Kako bi izbjegli krađu i gubitak, poduzeća se koriste metodama kontrole. Među glavnim je popis zaliha. Kakva je ona?
Opće informacije
Za procjenu sigurnosti i ispravno izvršavanje operacija kretanja zaliha koristi se popis zaliha. Također je potrebno u slučajevima:
- Transformacija općinskog ili državnog unitarnog poduzeća, prodaja, otkup, zakup imovine.
- Pri promjeni financijski odgovorne osobe.
- Prije pripreme godišnjih financijskih izvještaja.
- U slučaju nepredviđenih okolnosti (poplava, požar i tako dalje).
- Prilikom reorganizacije ili likvidacije organizacije.
- U slučaju utvrđivanja činjenica zlostavljanja, krađe, oštećenja zaliha.
- U slučaju drugih potreba, što je predviđeno mjerodavnim zakonom (na primjer, prema uputama tijela za provedbu zakona).
Ovdje su slučajevi u kojima je popis zaliha obvezan. Osnova za njezin početak je naredba čelnika organizacije (ili drugi relevantni dokument, na primjer, rezolucija, naredba).
Inventarna provizija
Obično u velikim organizacijama takva jedinica stalno djeluje. Sadrži šefa (ili njegovog zamjenika) u ulozi predsjedatelja, glavne stručnjake (glavni računovođa, šefovi odjela, pravni savjetnik, šef sigurnosti). Ako je potrebno uzeti popis, tada se izravno formira radno povjerenstvo u koje se upisuju svi potrebni ljudi, čija je nadležnost područje rada. Također, često uključuje predstavnike službe unutarnje revizije ili stručnjake iz neovisnih tvrtki.
Ako je malo posla i postoji revizijska komisija, tada joj se često dodjeljuje popis. U slučaju kada je barem jedan član grupe bio odsutan tijekom provjere, to daje razlog vjerovanju da su rezultati nevažeći.
Specifičan trenutak
Kad se izvrši popis zaliha, tada odgovorna osoba mora sudjelovati u njoj. Iako treba napomenuti da će, ako izbjegne izvršavanje svoje dužnosti, privođenje pred lice pravde biti prilično problematično, jer to nije definirano primjenjivim zakonom. U ovom slučaju (ako za to nema valjanog razloga) upravitelj mora imenovati novu financijski odgovornu osobu. Kad je revizija završena, ona mora u nazočnosti preostalih članova povjerenstva prihvatiti stvarno potvrđene zalihe na čuvanje, što potvrđuje i njen potpis u popisu.
Što se događa u procesu?
Tijekom popisa potrebno je riješiti širok raspon pitanja:
- Identificirati stvarno prisutne zalihe i usporediti stvarne podatke s pokazateljima računovodstvenog (financijskog, upravljačkog) računovodstva.
- Provjerite uvjete koji doprinose sigurnosti zaliha, ispravnosti prijave godišnjeg odmora i prijema.
- Provjerite je li oglasni prostor točan.
- Provjerite mjerni pogon.
Tijekom popisa materijalno odgovorna osoba mora članovima povjerenstva dostaviti najnovije dokumente na dan provjere prihoda i rashoda ili izvještaj o kretanju materijala.Da bi se utvrdila ispravnost vaga i spriječile manipulacije, predsjedavajući označava te papire riječima „Prije nego što popis počne na datum]. Iako je to jednostavan, ali istodobno vrlo važan korak. Od nje započinje popis MPZ-a.
Što dalje?
Tada se vrši popis dostupnih inventara. Odnosno, ono se zapravo fiksira u odgovarajućim količinama i količinama vrijednosti. Za usporedbu su uzeti podaci iz računovodstvenih podataka. Ispod svake stranice potrebno je navesti serijske brojeve nekretnine i ukupan broj jedinica materijala, kao i njihovu novčanu vrijednost. Ovakav pristup eliminira mogućnost daljnjeg unošenja dodatnih informacija od financijski odgovorne osobe koja iskrivljuje rezultat revizije. Uostalom, ne treba zaboraviti da su zalihe vrijedni resursi. A odgovorna osoba može ih iskoristiti za vlastito bogaćenje, nastojeći maksimalno sakriti svoje zločine (ako su počinjeni).
Kako izgleda popis?
Zapravo se preostali saldi bilježe nakon izračuna, vaganja, mjerenja. Akti su u prilogu inventara. Ako postoje materijali koji se skladište u rasutom stanju, tada se njihova fizička težina ili volumen određuju pomoću mjerenja i tehničkog izračuna. U slučaju netaknute ambalaže, sadrži sadržaj na temelju tih dokumenata. Ali istodobno je obvezna selektivna provjera pojedinačnih predmeta.
Pri obavljanju tih operacija potrebne su materijalno odgovorne osobe. Ova situacija omogućuje nam da u budućnosti isključimo sva sporna pitanja. Na posljednjoj stranici popisa, predsjednik i članovi povjerenstva trebaju unijeti sljedeći unos: "Provjerene su sve cijene i izračun rezultata za izraze, stranice i općenito za popis inventara." Potpisi se koriste za ovjeru. Ako to nije slučaj, tada se popis i prevrednovanje zaliha smatraju nevažećim. Ako nema prigovora materijalno odgovorne osobe, tada stavlja i svoj potpis.
