Kao odgovor na pitanje: "Što je EDI?" dan je kratki uvid u povijest tijeka rada, određuju se vrste i svrha unutarnjeg i vanjskog prometa dokumenata organizacije. Otkriveni su čimbenici uspješnosti primjene EDI sustava u poduzeću i uloga elektroničkog upravljanja dokumentima kao načina optimizacije nabave. Elektronički potpisi, centri za certificiranje i operatori smatraju se ključnim sastavnicama EDI. Organizacija rada s vladinim agencijama predstavljena je kao sredstvo za smanjenje vremena i troškova. EDM sustav moskovske vlade dan je kao primjer implementacije bezpapirnog tijeka rada u megalopolisnoj skali.
Što je EDI?
Tok dokumenta - kretanje dokumenata organizacije od trenutka kada su stvoreni ili primljeni do završetka izvršenja ili slanja; kompleks rada s dokumentima: prijem, registracija, slanje, kontrola izvršenja, formiranje predmeta, pohrana i ponovna upotreba dokumentacije, referentni rad. Koncept elektroničkog upravljanja dokumentima fiksiran je u državnom standardu. Daje strogu, ali usku definiciju:
Elektroničko upravljanje dokumentima (EDF) jedinstveni je mehanizam za rad s dokumentima dostavljenim u elektroničkom obliku, s primjenom koncepta "bezpapirne papirologije".
(GOST R 7.0.8-2013).
Tijek rada: od glinenih tableta do industrije 4.0
Prvi sustavi upravljanja dokumentima pojavili su se izumom pisanja, ili bolje rečeno, simboličkog pisanja. Glava obitelji primijetila je rezanjem drvene oznake broj sakupljenih vreća žitarica i rođena janjadi. To se može smatrati početkom internog tijeka rada poduzeća.
Asirski svećenici i službenici drevnih kineskih kraljevstava, primivši pisanje od izumitelja, odmah su ga prilagodili zadatku javne uprave - prikupljanju poreza, kodifikaciji zakona, upućivanju naloga guvernerima i diplomaciji. Taj je tijek rada bio manje ili više formaliziran.
To je već bio međudržavni, pa čak i međudržavni tijek dokumenata.
S razvojem civilizacije pravila za razmjenu informacija snimljenih na mediju postajala su složenija. Prva revolucija u tijeku rada dogodila se izumom pristupačnog papira. Pisari pišući najvažnije na pergamentnim svitcima pomnoženo s brojem i formirali su masu nižih dužnosnika - ne donositelje odluka, nego kopiranje dokumenata drugih ljudi, izradu kopija, izdavanje potvrda, pisanje zahtjeva, vodeći računa o dokumentima koji su se slijevali u časopise i dostavljali važne papire drugom odjelu.
A u tom trenutku kuriri, kuriri, kuriri ... možete zamisliti sami trideset i pet tisuća kurira!
A. Griboedov
Birokratija je kao tehnologija upravljanja dobila instrument ogromne moći. Ponekad je rušila državu, gospodarstvo i društvo.
Druga revolucija dogodila se izumom pisaćih strojeva. Tehnologija upravljanja nije se promijenila, povećala se produktivnost birokrata i njihova moć.
Treća - s pojavom računala i e-pošte. U prvoj fazi, koja se završava danas, tehnologije za izradu i dostavu dokumenata promijenile su se. Tehnologije upravljanja ostale su gotovo nepromijenjene. Birokracija je digla tu revoluciju. U toj se fazi pojavio koncept EDI. Isprva, elektroničko upravljanje dokumentima detaljno je reproduciralo sve upravljačke procese, postupke i rute tradicionalnog prometa dokumenata.
Četvrto - dolazi i kuca na vrata. Njegova je suština da programi i uređaji počinju razmjenjivati podatke i donositi odluke bez ljudske intervencije. Hladnjak naručuje isporuku proizvoda, sustav klase RTE (poduzeća u stvarnom vremenu) prima narudžbe, kupuje sirovine, rekonfigurira proizvodnu liniju i proizvode isporučuje kupcu. U ovoj fazi čovječanstvo dobiva priliku da se riješi vojske činovnika koji ne donose odluke i ne proizvode dodanu vrijednost. Napredna poduzeća i države to već rade.
