Prije sastavljanja poruke, morate se sjetiti kako se razlikuju etiketa poslovnog pisma i osobnog pisma. Najvažnije je promatrati razinu povjerenja u prezentaciji odabrane teme. Adresar će vjerojatno biti prožet ovim ili onim problemom i pokušat će se uključiti u rješavanje postavljenih pitanja, ako u linijama pisma osjeća živu komunikaciju. Zato oni koji poznaju moderni etiket poslovnog pisanja ne uključuju u tekst takve anahronizme, kao što su "polazeći od činjenice", "ti bi trebao" ili još zaboravljenije "ovim putem vas obavještavam".
Istaknute značajke
Sačuvani su poslovna orijentacija i jasna definicija cilja, dosljednost u činjeničnom stanju, specifičnosti prijedloga i zahtjeva te informativni sadržaj poruka o radnjama i djelima. Poslovna pisma počela su sastavljati opuštenije, međutim, nisu stekla otvorene emocionalne izraze, epitete i usporedbe s osobinama osobne prepiske; ovdje i dalje prevladava stari etiket poslovnog pisanja. I samo zato što je svrha takve poruke, kao i prije, podnošenje prijedloga, na koji mora nužno slijediti konkretan odgovor, utjecaj autora poslovnog pisma trebao bi biti vrlo velik, jer motivira primatelja na radnje specifične prirode. Štoviše, tekst je sastavljen na takav način da autorovo gledište ne predstavlja vlastiti stav o problemu, već obostrano korisne interese u njegovom rješenju.
Etiketa poslovnog pisma propisuje da se ne koristi izgovor "ja", kao što je uobičajeno u osobnoj prepisci, već je naglasak i na drugoj izgovornici - "ti". Ako je poslovna poruka napisana bez grešaka, ispisana točno, tekst se postavlja u skladu sa svim pravilima i postojećim zahtjevima, pa je stoga ne samo lako čitati, već i sa zadovoljstvom, dopisivanje će sigurno imati nastavak. Iako je danas vrlo često potrebno dešifrirati ćudljivo iskrivljene izraze, tražeći subjekt i predikat kako bi došli do dna njihovog značenja. Pravila poslovnog pisanja se sada vrlo brzo mijenjaju. Kakav je dobar ton bio pisati rukom. Tada je bilo moguće biti sigurni da poruka nije napravljena u kopiji. Koliko se u ovoj poruci može vidjeti osobnost, a odnos između primatelja i autora uvijek se dodavao. Šteta je što je ovaj običaj potpuno zastario, a gotovo su sva slova postala elektronička.
Moderna pravila
Poslovno pismo, čiji će uzorak biti predstavljen u nastavku, predstavlja korespondenciju s modernim civiliziranim činom. Danas ne postoje manje raznolika pravila koja se moraju pridržavati. Iako se, u usporedbi sa službenim jezikom koji je postojao u zemlji prije pedeset godina, čine ta pravila više poput nijansi ili posebnih suptilnosti. Prije svega, kako nalažu pravila poslovnog pisanja, prije početka teksta morate upotrijebiti pozdrav na osobnoj adresi svom primatelju. Iako korporacije i bilo koje ne tako male organizacije sada imaju internu vezu u ISQ formatu, gdje odgovor slijedi pitanje, pitanje nakon odgovora i u ovoj brzoj adresi za dopisivanje nije potrebno svaki put. Međutim, pravilno izvršavanje poslovnog pisma podrazumijeva pojedinačnu usredotočenost i stoga je potrebna osobna žalba.
Predmet pisma u modernoj korespondenciji obično se postavlja u zasebno polje, a mora ga se ispuniti adekvatno, odnosno prema sadržaju.Ispravno formulirajte temu pisma - dobiti pola uspjeha, jer je to prvo što primalac vidi. Točna formulacija pomoći će mu da se uskladiti na pravi način i uočiti dobivene informacije brzo i u potpunosti. I definitivno trebate obavijestiti primatelja o primanju njegovog odgovora - ovo je dobar ton, pokazuje poštovanje prema kolegama i partnerima, to je učinjeno prije sto i dvjesto godina, a onda niste žurili živjeti i znali ste točno napisati poslovno pismo. Danas morate brzo odgovoriti na poruku što pomaže e-pošti - komunikacija se odvija vrlo brzo. Ako ne možete odmah odgovoriti, još uvijek morate poslati poruku o primanju odgovora, gdje ćete naznačiti vrijeme sljedeće sesije komunikacije.
