Pohrana dokumenata u organizaciji. Trajanje skladištenja dokumenata organizacija

Vitalna aktivnost nijedne organizacije, tvrtke, poduzeća, pa čak i države, nije moguća bez modernog tijeka rada. Dokumenti, kao i potreba za njihovim kretanjem, stvaranjem ili primanjem prije povratka, isteka ili priloga predmetu, čvrsto su ušli u život osobe od trenutka pisanja. Sačuvani od davnih vremena, oni potvrđuju dokumentaciju različitih sfera života pojedinaca ili javnih poslova.

Povijest uredskog rada u Rusiji

Prvi dokumenti koji su zabilježili život drevne ruske države bili su ljetopisi. Pričali su o sporazumima koji su sklopljeni između Rusije i Bizanta, odražavali su povijesne događaje. Također su u diplomatskim odnosima zabilježeni diplomatski odnosi. Osim toga, razgovarali su i o raznim sporazumima, uglavnom između trgovaca. Pisma, ovisno o namjeni, mogu biti pravosudna i indikativna.

Svi dokumenti napisani su na pergamentu, što se u to vrijeme smatralo vrlo skupim materijalom. Do kraja razdoblja feudalne rascjepkanosti Rusije bilo je prerano govoriti o konceptu uredskog rada kao sustava.

Povijest uredskog rada u ruskoj državi sastoji se od razdoblja: predrevolucionarnih, sovjetskih i postsovjetskih.

prerevolucioni

Predrevolucionarna papirologija razvila se u XVI - ranom XX stoljeću. Ova faza je, sa svoje strane, podijeljena na nekoliko razdoblja:

1. Redovi klerikalnog rada počeli su se oblikovati nakon formiranja centralizirane ruske države. Vodio se u kolibama (naređenih, labijalnih, zemskih) činovnika. Sam se sustav razvio u naredbama - središnje institucije. Odatle i naziv razdoblja. Izrazita karakteristika klerikalnog djela jest stvaranje zasebnog „osoblja“ ljudi koji su bili uključeni u pripremu projekata, istrage, organiziranje pohrane radova, kopiranje nacrta.
2. Radni tijek koledža razvio se nakon reforme središnje uprave. Koledži su počeli koristiti matične knjige i organizirane arhive. Skladištenje dokumenata na propisani način prvo je organizirano upravo u vrijeme rada ureda na fakultetu.
3. Tijekom reforme razvijena je izvršna vlast (u XIX - početkom XX. St.). Novi administrativni sustav zasnovan je na načelima jedinstva zapovjedništva - točno izvršavanju naloga izvršitelja, kao i hijerarhije - strogoj raspodjeli odgovornosti između dužnosnika raznih redova i položaja.

Sovjetski svećenički rad

Sovjetski uredski rad počeo se oblikovati od listopada 1917. i trajao do 1991. Tijekom tog razdoblja vlasti su nastojale učiniti ovaj sustav što je moguće racionalnijim. Učinjeni su pokušaji uvođenja standarda u radu sa službenim dokumentima. Sastavljen je popis tipičnih upravljačkih dokumenata u poduzeću koji je odredio razdoblje skladištenja takve dokumentacije. Sedamdesetih godina posebno je stvoren jedinstveni državni sustav uredskog rada, koji je uspostavio jedinstvene oblike i načine rada s dokumentima.

Post-sovjetski

Rad u uredu post-sovjetskog razdoblja razvijao se od 1991. godine i razvija se do danas. U 90-ima dvadesetog stoljeća u Ruskoj Federaciji započeli su poboljšavati zakonodavni i regulatorni okvir kojim se uspostavljaju zahtjevi za dokumentaciju.