Mjesto EDI sustava među informacijskim sustavima
Ovisno o stupnju zrelosti informacijskog sustava u poduzeću ili ustanovi, sustav EDI može biti:
- Posebno implementirani softverski proizvodi povremeno razmjenjuju podatke s drugim podsustavima putem sučelja ili ručno.
- Odvojeni softver, duboko integriran sa sustavom upravljanja poduzećem, razmjena podataka organizira se putem interneta ili po nastanku određenog događaja.
- Modul sustava upravljanja velikim poduzećem (klasa ERP ili PLM).
Među sustavima predstavljenim na svjetskom tržištu, EDI sustavi zauzimaju mjesto između sustava rada i sustava za upravljanje zapisima.
Izravna primjena elektroničkog upravljanja dokumentima temeljenog na zapadnim sustavima u ruskom poduzeću (organizaciji) rijetko je uspješna. Svjetonazori i etičke razlike između poslovnih modela i modela usluga preveliki su. Dirljiva prepreka je i dirljiva ruska ljubav prema birokraciji, ne kao tehnologija i sredstvo, već kao samodovoljan cilj službenika ili dužnosnika.
Elektronsko upravljanje dokumentima: vrste i svrha
Kruženje dokumenata poduzeća ili organizacije podijeljeno je u dvije glavne vrste - vanjske i unutarnje. Povijesno se najprije razvila automatizacija internog tijeka rada.
U dobro izgrađenom informacijskom okruženju poduzeća ili organizacije, svi podsustavi za upravljanje dokumentima međusobno su povezani, međusobno razmjenjuju podatke i opremljeni su unakrsnim referentnim sustavom. Tako je, na primjer, konačni dogovoreni tekst ugovora dostupan logistici za formiranje zahtjeva za plaćanje, financijerima za kontrolu, tehnolozima i dizajnerima - u smislu zadataka, itd.
Glavna svrha internog EDI sustava je pružiti sudionicima sustava informacije potrebne za njihov rad i donošenje upravljačkih, tehničkih, financijskih i kadrovskih odluka. Organizacija kontrole nad provedbom donesenih odluka je također jedna od najvažnijih funkcija EDI-ja. Elektroničko upravljanje dokumentima također je sredstvo organiziranja elektroničke arhive.
Vanjski EDI ima dodatne funkcije - omogućuje organizacijama razmjenu pravno i financijski značajnih dokumenata putem komunikacijskih kanala. Važnu ulogu ovdje igra elektronički potpis koji omogućava identifikaciju pošiljatelja još pouzdanijim od uobičajenih potpisa i pečata na tradicionalnim dokumentima.
Automatizacija u tijeku rada
U vrijeme donošenja odluke o automatizaciji tvrtka ima sustav rada na papiru. Zaposlenici stvaraju dokumente u raznim programima, šalju ih jedni drugima putem e-maila. Ima određenu razinu zrelosti i ogleda se u regulatornim dokumentima: uredbama, uputama i propisima.
Tim koji će se baviti automatizacijom definitivno bi trebao proučiti skup ovih dokumenata, razumjeti koliko oni odražavaju poslovne procese koji su se zapravo razvili u organizaciji. U sustavu za upravljanje elektroničkim dokumentima svaki protok informacija trebao bi odražavati stvarni tok:
- materijal;
- financijski;
- rada.
I služiti određenom poslovnom procesu.
Poslovni model stvoren na temelju takve analize ne bi se trebao provoditi samo u informacijskom sustavu, već bi se trebao odražavati i u ažuriranoj regulatornoj dokumentaciji.
