S vrijednosnim papirima treba postupati pažljivo jer kvarenje uzrokuje mnoge štetne posljedice. Trebat će vremena da se oporavi. Da biste to spriječili, potrebno je osigurati pravilno skladištenje dokumenata kod kuće. Za to možete koristiti razne metode.
Značajke skladištenja
Organizacija pohrane dokumenata kod kuće ima svoje karakteristike. Sigurnost se mora uzeti u obzir. Radovi bi trebali biti skriveni od pogleda i zaštićeni od oštećenja. Ako djeca žive u kući, dokumenti se moraju staviti tako da im ona nisu dostupna. Možete odabrati sefove za kuću, kao i mezzanine, gornje police ormara.
Imajte na umu da radna površina nije sigurno mjesto. Kava razmažena zbog slučajno prosute kave ili procijeda. Ali ako se postave u kutije s ključem ili tajnim dnom, tada će to zaštititi od oštećenja.
Gdje pohraniti dokumente kod kuće? Postoji mnogo mogućnosti, ali imajte na umu da mjesto mora biti dostupno vlasniku. Često postoje situacije kada morate hitno nabaviti neke papire. U hitnim slučajevima svaka sekunda se broji. Sada postoje funkcionalni elementi interijera za to, uključujući posebna skrovišta. To su police s ladicama, knjige, sefovi, utičnice, imitacije.
Razvrstavanje dokumenata
Radovi se mogu podijeliti prema sljedećim kriterijima:
- U stan. Tu će biti pohranjeni računi za vodu, plin, struju.
- Komunikacija. Ovaj će odjeljak sadržavati ugovore i primitke putem telefona, televizije i interneta.
- Krediti. To uključuje ugovore i čekove.
- Socijalne usluge. Ako se koriste usluge ovih organizacija, dokumente od njih treba stavljati odvojeno.
- Primjeraka. Preporučljivo je napraviti kopije dokumenata u količini od 5 kom. još je bolje skenirati ih.
- Osobni dokumenti. To uključuje putovnice, potvrde.
- Medicina. Potrebno je zasebno slagati papire koji se odnose na zdravlje.
- Fotografije. Moraju ih staviti u omotnicu.
- Upute i jamstva Ako je potrebno, uvijek možete pronaći pravi papir;
- Rijetko korišteni dokumenti.
Dokumenti malog formata obično su u koricama. Ako se često koriste, na primjer, putovnice, potvrde, trebali biste ih pohraniti u malu mapu s razgraničicima.
Opcije pohrane dokumentacije
Ako postoji puno vrijednosnih papira, postavlja se pitanje kako pohraniti dokumente kod kuće? Ideje mogu biti različite, glavna stvar je da se sve drži u redu. Inače, puno vremena ćemo potrošiti na potragu.
Za odlaganje se koriste sefovi, mape, ormarići. Radovi se trebaju smjestiti u njih prema potrebnim kriterijima: svrha, datum ili vrsta. Tako će biti puno lakše pronaći potreban papir.
mape
Mapa za pohranu dokumenata kod kuće smatra se izvrsnim izborom. U njega će se uklapati mnoge datoteke s papirima. Većina je tih proizvoda u formatu A4, tako da su izvrsni za pohranu certifikata, potvrda, ugovora.
Radi praktičnosti možete dokumente označiti natpisima, na primjer, "posao", "banka", "kućište". Tako će biti mnogo lakše pronaći potreban dokument. Na prvu datoteku možete priložiti popis cjelokupnog sadržaja. Preporučljivo je čekove i potvrde lijepiti na listove A4. Bolje je popraviti ugao kako ne bi pokvario dokument.
portfelj
Dokumenti se mogu pohraniti kod kuće pomoću posebnog portfelja. Obično ima mnogo grana. Predmet se može kupiti u prodavaonici dopisnika.Ovi uređaji dolaze u različitim izvedbama, uključujući klasične, kao i originalne. Odabrati pravu bit će lako.
Portfelj za pohranu dokumenata kod kuće može sadržavati razne papire. Nedostatak je nemogućnost okretanja stranica i besplatnog pregleda. Stoga je, radi praktičnosti, poželjno stvoriti natpise i bilješke.
Albumi fotografija
Pohrana dokumenata kod kuće je moguća na ovim uređajima. Moraju imati magnetske plahte. Na primjer, u njih se mogu postaviti potvrde o plaćanju za fiksiranje koje ljepilo nije potrebno. Na svakom listu će biti mjesta za bilješke, što je vrlo povoljno.
omotnice
Džepovi na papiru izvrsni su za spremanje dokumentacije koju treba arhivirati. Ovakvi papiri rijetko su potrebni, ali prerano je ili ih ne baciti. Nakon označavanja, možete ga staviti u kutiju ili na policu.
Koverte možete napraviti sami. Za to se koriste čvrsti papir, ljepilo i pribor. Ispostavit će se praktična stvar ako koristite svoju maštu i posao obavite učinkovito. S ovom omotnicom ne brinite o integritetu papira.
kutije
Koriste se za pohranu mnogih stvari, a dokumenti nisu iznimka. Možete staviti puno papira u njih, samo ih morate ispravno položiti da u svakom trenutku pronađete nešto što vam treba. Preporučljivo je prvo ih razvrstati u mape.
