Danas se posao brže razvija. Vrijeme određuje novac i obrnuto. Što su zaposlenici tvrtke mobilniji, to je jača i njezina tržišna pozicija. Stoga je automobil postao ne samo prijevozno sredstvo, već i način za zaradu i postizanje uspjeha.
Trenutno se upotreba osobnog automobila u službene svrhe koristi u mnogim poduzećima u kojima je osoblje putničko. Menadžeri također koriste privatna vozila za rješavanje različitih radnih problema na cesti.
Načini registracije odnosa s zaposlenikom o korištenju prijevoza
Ovaj će članak otkriti kako to dokumentirati. Odnosi se sklapaju sa zaposlenikom koji koristi svoj automobil da bi obavljao službene dužnosti na različite načine.
Prvo možete odrediti klauzulu o eksploataciji imovine u ugovoru o radu i platiti naknadu kako je to predviđeno zakonom.
Drugo, možete također sastaviti i potpisati ugovor sa zaposlenikom (koji se naziva civilno pravo) u kojem se naznačuje najam vlastitog prijevoza uz pružanje pomoći u upravljanju i tehničke uporabe. Istodobno, promatranje normi za korištenje osobnog automobila u službene svrhe.
Prednosti i nedostaci svake opcije
Svaka opcija ima prednosti i nedostatke. Razmotrimo ih detaljnije.
Razlika u odnosu na druge načine pribavljanja vozila na upotrebu je u tome što se automobilom upravlja i u radnicima i u njihovim osobnim poslovima. Prema tome, plaćanja za korištenje automobila zaposlenika mogu biti manja od najamnine, što se podrazumijeva u skladu s ugovorom o iznajmljivanju automobila s vozačem. No, kao što pokazuje praksa, rad vlastitog automobila određen je područjem njegove upotrebe: obično se radi o poslovnim putovanjima, gdje je lakše doći do vlastitog automobila ili su to mjesta na koja javni ili drugi prijevoz ne ide. Različiti poslovni sastanci često uključuju uporabu automobila. Gdje bi drugdje mogao biti potreban osobni prijevoz? Na primjer, djelatnikova aktivnost uključuje stalno kretanje po gradu, od jednog klijenta do drugog. To pješice neće uspjeti, jer se troši puno vremena. Za tvrtku je korisno zaposliti osobu s strojem. Imat će vremena za obilazak kupaca, a tvrtka će mu nadoknaditi troškove.
Također, rad vlastitim automobilom u okviru radnog odnosa može se smatrati izvršavanjem službenih dužnosti od strane zaposlenika. A naknada za uporabu osobnog automobila u službene svrhe, koja je dužna zaposleniku, ne bi se trebala oporezivati. Ali te naknade u pravilu imaju svoje nijanse u radnom zakonodavstvu. Građansko pravo osigurava stranama odnosa izbor. To vam omogućuje da razmotrite različite mogućnosti i iznose plaćanja koji su povezani s radom automobila, tako da su svi zainteresirani sudionici zadovoljni. No, ovo sugerira da će se od iznosa naknade oduzeti porezne pristojbe i doprinosi.
Osobna uporaba službenog automobila
Nije važno koja je metoda odabrana, ako je dobro za tvrtku ako zaposlenik putuje u vlastitom prijevozu.Tvrtka neće morati snositi teret velikih izdataka za kupnju ili iznajmljivanje automobila, odnosno troškovi u ovom razdoblju se neće povećavati. Troškovi za održavanje i upotrebu smanjuju se: dijelom tvrtka plaća, dijelom zaposlenik (vlasnik prijevoza) koji ga koristi za svoje potrebe. Osim smanjenja otpada, tvrtka smanjuje troškove dokumentacije i rada zbog knjigovodstvene upotrebe automobila.
Odnosi između zaposlenika i poslodavca regulirani su pravilima radnog zakonodavstva, koji predviđaju naknade za amortizaciju vozila, njegovu amortizaciju i pronevjeru, a koji su povezani s vlastitim automobilom zaposlenika koji se koristi za službene potrebe. Stoga se mora izdati nalog za uporabu službenog automobila u osobne svrhe.