Djelatnici organizacije izrađuju većinu dokumenata u elektroničkom obliku u raznim programima, šalju ih jedni drugima e-mailom. Oblik dokumenata je reguliran, međutim, pravila za takve poštu, vrijeme i sadržaj reakcije nisu baš formalizirani. To se već može nazvati EDI sustavom na embrionalnoj razini razvoja. Sada možemo razgovarati o automatizaciji upravljanja elektroničkim dokumentima - izgradnji sustava za stvaranje, popunjavanje, obradu, usmjeravanje elektroničkih dokumenata. Važan dodatak sustavu bit će podsustav za praćenje performansi i izvještavanje.
Ako je zrelost procesa u poduzeću dovoljna, sve su šanse da će prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima biti uspješan. Glavni faktor uspjeha u provedbi su zaposlenici u poduzeću. Oni također predstavljaju glavni rizik.
Tijekom organizacije elektroničkih sustava upravljanja dokumentima, provedbeni tim mora prilagoditi ne samo oblike dokumenata i standardnih ruta odobrenja, već često - osnovnu logiku sustava. Inače je nemoguće udovoljiti zahtjevima kupca koji je uvjeren da se poslovni procesi koji su se povijesno razvijali u njihovoj organizaciji ne mogu poboljšati i ne mogu ih se dodirivati ni u kojem slučaju.
Takav kompromis dovodi do poskupljenja same implementacije i podrške sustava - svaka instalacija ažuriranja od dobavljača pretvara se u minijaturnu implementaciju. Kvaliteta sustava je smanjena.
Kao što pokazuje Gartner grupa, uistinu jedinstveni poslovni procesi, poput onih koji tvrtki daju konkurentsku prednost, čak su manje od 1-5% u vodećim tvrtkama. Preostali procesi, ne dovodeći u pitanje organizaciju, mogu se (i trebaju) zamijeniti standardnim procesima iz osnovne konfiguracije sustava.
Zapravo, osnovna konfiguracija je generalizirano iskustvo najuspješnijih poduzeća u industriji. Prelazak na standardne poslovne procese dovodi do nižih transakcijskih troškova i povećanja ukupne poslovne učinkovitosti. Upravljanje dokumentima putem elektronike bit će jednostavno i prikladno. Ovo će u potpunosti platiti jednokratni napor za organizacijske promjene, prilagodbu propisa i obuku zaposlenika. Tijekom obuke potrebno je strpljivo i dosljedno objasniti korisnicima što je EDI, kako će im promijeniti život i život cijelog poduzeća na bolje.
EDI između poduzeća. Ekosistemi tijeka rada
Sustavi EDI (Electronic Data Interchange) pojavili su se na zapadu 70-ih godina XX. Stoljeća.
Izvršili su elektroničku cirkulaciju dokumenata između organizacija, omogućili tvrtkama da izdaju i primaju narudžbe na tržištu, uredili otpremu proizvedenih proizvoda kupcu i stvorili odgovarajuće logističke i financijske dokumente u elektroničkom obliku.
Ako je potrebno, papirnati dokumenti sastavljeni su krajem mjeseca ili tromjesečja, njihovo formiranje, dostava, prihvaćanje, vraćanje robe nisu usporili komercijalni i proizvodni proces. Istovremeno, formiran je EDI standard za razmjenu podataka koji je preživio do primjene XML-a.
Povezivanje s elektroničkim sustavom upravljanja dokumentima EDI uvelike je ubrzalo komercijalne i proizvodne aktivnosti poduzeća.
EDI s vladom
Također potječe iz zapada. Subjekti financijske i gospodarske djelatnosti mogli su krajem prošlog stoljeća podnijeti prijavu prihoda u elektroničkom obliku. U dvadesetom stoljeću ovu su priliku dobili i ruski glumci. Posljednjih godina podnošenje podataka poreznoj inspekciji, mirovinskom fondu (PFR), inspekciji rada u elektroničkom obliku postalo je obvezno, prvo za velika, zatim za srednja, a u posljednjim fazama - za mala poduzeća i organizacije.
