Klasifikacija dokumenata u računovodstvu bit će ukratko razmotrena u ovom članku. Dokument je pisani dokaz o poslovnoj transakciji i pravu na prodaju. Kvaliteta računovodstva određuje se prvenstveno pravilnom i pravovremenom pripremom dokumenata. Uloga potonjeg izuzetno je važna, jer se radi o dokumentima koji služe za kontrolu sigurnosti imovine, zakonitosti i nužnosti različitih poslovnih operacija. Kakva je onda klasifikacija dokumenata u računovodstvu?
Kontrola dokumenata
Vodeći zaposlenici ustanove provode preliminarnu kontrolu potpisivanjem dokumenta koji je temelj izvršenja bilo koje radnje (na primjer, uplata novca, primanje materijala itd.) Kada zaposlenik potpiše dokument, automatski postaje osobno odgovoran za ekspeditivnost ove operacije, daje vaše dopuštenje.
Daljnja kontrola provodi se uglavnom putem dokumentarnih revizija, kada se svi dolazni dokumenti provjeravaju u računovodstvu, kao i revizijom.
Računovodstvena komponenta
Dokumentacija kao sredstvo obrade i osnova računovodstvenih evidencija jedna je od komponenti računovodstvene metode. Usko povezani su predmeti poput inventara i računa. Dokumenti opravdavaju evidenciju transakcija u sustavu računa, naširoko se koriste u analizi ekonomskog funkcioniranja organizacije, za pravovremeno upravljanje i upravljanje institucijom, jer opravdavaju postupke zaposlenika. Samo dokumenti izvedeni u skladu sa zahtjevima mogu odražavati provedene operacije u računovodstvenom sustavu. Omogućuju svakodnevno uvid u kretanje materijalnih vrijednosti, dobara, financijskih sredstava.
Važna je klasifikacija dokumenata u računovodstvu.
Razlike među dokumentima
Budući da su postupci izvršeni u procesu financijskog i ekonomskog funkcioniranja institucije raznoliki, među dokumentima kojima se izvršavaju postoje razlike. Raznovrsnost dokumentacije može se objasniti i njihovim karakteristikama u računovodstvu.
Za odabir najprikladnijeg obrasca za obradu bilo koje operacije, dokumenti se grupiraju ovisno o:
- imenovanje;
- način da se pokriju tekuće operacije;
- naloge za odražavanje naloga;
- broj računa;
- mjesto nastanka.
Organizacije u svom svakodnevnom radu stvaraju dokumente koji pokrivaju različite zadatke ekonomske, socijalne, financijske, industrijske djelatnosti: odluke, naredbe, sporazumi, pisma, protokoli, telegrami, akti, potvrde, izjave itd.
Principi klasifikacije dokumenata u računovodstvu
Računovodstveni dokumenti klasificirani su prema sljedećim vrstama računovodstva:
- poljoprivredni proizvodi;
- rad i njegova isplata;
- materijali;
- Vodeća sredstva i nematerijalna imovina;
- rad mehanizama i strojeva za izgradnju;
- rad u kapitalnoj izgradnji;
- rad u motornim vozilima;
- rezultati zaliha;
- trgovanje;
- novčane operacije.
Aktivnosti upravljanja bilježe se u propisanim obrascima na različite načine relevantne informacije i tako se stvara dokument.
Kako se izrađuju vjerodajnice?
Računovodstveni dokumenti mogu se kreirati i na papiru i na računalnim medijima. Oni su potrebni jer već neko vrijeme na temelju njih možete primijeniti potrebne upravljačke podatke u različite svrhe. Važno mjesto zauzima klasifikacija primarnih dokumenata u računovodstvu.