Spremanje dokumenata u poduzeću

U procesu djelovanja firmi, institucija, poduzeća prolazi ogroman niz dokumenata, primaju se i stvaraju papiri. Kad nestane potreba za njihovom uporabom u svakodnevnim aktivnostima za rješavanje trenutnih problema i problema, javlja se potreba za gomilanjem i očuvanjem informacija. Osim toga, izuzetno je važno osigurati jednostavan i brz pristup potrebnim podacima u bilo kojem trenutku, čak i nakon nekoliko dana, mjeseci ili godina nakon što papir nestane iz prometa. Ako arhivi nisu pravilno organizirani i rokovi se ne poštuju, mogu se pojaviti daljnji problemi s pronalaženjem odgovarajućeg papira. Brzo pretraživanje i primjena dokumenata prema njihovoj namjeni moguća je samo uz jasnu raspodjelu u grupe, na primjer, u segregaciji u poslu.

Posebna sistematizacijska referentna knjiga koja određuje postupak raspodjele vrijednosnih papira u predmetima je nomenklatura predmeta.

Pojmovi „nomenklatura poslova“ i „posao“

Nomenklatura slučajeva naziva se najjednostavnijim klasifikatorom naziva predmeta, koji vam omogućava da brzo po potrebi razvrstate papire za brzo pretraživanje, što naznačuje rok trajanja u propisanom obliku. Takav je klasifikator od velike važnosti u organizaciji nesmetanog rada poduzeća ili općinske institucije.

Slučaj je dokument smješten pod jednom koricom ili njihova kombinacija koja se odnosi na određeno pitanje ili vrstu aktivnosti. U slučajevima je zabranjeno duplicirati nacrte verzija vrijednosnih papira koje se ponavljaju ili su izgubile na važnosti, s istekom standardnog roka trajanja.

Nomenklatura poslova - višenamjenski dokument koji:

• Osnova je za stavljanje dokumenata u mape, traženje potrebnih papira.
• Označava indeksiranje dokumenata i slučajeva.
• Definira rok trajanja dokumenata.
• To je svojevrsni priručnik za prvu fazu ispitivanja.
• To je dokument koji uzima u obzir privremeno (do deset godina) skladištenje.
• To je osnova za formiranje inventara dokumenata koji će se trajno i privremeno skladištiti.
• Mjesto je skladištenja akata radi uništavanja poslova poduzeća s istekom roka skladištenja (uništavanje papira).

Vrste predmeta u poduzećima

Postoje tri vrste nomenklatura. Standardna nomenklatura je regulatorni dokument kojim se utvrđuje sastav slučajeva koji su pokrenuti u svećeničkom radu organizacija istog tipa.

Približna nomenklatura je savjetodavne prirode, ona uspostavlja određeni niz slučajeva (s naznakom njihovih indeksa) koji se pokreću tijekom funkcioniranja organizacija na koje se nomenklatura odnosi.

Posebnu nomenklaturu poslova određenog poduzeća formira osoblje za podršku dokumentima i upravljanje dokumentima organizacije. Postupak uključuje rukovoditelje strukturnih odjela, jer imaju ideju o planiranom razvoju poduzeća, što vam omogućava učinkovito pružanje vrsta vrijednosnih papira koji se mogu pojaviti u organizaciji u skoroj budućnosti.

Osnovna pravila za pohranu dokumentacije

Ogroman broj radova, različitih u smislu predstavljene vrijednosti i značaja, formira se u procesu bilo kojeg poduzeća. Vrste vrijednosnih papira za koje treba organizirati pohranu dokumenata u organizaciji, postupak i razdoblja skladištenja odražavaju se u različitim regulatornim pravnim aktima, koji se mogu odnositi i na korporativno zakonodavstvo pojedine organizacije, na zakonodavstvo o arhiviranju, i na računovodstvene zakone. Zakoni o računovodstvu i arhiviranju jednako vrijede s propisima koje donosi konstituirajuće vijeće ili rukovodstvo određene organizacije.

Osnovni zakonodavni akt u ovom području je zakon "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji", koji je stupio na snagu danom objave - 25. listopada 2004. godine.Upravo se ovim zakonodavnim aktom uređuju različite vrste odnosa u području arhivskog upravljanja u interesu civilnog stanovništva zemlje, društva i vlade, kao i odnosi u organizaciji pohrane papira, bez obzira na oblik vlasništva nad poduzećima.

