada tajnika-referenta je pružanje kvalitetne administrativne potpore ravnateljskoj strukturi. Osobni asistent obavlja sljedeće zadatke:
- Osiguravanje pravilnog tijeka rada.
- Organizacija ravnateljevog dana u planu rada
Pomoćnik tajnika uglavnom obavlja sljedeće funkcije:
- Zakazivanje generalnog direktora, organizacija poslovnih sastanaka i poslovnih putovanja.
- Uređivanje, prijevod i izvršenje poslovnih pisama i dokumentacije.
- Omogućavanje kontrole dolazne korespondencije i telefonskih poziva.
- Priprema i izvršenje poslovnih pisama, izvještaja i ostale dokumentacije.
- Organizacija interakcije između direktora i ostalih zaposlenika strukture.
- Kontrola kvalitete pripreme, ispravnog sastavljanja, naknadne koordinacije i odobravanja dokumentacije koja je predata na potpis izravno direktoru organizacije.
- Organizacija rada recepcije generalnog direktora.
- Ispunjavanje individualnih uputa glave.
- Praćenje glave na poslovnim putovanjima.
Stvarni zahtjevi za iskustvo i kvalifikacije u ovom slučaju su:
- Prisutnost visokog obrazovanja.
- Poznavanje stranog (po mogućnosti engleskog) jezika.
- Izvrsno korištenje računala.
- Visok standard u pogledu poslovnog etiketa.
- Najmanje dvije godine radnog iskustva.
- Prezentativan izgled, društvenost.