Koja su osnovna pravila tijeka rada?

Upravljanje dokumentima jedno je od važnih područja rada s dokumentima za menadžerski rad. Kako bi oni mogli što kraće i stignu do krajnjeg odredišta što je brže moguće, tijek rada treba organizirati na odgovarajući način u skladu s utvrđenim pravilima o tijeku rada.

koncept

Pod upravljanjem dokumentima podrazumijeva se proces, kao rezultat toga dolazi do sastavljanja, koordinacije, prijema i prijenosa, njihovog slanja.

S druge strane, predstavlja kretanje i kretanje vrijednosnih papira od trenutka kada se pojave do slanja u arhivu (ili primanja).

Sva se dokumentacija može predstaviti u tri kategorije:

• dolazak dolazi iz vanjskog okruženja;
• odlazni ulazi u vanjsko okruženje;
• interno se stvara unutar samog poduzeća i ostaje unutar njegovih granica.

Predstavljene kategorije određuju tokove dokumenata u tvrtkama koje imaju različite orijentacije (horizontalne i vertikalne).

Među glavnim oblicima tijeka rada mogući su sljedeći.

Osnovna načela

Postoje 4 osnovna načela tijeka rada.

Kršenje barem jednog od načela dovodi do uništenja cjelokupnog sustava cirkulacije dokumenata.

Glavno pravilo

Razmotrimo osnovno pravilo tijeka rada.

Upravljanje je težak tehnološki proces, karakteriziran različitim parametrima povezanim s cjelokupnim radom organizacije. Glavna značajka tijeka rada je put kretanja, koji obuhvaća sve situacije na putu kretanja dokumenta od trenutka njegova nastanka (ili od prijema) do trenutka primjene. Vrlo je važno vrijeme provedeno na donošenju radova na tom putu. Otuda je glavno pravilo održavanja tijeka rada organizacije: njihov stvarni prijenos duž najkraćeg i izravnijeg puta s najmanje trošenja vremena.

Ostala pravila

Prilikom organiziranja rada morate se pridržavati sljedećih osnovnih pravila organiziranja tijeka rada:

• najveće smanjenje nepotrebnih i neracionalnih slučajeva prijenosa dokumenata (zbog isključenja tehnoloških operacija obrade papira i upravljačkih jedinica koje nisu posljedica poslovnih potreba samog poduzeća);
• isključenje ili ograničavanje najvećeg povratka dokumenata (tijekom obrade - izvršenje i izdavanje, tijekom njihove pripreme - provjera i odobrenje itd.);
• najveću dosljednost usredotočenosti i obrade glavnih kategorija dokumenata, pod uvjetom da se utvrdi svaki njegov pokret.

Primjena ovih načela omogućava vam utjelovljenje glavnog organizacijskog mehanizma tvrtke - specijalizacije, sposobnost središnjeg obavljanja homogenih tehnoloških operacija.

Sukladnost s općim pravilima tijeka rada omogućuje vam bolju obradu papira upravljačkog aparata:

• uobičajeni tijek rada, uklanjanje cikličkih operacija koje su povezane s pripremom i obradom papira;
• protok dokumenata osiguravajući im ujednačeno kretanje i promičući proporcionalno radno opterećenje.

Pravilo br. 1 - centralizirani prijem i otprema

Među pravilima papirologije i tijeka rada najvažnija je potreba za centralizacijom. Drugim riječima, bilo koji papir organizacije, bilo dolazni (bez obzira na način dostave) i odlazni (osim onih primljenih ili poslanih faksom i e-mailom i povezan s određenim izvršiteljima), mora se obraditi u jednoj odgovornoj službi - tajništvu ili administrativnoj službi jedinica (ured). Kao rezultat, možete riješiti nekoliko problema odjednom:

• osloboditi preostale službe i odjele organizacije od tehničkih radnji (provjera dolaznih dokumenata, otvaranje ili zatvaranje koverti, označavanje pošte ili faksa)
• povećati produktivnost korištenja uredske opreme u uredu (kopirni uređaj, faks, označavanje i drugi strojevi koji se koriste za obradu dokumenata).

U centraliziranom obliku uredskog rada obrada papira koncentrirana je u uredskoj službi, a strukturni odjeli oslobođeni su uredskih funkcija (registracija i računovodstvo, pohrana datoteka itd.).

Decentralizirani oblik tijeka rada podrazumijeva da u strukturnim jedinicama organizacije postoji uredski rad s njima. Obično je ovaj oblik opravdan u slučaju teritorijalne fragmentacije organizacije.