Na temelju h. 1. čl. 17. Zakona br. 125-FZ, poduzetnici, privatne i državne organizacije dužni su čuvati arhivske dokumente tijekom razdoblja pohrane, uključujući i papir o osoblju. Ovisno o statusu trgovačkog poduzeća, utvrđuje se postupak ispunjavanja obveze pohranjivanja vrijednosnih papira i razdoblja skladištenja dokumenata u organizaciji. Komercijalne institucije imaju pravo nakon isteka vremena prekinuti pohranu dokumenata.

Računovodstveni dokumenti

Člankom 17. Zakona br. 129-FZ utvrđuju se opća razdoblja skladištenja dokumenata, računovodstvenih papira i računovodstvenih izvještaja. Prema zakonu, poduzeće je dužno osigurati pohranjivanje knjigovodstvene dokumentacije najmanje pet kalendarskih godina od prvog siječnja godine koja slijedi nakon dana u kojem je rad datiran.

Da biste odredili uvjete za određene vrste dokumenata, na takav se čin morate pozivati ​​kao na standardni popis razdoblja pohrane dokumenata koje je Savezni arhiv odobrio 6. listopada 2000. godine. Ono što je važno, datumi navedeni na popisu ne počinju od datuma konačne verzije rada ili službene objave dokumenta, već od prvog siječnja sljedeće kalendarske godine. Međutim, ako je šef tvrtke izdao naredbu uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti, tada se rok trajanja papira može povećati u odnosu na razdoblje koje utvrđuje popis.

Porezne prijave i drugi papiri za obračun poreza

Vremensko razdoblje u kojem je od poduzeća ili općinske institucije potrebno voditi izvješćivanje o odbitku poreza utvrđeno je stavkom 170 gornjeg popisa. Dakle, razdoblje pohrane dokumenata u organizaciji, kada je riječ o poreznim prijavama za prošlu kalendarsku godinu, iznosi najmanje desetljeće, kvartalno se pohranjuju najmanje pet narednih kalendarskih godina, mjesečna razdoblja moraju biti pohranjena najmanje jednu kalendarsku godinu - te se informacije navode popisom razdoblja pohrane dokumenata. U nedostatku izvješćivanja za kalendarsku godinu, ostale se vrste deklaracija čuvaju najmanje deset godina. Druge vrste izvješćivanja trebaju biti zaštićene najmanje pet kalendarskih godina. Izvješća za kalendarski mjesec u nedostatku tromjesečnih izvještaja pohranjuju se prema istim principima.

Dokumenti zbog kojih se obračunavaju porezi i pristojbe nisu zakonom definirani. Međutim, podstavak osmog stavka prvog članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije ukazuje na to da porezni obveznici moraju čuvati dokumente četiri godine: računovodstvene i porezne evidencije, sve druge dokumente koji dokazuju dobit, potrošnju, plaćanje i zadržavanje poreznih i drugih naknada. Isto postavlja popis dokumenata koji ukazuju na vrijeme skladištenja. Objavljeno je na službenim web stranicama vlade Ruske Federacije i Rosarchivea.

Trajanje skladištenja dokumentacije u poduzeću

Rok trajanja dokumenata je vremenski okvir definiran zakonodavstvom Ruske Federacije i vrijednosti odabrane ispitivanjem, tijekom kojih se moraju čuvati do uništenja.

Kao rezultat aktivnosti poduzeća i institucija stvaraju se radovi različitog značenja. Standardni popis pohrane dokumenata omogućuje uništavanje dokumenata koji su zadatak već ispunili. Ali ima i onih koji dugi niz godina ne gube na važnosti. I treća vrsta, ona sadrži znanstvene ili praktički značajne informacije. Ova vrsta ima stalan rok trajanja.

Dakle, tipična razdoblja skladištenja dokumenata mogu biti:

• privremeno do deset godina;
• privremeni preko deset godina;
• konstanta.