Kao što je već napomenuto, pravila o povratu troškova zaposleniku i visini naknade predviđena su radnim zakonodavstvom, a u nedostatku takvih pravila utvrđuju se sporazumom stranaka ugovora o radu koji se zaključuje u pisanom obliku. Tada se postavlja pitanje pred knjigovođu: kako pravilno sastaviti akt o obavljanju vlastitog prijevoza od strane zaposlenika?
Plaćanje za korištenje osobnog automobila u službene svrhe
Kao opciju uzima se osnova postojeće regulatorne dokumentacije za isplate naknade za rad vlastitog automobila, na primjer, koju je odobrila Vlada Ruske Federacije (odnosi se samo na standarde plaćanja, ali ne i na njihovu veličinu):
- Osoblje tijela unutarnjih poslova.
- Djelatnici organizacija i tijela zatvorskih sustava, savezne vatrogasne službe Državne vatrogasne službe, tijela za kontrolu droga i carinska tijela.
- Zaposlenik savezne vlade.
Unatoč činjenici da je dokumentacija upućena raznim potkategorijama osoba, principi imenovanja i isplate naknada su isti:
- Naknada se isplaćuje radnicima koji imaju posao putujućeg karaktera.
- Osnova zaposlenika da koristi svoj automobil za službene potrebe je redoslijed upravljanja.
- Za zaposlenike koji osobna vozila koriste za službene potrebe putem punomoćnika vlasnika, naknade za naknadu obračunavaju se na isti način.
- Da bi platio naknadu za korištenje osobnog automobila u službene svrhe, zaposlenik mora podnijeti zahtjev u kojem navodi koje su radne obveze ispunjene i koliko dugo se koristi vlastiti automobil.
Ako je sve ispravno formalizirano, onda neće biti problema s primanjem naknade za naknadu. Pogledajmo koji paket dokumenata zaposlenik treba prikupiti.
Zaposlenici osigurana dokumentacija
Izjava, zaposlenik pruža drugu potrebnu dokumentaciju:
- Kopija potvrde o registraciji osobnog automobila ili putovnice za vozilo (PTS), punomoć koja daje pravo na upravljanje automobilom.
- Tovarnicu, potrebne detalje i raspored ulaska usvajaju vlasti koje provode državnu politiku i regulatorne propise u području prometa.
- Dokumentacija kojom se potvrđuje rasipanje osobnog automobila za službene potrebe (provjere goriva, potvrde o održavanju).
Računovođa mora ispuniti i tovarnicu jer je ovo primarni dokument kojim se službenik koristi u osobnom prijevozu. Oblik ovog lista odobren je Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije. Druge organizacije mogu koristiti tovarnicu svog obrasca ili neki drugi dokument koji će potvrditi cijenu zapaljivih materijala. Svi podaci propisani zakonom moraju biti navedeni:
- naziv dokumenta;
- datum izdavanja;
- organizacija dokumenta;
- poslovanje i njegov sadržaj;
- mjerne jedinice;
- pozicije odgovornih osoba;
- potpise navedenih osoba.
Pored toga, morate navesti određeno mjesto vozila. U suprotnom, može biti teško platiti odštetu. Kada se primjenjuje jednolika forma, postoji manji sukob.
Sva dostavljena dokumentacija trebala bi potvrditi rad za potrebe poduzeća, a ne za potrebe zaposlenika. No treba imati na umu da odluku o plaćanju korištenja osobnog automobila u službene svrhe donosi čelnik u određenom vremenskom razdoblju, dok je potrebno voditi računa o:
- Potreba za upravljanjem automobilom kako bi se ispunile radne obveze povezane s čestim poslovnim putovanjima.
- Vrijeme rada vozila za službene potrebe.
- Iznos sredstava koji su dodijeljeni tvrtki za rad.
Nadoknađivanje troškova poduzeća
Korištenje osobnog automobila u poslovne svrhe snosi različite troškove, ali neće ih svi nadoknaditi. Prema praksi korištenja vlastitog prijevoza, pronevjere između zaposlenika i poduzeća treba rasporediti na sljedeći način: zaposlenik bi trebao vratiti pronevjeru za kupnju goriva i maziva, ako to potvrdi dokumentacija (čekovi, potvrde itd.). Naknada se isplaćuje odvojeno s povratom navedenih pronevjera.
Naknada se ne isplaćuje zaposleniku u sljedećim situacijama:
- za vrijeme odmora;
- za vrijeme poslovnog putovanja;
- za vrijeme privremene nesposobnosti, što potvrđuje bolovanje;
- u drugim slučajevima kada automobil ne radi.