Da biste putovnice, diplome i druge nestandardne dokumente spremili u tvrde korice, bolje je upotrijebiti debelu omotnicu. Sada su u prodaji mnogi drugi dodaci, od kojih su mnogi čak i zaključani. Kutija za pohranu dokumenata kod kuće također se smatra prikladnom stvari jer štiti papire od slobodnog pristupa.
sefovi
Kućni sefovi smatraju se najpouzdanijim aparatima. Tamo možete smjestiti radne knjižice, novac, markice. Neki dizajni imaju nekoliko ćelija, što će vam omogućiti da postavite puno vrijednosti.
Pri kupnji ovog uređaja treba uzeti u obzir sljedeće:
- Volumen, prisutnost polica, blagajna.
- Veličine, težina.
- Pogled na dvorac.
Postoje sefovi s elektroničkim ili ključevima, pa će čuvanje dokumenata kod kuće biti sigurno. Kod se mora unijeti neovisno. Trošak sefova koji se otvaraju ključem je nešto manji. Ako će puno ljudi imati pristup uređaju, tada bi trebali odabrati s tipkama.
Sefovi imaju nekoliko polica koje se mogu fiksirati na različitim visinama za jednostavno spremanje mapa. Neki pribor ima unutarnje odjeljke za brtve. Treba odabrati uređaje s certifikatima, jer to potvrđuje njihovu usklađenost s kvalitetom.
Dostupne su sljedeće vrste sefova:
- Prijenosni. Može se koristiti za dom, kao i za razne organizacije.
- Kompaktni. Koristi se za pohranu obrazaca, pečata, markica, ključeva, dragocjenosti.
- Otporan na vatru. Koriste se za tajne dokumente, smatraju se najsigurnijima, jer štite sve sadržaje.
- Prostran. Koriste se u velikim tvrtkama u kojima rade mnogi ljudi.
Prije puštanja, sefovi su testirani na čvrstoću. Obično su izrađeni od njihovih materijala, koji će zaštititi papir od mehaničkih napona. Cijena uređaja ovisi o tehničkim karakteristikama i stupnju zaštite.
Trajanje skladištenja
Postoje dokumenti koji se moraju čuvati tijekom života. A neki se mogu baciti nakon nekoliko mjeseci. Papiri za nekretnine, prijevoz i druge kupnje moraju biti pohranjeni tijekom cijelog razdoblja vlasništva. Kupnice moraju biti ostavljene na rok od 1 godine. Jamstva se čuvaju onoliko dugo koliko vrijedi njihovo razdoblje važenja.
Čekove o plaćanju usluga odvjetnika, liječnika, učitelja trebalo bi zadržati 3 godine. Tada možete napraviti kopije od njih i ukloniti originale. U slučaju parnica, papir može biti koristan. Potrebno je održavati sporazume o komunalnim uslugama, Internetu, televiziji.Računi za komunalne račune čuvaju se 3-5 godina.
Medicinski spisi za obitelj moraju biti dostupni. Kontrole privatnih klinika moraju se čuvati najmanje dvije godine. Oni se mogu zahtijevati u parničnim sporovima i tužbama osiguranja. Svi se dokumenti moraju staviti na sigurna mjesta, povremeno ih sortirati i ukloniti sve nepotrebno. Tek tada će sve biti u redu s vrijednosnim papirima.
preporuke
Svako mjesto za pohranu dokumenata ima svoje prednosti i mane. Kako bi se osiguralo da su svi papiri u redu, moraju se uzeti u obzir sljedeća pravila:
- Kako se dokumenti ne bi pokvarili, treba ih čuvati dalje od vode i sunca.
- Preporučljivo je stvoriti mapu s fotokopijama vrijednosnih papira i prenijeti je rođacima ili drugim pouzdanim osobama. Također je potrebno ostaviti dokumente u elektroničkom obliku na flash disku. To će vam omogućiti brzo vraćanje izvornika u slučaju oštećenja.
- Ambulantnu karticu nema potrebe čuvati kod kuće, jer se to smatra kršenjem zakona Ruske Federacije. Prepoznat je kao pravni dokument, ostao je u registru bolnice.
- Budući da čekovi vremenom blijede, preporučljivo je fotokopirati ih za velike kupnje.
- Poželjno je kod kuće držati nepotrebne reklame, novine, posjetnice. Radovi se moraju odmah sortirati i postaviti na sigurna mjesta.
- Da bi dokumentacija bila uredna, potrebno ih je godišnje revidirati. Sve nepotrebno treba odbaciti, a ostatak staviti na daljnje čuvanje.
Možete spremiti dokumente kod kuće na više načina. Od svih dostupnih sigurno će se moći odabrati najprikladnije. Važno je zapamtiti ne samo sigurnost, već i dostupnost vrijednosnih papira. Ako ih pravilno postavite, uvijek ćete imati pri ruci pravi dokument.