Budući da je cilj računovodstva potpuno pružiti vanjskim i unutarnjim korisnicima podatke, pokazatelje uspješnosti poduzeća za objektivan zaključak o njihovoj imovinskoj i financijskoj situaciji, to se rješava sastavljanjem potrebnih dokumenata, što je uzrokovalo ozbiljan porast količine informacija i povećane potrebe za njegovim sadržajem i kvalitetom. S tim u vezi, potrebno je dodijeliti učinkovitu kontrolu istinitosti računovodstvenih podataka kao jednog od glavnih izvora za potkrepljivanje različitih odluka uprave. Zbog toga problem poboljšanja kvalitete dokumenata i njihovog cirkulacije trenutno dobiva i znanstvenu i praktičnu važnost. Kako je klasificirati primarne računovodstvene dokumente u računovodstvu? O tome dalje.
rekviziti
Dokumenti uključuju samostalne elemente ili mjerne podatke koji se nazivaju rekviziti.
Ukupni broj detalja dokumenta utječe na izbor njegovog obrasca. Svaki dokument mora ispunjavati određene zahtjeve i zadatke, stoga je važno sastaviti ga na način koji je prihvaćen u kategoriji kojoj pripada. Pravna, dokazna ovlast izravno je povezana s kvalitetom i kvalitetom dokumentacije jer djeluju kao dokaz koji potvrđuje konkretne činjenice. Svi detalji dijele se na obvezne i dodatne.
Slijede zahtjevi za klasifikaciju primarnih dokumenata u računovodstvu.
Obvezni rekviziti za primarne dokumente
U sastav primarnih dokumenata moraju biti uključeni sljedeći dokumenti:
- imenovanje zaposlenika koji su odgovorni za vođenje poslovne transakcije i njezino ispravno izvršavanje;
- osobni potpisi s dešifriranjem, uključujući one slučajeve kada se dokumenti izrađuju pomoću tehničkih računalnih alata.
Ako je potrebno, dokumentu se dodaju dodatni detalji: grb poduzeća, državni grb Ruske Federacije, imenovanje višeg tijela, veza do datuma i indeksa dolaznog dokumenta, poštanski broj, adresa telegrafa, broj, traka, ograničavanje pristupa, viza, rezolucija itd. Sve je to uključeno u dokument po nahođenju poduzeća.
obrazac
Pojedinosti dokumenata smještene u određenom slijedu zajedno se nazivaju obrascem. Ako se koristi za određenu vrstu dokumenta, tipična je (na primjer, za protokole ili naredbe). Takav obrazac sadrži fiksni skup detalja koji su raspoređeni u strogom redoslijedu, njihov sadržaj i položaj određuje GOST. Najčešće postoji klasifikacija računovodstvenih dokumenata prema namjeri.
Bilo koji primarni dokument treba biti sastavljen u trenutku kad se obavlja poslovna transakcija, ukoliko je nemoguće ispuniti ovaj uvjet, papirologija će se izvršiti odmah po njenom dovršenju.
Imovina, poslovne transakcije i razne obveze dokumentiraju se u valuti Ruske Federacije (to jest u rubaljima) i u ruskoj. U slučaju dokumenta na nekom drugom jeziku, on bi trebao imati linijski prijevod na ruski.
I primarni i konsolidirani knjigovodstveni dokumenti mogu se upisati na strojne i papirne medije. Ispod će biti prikazana klasifikacija dokumenata u računovodstvu s primjerima.
Dokumente o poslovanju vezanim za zajmove, financije, gotovinu moraju potpisati glavni računovođa i voditelj poduzeća ili osobe koje obavljaju svoje dužnosti i imaju posebne ovlasti. Osobe koje imaju pravo na prvi i drugi potpis propisane su u nalogu organizacije.
Zahtjevi za dokument
Svaki dokument vrste rukovodstva mora zadovoljiti sljedeće zahtjeve: sastavljen u strogo definiranom obliku i, u nekim slučajevima, poštivati standarde; izdano od nadležnog tijela ili osobe sa službenim ovlastima, kao i od onih kojima je to pravo dodijeljeno zakonom ili direktivom; objavljeni kako bi se udovoljili pravnim normama i ne proturječili im. Razvrstavanje dokumenata u računovodstvo i njihove obvezne pojedinosti mora kontrolirati šef poduzeća.
