Važno je da čelnici organizacija organiziraju rad zaposlenika tako da donose najveći povratak i u potpunosti otkrivaju njihov potencijal. Da biste to učinili, morate znati kako praktično delegirati ovlasti, koje se koriste za poboljšanje performansi tvrtke bez da naštete trenutačnom stanju.
definicija
Delegiranje se očituje kao jednolika podjela prava i obveza između subjekata u sustavu. Njegova načela formulirao je početkom dvadesetog stoljeća P. M. Kerzhentsev.
Delegiranje je davanje ovlaštenja za obavljanje poslova odgovornoj osobi uz istovremeno dodjeljivanje njemu odgovornost za rezultat. Delegacija vam omogućuje pravilno raspodjelu zadataka između zaposlenika i koristi se za postizanje krajnjih ciljeva organizacije.
Odgovornost leži u predanosti zaposlenika da posao obavlja kvalitetno i dovodi ga do zadovoljavajućeg zaključka. Zaposlenici su odgovorni u području svojih aktivnosti višim vlastima.
Ovlaštenja (ovlasti) djeluju kao ograničena prava na korištenje resursa koji su uključeni u obavljanje određenih zadataka. Svaka pozicija u organizaciji popraćena je određenim ovlastima. Promjena radnog mjesta također vodi zamjeni kompetencija zaposlenika.
primjena
Delegiranje je prijenos određenih ovlasti i odgovornosti na zaposlenike tvrtke i ravnomjerna raspodjela različitih funkcija između njih. Izvodi se čin koji definira službene zadatke delegiranja kao vođu koji je u stanju brzo riješiti sve trenutne probleme i vješto koristi zaposlenike koji se najbolje nose s svakom konkretnom vrstom zadataka.
ciljevi
Prenos ovlaštenja koristi se za postizanje određenih ciljeva organizacije, kao što su:
- povezanost "ljudskog faktora" - povećanje aktivnosti i interesa zaposlenika niže razine;
- povećanje učinkovitosti (učinkovitosti) zaposlenika zbog poboljšanja njihove kvalifikacije i stjecanja novih vještina;
- istovar višeg menadžmenta s slobodom vremena za rješavanje strateških, operativnih i upravljačkih pitanja.
Delegacija zadatka
Sljedeće vrste zadataka pogodne su za delegiranje:
- rutina;
- nevažna pitanja;
- pripremni rad;
- specijalizirani rad.
Ali ne mogu se svi zadaci prenijeti na obične zaposlenike. Dužnost svakog voditelja je riješiti one zadatke koji mogu utjecati na buduće aktivnosti organizacije.
Ovo su pitanja povjerljive naravi, nestandardni strateški problemi i neočekivane situacije koje zahtijevaju brzo rješavanje.
Stoga nije delegirano:
- postavljanje ciljeva;
- upravljanje podređenima;
- rizični zadaci;
- neobičan rad;
- donošenje strateških i upravljačkih odluka;
- Povjerljivi zadaci
- razvoj organizacijske politike
Zahtjevi za subjekte delegacije
Tijekom prijenosa upute, i nadređeni i zaposlenici mogu se susresti s brojnim poteškoćama.Učinkovito upravljanje prijenosom ovlasti moguće je samo analizom svih postojećih i vjerojatnih prepreka koje utječu na administraciju i praćenja trenutnih aktivnosti.
Problemi koji se ponekad javljaju kod direktora ili voditelja odjela i ometaju delegaciju:
- strah od gubitka trenutnog položaja i pridružene moći;
- sumnja u pripremljenost ostalih zaposlenika, niske karakteristike evaluacije njihovih aktivnosti;
- pretjerano samopoštovanje, pretjerana ambicioznost;
- sumnja u sebe, strah da će njegovi postupci biti pogrešno shvaćeni.
Problemi koje zaposlenici ponekad identificiraju u obavljanju dodijeljenih zadataka:
- sumnja u ispravnost korištenih odluka;
- nedostatak iskustva;
- temeljna neslaganja s šefom;
- nespremnost voditi druge izvođače, posebno što se tiče kazne.
U slučaju poteškoća, nadležni rukovoditelj mora se najprije suočiti s osobnim preprekama koje onemogućavaju učinkovito reguliranje rada, a zatim pažljivo ispitati probleme podređenih. Analiza stanja pokazat će moguće pogreške u upravljanju i omogućiti vam donošenje informiranih i informiranih odluka, na primjer, u smislu zamjene izvođača ili oslobađanja od njega nepotrebnog opterećenja, ili u smislu izrade teškoća psihološke prirode, kako naših tako i izvođača.
Postupak delegiranja
Svaki voditelj trebao bi nastojati osigurati da pri organizaciji radnog procesa ravnomjerno planira radne odgovornosti u cijelom timu, koristeći vlast i ne odričući se odgovornosti za postupak dovršavanja zadataka.
Delegacija u organizaciji podijeljena je u nekoliko faza:
I faza - prijenos uputa izvršitelju;
II faza - pružanje ovlaštenja i sredstava izvođaču;
III faza - formulacija zaposlenika obveza koja ukazuje na potrebni rezultat provedbe.