Vrijeme i mjesto
Moramo imati na umu da psihološki granica reakcije u vremenu u njegovoj kritičnoj vrijednosti iznosi četrdeset i osam sati. To je ako ne postoji funkcija telefonske sekretarice. Kad su prošla dva dana, primalac je već pun povjerenja da je njegovo pismo ostavljeno bez nadzora ili u najboljem slučaju izgubljeno. Pravila poslovnog pisma sadrže ovo: nikad ne odgađajte odgovor, jer je to neizostavan gubitak klijenta, a partner će se početi brinuti i razmišljati o raskidu svih vrsta odnosa. U svakom slučaju, to je grubo kršenje etike poslovne korespondencije. Ako trebate poslati iste podatke, možete jednostavno proširiti popis e-pošte. Stavljanje svih adresa u jedno "do" polje uvelike skraćuje vrijeme isporuke, a transparentnost se održava u partnerstvima: svaka osoba koja primi pismo vidi popis formiran.
Veliko obećanje za nastavak partnerstva je pristojna fraza „hvala unaprijed“. Kako piše u poslovnom pismu i u koji je dio postavljen - svatko odlučuje za sebe. Naravno da bi ga primatelj trebao vidjeti nakon što su podaci već stečeni i impuls za djelovanje. Na kraju pisma, ispred kontaktnog bloka je najbolje mjesto za ovu frazu. Usput, o kontaktnim podacima: ona bi trebala biti u svakom pismu, a ne samo u prvom. Autorove telefonske brojeve, položaj i sve ostalo ne može se prisiljavati na traženje. Izrada poslovnog pisma ne ovisi o trajanju dopisivanja. Uvijek se moraju pridržavati pravila. A da ne biste pogodili je li primatelj primio pismo, postoji funkcija zahtjeva. Samo u tom slučaju možete biti sigurni da je pročitana. Povijest korespondencije mora biti sačuvana, odgovor ne možete napisati novom porukom. Međutim, prilikom slanja cijele komunikacijske vrpce za rješavanje određenog problema potrebno je zapamtiti ne samo podređenost, već i povjerljivost. Ako se u dopisivanju nalaze osobni podaci, oni moraju biti izbrisani prije nego što ih pročitaju treće strane.
Prva opcija i uvod
Kako napisati poslovno pismo kako bi se primatelj odmah zainteresirao za tu poruku, a njegov interes ne izblijedi do samog kraja čitanja? Postoje tri točke koje su gotovo čarobne za one koji ih koriste. Prije svega, to je tema koju osoba vidi prije nego što otvori e-poštu. O njoj ovisi hoće li se to dogoditi, želi li se primatelj upoznati s porukom. Druga poanta je prva uvodna rečenica, koja osobu postavlja na čitanje. I naravno, kraj je važan. Izraz "hvala unaprijed" djeluje vrlo dobro. Kao što je napisano u poslovnom pismu, kraj je najvažniji trenutak, postoji ogroman broj opcija za završne izraze, glavna stvar je odabrati pravi ton. Iz demokratske "Što kažeš?" službenom "Kakvo će biti vaše mišljenje o ovom pitanju?"
Pokušajmo sada detaljno razraditi pismo poslovnog uzorka.
Opcija 1
Predmet: Poslovno pismo
Datum: 02. lipnja, petak
od: Ivan Petrov
Za: Anna Sidorova
Zdravo, zdravo!
Pozivamo vas na razgovor s poslodavcima 12. lipnja u 14 sati. Budući da će biti i drugih podnositelja zahtjeva, a poslodavci su planirali održati sastanak samo dva sata, bolje je da ne kasnite.
S poštovanjem,
Ivan Petrov.
Druga opcija i poslijegovor
Predmet: Poslovno pismo. Susret s poslodavcima
Datum: 02. lipnja, petak
od: Ivan Petrov
Za: Anna Sidorova
Zdravo, zdravo!
