Tijekom aktivnosti bilo kojeg poduzeća pojavljuje se veliki broj poslovnih papira. Među tom masom kadrovski dokumenti ističu se u zasebnom kompleksu. U našem članku želimo razgovarati o tome koje vrste postoje, kako se pohranjuju.
Odnosi sa zaposlenima
Pravilno organiziran tijek rada u poduzeću ključ je uspjeha njegovih aktivnosti. Stoga poslovnim papirima uvijek treba posvetiti dužnu pažnju i stoga ih pravilno oblikovati i pohraniti.
Vrijedi podsjetiti da su radni odnosi između poslodavca i zaposlenika uvijek regulirani Kodeksom rada Ruske Federacije. Temeljem njegovih članaka organizacija treba pravilno organizirati otpuštanje, prijem i premještaj zaposlenika. Svi oni radovi u kojima su naznačene faze radne aktivnosti radnika, to su dokumenti o osoblju (osoblje, osoblje).
Zadaća ovih radova je pravilno izvršavanje i osiguranje radnih odnosa između zaposlenika i poslodavca. Treba napomenuti da je kadrovska dokumentacija jedan od najvažnijih aspekata kadrovske službe u bilo kojem poduzeću. Ispravnost i pravodobnost papira treba biti pod nadzorom glave.
Većina je dokumentacije obavezna, a predviđa ih Kodeks rada Ruske Federacije, upute za vođenje radnih knjiga, mirovinsko zakonodavstvo i drugi propisi.
Vrste dokumenata o osoblju
Dokumenti o osoblju mogu se podijeliti u sljedeće vrste:
- Radovi koji su povezani sa osobljem poduzeća.
- Dokumenti koji potvrđuju napredovanje zaposlenika.
- Dokumenti koji potvrđuju primjenu radne discipline.
- Dokumenti koji se odnose na prestanak radnog odnosa.
Kao što vidimo, dokumenti o osoblju uključuju mnoge papire koji reguliraju odnos poslodavaca i zaposlenika. Svi oni reguliraju određena pitanja koja se odnose na osoblje poduzeća.
Dokumenti primarnog osoblja podijeljeni su u dvije vrste:
- U računovodstvenom osoblju.
- O računovodstvu radnog vremena i obračunima koji se odnose na plaće
Dokumenti o osoblju uključuju: naloge, ugovore o radu, diplome, potvrde, radne knjižice, osobne dosjee, kartice, potvrde za ovjeru zaposlenika, osobnu punomoć.
Pohrana dokumenata
Posljednjih godina, nažalost, bilježi se nedovoljna pažnja prema sigurnosti poslovnih papira. Prema rezultatima inspekcija državne arhivske službe, izvučeni su zaključci koji sugeriraju da se skladištenje dokumenata o osoblju u normalnim uvjetima primjećuje samo u 20% verificiranih poduzeća.
Iako se svaka tvrtka mora pridržavati pravila utvrđenih zakonom. Ispravan odnos prema poslovnim dokumentima izravno je povezan s potrebom pružanja pomoći organizacijama s tijelima mirovinskog osiguranja i drugim državnim agencijama. Kršenje upravljanja dokumentima može dovesti do neželjenih posljedica, a također se suočava s novčanom kaznom.
Dokumenti o osoblju (vrste vrijednosnih papira dane u članku) svjedoče o radnom iskustvu ljudi, a također su osnova za imenovanje mirovina i drugih plaćanja građanima. U slučaju da poslodavac napravi bilo kakve pogreške koje podcjenjuju dohodak zaposlenika, osoba može tu činjenicu osporiti na sudu.
Osim toga, vrijedno je shvatiti da je potrebno pohranjivanje dokumenata o osoblju jer je samo na njihovoj osnovi moguće obnoviti povijesne podatke koji su se dogodili. Nije uzalud da se kadrovskim dokumentima zakonom utvrđuju najduža razdoblja skladištenja.
Nepotrebno je reći da se dokumenti ne mogu izgubiti, štoviše, moraju se čuvati u pravilnim uvjetima. Voditelj i voditelj odjela za osoblje bilo koje organizacije dužni su osigurati sve uvjete potrebne za trenutnu i arhivsku pohranu.
Glavni zahtjevi za sadržaj vrijednosnih papira uključuju:
- Dostupnost posebne sobe za trenutno skladištenje.
- Kutije ili ormarići s papirima trebaju biti zaključani ključem.
- Dokumenti trebaju biti ograničeni.
- Za arhivu morate odabrati zasebnu sobu i kontrolirati pristup njoj.
Vrijeme skladištenja
Uvjeti skladištenja dokumenata o osoblju najduži su u usporedbi s ostalim poslovnim papirima. Dokumenti s dugim trajanjem uključuju:
- Svi administrativni spisi - naredbe, naredbe, uredbe.
- Popisi zaposlenika.
- Knjigovodstvene kartice zaposlenika.
- Osobni poslovi.
- Osobni računi zaposlenika.
- Oprema i tablice.
- Ugovori i ugovori o radu.
- Zapisnik sa sastanka.
- Popisi ljudi koji odlaze u povlaštenu mirovinu.