Tijekom kontrole nad podređenima, važno je sredinsko tlo. Prekomjerno skrbništvo može dovesti do stagnacije i nedostatka inicijative zaposlenika. Ako ne kontrolirate postupak, rezultat će biti kritično daleko od željenog zbog nekoordiniranog tijeka rada. Potrebno je unaprijed uspostaviti povratne informacije i postići poštovanje i visok autoritet među zaposlenima.
Često administratori griješe prebacujući neželjene i nezanimljive radove na svoje podređene, pogotovo ako su oni samo površno upoznati s ovom temom. Ali to nije uvijek točno, jer je šef i dalje odgovoran za tijek posla. Ako sam glava nema pojma kakve rezultate treba očekivati na izlazu, kako će moći kontrolirati aktivnosti podređenog? Odgovor je očit.
Iskusni nadređeni radnicima povjeravaju zadatke koji su malo složeniji nego što su prethodno radili. Takvi zadaci pomažu najpotpunije otkriti potencijal podređenih. Međutim, u ovom je slučaju bolje izdati naloge na papiru kako biste povećali motivaciju zaposlenika.
Pri raspodjeli nadležnosti u organizacijskom sustavu, izuzetno je važno uzeti u obzir sljedeće aspekte:
- ovlasti bi trebale u potpunosti u skladu s postavljenim planom zadatka, cilj je koji određuje opseg ovlasti, a ne obrnuto;
- ovlasti svih zaposlenika trebaju se kompetentno povezati u jedan kompleks bez nedosljednosti i osigurati ravnotežu cijele strukture;
- sve bi vlasti morale biti jasne i konkretne kako bi zaposlenici uvijek mogli shvatiti što se od njih traži i koji su im resursi dostupni.
Pravilno rukovanje ovlastima povećava učinkovitost cijele organizacije. Zaposlenici stječu jasno razumijevanje posla koji im se pripisuje i ciljeve koji su im postavljeni, te na taj način postižu najbolje rezultate.
Prednosti
Općenito, postupak delegiranja karakterizira prisustvo dva pozitivna aspekta:
- Vrijeme je glave oslobođeno za rješavanje problema koji zahtijevaju osobno sudjelovanje. Postoji prilika da se koncentriramo na planiranje perspektiva rasta tvrtke i strategije administracije.
- Delegacija je jedan od najboljih načina motiviranja kreativno razvijenih i aktivnih zaposlenika koji žele rasti i učiti. Može se koristiti za trening prije dobivanja višeg položaja. Pomaže u razvijanju novih zaposlenika novih znanja, vještina i sposobnosti za uspješnije aktivnosti.
Načela delegiranja
Za strukturirani pristup prenosu ovlasti, poželjno je pridržavati se sljedećih načela. Inače, njihov neuspjeh može dovesti do poteškoća u upravljanju i, posljedično, do nezadovoljavajućeg rada sustava u cjelini.
Načelo funkcionalne definicije
Temelji se na punoj i jasnoj svijesti svakog rukovoditelja o strukturnom integritetu organizacije: kojim pravima i obvezama je obdaren svaki subjekt sustava, koje su veze između informacija i usluga uspostavljene, smjer i rezultate njihovog rada. Drugim riječima, iskusni administrator uvijek zna što očekivati i od koga točno.
Skalarni princip
Temelji se na jasnom razdvajanju dužnosti. Svaki izvođač trebao bi znati kome treba izravno prijaviti rezultate svog rada i čije bi aktivnosti morao samostalno regulirati. Ovo načelo ukazuje na lanac službenih odnosa između podređenih i čelnika čitavog organizacijskog sustava. Što je ova linija izraženija, to je učinkovitije upravljanje i komunikacija između zaposlenika. Bilo koji podređeni treba točno razumjeti tko mu delegira ovlasti i kome prenijeti stvari koje nisu u njegovoj nadležnosti.
Načelo na razini vlasti
Kombinira dva gore navedena načela. Svaki zaposlenik mora biti jasno svjestan količine ovlaštenja koja mu je dodijeljena i riješiti vlastite probleme s problemima koji odgovaraju njegovoj razini moći, a ne smije ih prenositi na višu upravu.
U protivnom može doći do zastoja kada će se menadžeri ponovo prisiliti na suočavanje s problemima koji su već delegirani podređenima. Pri korištenju ovog pravila treba se dogoditi ne samo prijenos ovlasti, već i delegiranje odgovornosti.
Načelo na temelju očekivanih rezultata
Pokazuje da sve aktivnosti organizacije trebaju pomno planiranje. Svi bi zadaci trebali imati jasno definirane ciljeve i specifične očekivane ishode. Inače, menadžer jednostavno neće moći kompetentno raspodijeliti zadatke između zaposlenika, nemajući cjelovitu ideju imaju li podređeni dovoljno ovlaštenja za posao koji im je dodijeljen.