Pažljivo smo pregledali vaš životopis i pozivamo vas na razgovor s poslodavcima 12. lipnja u 14 sati. Budući da će se ispitivati i drugi podnositelji zahtjeva, a poslodavci planiraju održati sastanak samo dva sata, bolje je da ne kasne. Molim vas da u odgovoru navedete hoćete li doći, a također upozorite unaprijed ako nas trenutno ne možete posjetiti.
S poštovanjem,
Ivan Petrov.
Ovdje je tipično poslovno pismo o sastanku, a prema dvije predstavljene mogućnosti, odmah postaje jasno koja je od njih učinkovitija. U drugoj varijanti, adresa primatelja privuče temu pisma i on odmah razumije o čemu će se raspravljati. Osim toga, lako će pronaći ovo pismo za deset dana, do trenutka sastanka, jednostavnim gledanjem teme, čak i ako dnevno prima pedeset do sto pisama. Subjekt savršeno identificira poruku. Odnosno, ovo pismo se odnosi upravo na sastanak, a ne na dokumente, ne na plaćanje, ne na kupce i slično - sve je jasno naznačeno. Uvodna fraza malo precizira situaciju, dodajući međusobno poštovanje sugovornicima: prvi je poštovao i napisao "pažljivo razmotreno", plus rezultat - intervju, a drugi na tome treba biti zahvalan. Sadrži i razlog pisma. Posljednja rečenica obvezuje primatelja da napiše odgovor.
Poslovna pozicija
Opća pravila pisanja poslovnih pisama primjenjuju se na bilo kakvu prepisku, bilo da je to pismo u kojem se dogovara sastanak ili je to pismo o odbijanju partnera. Struktura je gotovo uvijek ista, jednostavno se može sjetiti, ali sadržaj karakterizira autora, a u njegovoj osobi tvrtku koju predstavlja kao civiliziranog, korektnog i kompetentnog sugovornika. Dopisništvo je vrlo često emocionalno skupo i složeno djelo, jer je komunikacija elektroničkim putem postala jedan od glavnih i, u principu, sastavni dio posla poslovne osobe.
Oni pišu kolegama o poslu, pišu menadžmentu, poslovnim partnerima i klijentima. Pišu dobro poznatim ljudima i onima koji, vrlo vjerojatno, nikada neće morati nešto vidjeti. U osnovi nema zahtjeva za sastavljanjem poslovnih pisama po jedinstvenom modelu, udžbenici još nisu napisani, ali etika poslovne komunikacije je već razvijena, jer je upravo to pokretač uspješnog poslovanja. Poslovno pismo je posjetnica tvrtke koja odražava njezin službeni položaj. O korespondenciji ovisi hoće li suradnja biti ugodna i produktivna i hoće li se uopće dogoditi. Stoga je poštivanje pravila dobrog ponašanja u svakoj poruci ključ uspjeha.
Poslovna korespondencija
Pravila i norme poslovne korespondencije elektroničkim putem potpuno su ista kao što poslovna zajednica djeluje u bilo kojoj svojoj interakciji - to su telefonski razgovori, pregovaranje i slično. Postoji nekoliko razlikovnih značajki koje postavljaju elektroničku korespondenciju u ravan način s davno uspostavljenim načinima poslovne komunikacije, a prije svega - to je imperativ vremena. Načela, međutim, ostaju ista i uopće ne ovise o načinu vođenja poslovne korespondencije - bilo da se radi o elektroničkom pismu ili na papiru.
1. Protivnici moraju međusobno poštivati i pojedinačni i poslovni položaj jedni drugih.
2. Protivnici su uvijek pažljivi jedni drugima u poslovnim interesima.
3. Povjerljivost se uvijek poštuje.
4. Razmjena informacija mora biti praćena točnošću.
Pridržavaju li se ovi principi ako polje Predmet nije dizajnirano ili nije jasno i pravilno oblikovano? Ne. Pošiljalac ne cijeni vrijeme primatelja i svoj zadatak ne obavlja dovoljno brzo. Klijent ili partner na određenu temu odmah će cijeniti sadržaj poruke i prioritet čitanja. Također je važno znati kako započeti poslovno pismo. Ovo je osobni pozdrav. To određuje povjerenje sugovornika, daje određenu osobnu usredotočenost. Ignoriranje imena primatelja neprihvatljivo je jer se smatra netočnim.