Poduzeća su dužna sklopiti sporazum s FIU-om o elektroničkom upravljanju dokumentima. Građani su dobili i mogućnost da svoju komunikaciju s poreznom uredom prevode u elektroničkom obliku. Svake godine popularnost takvih usluga raste među stanovništvom.
Elementi vanjskih EDI sustava
Klijent - organizacija ili pojedinac koji sudjeluje u EDI i koji ima elektronički potpis. Operator EDI svojim kupcima pruža platformu za razmjenu dokumenata.
Elektronički potpis (ES) - posebno formirani skup podataka koji vam omogućuje jedinstvenu identifikaciju EDI sudionika. Ovaj je prilog priložen u elektroničkom dokumentu i potvrđuje njegovu vjerodostojnost.
Elektronički potpis su podaci u elektroničkom obliku koji su u elektroničkom obliku priloženi drugim informacijama (potpisani podaci) ili su na neki drugi način povezani s takvim informacijama i koriste se za određivanje potpisnika informacija. (Savezni zakon od 6. travnja 2011. br. 63-FZ "O elektroničkom potpisu „)
U Ruskoj Federaciji prihvaćene su tri klase elektroničkog potpisa. Razlikuju se u razini zaštite i namjeni.
- Jednostavan potpis - potvrđuje da je dokument poslala određena osoba - vlasnik ovog potpisa. Koristi se za potvrđivanje identiteta pošiljatelja e-pošte na adresu službenih institucija na raznim razinama ili određenih službenika.
- Pojačani nekvalificirani potpis - potvrđuje i slanje elektroničkog dokumenta od određene osobe, kao i činjenicu da u dokumentu nisu izvršene promjene od trenutka potpisivanja. Koristi se prilikom ovjere dokumenata za koje ispis nije obvezan. Ovaj se potpis generira pomoću alata za šifriranje, dozvole koje izdaje nestručno odobreno certifikacijsko tijelo dopušteno je.
- Poboljšani kvalificirani elektronički potpis (CEP) - generira se pomoću softvera za šifriranje koji je certificirao FSB. CEP koristi potvrdu akreditiranog certifikacijskog tijela koja djeluje kao jamac autentičnosti potpisa. ED potpisala CEP ima jednaka prava s dokumentom na papiru ovjerenim osobnim potpisom. Prosvjedni CEP moguć je samo sudskim nalogom. CEP se koristi za interakciju između vladinih agencija koristeći državne informacijske sustave
Tijelo za ovjeru (CA) - državna ili javna organizacija koja izdaje elektronički potpis (potvrde).
Ugled CA-a prihvaćaju sve strane uključene u promet elektroničkih dokumenata. CA izdaje certifikate za organizacije i pojedince - sudionike u prometu. Tijekom transakcija, CA potvrđuje autentičnost određenog elektroničkog potpisa.
Akreditirani certifikacijski centar u ugovornom je odnosu s korijenskim službenikom CA i mora se pridržavati svih zahtjeva zakonodavstva zemlje u kojoj se nalazi.
EDI operator - komercijalna organizacija koja sudionicima pruža tehnološku platformu za provedbu EDI-ja. Odredba se provodi na komercijalnoj osnovi uz zaključivanje ugovora. Operator EDI podliježe obveznoj potvrdi u državnim tijelima
Elektronička trgovačka platforma (ETP) je kompleks komunikacijskih kanala, softvera i hardvera namijenjen organiziranju trgovine između komercijalnih i državnih organizacija, kao i privatnih pojedinaca.
Platforma za elektroničko trgovanje ujedinjuje prodavače i kupce raznih proizvoda i usluga u jedinstvenom informacijskom okruženju, pružajući im brojne povezane usluge. Mnogi resursi globalne mreže nude usluge okupljanja dobavljača i potrošača, pomažu im u sklapanju posla i djeluju u većoj ili manjoj mjeri kao jamac takvog posla.
Da bi minimizirali svoje troškove, kupci mogu organizirati elektroničko nadmetanje u obliku izravnih i obrnutih aukcija, konkurentnih nabava, zahtjeva za ponude i ponude, optimizirajući troškove.Prodavači dobivaju jednostavan, brz i praktičan pristup tržištu te prikladnu platformu za promociju svojih proizvoda.