Princip jedinstva naredbe
Temelji se na bliskom odnosu izvođača i upravitelja. Što je viša razina suradnje, to je jači osjećaj osobne odgovornosti podređenog i manja je vjerojatnost primanja sukobljenih naloga. Važno je da zadatak jednog zaposlenika delegira samo jedan šef, kako ne bi došlo do zabune i situacije u kojoj „lijeva ruka ne zna što desnica radi“.
Načelo bezuvjetne odgovornosti
Iako prilikom delegiranja uputa podređenom istovremeno se prenose ovlasti i odgovornost za rezultate obavljenog posla, to nije razlog da se glave uklone preuzete obveze. Šef je taj koji odlučuje delegirati zadatak, pa je još uvijek odgovoran za rad podređenih i izvršenje zadatka. Izvršitelji su odgovorni za obavljeni posao, a rukovoditelji su odgovorni za postupke podređenih.Ovo je načelo posebno važno kod delegiranja državnih ovlasti i drugih s visokom razinom moći.
Načelo povezanosti vlasti i odgovornosti
Pokazuje da delegirano tijelo mora ispunjavati obveze dodijeljene podređenom. Ako je opseg ovlasti manji od odgovornosti, tada izvođač neće moći u potpunosti izvršiti preneseni posao, ali ako je viši, može doći do situacije uzaludnosti nametnutih ovlasti ili zlouporabe službenog položaja.
Svaki administrator mora stručno organizirati delegiranje ovlasti i odgovornosti. Gore opisana načela pomoći će mu u tome.
Vrste autoriteta
U sustavu organizacije, u skladu s trenutnim ciljevima i zahtjevima, mogu se razlikovati različite vrste vlasti. Određuju ih djelatnosti odjela i njihova opća funkcionalnost.
linearan
Te ovlasti izravno se prenose s upravitelja na izvođača i dalje prema shemi. Načelnik s linearnim ovlastima je u mogućnosti donositi odluke u granicama svoje nadležnosti bez prethodne koordinacije s ostalim šefovima. Uzastopna shema ovih ovlasti tvori hijerarhiju administrativnih razina.
Štoviše, delegiranje ovlasti i odgovornosti događa se samo ako se uzme u obzir načelo jedinstva zapovjedništva i istodobno standardi upravljivosti. Što se tiče načela jedinstva zapovjedništva, razmotreno je gore.
Ovaj princip pokazuje da nad svakim zaposlenikom dominira samo jedan voditelj, a zaposlenik izvještava samo svog neposrednog nadređenog. A stopa upravljivosti je broj zaposlenika koji se prijavljuju za određenog lidera.
No, uz značajan porast broja krugova u shemi vođenja, dolazi do snažnog usporavanja operativne razmjene informacija. Zbog toga je potrebno uvesti druge ovlasti u organizacijsku strukturu.
osoblje
Da biste utvrdili koje kategorije ovlasti osoblja postoje, najprije morate analizirati vrste osoblja, od čega se razlikuju sljedeći:
- Savjetodavni aparat koristi se za rješavanje specijaliziranih zadataka. Može raditi i privremeno i kontinuirano.
- Polaznik - koristi se za obavljanje određenih usluga (na primjer, odjel za ljudske resurse).
- Osobno - potkategorija uređaja za posluživanje. Formira se kad ga zaposli šef pomoćnika ili tajnik. Svi članovi ovdje imaju visoki formalni autoritet.
Shodno tome, podijeljene su ovlasti koje se mogu prenijeti na bilo koji od uređaja:
- Savjetodavni - koristi ga savjetodavno sjedište, čija su prava ograničena profesionalnim preporukama.
- Obvezna odobrenja - odnose se na razmatranje rukovoditelja u vezi s aparatima.
- Paralelno - koriste se u slučajevima kada uređaj može poništiti odluke vodstva, koriste se za sprečavanje grubih kršenja. Na primjer, uporaba paralelnih ovlasti opravdana je prilikom kupovine velikih količina, kada su potrebna dva potpisa.
- Funkcionalni - nalaze se na najvišoj razini, mogu dopustiti određene radnje i otkazati. Njihova je upotreba raširena, posebno u područjima kao što su kontrola zapošljavanja i računovodstvene metode.
Upotreba dodatnih uređaja pomaže značajno pojednostaviti upravljačku strukturu u tvrtkama s velikim brojem zaposlenih. Zahvaljujući uskoj i pravilno strukturiranoj interakciji svih subjekata tvrtke, učinkovitost organizacije u cjelini raste. Za učinkovito vođenje moraju se uzeti u obzir i drugi aspekti: načela delegiranja ovlasti, zahtjevi, značajke, vrste itd.
Korištenje delegiranja važno je svakom menadžeru.Pomaže u ispravnom organiziranju procesa rada, jasno razdvajajući prava i dužnosti svih zaposlenih. Izvođačima je puno lakše raditi kada znaju što se traži od njih i koje bi rezultate trebali postići. Pored toga, delegiranje je važan čimbenik koji se koristi za povećanje učinkovitosti svakog zaposlenika i oslobađanje dodatnog vremena za menadžera za rješavanje strateški važnih zadataka, što u skladu s tim dovodi do povećanja produktivnosti i produktivnosti cijelog sustava.