adresiranje
Ovdje bi trebalo sve osmisliti do najsitnijih detalja. Polja "Na", "Kopiraj" ili - što je još važnije - "Skrivena kopija" najvažniji su alati za etičku komunikaciju i njezinu učinkovitost. U suvremenom poslovnom okruženju već su razvijeni osnovni principi korištenja ovih polja. Ako je ime izravno u polju "do", primatelj mora odgovoriti na ovo pismo, pošiljalac ovog odgovora čeka, jer je pismo vjerojatno postavilo pitanja. Ako je u istom polju nekoliko imena, to znači da će pošiljatelj dobiti odgovore od svakog primatelja. Ako je ime u polju "Kopiraj", nije potrebno odgovarati, samo pošiljalac treba da budete ažurirani. Međutim, ako vas materijal pisma zainteresira i natjera da sudjelujete u prepisci, na početku vam je potrebna posebna fraza koja će poslužiti kao znak dobrog ukusa. Primjeri izraza poslovnog pisma, ako se ime primatelja pojavljuje u polju "kopiraj": "Dopustite da govorim i o tom pitanju ...", "Pustite me da se pridružim raspravi ..." ili, što je više demokratski, "Izvini što vas ometam ...".
Etiketa naročito suptilno označava situaciju kada se ime primatelja nalazi u polju "Skrivenka". U ovom je slučaju poslovna etika ranjivija nego ikad prije jer se to shvaća kao instrument tajnih podataka i kontrole. Nitko ne vidi ove primatelje. I vide sve i svašta. Mnoge tvrtke u korporacijskoj korespondenciji zabranjuju ovaj alat jer su pažljive prema poslovnoj etici. Jedino je to dopušteno masovnim pozivima (godišnjica, korporativni događaj, važan sastanak ili pregovori). U tom slučaju će predmeti ići na mnoge adrese, ali nijedan primatelj neće vidjeti tuđu adresu e-pošte. Naravno, primatelji iz Bcc polja nikada ne stupaju u dopisivanje.
Informativni sadržaji
Format, struktura, opseg, jezik - sve se to odnosi na ispravan rad s informacijama. Posebnost i priroda njegova podnošenja također su alat, pokazatelj želje za dopisivanjem i sposobnosti sastavljanja kompetentnog teksta pisma - s poštovanjem i što korektnije u odnosu na primatelja. Tekst se najbolje vidi u volumenu koji stane na jedan ekran, odnosno formatu A4 formata. Prilozi poslani pismom ne bi smjeli prelaziti tri megabajta, jer ih poslužitelj za poštu ne smije propustiti. Poslane datoteke neće uzrokovati probleme primatelju ako se koriste univerzalni rar ili Zip kodovi. Tekst odgovora treba biti smješten na vrhu, a ne na dnu, to jest na početku pisma, što će primatelja spasiti od pretraživanja.
Odgovor, kao što je već spomenuto, ne može se napisati kao novo pismo, morate spremiti povijest dopisivanja tako da primatelj ne potraži originalnu poruku. Jezik poslovnog pisanja treba biti što jednostavniji i razumljiviji, uz minimalnu uporabu internog korporativnog, stručnog rječnika, slenga, engleskog jezika, akronima i skraćenica. Međutim, sve je to moguće primijeniti unutar tvrtke tijekom dopisivanja, jer se na taj način i učinkovitost i brzina komunikacije značajno povećavaju, pa se to smatra prihvatljivim i potpuno etičkim. Unutarnja korespondencija obično se sastoji od kratica, a sleng se sastoji gotovo u potpunosti. Ali u komunikaciji s vanjskim partnerima ili poslovnim klijentima takvi se slučajevi gotovo nikada ne pojavljuju.
Malo o pojmovima
Ponekad je nemoguće učiniti bez terminologije, posebno u specijaliziranim tvrtkama. Drugo je pitanje da je potrebno objasniti potrebne riječi uvedene u poslovni kontekst, a sugovornika moraju naučiti kako ih koristiti. Na primjer, klijent želi oglašavati svoje proizvode na Internetu, a menadžer koji prodaje ove usluge piše fraze koji su nerazumljivi stranom sa takvim obratima kao što su „ključne riječi“, „kontekstualni natpisi“ i tako dalje. Međutim, bez njih ne možete, i zato morate klijenta obučiti.