Prilikom upravljanja vlastitim vozilom (nakon što ispuni pristanak na korištenje vašeg osobnog automobila u službene svrhe prema modelu), zaposlenik neće primati zasebno plaćanje za pomoć u njegovom upravljanju i održavanju. Sam rad vlastitog vozila vrši se u okviru radnih obveza, za koje zaposlenik ima pravo na naknadu, a to je plaća. Obračun naknade za naknadu za uporabu automobila analogan je plaćanju najma, što uključuje amortizaciju vozila.
Kad se ugovorom o najmu vozila predviđena najamnina, podliježe porezu na dohodak kao opće pravilo. Porez na dohodak ne naplaćuje se samo na naknadu za rad osobnog automobila zaposlenika i troškove koje je pretrpio. To će biti detaljnije opisano u nastavku.
Osvrt na troškove u računovodstvu
Obračunavanje naknade za naknadu za rad vlastitog vozila za službene potrebe i povraćaj pronevjere povezane s uporabom osobnog vozila vode se na računu 302 12 „Ostala plaćanja”.
U računovodstvu, poduzeća navode samo dva knjiženja kada se osobnim automobilom koriste u službene svrhe:
- Utvrđivanje iznosa naknade i nadoknade troškova.
- Isplata naknade zaposleniku u propisanom iznosu.
U računovodstvenom odjelu proračunskog ili autonomnog poduzeća za tjelesni odgoj i sport izrađuju se takvi zapisi o računovodstvu sadržaja operacije:
- Prikazivanje troškova za plaćanje naknade.
- Provedba pitanja naknade iz blagajne ustanove.
- Došlo je do prijenosa na bankovnu karticu zaposleniku.
No ako se upotreba osobnog automobila zaposlenika u službene svrhe provodi ugovorom o radu, onda koristite račun 302 24 „Iznajmljivanje i nagodbe na njemu“. U stupcu "Kredit" na ovom računu označava se kreditiranje stanarine, a u stupcu "Dugovanje" - njegov prijenos na račun zaposlenika ili izdavanje s blagajne tvrtke.
U računovodstvenom odjelu proračunskog ili autonomnog poduzeća za tjelesni odgoj i sport izrađuju se takvi zapisi o računovodstvu sadržaja operacije:
- Najam automobila.
- Najamnina se plaćala iz blagajne ustanove.
- Prebačeno na bankovnu karticu zaposleniku.
No, vrijedno je napomenuti da ne postoje evidencije o poreznim obvezama za pojednostavljene transakcije. Treba oporezivati i korištenje osobnog automobila u službene svrhe.
U kojim se situacijama porez na dohodak obračunava na naknadu?
Sada razgovarajmo o porezima. Sav profit pojedinaca, uključujući zaposlenike poduzeća, oporezuje se osobnim dohotkom. Sve vrste naknada predviđenih zakonom o radu oslobođene su oporezivanja.
Odnosno, neoporezivi iznos je onaj koji je naveden u ugovoru o korištenju osobnog automobila u službene svrhe. U tom slučaju mora postojati dokumentacija kojom se potvrđuje vlasništvo nad vozilom koje porezni obveznik koristi. Također, uz pomoć dokumenata bit će potrebno potvrditi stvarni rad vozila radi interesa poduzeća i količine otpada s njim.
Ali ni zakoni o radu ni porezni zakoni ne sadrže:
- Popis dokumentacije koja može potvrditi rad vašeg vozila.
- Odredbe kojima se zabranjuje čelniku poduzeća da nadoknađuje radnicima troškove pronevjere prouzrokovane izvršavanjem radnih obveza.
Iz toga slijedi da sam voditelj poduzeća može stvoriti pravila za određivanje plaćanja poreza bez poreza za zaposlenike koji osobnim automobilom koriste u službene svrhe, osiguravajući vlastitu veličinu.
Ako zaposlenici koriste osobne automobile za rad, naknada za to ne oporezuje se, ali pod sljedećim uvjetima:
- korištenje prijevoza i naknada utvrđuju se u pisanom obliku (sklapa se poseban ugovor ili je to predviđeno ugovorom o radu);
- zaposlenici predali dokumente za automobil (potvrdu o registraciji, naziv);
- organizacija sastavlja listove rute.
