Poslovna putovanja predstavljaju poslovna putovanja tijekom kojih zaposlenici poduzeća rješavaju važna pitanja za organizaciju. Izleti mogu biti u Rusiju ili u druge zemlje. Plaća ih poslodavac, za što zaposlenik priprema izvješće o trošku na poslovnom putu. Ovaj dokument uključuje podatke o tome koliko je novca potrošeno na putovanju. Na temelju ovog izvještaja, knjigovođa mora prenijeti zaposleniku potreban iznos sredstava za podmirenje nastalih troškova.
Koncept dokumenta
Za poslovna putovanja sastavljeno je akontacijsko izvješće za 2017. godinu u obliku AO-1. U 2018. godini oblik ovog dokumenta ostao je nepromijenjen. Ovaj dokument odobravaju statistička tijela, ali svaka tvrtka ima priliku unijeti dopune u ovo izvješće.
Ne možete dodati samo nove stupce, nego i isključiti neke retke koji se smatraju suvišnim. Izvještaj o troškovima poslovnog putovanja predstavljen je primarnim računovodstvenim dokumentom. To služi kao potvrda da su sredstva izdata zaposleniku za putovanje poslana u jednu ili drugu svrhu.
Nijanse kompilacije
Sastavljanje izvještaja o troškovima na poslovnom putu prilično je jednostavno. Ovaj postupak provodi odgovorna osoba ili reprezentativni zaposlenik koji je od voditelja tvrtke dobio određeni iznos novca za putovanje. Kako bi se osiguralo da su ta sredstva stvarno korištena tijekom poslovnog putovanja, sastavlja se izvješće i dostavlja se računovođi tvrtke.
Izvještaj provjerava glavni računovođa, a zatim ga predaje na potpis direktoru. Ako je zaposlenik potrošio više od onoga što je primio prije putovanja u obliku avansa, tada može primiti naknadu. Izdaje se u gotovini od blagajne organizacije. Za to, građanin prvo prima nalog za izdavanje novca, koji pokazuje u koju svrhu su sredstva utrošena.
Koje oblike mogu koristiti?
U pripremi izvještaja o troškovima zaposlenici poduzeća mogu koristiti sljedeće dokumente:
- Obrazac AO-1 odobren od statističara;
- obrazac koji je posebno tvrtka razvila na temelju obrasca AO-1;
- elektronički dokument, ako tvrtka koristi elektroničko upravljanje dokumentima.
Ako se tvrtka odluči razviti vlastiti obrazac, važno je unijeti neke potrebne detalje u njega. Ako su odsutni, to može stvoriti određene probleme poreznim inspektorima.
Kako se izrađuje?
Svi zaposlenici tvrtke koji odlaze na poslovna putovanja trebali bi razumjeti kako ispuniti izvještaj o troškovima poslovnog putovanja. Pomoću ovog dokumenta oni će moći potvrditi valjanost i zakonitost nastalih troškova. Pravila dizajna uključuju:
- obrazac izvješća zaposleniku izdaje stručnjak iz računovodstvenog odjela;
- Dokumentaciju možete ispuniti sami ili uz pomoć računovođe;
- podaci se unose odmah nakon putovanja;
- neke se informacije uklapaju u knjigovođe poduzeća.
Zaposlenik mora takvom izvješću priložiti druge dokumente koji služe kao potvrda određenih troškova. Predstavljaju ih različiti čekovi, potvrde ili drugi dokumenti za plaćanje.
Primjer izvješća o putnim troškovima možete pronaći u nastavku.
Koje su informacije uključene?
Ispunjavanje ovog dokumenta vrši se na temelju službenih dokumenata koji su na raspolaganju zaposleniku tvrtke koji je stigao s poslovnog puta.Ako su izračuni izrađeni u gotovini, tada se uz izvještaj prilažu različiti dokumenti o plaćanju. Ako su korišteni bezgotovinski troškovi, bit će potreban izvadak iz banke.
Sljedeći podaci su uključeni u dokumentaciju:
- podatke o putovanom građaninu;
- podaci o knjigovođi koji ispunjava nekoliko stavaka ovog izvještaja;
- naziv organizacije u kojoj građanin radi;
- broj osoblja;
- svrha avansa, predstavljena troškovima kućanstva ili zabave;
- podatke o prekoračenju troškova ili saldu gotovine;
- navodi dokumente kojima se potvrđuju troškovi građana dok je na poslovnom putovanju;
- Ukupni iznos koji je zaposlenik tvrtke potrošio tijekom poslovnog putovanja
- potpis građana.
Nakon proučavanja ovog izvještaja, računovođa stavlja svoj potpis na njega. Uz to, oni navode broj i datum izvještaja. Navode se izdaci koji se moraju evidentirati, kao i brojevi računovodstvenih računa. Ispravno sastavljen i ovjeren dokument predaje se direktoru tvrtke na studij i potpisivanje.
Primjer popunjavanja izvještaja o izdacima o poslovnom putovanju nalazi se u nastavku.
Koji su dokumenti u prilogu?
Zaposlenik tvrtke tijekom poslovnog putovanja mora spremiti sve dokumente o plaćanju koji potvrđuju određene troškove. Bilježe se u izvješću tijekom njegovog dovršetka. Ova se dokumentacija može predstaviti u različitim oblicima. Zbog toga su uz izvješće u prilogu sljedeći radovi:
- blagajnički čekovi smatrali su se najčešće dokumentacijom;
- strogi obrasci za izvještavanje;
- novčani nalozi;
- potvrde;
- nadzemne;
- ostale isprave za plaćanje.