Tekstovi u dokumentu su po mogućnosti podijeljeni u dva glavna dijela. U prvom se navode razlozi za formiranje dokumenta, u drugom se obrazlažu prijedlozi, zaključci, odluke, zahtjevi, naredbe. Ako dokument sadrži jednu frazu, prvi dio bi trebao još uvijek naznačiti osnovu stvaranja, a drugi - izravni poredak. U nekim slučajevima dokument može sadržavati samo završni dio, ako je ovo pismo ili zahtjev bez ikakvog objašnjenja. Tekst dokumenta mora biti točan i razumljiv.
Svi računovodstveni dokumenti odnose se na Jedinstveni sustav klasifikacije i kodiranja (ESKK). Kôd djeluje umjesto imena i služi kao način prepoznavanja objekta. Koristi se za pojednostavljivanje obrade podataka u primarnim dokumentima. Na primjer, šifra 5002 označava izdavanje gotovine iz blagajne u odgovornom obliku.
Takve klasifikacije su standardno obvezujuće za sve poslovne subjekte. Također, veliku ulogu u standardizaciji i objedinjavanju dokumenata igraju GOST-ovi, tipična dizajnerska rješenja međusektorske naravi, obrada podataka pomoću računala i aplikacijski softverski paketi.
Kretanje visokokvalitetne obrađene izvorne dokumentacije duž određenih ruta od mjesta nastanka ili pojavljivanja u ustanovi do arhiviranja ili slanja fizičkim i pravnim osobama koje ih zanimaju naziva se protokom dokumenata.
Po dogovoru
Postoji klasifikacija dokumenata u računovodstvu prema namjeni:
- Vaučeri (izvršni) - potvrda o operaciji (primici, akti, računi).
- Administrativna - uključuje naznaku uspješnosti bilo koje operacije (nalozi, nalozi za plaćanje banci, čekovi, punomoći, nalozi, itd.)
- Izvršenje računovodstva - takvi dokumenti koji pripremaju račune (izvještaje o distribuciji i grupiranju, referentni proračuni itd.)
- U kombinaciji - dokumenti s istodobnim sadržajem naloga i potvrdom njegove provedbe (platne liste, izvještaj o obračunu akontacije).
Metodom sastavljanja
- Primarna - izdaje se za svaku poslovnu transakciju u trenutku kad je završena (zahtjevi, gotovinski nalozi i sl.).
- Konsolidirani - sastavljen na temelju primarnih dokumenata (izvještaj o skladištu, blagajna itd.).
Sastav poslovanja
- Gotovina - prikazuju kretanje novca i njihovu dostupnost (obveznice, čekovi, gotovinske naloge).
- Materijal - sadrži podatke o prisutnosti i kretanju imovine koja pripada organizaciji.
- Nagodba - prikažite izračune tvrtke s drugim fizičkim ili pravnim osobama (akontacija izvješća, nalozi za plaćanje, čekovi nagodbe itd.)
Načinom izražavanja poslovnih transakcija i izrade nacrta
- Jednokratne - odražavaju jednu ili više operacija u trenutku kad su izvedene (novčani nalozi, fakture).
- Kumulativno - izrađuje se u određenom vremenskom razdoblju gomilanjem ponavljajućih zapisa iste vrste (na primjer, timesheets). Po kojim se kriterijima još uvijek provodi klasifikacija računovodstvenih dokumenata?
Metodom punjenja
- Ručno izrađena.
- Sastavljen pomoću tehničke opreme.
Na mjestu registracije
- Interno - izrađuje se izravno u organizaciji (platni spisak, robna izvješća).
- Vanjske - dobivene od drugih organizacija (na primjer, bankovni izvodi).
Tijek rada odraz je organizacijske strukture administrativnog aparata koji se razvio u ustanovi. Vrlo je važno pridržavati se rokova za podnošenje dokumenata, jer kršenje istih dovodi do njihovog gubitka učinkovitosti i relevantnosti.
Razmotrili smo klasifikaciju dokumenata u računovodstvu.