U toku svojih aktivnosti organizacija sastavlja široku paletu dokumenata, od kojih svaki nosi svoje semantičko opterećenje. Točno popunjavanje, detalji i potpunost navedenih podataka uređeni su zakonom. Male organizacije u računovodstvu i izvještavanju prave opipljive ustupke od porezne službe. Veće tvrtke snose cjelokupno porezno opterećenje. Tko može potpisati primarne dokumente i druge vrste, kako ih pravilno sastaviti i prikazati u računovodstvu - ove i druge informacije razmotrit će se u ovom članku.
Vrste dokumenata u organizaciji
Tvrtke svakodnevno obavljaju poslovanje koje se mora odmah odraziti u računovodstvu, upravljanju i poreznom računovodstvu. Što su primarni dokumenti? Ovo je samo odraz tih operacija, također služi i kao dokaz da su se odvijale. Zatim se u svrhu analize, sistematizacije, kontrole, predviđanja i za provedbu drugih gospodarskih postupaka svi dokumenti o transakcijama evidentiraju u posebne imenike i časopise - knjigovodstvene registre. Na kraju izvještajnog razdoblja, na temelju podataka o svim operacijama, priprema se izvještajna dokumentacija, što je konačni odraz aktivnosti tvrtke za određeno razdoblje.
Što je primarni dokument
Bit primarnog dokumenta je utvrđivanje činjenice izvedene operacije. Dokument se otpisuje u trenutku njegovog izvršenja ili neposredno nakon njega. Ono odražava niz detalja potrebnih za potvrđivanje stvarnosti operacije, za utvrđivanje osoba koje su u njoj uključene, kao i njezin sastav. Organizacija mora biti u skladu sa svim zahtjevima koje su propisane zakonom i regulatornim tijelima u odnosu na primarnu dokumentaciju. Zahtjevi uključuju pitanje tko može potpisati primarne dokumente. Zakonodavstvo je izdalo dovoljno uputa, uredbi i zakona. Najvažniji pravni akt kojim se uređuje registracija primarnih organizacija smatra se čl. 9 402-FZ "O računovodstvu".
Primjeri primarne dokumentacije
Tvrtka svakodnevno poduzima određene akcije: kupuje robu, račune, otprema proizvode, plaća kupovinu i poreze, dolazi i troši gotovinu na blagajni. Sve su ove operacije dokumentirane u primarnim dokumentima. Za točno odražavanje ovih radnji koriste se sljedeći oblici dokumenata:
- TORG-12 ili pošiljka;
- fakture;
- gotovinski nalozi za izdavanje kredita i zaduženja;
- radnje i obavljene usluge;
- akti prijenosa materijalnih dobara;
- list;
- platni nalozi i bankovni izvodi;
- uvjet za izdavanje materijalne imovine.
Na ovaj popis možete dodati puno primjera primarne dokumentacije koju koristi tvrtka. Njegova glavna razlika od knjigovodstvenih registara i izvještavanja je papirologija tijekom rada ili s malim kašnjenjem.
propisi
Uzorke primarnih dokumenata odobravaju Državni odbor za statistiku, Ministarstvo financija i zakon o računovodstvu. Izlaze i regionalni zahtjevi i propisi. Najvažniji zakonodavni akt kojim se uređuje rad računovođe je 402-FZ. Čl. 9 detaljno prikazuje pravila za održavanje dokumentacije.
Zakonodavna tijela gotovo kvartalno izdaju redovite izmjene postojećih propisa, nove regulatorne zakonske akte i objavljuju promjene u vođenju evidencije i izvještavanju. Zbog toga računovođe neprestano podižu svoju kvalifikaciju, pretplaćujući se na specijalizirane tematske publikacije i pokušavaju biti u tijeku sa svim novostima o porezu i računovodstvu. Nepridržavanje zahtjeva može rezultirati velikim novčanim kaznama, velikim izmjenama postojećih izvješća i drugim sankcijama.
Pojedinosti o dokumentima
Zakon predviđa obavezne detalje o primarnim dokumentima koje mora navesti organizacija. Njihova prisutnost određuje uzimaju li se dokumenti u završne izvještaje prilikom oduzimanja iznosa iz porezne osnovice, prihvaća li se činjenica poslovne transakcije, tvrdi li Federalna služba za poreze zakonite transakcije.