Birokratski trenuci
Popis inventara mora biti izrađen u dvojniku. Jedan od njih premješten je u računovodstveni odjel, gdje sastavlja izjavu o uspoređivanju. Drugi ostaje s financijski odgovornom osobom. Ako računovođa nema prigovora nakon provjere izračuna i podataka, tada se potpisuje u inventaru. Posebno se napominju vrijednosti koje stoje na putu. Kad se u poduzeću vrši popis postrojenja, oni trebaju izraditi poseban akt.
Što učiniti ako je računovođa utvrdila odstupanja?
To je nemoguće zanemariti. Stoga se sastavlja izjava o uspoređivanju (obrazac br. INV-19). Na drugoj se stranici prikazuju postojeći podaci, kao i višak / nedostatak, pružaju se podaci o rješavanju odstupanja. Sve ove informacije moraju biti ovjerene potpisom knjigovođe. Treća stranica prikazuje dodatne informacije o viškovima, njihovoj potrošnji, nedostacima i njihovoj pokrivenosti.
Pogledajmo nekoliko primjera kako bi mogao izgledati popis zaliha.
Utvrđen višak / nedostatak
Što učiniti u ovom slučaju? Kako se odnositi prema tome? U slučaju kada je izvršen popis zaliha i identificirani viškovi, oni bi se trebali smatrati ostalim prihodima. Kako organizirati ožičenje? U ovom slučaju nas zanima debit 10, kao i kredit 91 (podračun 91-1). Prva nam omogućuje da pokažemo da se bavimo materijalima. Zajam je potreban kako bi se pokazalo da je to drugi prihod. A ako se otkrije manjak? U ovom slučaju moramo koristiti račun 94. Svi nedostaci i gubici od imovinske štete otpisuju se na njega.
nedostatak
Razmatramo još jedan primjer. Provodi se popis zaliha. Otkriveno je da postoji manjak materijala koji je evidentiran po stvarnim troškovima nabave. U ovom slučaju, potrebno je koristiti račun 94 za zaduživanje, dok kreditni - 10. Štoviše, drugi uključuje ne samo stvarne troškove kupnje, već i iznos troškova prijevoza i nabave. Ali morate imati na umu da se odnose na vrijednost ugovora nestalih dionica.
Ako samo uzmete u obzir knjigovodstvenu (ugovornu) cijenu dionica, u ovom slučaju će vam pomoći vezani teret 94, kredit 16. Ako se posljednji račun ne koristi zbog određenih organizacijskih problema, umjesto 16 možete koristiti 10. U tom slučaju trebali biste kreditirati iznos troškovi prijevoza i nabave. Ovako se vodi jednostavan inventar. Naravno, u početku se za neiskusne može činiti kompliciranim, ali malo prakse - i svi postovi bit će izvršeni bez problema.
Svi nastali nedostaci ili oštećenja moraju se otpisati ovisno o razlozima njihove pojave. Ovo je vrlo važno. Potrebno je pružiti šefu organizacije sve informacije koje će potvrditi koje su mjere poduzete za naknadu materijalne štete. Kao primjer mogu se navesti arbitražni sudovi, agencije za provođenje zakona i odgovori ovih struktura. U ovom će slučaju teret biti zanimljiv za račune 20, 23, 25, 26 (možda i neke više, ovisno o situaciji), a kreditne - 94.
zaključak
Naravno, zalihe su važne za rad poduzeća. A da biste izbjegli krađu, gubitak i oštećenje, morate pažljivo pratiti situaciju. Ali ne biste trebali biti previše revno i stalno provodite provjere. Moguće je predvidjeti jedan planirani popis MPZ-a za godinu dana i još nekoliko površinskih pregleda po kvartalu. Iako, naravno, sve ovisi o poduzeću, situaciji u njemu i nizu drugih točaka.
I na kraju, želim razmotriti još jednu važnu nijansu. Kada se izvrši popis zaliha u skladištu i utvrde problemi, sastavlja se usporedni list. Kada se analiziraju njegovi podaci, moguće je identificirati ponovni izračun prema pojedinačnim imenima. Zašto se to događa? Preraspodjela je rezultat činjenice da isti nazivi materijala dolaze po različitim cijenama. Razlog za ovu situaciju može biti taj što je došlo do određenih kašnjenja kada su materijali izrađeni od raznih sirovina.
Za razumijevanje, uzmite mali primjer. Prirodno ulje za sušenje košta više od njega, a izrađeno je od umjetnog materijala. Još jedan primjer. Slična se situacija primjećuje za iste materijale koji imaju istu svrhu proizvodnje. Zašto drugačiji? I imaju različite karakteristike. Na primjer, pojavila se potreba za proizvodnjom, a umjesto čavli od 100 mm korišteni su potrošni materijali od 90 mm. Ali oni su jeftiniji! U ovom slučaju nastaje pozitivna razlika u zbroju.