Sve ove papire treba pažljivo provjeriti i pohraniti u optimalnim uvjetima. Ako se izgube, zaposlenik neće moći dokazati da je stvarno potrošio sredstva primljena od poslodavca u potrebne svrhe. U ovom slučaju računovodstvo može odbiti nadoknaditi troškove.
Ako se sredstva troše u organizacijama i trgovinama u kojima se ne izdaje blagajnički ček, morat ćete zatražiti robne čekove.
Koje su poteškoće?
Tijekom popunjavanja izvještaja o izdacima o poslovnom putovanju mogu se pojaviti razne poteškoće. To uključuje:
- ako je osoba poslana u drugu zemlju, tada mora potvrditi troškove s dokumentima o plaćanju koje je primio od stranaca, ali ako nema znanje stranog jezika, možda neće imati različite potvrde i čekove;
- Često, odmah nakon takvog putovanja, građanin odlazi na godišnji odmor, tako da nema vremena sastaviti izvještaj odmah po dolasku, ali također možete formulirati dokumentaciju odmah nakon razdoblja odmora;
- svi dokumenti primljeni od stranaca morat će se prevesti na ruski.
O ispravnosti popunjavanja izvještaja i pripreme drugih dokumenata ovisi hoće li se troškovi ispravno nadoknaditi građaninu.
Značajke tijekom putovanja u inozemstvo
Poslovna putovanja mogu se provoditi ne samo unutar Rusije, jer se često zahtijeva posjet stranim partnerima, pa je stoga potrebno poslovno putovanje u inozemstvo. Kako izdati izvješće o troškovima u ovom slučaju? Za to se uzimaju u obzir značajke:
- vraćajući se s putovanja, zaposlenik mora sastaviti izvještaj u roku od tri radna dana;
- ako je novac izdan u stranoj valuti, to je sigurno naznačeno u dokumentaciji;
- podaci o potrošnji u stranoj valuti moraju se unijeti bez prijenosa po tečaju rublja;
- ako su dokumenti kojima se potvrđuju određeni troškovi sastavljeni na stranom jeziku, morat ćete se baviti njihovim rednim prijevodom na ruski;
- postupak prevođenja može provesti neposredni zaposlenik tvrtke ili zaposlenici specijaliziranih tvrtki;
- ako su karte za različita vozila kreirane na stranom jeziku, tada je sigurno potreban prijenos detalja na koji se odnosi puno ime.putnik, mjesto dolaska, let, datum polaska i dolaska, kao i cijena karte;
- nije potrebno prevoditi informacije koje nemaju nikakvog značaja, na primjer, to uključuje pravila o letu ili značajke prijevoza prtljage;
- nema potrebe za prijenosom ako građanin ima elektroničku kartu, jer se svi podaci popunjavaju na temelju zahtjeva Jedinstvenog međunarodnog kodifikatora;
- transfer je potreban za sve ostale dokumente koji uključuju račun za hotel ili ček za najam automobila.
Tek kad se uzmu u obzir svi gore navedeni zahtjevi, zaposlenik tvrtke će moći potvrditi ciljano trošenje novca primljenog od poslodavca. Ako su u transferu uključeni zaposlenici specijaliziranih tvrtki, troškovi takvih usluga uključuju se u ostale troškove tvrtke.
Može li zaposlenik otići na odmor nakon putovanja?
Često poslovna putovanja traju dovoljno dugo, pa odmah nakon takvog putovanja zaposleniku treba odmor. Dopušteno je odmah uzeti odmor nakon takvog putovanja. Zbog toga nije potrebno dolaziti na posao i premjestiti ažurno izvješće o poslovnom putovanju.
Dopušteno je sastaviti dokumentaciju odmah nakon odlaska s godišnjeg odmora, a ne u roku od tri dana nakon povratka s putovanja.
Rokovi isporuke
Dokument je iznajmljen u roku od tri dana. Odbrojavanje započinje sljedećim točkama:
- povratak s poslovnog puta;
- izlazak s odmora;
- povratak s bolovanja.
Stoga odbrojavanje u tri dana započinje od trenutka kad se građanin vrati na posao kako bi nastavio karijeru. Ako su prekršeni rokovi za prijenos predujma izvještaja o poslovnom putovanju, to dovodi do činjenice da zaposlenik ne prima novac od tvrtke za podmirenje nastalih troškova. Osim toga, ova situacija može postati osnova za odgovornost poduzeća ako porezni inspektori utvrde kršenja zakona.
Kakva se ožičenja koristi?
Da biste odobrili pravilno ispunjen obrazac akontacijskog izvještaja o poslovnom putovanju, potrebno je unijeti relevantne podatke u računovodstvene evidencije. Da bi to učinio, knjigovođa koristi knjiženja kako bi odražavao transakcije prihoda ili rashoda. Troškovi se knjiže na račun 71.
Ako je građanin na putovanju potrošio više nego što je primio od poslodavca, može računati na naknadu takvih troškova. Da bi to učinio, mora ih potvrditi službenim dokumentima. Samo u tom slučaju računovođa upisuje potrebne podatke u računovodstvo poduzeća.
zaključak
Poslovna putovanja mogu zahtijevati bilo koje tvrtke iz različitih razloga. Mogu se provoditi u Rusiji ili drugim zemljama. Radnici na poslovnim putovanjima mogu očekivati da će dobiti naknadu za svoje troškove. Da bi to učinili, moraju spremiti dokumente o plaćanju koji potvrđuju nastale troškove.
Nakon poslovnog puta zaposlenik tvrtke priprema akontaciju. Sadrži podatke o svim troškovima tijekom putovanja. Ostale dokumente u vezi s tim proučavaju računovođa i direktor tvrtke. Na temelju ovog izvještaja potrebni podaci unose se u računovodstvo poduzeća.