Obvezni detalji primarnih dokumenata uključuju sljedeće podatke:
- Imena dobavljača, kupca, primatelja i uplatitelja za prijevoz;
- bankovni podaci, TIN, fizička i pravna adresa poduzeća;
- broj dokumenta i datum;
- nomenklatura koja je premještena, kupljena ili prodana tijekom operacije;
- mjerne jedinice, kvantitativni i vrijednosni izraz predmeta;
- ukupni iznos za sve pozicije u dokumentu;
- potpisi, stavovi, dešifriranje potpisa odgovornih osoba;
- marka, broj automobila, podaci o vozaču tijekom prijevoza;
- broj sjedišta, težinu i kategoriju prevezenog tereta;
- osnova za izvršenje dokumenta, broj i datum ugovora, podaci o specifikaciji, potvrde, ispitivanja, ako ih ima.
Tko može potpisati primarne dokumente
Značajna pozornost posvećena je potpisivanju dokumenata. Vrlo je važno da su oni koji ovjere primarno ovlašteni za obavljanje ove akcije. Drugi obvezni uvjet za registraciju potpisa je da sve osobe koje su na neki način uključene u proces poslovne transakcije i odgovorne osobe moraju nužno staviti svoj potpis u dokument. Pa tko može potpisati primarne dokumente:
- Izvršni direktor tvrtke ili pojedinačni poduzetnik;
- glavni računovođa;
- skladištar koji je pustio robu;
- vozač koji je robu prihvatio za prijevoz;
- skladištar koji je robu odnio u skladište;
- specijalist koji je prihvatio dokumentaciju;
- prijevoznik treće strane, ako je sudjelovao u postupku isporuke.
Punomoć za potpisivanje
Pravo na potpisivanje primarnih dokumenata može se prenijeti na ovlaštenu osobu. To je prilično uobičajena praksa u tvrtkama u kojima postoji veliki broj prodaje i primitaka robe, a direktor je zaokupljen drugim stvarima, putovanjima i drugim aktivnostima vezanim za funkcioniranje organizacije. Da biste povjerili potpis primarne dokumentacije drugoj osobi, potrebno je poštivati brojna pravila. Dakle, zaposlenik koji ovjerava dokumente mora biti službeno zaposlen u poduzeću uz izvršavanje ugovora o radu i upis u radnu knjižicu. Tvrtka mora pohraniti sve potrebne podatke za zaposlenika. Naravno, mora imati posebno obrazovanje, razumjeti značenje i pravila papirologije. Posljednje i najvažnije - na njemu se mora uredno izvršiti punomoć.
Punomoć se izdaje za određenog zaposlenika s njegovim podacima o putovnici, mjestu prebivališta, stvarnom mjestu prebivališta i položaju u organizaciji. To pišu za određeno razdoblje. Ako je ugovor o radu hitan - za vrijeme njegove važnosti. Ako zaposlenik radi bez uvjeta ugovora, punomoć se izdaje na godinu dana.
U prethodnoj verziji razmatran je primjer s operatorom računovodstvene baze ili knjigovođom, čija dužnost uključuje potpisivanje primarnih organizacija tijekom cijelog radnog vremena.Postoje situacije kada se punomoć otpisuje drugim službenicima - vozaču, špediterskom agentu, inženjeru, mehaničaru. Primjer takvog slučaja je vozač kupljene robe s teritorija dobavljača. Za sastavljanje dokumenata, pribavljanje prava na prikupljanje tereta i prijevoz, organizacija ispisuje punomoć. Sastoji se od dva dijela - samog dokumenta i njegove kralježnice. Prvi dio ostaje dobavljaču, kralježnicu preuzima tvrtka. Takva punomoć izdaje se na razdoblje do 10 dana što ukazuje na tvrtku u kojoj zaposlenik mora primiti robu i materijale.
Elektronički potpis
Primarno se može potpisati na drugi način - elektroničkim putem. Uvjet je elektroničko upravljanje dokumentima, dostupnost odgovarajućeg softvera i hardvera te potvrda o elektroničkom potpisu. Također je potrebno izdati punomoć za osobu čije se ime pojavljuje u potvrdi. Nakon prolaska kroz sve postupke postavljanja i izvršenja elektroničkog upravljanja dokumentima i potpisa, zaposlenik će moći staviti vlastiti potpis na temelju punomoći, umjesto potpisa glavnog računovođe, direktora i drugih osoba predviđenih punomoći.