U mješovitom obliku dio papirologije obavlja služba klera, a dio jedinice. Najčešće se u mješovitom obliku neki dokumenti registriraju, nadziru, stavljaju u posao i pohranjuju u uredu. To su uglavnom vrijednosni papiri koje je menadžment stekao i na njima proistekao. Dokumenti o pitanjima koja su u nadležnosti odjela evidentiraju se, kontroliraju, izvršavaju i čuvaju u strukturnim odjelima tvrtke.

Pravilo br. 2 - izuzeti nerazumne povratke

Tijek dokumenata treba organizirati na način da se oni ne vrate u službu (odjel), što je već prošlo. Jedine iznimke su situacije koje su opravdane poslovnom potrebom. Na primjer, dokument za potpis rukovoditelja dvaput neizbježno prolazi kroz njegovu tajnicu, jer je on posebno posrednik između upravitelja i voditelja.

Pravilo tijeka rada br. 3 - preliminarna studija dolaznih stranica

U ukupnoj masi dolaznih dokumenata, trebate odabrati najvažnije i najvažnije za organizaciju te ih prvo proučiti. Ako informacije sadržane u njima može razmotriti zamjenik ili drugi nadležni zaposlenik, bolje je izravno mu poslati dokument, zaobilazeći upravitelja. Da bi se način premještanja mogao precizno pronaći, mora ih ispitati nadležni uredski radnik koji ima znanje o organizacijskoj strukturi, funkcijama jedinica i kompetencijama rukovoditelja i zaposlenika.

Pravilo broj 4 - registracija dokumenata vrši se jednom

Ako je ušao u odjel za upravljanje poslovanjem (tajništvo), bio registriran, a nakon studija rukovoditelj (ili zamjenik) bio je na jednom od odjela, ne treba ga se ponovno registrirati. Ako je papir, zaobilazeći upravljanje, ušao u odjel, također se jedanput posebno registrira u odjelu. Drugim riječima, bilo koji dokument može imati samo jedan matični broj koji mu je dodijeljen ili u računovodstvenoj službi ili izravno u jedinici.

Pravilo br. 5 - rezolucija dokumenta precizno navodi datume, izvođače i odgovorne ljude

Unatoč činjenici da odluke donose rukovoditelji tvrtki, tajnik mora taj proces držati pod kontrolom i može u određenoj mjeri utjecati na njega.Drugim riječima, trebao bi osigurati da tekst odluke bude predstavljen što je ispravnije, isključujući vjerojatna pitanja izvođača.

Pravilo br. 6. Odvajanje tokova dokumenata

Tok dokumenta je skup jedne vrste ili odredišta koji ima istu rutu. Obično su podijeljena tri toka: dolazni, odlazni i unutarnji (koji nisu stvoreni da prelaze granice organizacije). Svaki tok dokumenata obično ima podvrste (tokovi druge razine). Na primjer, tok "Dolazni dokumenti" uključuje tri vrste: papire matične tvrtke, odjela i predstavništva, kao i partnerske tvrtke, žalbe ljudi itd.

U tijeku rada odlaznih i internih dokumenata pod-razine se raspoređuju na isti način. Radovi s ograničenom odgovornošću (Trade Secret, Secret itd.) Obično se nalaze odvojeno. Sigurnosna služba organizacije kontrolira njihov rad.

Računovodstveni procesi

Razmotrimo osnovna pravila računovodstvenog tijeka rada.

Njegova se veličina izražava ukupnim brojem vrijednosnih papira koje je organizacija primila i izvršila u određenom razdoblju. Veličina radnog tijeka odnosi se na broj valjanih primjeraka internih dokumenata koji pristižu. Pri izračunavanju veličine tijeka rada uzimaju se u obzir i kopije radova izrađenih uz uvođenje raznih tehničkih sredstava.

Računovodstveni pokazatelji izrađuju se u obliku sažetka, referentnih podataka o veličini dokumenata. Organizacija razvija njihov oblik. Na primjer, organizacija može postaviti bilo koju učestalost brojanja dokumenata: svaki mjesec, jednom tjedno, jednom godišnje, svaki kvartal. Može se usvojiti kvalitativna i kvantitativna studija radnog procesa.

Pokazatelji dobiveni pri izračunavanju veličine tijeka rada koriste se pri određivanju broja zaposlenih i strukture službe za upravljanje dokumentima. A također i za proučavanje opterećenja nekih ugovornih organizacija i strukturnih odjela.

Dakle, u okviru ovog članka razmotrena su osnovna pravila organiziranja tijeka rada koja primjenjuju poduzeća.