- Knjigovodstveni knjigovodstveni prijem i otpuštanje radnika
Dali smo daleko od cijelog popisa onih radova koji su pohranjeni 75 godina. Sljedeći su dokumenti izuzeci:
- Djela o industrijskim nesrećama - 45 godina.
- Tarifni list - 25 godina.
- Zapisnici sa sastanaka povjerenstva o isplati dodataka za dugogodišnji staž - 15 godina.
Tijekom određenog vremena tvrtka mora osigurati sigurnost vrijednosnih papira na način propisan zakonom.
Priprema dokumenata
Arhiva dokumenata o osoblju u poduzeću trebala bi biti u zasebnoj prostoriji, u koju ne postoji pristup neovlaštenim osobama. Slučajevi u potpunosti pripremljeni i uredno pripremljeni prenose se na njega. Vrijedi napomenuti da priprema radova započinje u fazi njihove izrade.
Odjel za osoblje odgovoran je za ispravno izvršavanje dokumenata o osoblju. Radi jednostavne upotrebe, čitava masa papira koju oni raspoređuju od strane službenika za osoblje kako slijedi:
- Slučajevi se sastavljaju za svaku vrstu dokumenta: za narudžbe, osobne datoteke, protokole itd. Naslovi koji odražavaju nomenklaturu naznačeni su u mapama.
- Svim slučajevima su dodijeljeni brojevi računa, a priloženi su inventar.
- Povjerljivo sigurno spremanje struje osigurava se: u sefu ili u zaključanom ormaru.
- Svi listovi slučaja podnose se i numeriraju. A mjesto firmvera zapečaćeno je pečatom poduzeća i ovjereno potpisima odgovornih osoba.
- U svakom slučaju, unutarnje zalihe sigurno moraju biti prisutne.
- Na koricama gotovih dokumenata su naznačeni svi detalji: razdoblja skladištenja, imena, datumi.
Formiranje osobnog dosjea
Osobni spis sadrži sve one dokumente koji sadrže podatke o zaposleniku poduzeća i njegovoj radnoj aktivnosti. U principu, osobni dosjei trebaju biti uspostavljeni za sve zaposlenike organizacije. Ali u pravilu ih osoblje trenutno izdaje samo vodećim specijalistima i šefu. Organizacija ima pravo samostalno odlučivati kakav će papir dobiti na radnike. Stoga se sastav dokumenata osobnog dosjea može razlikovati u različitim poduzećima. Ali općenito, trebalo bi sadržavati sljedeće radove:
- Popis dokumenata predmeta.
- Sažetak i autobiografija.
- Profil.
- Kopije radova o dostupnosti obrazovanja.
- Kopije specifikacija.
- Kopije naloga o odobrenju posta.
- Ugovor o radu.
- Sve vrste pomoći.
- Primjerci naloga za imenovanje, otpuštanje i premještanje.
Unutarnji inventar trebao bi sadržavati podatke o serijskim brojevima svakog dokumenta u datoteci. Takav dokument potpisuje osoba koja ga je sastavila.
Unutar slučaja mora postojati upitnik koji sadrži puno informacija o biografiji, obrazovanju, bračnom statusu zaposlenika. Da bi ih ispravno ispunili, zaposlenici obično koriste radnu knjižicu, vojnu iskaznicu i putovnicu, diplomu.
Računovodstveni dokumenti osoblja
Evidenciju o osoblju vodi službenik za osoblje. Na temelju primarnih vrijednosnih papira obavlja se operativni obračun promjena i kretanja broja zaposlenih u poduzeću. Računovodstveni dokumenti uključuju: naloge, kartice, osoblje, platne spiskove i mnoge druge dokumente.
Prilikom zapošljavanja, svakom zaposleniku dodjeljuje se osobni broj koji je naknadno naveden u svim papirima za obračun osoblja i platni spisak. Čak i ako je osoba premještena na novo radno mjesto ili nakon otkaza, njegov broj osoblja ostaje uz njega i nije dodijeljen drugoj osobi.
Nalozi za osoblje
Narudžbe dokumenata o osoblju jedan su od najvažnijih radova u kadrovskim stvarima. Grupiraju se u zasebne slučajeve i istovremeno imaju svoje brojanje. Unutar mape se sistematizira kronološkim redoslijedom.
Neki se nalozi izrađuju u jedinstvenom obliku, popunjavajući samo potrebne stupce u budućnosti. Svi ostali sastavljaju se prema potrebi, ali istodobno, svi dokumenti moraju ispunjavati određene zahtjeve.
Organizacija dokumenata o osoblju, uključujući naredbe, provodi se na temelju uvjeta njihovog skladištenja. Logično je podnijeti ih u slučajevima koji imaju iste rokove. Tako, na primjer, naredbe o prijemu i otpuštanju trebaju biti sačuvane 75 godina, što znači da se moraju čuvati odvojeno od godišnjih dokumenata kojima se uređuje dopust i pohraniti samo pet godina.