- ETP za postavljanje državnog naloga je ETP koji su odabrali Ministarstvo ekonomskog razvoja RF i FAS za otvorene aukcije u elektroničkom obliku.
- ETP za prodaju imovine dužnika (u stečaju). Oni su postali sva elektronička mjesta koja provode javne nabave.
- ETP za slanje naloga pod 223-FZ.
- ETP za komercijalne kupce - komercijalna poduzeća ovdje nude ponude prema fleksibilnijim pravilima.
- Komercijalni specijalizirani ETP-ovi stvoreni za određenu korporaciju. Na primjer: Gazpromovo mjesto za prodaju naftnih derivata.
- Komercijalne multidisciplinarne platforme za trgovanje s univerzalnim setom proizvoda i usluga.
ETP-ovi kao što su Aliexpress i E-bay su nadaleko poznati.
Za njih su prava potrošača zaštićena i pravilima platformi i sustavom ocjenjivanja - svaki kupac ocjenjuje prodavatelja.
Državne službe
Web stranica državnih službi integrira internetske portale mnogih državnih agencija i službi u jedinstveni konsolidirani portal. Nastao je u razvoju državnog koncepta "Jedinstvenog prozora" kako bi se građanima pojednostavila komunikacija s državnim vlastima. Jednom kada se prijavi kvalificiranim elektroničkim potpisom, građanin Ruske Federacije može dobiti informacije o svom:
- Vlasništvo.
- Porezi.
- Obrazovanje.
- Naknade za mirovine.
- Za prijevoz.
- Na dokumente.
I mnoge druge važne točke.
Možete provjeriti i platiti poreze, novčane kazne i državne naknade. Građanin također ima mogućnost tražiti izdavanje bilo kojeg službenog dokumenta, potvrde, putovnice, vize, potvrde itd. Za to ne treba ići u samu ustanovu, pa čak ni u višenamjenski centar - prijava se podnosi elektroničkim putem, u istom obliku se daju kopije potrebnih dokumenata.
Nakon pripreme traženog dokumenta dovoljan je jedan posjet MFC-u, gdje će se dokumenti ovjeriti, zapis biometrijskih parametara (ako je potrebno) i izdavanje potrebnog dokumenta. Ova vrsta elektroničkog upravljanja dokumentima štedi puno vremena i građanima i zaposlenicima institucija - ne trebaju trošiti vrijeme na početni prijem građana i dokumenata, a za osobne dodatke i ispravke također ne trebaju osobnu prisutnost.
Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima Vlade Moskve
U glavnom gradu uspostavljen je sustav MosEDO i uspješno djeluje od 2011. godine. Elektronički promet dokumenata uz njegovu pomoć između sebe provode vladina tijela, službe, komercijalne i javne organizacije. Sustav je dobro uspostavljen i uživa zasluženo priznanje među Moskovljanima.
Sustav implementira i održava Electronic Moscow OJSC i okuplja više od 78 000 korisnika iz 3000 organizacija. Radni ured, organizacijski i administrativni tijek rada Moskve u potpunosti se prenose u sustav MosEDO. Elektronički dokumenti cirkulacije vlada najvećeg grada izvrstan su dokaz perspektive i održivosti sustava EDI u državnim tijelima.
Razvojem tehnologije elektroničko upravljanje dokumentima zamijenit će tradicionalno u narednim godinama. Glavni su razlozi u korist EDI-a oni:
- Brzina.
- Niski troškovi.
- Pogodnost za sve sudionike.
- Visoka sigurnost.
- Učinkovita kontrola.
Već se većina nabavki u zemlji obavlja pomoću EDI-ja. Tradicionalna dokumentacija sastavlja se nakon završene transakcije. Uskoro će se papirnati dokumenti izdavati samo u najvažnijim, iznimnim slučajevima i pitanjem "Što je EDI?" konačno izgubiti svoju relevantnost.