Premije osiguranja
Prilikom izračunavanja premija osiguranja mora se imati na umu da se one obračunavaju na isplate i nagrade koje se pojedincu prikupljaju u okviru radnog odnosa i ugovora civilnog prava. Naplata naknade za naknadu za korištenje vozila za rad unutar iznosa utvrđenog ugovorom između poslodavca i zaposlenika nije naknada, naknada za ispunjenje radne ili druge obveze, materijalna korist. Prema tome, takva naknada ne podliježe premiji osiguranja.
Ako zaposlenik organizacije koristi službeni automobil, a ne postoje tovarne listiće i drugi prateći dokumenti, tada će takav pojedinac imati gospodarsku korist u iznosu u kojem je procijenjen. Ova vrsta dohotka podliježe porezu na dohodak kada se koristi osobni automobil u osobne svrhe.
Uz objašnjenja službenih osoba, postaje jasno da pružanje automobila preko punomoćnika nema prijenos vlasništva i taj se automobil ne može smatrati vlasništvom skrbnika. U skladu s člankom 185 Građanskog zakona Ruske Federacije, punomoć je pismeni zadatak koji jedna osoba drugoj izdaje radi zastupanja pred trećom stranom.
Naknada štete prema ugovoru o radu za rad na vlastitom vozilu, koja se zaposlenicima pruža na upravljanje preko punomoćnika, također se ne oporezuje. Treba imati na umu da je vozač odgovoran za korištenje službenog automobila u osobne svrhe.
Nagodbe temeljem ugovora o najmu automobila s vozačem ne mogu se smatrati naknadom naknade zaposleniku kojem je data punomoć za upravljanje vozilom.Dakle, predmet premija osiguranja za izvanproračunske fondove izostaje.
Kada je potrebna putna uplata?
Mnogi knjigovođe postavljaju pitanje: "Je li za plaćanje naknade za rad mog vlastitog vozila potreban teret?". Istovremeno, svi znaju da vas takav list prisiljava da ispunite savezni zakon "Povelja o cestovnom i gradskom električnom površinskom prometu", koji zabranjuje prijevoz prtljage, tereta, putnika javnim prijevozom (autobusi, trolejbusi, tramvaji), osobnim automobilima i kamionima bez odgovarajuće tovarne liste prijevoz, kao u svrhu korištenja službenog automobila u osobne svrhe. Teretna lista uključena je na popis potrebnih dokumenata za rad automobila u vlasništvu pravne osobe.
Što nam govori zakon o prijevozu u vezi s tim? Institucije i poduzeća koja koriste vozila za prijevoz putnika i robe neće biti bez teretne liste. Ako osobnim automobilom upravlja osoba za vlastite potrebe, nema potrebe za sastavljanjem takvog lista, kao što se pretpostavlja u gornjim normativnim aktima za pravne osobe i poduzetnike koji koriste vozila.
Tovarna lista kada koristite osobni automobil zaposlenika
Slično je mišljenje u vezi s korištenjem osobnog automobila u službene svrhe. No, ovdje potrebu za njegovim izvršavanjem diktiraju ne pravila prometnog zakonodavstva, već norme radnog i poreznog zakonodavstva koje obvezuju potvrdu službenog upravljanja osobnim vozilom zaposlenika. Da bismo potvrdili otpad na nabavu goriva i maziva za potrebe općeg proizvodnog rada, potrebna nam je ispravno pripremljena teretnica, koja pokazuje stvarnu potrošnju goriva. Informacije koje ne dopuštaju provjeru troškova goriva i maziva kao opće proizvodnje mogu se igrati u rukama kontrolora.
Sažeto treba napomenuti sljedeće. Da bi plaćanja za rad vlastitog vozila zaposlenika bila nadoknađujuća, potrebno je poštivati postupak korištenja osobnog automobila u službene svrhe:
- Rad automobila je povezan s izvršavanjem radnih obveza.
- Isplate naknade izvršavaju se na temelju naloga poslodavca. Iznos povrata navedenih troškova dužan je podmiriti ekonomski opravdane troškove.
Ako se ta pravila ne pridržavaju, vrijedi potpisati ugovor ili ugovor sa zaposlenikom o korištenju osobnog automobila u službene svrhe s vozačem i uzeti u obzir sve poreze i pristojbe.