Ako je poduzeće veliko i protok dokumenata prilično pristojan, tada se mogu sastaviti različite vrste papira kao zasebna stvar (na primjer, naloga za odmor - jedna mapa, narudžbe za poslovna putovanja - druga). To će uvelike olakšati rad s dokumentima. Uz to se svaki pojedinačni slučaj bilježi u nomenklaturi organizacije. Ako nalog ima prilog, tada se i podnosi. Ali što se tiče osnova za naredbe - izvješća, izjave, akti, oni se pohranjuju odvojeno.
Kao što pokazuje praksa, naredbe i razlozi za njih drže se zajedno u trenutnoj dokumentaciji, ali u pripremi za arhivsko pohranjivanje počinju se reorganizirati, raspoređeni u različitim mapama. Izjave se, na primjer, čuvaju do 75 godina, ali su dio osobnog dosjea.
Sve ostale baze imaju razdoblja skladištenja do pet godina, tako da su formirane u zaseban posao.
Naručite pohranu
Da biste odredili rok trajanja narudžbi, morate koristiti standardni popis dokumenata. Ona se povremeno pregledava i ažurira. Trenutno je popis sastavljen 2010. godine relevantan. Prema njegovim riječima, kao i prije, osnov za narudžbe treba čuvati oko pet godina, a većina samih naloga se čuva do 75 godina (o izvršavanju dužnosti, poslovnim putovanjima, promjeni imena, godišnjem odmoru i potvrdi).
Uz to, možete se kretati po razdobljima skladištenja prema popisnim odjeljenjima koja su sastavljena za organizacije određenih područja aktivnosti. Pravila predviđaju ispitivanje vrijednosti vrijednosnih papira.
Papir za dugoročno skladištenje mora se prenijeti u arhivu kadrovskih dokumenata. Na njima se sastavlja inventar, nakon čega se prebacuju na dugoročno pohranjivanje.
Slučajevi čiji su rokovi skladištenja prošli mogu se uništiti.
Kako uništiti dokumente?
Arhivirani papiri poduzeća mogu se samostalno uništiti (ako je istekao rok čuvanja) ili možete potražiti pomoć od posebnih organizacija koje se bave tim problemom.Bez obzira na to kako organizirate postupak, mora se sastaviti akt uništenja.
Radovi se mogu spaliti sami, ako za to postoji sigurno mjesto, ili ih možete uništiti pomoću posebnog aparata. Akt je u takvim slučajevima napisan u bilo kojem obliku. Ali velike količine slučajeva lakše je predati na odlaganje. Ali u ovom slučaju sve radnje moraju biti popraćene papirologijom. U aktu prihvatanja potrebno je utvrditi broj slučajeva i njihovu težinu. Bolje je ako će zaposlenik organizacije biti osobno prisutan pri uništavanju papira radi održavanja povjerljivosti.
Državni arhiv
U svakoj regiji Ruske Federacije postoji državna arhiva dokumenata o osoblju. Glavni je cilj njegove djelatnosti osigurati pouzdanu pohranu papira osoblju svih poduzeća. Uz to, arhiva odgovara na upite poduzeća i građana o pitanjima vezanim za kadrovske papire. Ovaj smjer njegove aktivnosti vrlo je potreban i relevantan, jer kad je organizacija zatvorena, ljudi jednostavno nemaju kamo doći za potrebnim informacijama.
Iz tog razloga arhivi su suočeni sa zadatkom čuvanja svih radova. Trenutno se ne samo privatne, već i proračunske organizacije vrlo često likvidiraju i zatvaraju. U tom slučaju moraju prenijeti dokumente o osoblju na čuvanje u državni arhiv. U njemu se moraju čuvati sljedeći papiri 75 godina: naredbe, obračunski listovi, dokumenti o premještanju i otpuštanju, osobni dosjei itd.
Vrijedno je napomenuti da se slučajevi moraju pripremiti prije prijenosa prema svim pravilima. Gradske arhive pružaju svoje usluge uz prethodno odobrenje podnošenja dokumenata.
Priprema papira za prijenos uključuje pravilno izvršavanje svih slučajeva, stručnu procjenu vrijednosnih papira, kao i sastavljanje zaliha.
Moram li platiti novac za pohranu? Državna i proračunska poduzeća ne plaćaju arhivske usluge. Likvidirana poduzeća nedržavnog oblika prijenosa vlasništva pravilno izvršavala slučajeve samo ako postoji sporazum.
Slučajevi se prenose na odobrenje i koordinaciju s stručnom komisijom za reviziju arhive. Prihvaćanje i prijenos vrijednosnih papira obavljaju zaposlenici ustanove u prisutnosti organizacije koja je likvidirana. Ovaj je postupak prilično dugotrajan i mukotrpan jer se status dokumenata provjerava vizualno gledanjem. Na kraju se sastavlja odgovarajući akt.
Umjesto govora
Dokumenti o osoblju su posebna kategorija radova koja je dostupna u bilo kojem poduzeću. Njihova je važnost da vrlo dugo ne gube važnost. Čak i nakon dužeg razdoblja, može se pojaviti situacija u kojoj ćete se morati ponovno obratiti njima. Nismo uzalud ti dokumenti sastavljeni s posebnom pažnjom i čuvani dugi niz godina, ne samo u poduzećima, već i u državnim arhivima.