U odjelima koja se bave referentnim radom slučajevi ostaju dvije godine, bez obzira na status posla: trajno i privremeno (više od deset godina) skladištenja. U arhivu organizacije predaju se nakon ovog vremena.

Bez obzira na oblik u kojem se izrađuje dokumentacija (papirnata ili elektronička), rokovi skladištenja dokumenata se ne mijenjaju. Određivanje vrijednosti trajanja njihove uporabe ovisi o podacima koji su sadržani u njima. Ovo pitanje je ispitivanje vrijednosti.

Ispitivanjem vrijednosti dokumenata utvrđuje se značaj o kojem ovisi utvrđivanje razdoblja njihovog štednje. Provodi se ispitivanje kako bi se utvrdilo koji određeni radovi najbolje mogu državi, društvu, znanosti i pojedincima pružiti potrebne podatke. Za dokumente koji su odabrani za privremeno skladištenje trebali biste odrediti koliko će vam u budućnosti možda trebati. Također se smatra važnim zadatkom ispitivanja vrijednosnih papira utvrđivanje roka čuvanja dokumentacije.

Tako su se istakli sljedeći zadaci ispitivanja vrijednosti:

• Prijenos na trajno čuvanje u državni arhiv Ruske Federacije dokumentacije koja je važna za politiku, ekonomiju, ekonomiju, znanost, kulturu zemlje, preliminarni odabir za to.
• Dokumenti koji zadržavaju praktičnu vrijednost, ali ne predstavljaju znanstvenu i povijesnu vrijednost, odabrani su za privremeno skladištenje.
• Oni koji su izgubili na vrijednosti i nemaju znanstvenu vrijednost izabrani su za uništenje.
• Uspostavljanje razdoblja skladištenja dokumenata, njihova promjena.

Tijekom pregleda također se provjerava kvaliteta organizacije nomenklature datoteka, arhiva i utvrđivanje roka trajanja dokumenata.

Načini organiziranja skladištenja vrijednosnih papira u poduzeću

Pojavom elektroničke tehnologije više ne treba koristiti čitavu zgradu za arhive, nekoliko će soba biti dovoljno ako se radi o velikoj organizaciji s desetogodišnjom poviješću. Ali u svakom slučaju, potrebno je organizirati pohranu dokumenata u organizaciji.

Postoji nekoliko opcija kako možete organizirati elektroničku arhivu:

1. Lokalno - pristupačan način pohrane, koji se sastoji od prikupljanja dokumenata u jednoj mapi na računalu ili, ako tvrtka ima lokalnu mrežu, stvaranja posebne mrežne mape i postavljanja prava pristupa na nju. Nedostaci ove metode pohrane su nedostatak sigurnosnih jamstava, potreba za neovisnom kontrolom vremena skladištenja, osiguravanjem alata za gledanje (govorimo o programima za pregled dokumenata, slika, video zapisa, crteža i drugih papira) i provjere elektroničkog potpisa.
2. Posebna elektronička arhiva - specijalizirani sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima ili elektronički arhivi. Takvi sustavi za pohranu ne ponavljaju gore navedene nedostatke lokalnog arhiva. To jest, EDMS pruža pregled, kontrolira vrijeme pohrane vrijednosnih papira, omogućava vam dobivanje informacija o elektroničkom potpisu. Minus - usluga je plaćena.
3. U oblaku - obećavajući način pohrane dokumenata, oni se mogu pohraniti izravno u internetsku uslugu i ne zauzimaju prostor na računalima organizacije. Zaposlenici uvijek imaju mogućnost obratiti se potrebnoj dokumentaciji, usluga će pružiti pregled odgovarajućim alatima i pružiti podatke na sigurnosnom certifikatu - postojao bi samo pristup mreži.

Zakon ne regulira koji način skladištenja treba koristiti. Popis dokumenata s datumima navodi samo regulatorni vremenski okvir. Važno je samo poštivanje pravila prijenosa dokumenata, ispravnog oblika izvršenja i potvrde za potpis.